Rok 2025: co przyniesie biurom rachunkowym?

Każdy następny rok to dla biur rachunkowych nowe szanse i możliwości. Nowoczesne systemy księgowe w chmurze, zautomatyzowane aplikacje i narzędzia wykorzystujące AI rewolucjonizują ich funkcjonowanie, gwarantując jeszcze większą efektywność oraz wzrost konkurencyjności. Wraz z rozwojem technologicznym, zmianami w przepisach czy zmieniającymi się oczekiwaniami klientów branża księgowości staje też przed kolejnymi wyzwaniami. W poniższym artykule skupimy się na nowych regulacjach i kluczowych zmianach w biurach rachunkowych w 2025 roku. Przybliżymy Ci również nowoczesne narzędzia księgowe, które szczególnie warto znać, prowadząc własne biuro, i zwrócimy uwagę na aktualne potrzeby klientów.

Spis treści:

• Nowe technologie w księgowości w 2025 roku
• Zmiany w przepisach prawnych i podatkowych
• E-faktury i KSeF w praktyce
• Nowe wyzwania i potrzeby klientów biur rachunkowych
• Jak przygotować biuro rachunkowe na rok 2025?

Nowe technologie w księgowości w 2025 roku

W ciągu ostatnich kilku lat nowoczesne technologie całkowicie odmieniły sposób funkcjonowania biur rachunkowych – a z każdym kolejnym rokiem będą one rozwijać się coraz bardziej. Na popularności zyskują m.in. takie technologie dla biur rachunkowych

jak systemy do księgowości w chmurze, oprogramowania wykorzystujące AI czy narzędzia do automatyzacji procesów podatkowych.

Chmurowe systemy księgowe

Coraz więcej biur rachunkowych wybiera systemy księgowe, które działają w tzw. chmurze. Umożliwiają one zarówno księgowym, jak i ich klientom, wygodny dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym – z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. W tym przypadku niezbędne jest wyłącznie urządzenie z dostępem do Internetu – komputer, tablet czy telefon. Co więcej, nowoczesne oprogramowania chmurowe są na bieżąco aktualizowane i pozwalają na integrację z innymi systemami. Przykładowo, Symfonia w chmurze pozwala na bieżąco przeglądać, dodawać i księgować dokumenty, zarządzać ich obiegiem oraz tworzyć bazę kontrahentów. Funkcja OCR pozwala uniknąć czasochłonnego ręcznego wprowadzania dokumentacji, a dane biura oraz jego klientów są archiwizowane przy zachowaniu maksymalnej ochrony. Co najważniejsze, system zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami i sprzyja wygodnej współpracy – klienci biura rachunkowego mają bowiem stały wgląd w swoje rozliczenia i płatności.

Sztuczna inteligencja w analizie danych

Sztuczna inteligencja (AI) to maszyny i systemy naśladujące ludzką inteligencję, zachowania oraz umiejętności, np. uczenie się, rozumowanie czy planowanie. Tworzą one interakcje pomiędzy algorytmami, które działają jak mózg człowieka, dzięki czemu są w stanie wykonywać zadania podobne do tych, które wykonują ludzie. AI wykorzystuje m.in. uczenie maszynowe (machine learning), w którym powstają modele komputerowe zdolne do zapamiętywania danych. Technologie te pozwalają na znaczną automatyzację procesów księgowych – znajdują one zastosowanie m.in. w analizie danych, klasyfikacji dokumentów księgowych, skanowaniu faktur czy automatycznym odczytywaniu danych finansowych. Co więcej, narzędzia wykorzystujące AI są w stanie wykrywać ewentualne nieprawidłowości w dokumentacji klientów i generować rekomendacje dot. optymalizacji podatkowych. Stanowią one też wsparcie podczas wewnętrznych oraz zewnętrznych audytów. W 2025 roku ich wykorzystanie będzie prawdopodobnie jeszcze większe niż w roku poprzednim – coraz więcej nowoczesnych biur księgowych decyduje się ułatwić sobie codzienną pracę właśnie dzięki sztucznej inteligencji.

Automatyzacja procesów podatkowych

Automatyzacja procesów podatkowych to prosty sposób na oszczędność czasu oraz zapobieganie błędom w dokumentacji. Dzięki niej księgowi mogą skupić się na innych kluczowych zadaniach i obsługiwać swoich klientów znacznie efektywniej. Coraz więcej biur rachunkowych wykorzystuje zatem zautomatyzowane systemy, które są w stanie identyfikować nieprawidłowości w dokumentacji, analizować dane finansowe czy sprawdzać zgodność z przepisami prawa. Wprowadzenie zautomatyzowanych rozwiązań pozwala wyróżnić się na rynku i dotrzeć do większej liczby klientów, którzy zdecydują się nawiązać dłuższą współpracę.

