Ustawienia

Moduł e-Doręczenia posiada kilka ważnych ustawień, które są niezbędne do poprawnego działania usługi.

• Konfiguracja skrzynki,
• Pełne logowanie historii operacji,
• Pomijanie weryfikacji adresu do e-Doręczeń,
• Harmonogram zdań,
• Certyfikat,
  • Podmioty niepubliczne,
  • Podmioty publiczne,
  • Instalacja certyfikatu.

Konfiguracja skrzynki

Pierwszą rzeczą, którą powinien zrobić Administrator, jest skonfigurowanie połączenia modułu e-Doręczenia z Krajowym Systemem e-Doręczeń. Należy tutaj podkreślić, że możliwe jest dodanie wielu kont/skrzynek w Krajowym Systemie e-Doręczeń.

Aby skonfigurować moduł e-Doręczenia do działania z Krajowym Systemem e-Doręczeń, należy:

1. Zalogować się do systemu Symfonia eDokumenty na koncie posiadającym uprawnienie e-Doręczenia – Zarządzanie usługą. Więcej informacji na temat uprawnień znajduje się w oddzielnym artykule;
2. Włączyć moduł e-Doręczenia i przejść do zakładki KONFIGURACJA. Można również kliknąć Aplikacje, Ustawienia aplikacji i potem w sekcji E-DORĘCZENIA wybrać USTAWIENIA;
3. Kliknąć DODAJ przy opcji Konfiguracja;

2. Uruchomiony zostanie kreator ustawień. W pierwszym kroku należy uzupełnić następujące opcje:
   • Wybierz adres usługi e-Doręczeń – wybrać z listy adres usługi;
     • środowisko produkcyjne – jeżeli organizacja posiada skonfigurowane konto i gotowy adres w Krajowym Systemie e-Doręczeń, należy wybrać tę opcję. Więcej informacji na temat zakładania i konfiguracji konta w Krajowym Systemie e-Doręczeń znajduje się w oddzielnym artykule;
     • Środowisko TESTOWE – jeżeli organizacja nie posiada jeszcze działającego konta i adresu w Krajowym Systemie e-Doręczeń. Środowisko testowe pozwala na zapoznanie się z działaniem usługi e-doręczeń. Więcej informacji na temat uzyskania testowego dostępuje znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Wklej adres do e-Doręczeń (ADE) skopiowany z informacji o skrzynce – wprowadzić własny adres. Można go znaleźć na koncie, które należy założyć na stronie Krajowego Systemu e-Doręczeń. Adres będzie miał postać ciągu liczbowo-literowego, który zaczyna się od AE:PL. Więcej informacji na temat lokalizacji adresu znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Skopiuj wygenerowaną nazwę systemu i wklej ją do pola Nazwa systemu na platformie e-Doręczenia – na koncie Krajowego Systemu e-Doręczeń należy ustawić między innymi nazwę systemu. Należy kliknąć przycisk generowania a potem wygenerowaną nazwę skopiować i dodać na platformie e-Doręczeń. Więcej informacji na temat omawianej opcji znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Wybierz lub dodać certyfikat do autoryzacji systemu w usłudze e-Doręczenia – z listy wybrać stosowny certyfikat lub zainstalować nowy. Jeżeli wybrany certyfikat jest zabezpieczony hasłem, należy kliknąć przycisk Zapisz hasło (to ten przycisk z ikoną klucza), w nowym oknie wprowadzić hasło i zatwierdzić je przyciskiem ZAPISZ. Więcej informacji o certyfikatach dla usługi e-Doręczenia zawarto w oddzielnym artykule;
   • Kliknąć DALEJ;

