Schemat działania procesu pobierania wiadomości
Proces pobierania wiadomości wysłanych na skrzynkę ADE (Adres Doręczeń Elektronicznych) odbywa się poprzez:
- pobranie uproszczonej listy wiadomości znajdujących się w folderze Odebrane;
- pobranie pełnej wiadomości;
- pobranie z BAE (Baza Adresów Elektronicznych) danych nadawcy (właściciela skrzynki ADE, z której wiadomość została wysłana), a następnie wyszukanie w bazie klientów po numerze PESEL (osoba prywatna) albo NIP/REGON (firma). Jeżeli w bazie klientów nie będzie danych nadawcy, wówczas tworzony jest nowy klient z danymi otrzymanymi z platformy e-Doręczeń;
- utworzenie dokumentu na stanowisku wskazanym w konfiguracji modułu e-Doręczenia;
- rejestracja dokumentu w dzienniku, jeżeli taki został skonfigurowany;
- przeniesienie wiadomości do folderu Usunięte w portalu edoreczenia.gov.pl.
Początkowo dostęp do utworzonego dokumentu mają użytkownicy z dostępem do stanowiska, na którym dokument został utworzony lub z uprawnieniem do przeglądania wszystkich dokumentów źródłowych z dziennika, w którym dokument został zarejestrowany.
Pobrane i wysłane wiadomości w zakładce LISTA WIADOMOŚCI będą widoczne dla użytkowników wskazanych w konfiguracji skrzynki na etapie Wysyłanie oraz dodanych do grup e-Doręczenia – Obsługa wiadomości lub e-Doręczenia – ZARZĄDZANIE usługą.
Po zapisaniu dokumentu w systemie Symfonia eDokumenty wiadomość jest przenoszona do folderu Usunięte w w portalu edoreczenia.gov.pl. W portalu wiadomość umieszczona w folderze Usunięte może zostać przywrócona (ponownie umieszczona w folderze Odebrane). Wówczas przy kolejnym pobraniu wiadomość zostanie zapisana jako nowy dokument.
Proces pobierania wiadomości może być uruchomiony przez uprawnionego pracownika lub automatycznie zgodnie z ustawionym harmonogramem.
Odbieranie pisma
Aby ręcznie odebrać wiadomości, należy:
- włączyć moduł e-Doręczenia;
- przejść do zakładki LISTA WIADOMOŚCI;
- kliknąć przycisk Odbierz;
- pojawi się okienko komunikatu, a w nim informacja o liczbie wiadomości oczekujących na pobranie. Aby pobrać wiadomości, należy kliknąć POBIERZ;
- po zakończeniu pobrania wiadomości pojawi się stosowne powiadomienie.
- pobrane wiadomości pojawią się na liście i będą mieć status OTRZYMANE. Jeżeli wiadomości nie będą widoczne na liście, należy nacisnąć Odśwież.
Dodatkowo wiadomości zostaną zapisane na stanowisku i w dzienniku według ustawień modułu e-Doręczenia. Więcej informacji na temat ustawień znajduje się w oddzielnym artykule.
Po pobraniu wiadomości klikając w odnośnik znajdujący się w kolumnie Dokument lub Id. wiadomości możesz otworzyć formatkę dokumentu i wykonać czynności związane z przekazywaniem i dekretacją. Więcej informacji na temat ustawień znajduje się w oddzielnym artykule.
Wiadomości mogą być pobieranie automatycznie według ustawionego harmonogramu. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.