Zmiany w przepisach prawnych i podatkowych

Znaczący wpływ na pracę biur rachunkowych mają zmiany w prawie podatkowym 2025 – ten rok wiąże się z kolejnymi aktualizacjami w przepisach. Rząd z roku na rok coraz bardziej skupia się na cyfryzacji rozliczeń podatkowych. W związku z tym biura rachunkowe i pozostali polscy przedsiębiorcy będą zmuszeni dostosować się do nowych regulacji – np. planowanej obowiązkowej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur czy konieczności wysyłania faktur ustrukturyzowanych. Te z pozoru niewielkie zmiany będą miały duży wpływ zarówno na sam obieg dokumentów, jak również na samo rozliczanie podatków. 2025 rok to idealny czas na to, aby przygotować się do nadchodzących zmian. Biura rachunkowe powinny skupić się na dostosowaniu wykorzystywanych systemów księgowych i przeorganizowaniu procesów związanych z wystawianiem faktur czy ich obiegiem.

E-faktury i KSeF w praktyce

Od 2022 roku polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur – decyzja o integracji z systemem jest jednak obecnie całkowicie dobrowolna. 1 kwietnia 2026 roku korzystanie z niego stanie się natomiast obowiązkiem wszystkich polskich podatników. KSeF jest platformą służącą do wystawiania, przechowywania oraz udostępniania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Jego wdrożenie ma na celu przede wszystkim uszczelnienie polskiego systemu podatkowego oraz usprawnienie obiegu dokumentów. Do wystawiania e-faktur mają służyć m.in. dwie udostępnione przez Ministerstwo Finansów aplikacje – e-mikrofirma oraz Aplikacja Podatnika KSeF. Krajowy System e-Faktur może przynieść firmom księgowym wiele korzyści – m.in. łatwiejszy dostęp do faktur, wygodniejszą współpracę z klientami, a także oszczędność kosztów, czasu i miejsca. Co więcej, system umożliwia redukcję błędów w dokumentacji i sprawia, że są one skutecznie zabezpieczone przed zniszczeniem lub zgubieniem. W ciągu najbliższych miesięcy biura rachunkowe powinny zatem skupić się na inwestycji w odpowiednie narzędzia oraz na dostosowaniu procedur do nowych wymogów.

Przeczytaj także:

Nowe wyzwania i potrzeby klientów biur rachunkowych

Wraz z rozwojem cyfryzacji zmieniają się wymagania klientów biur rachunkowych. Coraz częściej oczekują oni możliwości współpracy zdalnej – a tę oferuje już większość biur rachunkowych, które idą z duchem czasu. Klientom zależy na sprawnej komunikacji i rozwiązaniach dostosowanych do ich specyficznych, indywidualnych potrzeb. Biura rachunkowe, które uwzględniają zmieniające się wymagania, mogą zatem cieszyć się przewagą konkurencyjną oraz większą lojalnością klientów.

Przeczytaj także: Zestawienie obrotów i sald – jak je sporządzić? Dobre praktyki, z których warto korzystać – Symfonia

Zmieniające się oczekiwania klientów

Obecnie klientom firm księgowych coraz częściej zależy na możliwości komunikacji z księgowym bez potrzeby odwiedzania biura. W związku z tym kolejne biura rachunkowe oprócz tradycyjnych spotkań w siedzibie oferują także księgowość online. W tym przypadku faktury i pozostałe dokumenty przesyłane są drogą elektroniczną, a wszelkie sprawy – załatwiane przez telefon i przy użyciu internetowych komunikatorów, poczty e-mail czy mobilnych aplikacji. Dzięki temu biura zapewniają swoim klientom wygodny dostęp do firmowych danych finansowych oraz dokumentów i dają możliwość szybkiego uzyskania odpowiedzi na nurtujące pytania.

