Delegacja z wnioskiem o zaliczkę

Częstą praktyką w firmach jest wystawianie przez osobę delegowaną wniosku o zaliczkę. Dzięki temu pracownik, jadąc w podróż służbową, nie musi angażować własnych środków, by wykonać polecenia służbowe.

• Wnioskowanie o zaliczkę i jej wypłata
• Rozliczanie delegacji z wnioskiem o zaliczkę
• Procedowanie delegacji z zaliczką

Wnioskowanie o zaliczkę i jej wypłata

Otrzymanie zaliczki wymaga wniosku, który musi złożyć osoba delegowana. Wniosek należy złożyć po  utworzeniu polecenia wyjazdu, ale przed wysłaniem go do akceptacji przez przełożonego.

Aby złożyć wniosek o zaliczkę dla delegacji, należy:

1. korzystając z opisu tworzenia nowej delegacji krajowej lub zagranicznej utworzyć wniosek;
2. odszukać i otworzyć delegację, dla której ma zostać złożony wniosek o zaliczkę;
3. w zakładce Polecenia kliknąć DODAJ WNIOSEK O ZALICZKĘ;

4. w nowym oknie należy uzupełnić pola:
   • Pracownik wnioskujący – pole zawiera informację o osobie, która wnioskuje o zaliczkę. Nie ma tutaj możliwości wprowadzenia zmiany i zawsze wstawiane są dane osoby, która składa wniosek;
   • Preferowany termin wypłaty – pozwala na ustawienie dnia, w którym ma zostać wypłacona zaliczka. Po kliknięciu pola należy wybrać datę z kalendarza;
   • Cel pobrania zaliczki – pozwala na dodanie opisu z uzasadnieniem celu, na jaki ma zostać wypłacona zaliczka;
   • Kwota – kwota wnioskowanej zaliczki. Kwotę należy wpisać w polu. Jeżeli zaliczka ma zostać wypłacona w obcej walucie, to należy kliknąć strzałkę i wybrać symbol z listy;
   • Forma wypłaty – osoba wnioskująca może określić, w jaki sposób zostanie wypłacona zaliczka. Wybór opcji Przelew na ROR spowoduje, że zaliczka zostanie przelana na rachunek bankowy pracownika, który jest zapisany w systemie. Dane rachunku będą widoczne w polu Nr Konta ROR. Opcja Przelew na inne konto pozwoli na ręczne podanie numeru konta w polu Nr Konta ROR. Natomiast opcja Gotówka oznacza, że pracownik otrzyma zaliczkę w gotówce do ręki;
   • Nr Konta ROR – pole zawiera informacje o rachunku bankowym, na który zostanie przelana zaliczka. Pole jest powiązane z opcją Forma wypłaty;
   • Data wypłaty – pozwala na ustawienie dnia, w którym została wypłacona zaliczka. Po kliknięciu pola należy wybrać datę z kalendarza. Pole widoczne dla użytkowników z grupy „DELEGACJA – Wypłata zaliczki z kasy„. Pole widoczne jest dla tych użytkowników niezależnie od statusu delegacji. Pole powinno zostać uzupełnione na etapie Wypłata zaliczki;
   • kliknąć przycisk ZAPISZ;

5. informacja o wniosku o zaliczkę pojawi się w zakładce Polecenie w sekcji Wniosek o zaliczkę. Pracownik może edytować dodany wniosek, usunąć go lub dodać kolejny. Wszystkie te operacje należy wykonać przed wysłaniem delegacji do akceptacji.

W tej chwili delegacja może zostać przekazana do akceptacji. Osoba akceptująca, w pierwszej kolejności, będzie zobowiązana do zatwierdzenia wyjazdu — zgodnie z procedurą obowiązującą w przypadku standardowej delegacji.

Jeśli proces obejmuje wypłatę zaliczki, w trakcie jego realizacji konieczne będzie podjęcie działań zmierzających do dokonania wypłaty. Za realizację zaliczki odpowiada osoba wskazana w procedurze obiegu dokumentu, będąca członkiem grupy DELEGACJA – Wypłata zaliczki z kasy.

Szczegółowe informacje dotyczące zarządzania uprawnieniami znajdują się w osobnym artykule.

Aby zrealizować wypłatę zaliczki, należy:

1. W etapie WYPŁATA ZALICZKI przejść do zakładki Polecenie.
2. Kliknąć opcję EDYTUJ znajdującą się przy wniosku o zaliczkę.

3. W nowym oknie uzupełnić pole Data wypłaty. Wystarczy kliknąć w pole, wybrać odpowiednią datę z kalendarza, a następnie zatwierdzić wybór przyciskiem ZAPISZ;

4. Jeżeli delegacja zawiera kilka wniosków o zaliczkę, czynności należy powtórzyć dla każdego z nich.
5. Kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE. Po zatwierdzeniu:
   • wstęga akceptacji zostanie usunięta,
   • w sekcji Wykonane etapy pojawi się informacja ze statusem WYPŁATA ZALICZKI,
   • u osoby wnioskującej o delegację z zaliczką widoczny będzie status ZAAKCEPTOWANA.

Realizacja wypłaty zaliczki może również odbyć się alternatywną metodą. W tym celu, należy przejść do zakładki ZALICZKI, odszukać właściwą delegację i kliknąć ją dwukrotnie, aby przejść do szczegółów.

Po otwarciu delegacji w zakładce Polecenie należy edytować wniosek o zaliczkę, ustawić odpowiednią datę wypłaty, zapisać zmiany, a następnie zatwierdzić operację, klikając POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE. Alternatywnie, w zakładce ZALICZKI można zaznaczyć delegację na liście, po czym wybrać opcję Wypłata zaliczki. Spowoduje to otwarcie okna edycji, w którym należy uzupełnić pole Data wypłaty i zapisać zmiany. Jeżeli delegacja znajduje się aktualnie na etapie wypłaty zaliczki, wystarczy ją otworzyć (poprzez podwójne kliknięcie) i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE.

Po zapisaniu daty wypłaty, informacja ta będzie widoczna w głównym widoku, w kolumnie Data wypłaty.

Rozliczanie delegacji z wnioskiem o zaliczkę

Sam proces rozliczania delegacji, dla której pobrana została zaliczka, wygląda podobnie jak w przypadku delegacji krajowych i zagranicznych. Różnica polega na tym, że w zakładce Podsumowanie pojawi się informacja o zaliczce. Po wprowadzeniu przez pracownika wszystkich diet, kosztów przejazdu i innych rachunków w zakładce Podsumowanie widoczne będą rozliczenie zaliczki i kwota, która może być dodatnia lub ujemna. Wartość dodatnia oznacza, że pieniądze ma pracownikowi wypłacić organizacja. W przypadku wartości ujemnej to pracownik ma oddać widoczną kwotę organizacji.

Procedowanie delegacji z zaliczką

Sam proces procedowania delegacji z zaliczką wygląda podobnie jak w przypadku jej braku. Opis całej procedury znajduje się w oddzielnym artykule.