3. W drugim kroku (Pobieranie):
   • Jednostka rozliczeniowa – wybrać z listy jednostkę rozliczeniową,
   • Odbiorca – wybrać z listy klienta, który ma być użytkownikiem usługi e-Doręczenia. Po wpisaniu fragmentu nazwy i kliknięciu lupy należy z listy wybrać odpowiedni podmiot. W polu można ustawić dane dowolnego podmiotu co może być przydatne na przykład w modelu wielofirmowym, gdzie wszystkie jednostki rozliczeniowe korzystają z jednej skrzynki e-Doręczeń;
   • Zapisz pobrane dokumenty na stanowisku – pozwala wybrać element struktury organizacyjnej, gdzie będą zapisywane pobrane dokumenty. Po wpisaniu fragmentu nazwy i kliknięciu lupy należy z listy wybrać odpowiednie miejsce. Wybór sprowadza się do;
     • dział Kancelaria / Sekretariat – wskazany dział odbiera dokumenty ze skrzynki e-Doręczeń a następnie przekazuje do innych komórek organizacyjnych;
     • stanowisko pracownika działu Kancelaria / Sekretariat – pobrane dokumenty będą zapisywane na biurku wskazanego pracownika, który przekazuje je dalej do odpowiedniej komórki organizacyjnej;
     • organizacja – pobrane dokumenty są zapisywane na najwyższym poziomie struktury organizacyjnej. Rozwiązanie to sprawdza się w przypadku małych podmiotów z niewielką liczbą pracowników i brakiem rozbudowanej struktury organizacyjnej;
   • Zarejestruj pobrane dokumenty w dzienniku – pozwala na wybranie dziennika, w którym będą automatycznie rejestrowane pobrane dokumenty. Odpowiedni dziennik należy wybrać z listy;
   • Kliknąć DALEJ;

4. W trzecim kroku (Wysyłanie):
   • Zarejestruj wysłane dokumenty w dzienniku – pozwala na wskazanie dziennika, w którym automatycznie będą rejestrowane wysyłane dokumenty. Odpowiedni dziennik należy wybrać z listy rozwijanej;
   • Grupy uprawnione do wysyłania wiadomości – opcja pozwala na wskazanie grupy, której członkowie będą uprawnieni do samodzielnego wysyłania wiadomości. Można wykorzystać istniejące grupy lub utworzyć zupełnie nowe. Wybór grupy sprowadza się do kliknięcia pola, wpisania fragmentu nazwy i wskazania konkretnej pozycji na liście. W celu utworzenia nowej grupy należy kliknąć przycisk z symbolem plusa. Więcej informacji na temat grup znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Pracownicy uprawnieniu do wysyłania wiadomości – opcja pozwala na wskazanie konkretnego pracownika, który będzie mieć prawo do samodzielnego wysyłania wiadomości. Należy kliknąć pole, wprowadzić kilka pierwszych liter nazwiska pracownika, a potem wybrać odpowiednią osobę z listy. Można zdefiniować kilku pracowników niezależnie od siebie;
   • Kliknąć DALEJ;

Jeżeli pracownik znajduje się jednocześnie w jednej z grup systemowych e-Doręczenia – Obsługa wiadomości lub e-Doręczenia – ZARZĄDZANIE oraz w grupie podanej w polu Grupy uprawnione do wysyłania wiadomości lub został dodany w polu Pracownicy uprawnieniu do wysyłania wiadomości, to uzyska on pełen dostęp do modułu e-Doręczenia i będzie mógł pobierać wiadomości, wysyłać wiadomości na podstawie dyspozycji wysyłki, przeglądać wykaz pobranych i wysłanych dokumentów oraz kontrolować statusy doręczeń. Innymi słowy taka osoba uzyska pełen dostęp do zakładki LISTA WIADOMOŚCI.

5. W kroku czwartym (Usługa hybrydowa):
   • Zezwól na wysyłanie pism w usłudze hybrydowej (PUH) – po włączeniu tej opcji możliwe będzie wykorzystanie usługi hybrydowego doręczenia. Mówiąc prościej: Poczta Polska wydrukuje przesłany dokument elektroniczny i dostarczy w formie papierowej. Włączenie opcji aktywuje dodatkowe ustawienia;
   • Tryb nadania przesyłki – dostępne po włączeniu usługi hybrydowej, pozwala wybrać tryb nadania (na przykład postępowanie administracyjne, podatkowe, sądowe, karne);
   • Sposób wydruku – pozwala określić, czy pismo ma być drukowane jedno- czy dwustronnie;
   • Rodzaj wydruku – pozwala określić rodzaj wydruku: kolorowy lub czarno-biały;
   • Co zrobić z niedoręczoną przesyłką – pozwala określić, co zrobić z przesyłką, której nie udało się doręczyć. Możliwe ustawienia to: Zniszczyć lub Zwrócić do nadawcy;
   • Kliknąć DALEJ;

Zezwalając na wysyłkę hybrydową, należy wybrać dostępne dla pracowników parametry usługi. Jeżeli wskażemy tylko jeden parametr, pracownik nie będzie mógł go zmienić!