Znaczenie indywidualnego podejścia do klienta w obliczu automatyzacji

W dobie cyfryzacji i automatyzacji biura rachunkowe muszą być w stanie połączyć zastosowanie nowoczesnych technologii z indywidualnym podejściem do klienta. Ci bowiem w dalszym ciągu oczekują wsparcia oraz doradztwa, które będzie odpowiadało im osobistym potrzebom. Jeżeli więc dane biuro oferuje swoim klientom zdalną księgowość, z pewnością zyska w ich oczach – może się to jednak okazać niewystarczające. Wygodna komunikacja i oszczędność czasu to nie wszystko – znaczenie ma jeszcze jakość obsługi klienta w biurze rachunkowym. Kluczowe jest w tym przypadku zrozumienie potrzeb klientów, autentyczność oraz empatia – to właśnie one sprzyjają budowaniu zaufania. Roboty i narzędzia do automatyzacji nigdy nie zastąpią rozmowy z prawdziwym człowiekiem.

Jak przygotować biuro rachunkowe na rok 2025?

Każde biuro rachunkowe, które chce działać w 2025 roku z dużą efektywnością i przyciągać nowych lojalnych klientów, powinno dostosować się do zmieniających się przepisów oraz warunków. Pomocna może się okazać m.in. inwestycja w nowe, funkcjonalne oprogramowanie, pozyskiwanie nowych klientów online czy skuteczne szkolenie dla całego personelu. Sprawdź, jak rozwijać biuro rachunkowe w nadchodzącym roku, aby móc cieszyć się przewagą konkurencyjną.

Szkolenia dla pracowników

Personel biura rachunkowego powinien być na bieżąco z aktualnymi przepisami prawa i wymogami dotyczącymi branży. Początek 2025 roku to zatem dobry czas na to, aby zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników w zakresie nie tylko zmian prawnych, ale i cyfryzacji oraz nowych technologii, które mogą ułatwić rozwój biura. Inwestycja w rozwój umiejętności specjalistów to podstawa, jeżeli biuro chce przyciągać nowych klientów i wyróżnić się na tle konkurencji. W tym roku warto zatem rozważyć przeszkolenie personelu biura m.in. w temacie automatyzacji procesów księgowych, obsługi klienta czy bezpieczeństwa informatycznego biura rachunkowego.

Inwestycja w oprogramowanie

Nowoczesne, zaawansowane oprogramowania to przyszłość księgowości 2025 – biura rachunkowe powinny korzystać w codziennej pracy z narzędzi, które ułatwią im pracę i uczynią ją jeszcze efektywniejszą. Ważne, aby stosowany system był kompatybilny m.in. z KSeF oraz innymi używanymi na co dzień aplikacjami. Powinien on być w stanie zintegrować różne procesy i przyspieszyć zarówno przesyłanie dokumentów do klientów czy organów skarbowych, jak i samą analizę danych. Przykładowo, Symfonia eBiuro umożliwia wygodne księgowanie online (KPiR, kadry i płace, ryczałt), importowanie i skanowanie dokumentów za pomocą OCR oraz sprawną komunikację z klientami. Aplikacja zapewnia specjalistom z biura stały dostęp do danych obsługiwanych firm – z każdego miejsca na świecie i z dowolnego urządzenia. To rozwiązanie zgodne z przepisami polskiego prawa i wymaganiami normy ISO 27001:2013, które pozwala na znaczną oszczędność czasu oraz kosztów.

Marketing online

W 2025 roku biura rachunkowe powinny skupić się na pozyskiwaniu klientów przez Internet – dziś jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów na dotarcie do nowych przedsiębiorców. Aktywność w sieci pozwala nie tylko budować relacje z obecnymi klientami i przyciągać nowych, ale również kształtować wizerunek marki i wyróżnić się na tle konkurencji. Profesjonalna, intuicyjna strona internetowa biura, inwestycja w reklamę w social mediach czy działania SEO to zatem klucz do sukcesu. W marketingu online niezwykle dużą rolę odgrywa jednak właściwa strategia i działanie zgodnie z planem. W pierwszej kolejności biuro powinno ustalić kluczowe cele działań w Internecie, określić swoją grupę docelową oraz wybrać podstawowe narzędzia do komunikacji. Oprócz strony internetowej rezultaty może przynieść również blog biura rachunkowego, który dostarczy odbiorcom informacji z obszaru księgowości i podatków. Prowadząc takiego bloga, biuro stawia się w pozycji eksperta, który jest gotowy zapewnić swoim klientom cenne wskazówki. Jednym ze skutecznych narzędzi do pozyskiwania klientów są też media społecznościowe. Biuro rachunkowe może wykorzystać takie platformy jak LinkedIn, Facebook, Instagram czy Twitter do edukowania potencjalnych klientów, zacieśniania relacji i promocji swoich usług. Decydując się na internetową reklamę biura rachunkowego, warto rozważyć także wykupienie reklamy w Google Ads.