6. Ostatni etap pracy z kreatorem zawiera podsumowanie z informacją o poprawności wprowadzonych danych. Należy kliknąć ZAPISZ.

7. W tej chwili przeprowadzony zostanie test poprawności połączenia z usługą. Jeżeli wszystko przebiegnie pomyślnie, pojawi się podsumowanie konfiguracji. Należy kliknąć ZAPISZ. Okno kreatora zostanie zamknięte, a informacja o skonfigurowanej usłudze pojawi się w ustawieniach modułu e-Doręczenia;

W tym miejscu warto podkreślić, że administrator ma możliwość dodania kilku adresów skrzynek e-Doręczeń. W tym celu po prostu należy ponownie kliknąć DODAJ i skorzystać z kreatora opisanego powyżej.

Warto zapamiętać dwie istotne rzeczy:

• Raz dodany adres skrzynki nie może zostać usunięty z listy,
• Każda z pozycji na liście ustawionych skrzynek może zostać poddana edycji. Wystarczy dwukrotnie kliknąć pozycję i uruchomiony zostanie opisany wcześniej kreator, przy pomocy którego można wprowadzić potrzebne zmiany.

Pełne logowanie historii operacji

Kolejna dostępna opcja to Włącz tryb pełnego logowania historii operacji. Opcja ta jest domyślnie wyłączona. Po jej aktywacji proces zapisu wszystkich operacji będzie jeszcze bardziej szczegółowy. Rozwiązanie to może się przydać przy ewentualnym szukaniu błędów w ustawieniach działania modułu.

Pomijanie weryfikacji adresu do e-Doręczeń

Opcja Pomiń weryfikację adresu do e-Doręczeń pozwala na wyłączenie domyślnej weryfikacji adresu nadawcy pobieranej wiadomości w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). W praktyce oznacza to, że w momencie pobierania pierwszej wiadomości z danego adresu tworzony jest nowy klient, który nie zawiera wszystkich informacji dostępnych w BAE. Dodatkowo podczas wysyłki dokumentu do klienta, który posiada adres e-Doręczeń, pomijane jest jego wyszukiwanie w BAE, a sam proces wysyłki odbywa się z wykorzystaniem adresu z kartoteki klienta. Może to skutkować przerwaniem procesu z uwagi na nieaktualny lub błędny adres.

Harmonogram zdań

Ostatnim ustawieniem jest Harmonogram zadań. Narzędzie to pozwala zdefiniować mechanizm, który automatycznie będzie wykonywać jeden typ zadań:

• pobieranie wiadomości;
• aktualizacja statusów;
• usuwanie wpisów w historii operacji.

Aby utworzyć nowy harmonogram zadań, należy:

1. Zalogować się do systemu Symfonia eDokumenty na koncie posiadającym uprawnienie e-Doręczenia – Zarządzanie usługą;
2. Włączyć moduł e-Doręczenia i przejść do zakładki KONFIGURACJA;
3. Kliknąć DODAJ przy opcji Harmonogram zadań;

4. W nowym oknie należy uzupełnić ustawienia według instrukcji poniżej:
   • Zadanie – z listy wybrać typ zadania, na przykład Pobieranie wiadomości ze skrzynki e-Doręczeń;
   • Wykonuj zaplanowane zadanie – wybrać częstotliwość danego zadania. Na przykład można ustawić codzienne przypomnienie i wskazać konkretne dni oraz godzinę pobrania wiadomości;
   • Ustawić przełącznik w prawym górnym narożniku w pozycji „włączony”;
   • Kliknąć ZAPISZ.

5. Nowe zadanie pojawi się na liście w zakładce KONFIGURACJA.

Administrator może:

• Ustawić w ramach harmonogramu kilka niezależnych zadań;
• Edytować ustawienia wybranego zadania. W tym celu należy podwójne kliknąć pozycję na liście. Otwarte zostaną ustawienia danego zadania, umożliwiając jego zmianę lub wyłączenie zadania.

Certyfikat

Do korzystania z usługi e-Doręczenia niezbędny jest certyfikat, który chroni przesyłanie danych. W zależności od rodzaju podmiotu droga pozyskania certyfikatu wygląda odmiennie.

Podmioty niepubliczne

Klienci chmurowej usługi Symfonia eDokumenty oraz Symfonia eDokumenty Ready mogą skorzystać z jednej opcji odpłatnego certyfikatu:

• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna.

Nie można wykorzystać kwalifikowanego certyfikatu witryny internetowej. Domeną, pod którą uruchomiono systemy Symfonia eDokumenty i Symfonia eDokumenty Ready, zarządza Symfonia sp. z o.o., w związku z czym nie może on zostać wykorzystany przez klientów.

Podmioty niepubliczne muszą zakupić odpowiedni, wymieniony wyżej, certyfikat komercyjny u dostawcy usług kwalifikowanych. Symfonia rekomenduje sprawdzony certyfikat wystawiany przez Krajową Izbę Rozliczeniową – pieczęć elektroniczna Szafir w wersji z wgraniem żądania CSR online. Pełne informacje na temat zakupu i implementacji znajdziesz tutaj: https://symfonia.pl/edokumenty/pl/docs/e-doreczenia/krajowy-system-e-doreczen/

Przy zakupie certyfikatu od innego dostawcy należy zwrócić uwagę na to, aby był to certyfikowany dostawca usług kwalifikowanych z listy dostępnej na stronie: https://www.nccert.pl/uslugi.htm oraz aby certyfikat był wydany w formie bez urządzenia np. bez karty, bez pendrive (bez QSCD), czyli na podstawie żądania certyfikatu – CSR, tak aby podmiot nabywający miał dostęp do klucza prywatnego certyfikatu.

Klienci onpremise korzystający z systemu Symfonia eDokumenty Ready (na swojej infrastrukturze pod swoją domeną) mogą skorzystać z jednej z dwóch opcji, które są wymienione w konfiguracji skrzynki e-doręczeń na stronie: https://edoreczenia.gov.pl/.

• Kwalifikowany certyfikat witryn internetowych,
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna.

Podmioty niepubliczne muszą zakupić odpowiedni, wymieniony wyżej, certyfikat komercyjny u dostawcy usług kwalifikowanych. Lista dostawców dostępna jest na stronie https://www.nccert.pl/uslugi.htm.

Przy zakupie certyfikatu należy zwrócić uwagę, aby certyfikat był wydany w formie bez urządzenia np. bez karty, bez pendrive (bez QSCD), czyli na podstawie żądania certyfikatu – CSR, tak aby podmiot nabywający miał dostęp do klucza prywatnego certyfikatu.

Podmioty publiczne

Klienci korzystający z usługi chmurowej i onpremise zgodnie z Instrukcją integracji EZD ze środowiskiem PROD dla podmiotów zewnętrznych i „Załącznikiem 1c – Instrukcja dodania systemu zewnętrznego – rozszerzona” mogą skorzystać z darmowych certyfikatów centrum certyfikacji KPRM. W przypadku konieczności wskazania domeny dla certyfikatu należy wskazać adres usługi, pod którą uruchomiony jest system.

Instalacja certyfikatu

Kiedy podmiot uzyska odpowiedni certyfikat, konieczna jest jego instalacja w systemie.

Przed dodaniem certyfikatu po stronie Symfonie eDokumenty, w pierwszej kolejności należy dodać nowy system na stronie e-Doręczeń. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.

Obsługa certyfikatu zarówno po stronie portalu edoreczenia.gov.pl jak i w konfiguracji Symfonia eDokumenty może – w zależności od poziomu wiedzy technicznej w zakresie obsługi certyfikatów – wymagać pomocy zasobów IT dostępnych w Państwa organizacji.

Aby zainstalować certyfikat, należy:

1. Uruchomić proces konfiguracji aplikacji e-Doręczenia. W pierwszym kroku Połączenia kliknąć przycisk plus przy opcji Certyfikat do autoryzacji systemu w e-Doręczenia,

2. W nowym oknie uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
   • Nazwa – wprowadzić nazwę certyfikatu. Powinna ona oddawać jego przeznaczenie;
   • Certyfikat – wkleić certyfikat;
   • Klucz prywatny – wkleić klucz prywatny;

3. Kliknąć Zapisz i potwierdzić operację, klikając TAK.

Podczas konfiguracji modułu e-Doręczenia certyfikat będzie można wybrać z listy w polu Certyfikat do autoryzacji systemu w usłudze e-Doręczenia. Jeżeli certyfikat nie będzie widoczny na liście, należy wyłączyć, a potem włączyć kreator konfiguracji aplikacji e-Doręczenia.