Reguły rejestracji

Funkcja Reguły rejestracji umożliwia zdefiniowanie zasad automatyzujących proces rejestracji faktur oraz wymuszających właściwy obieg dokumentów w zależności od danych rejestrowanej faktury. W praktyce, dzięki regułom rejestracji można na przykład wymusić określony obieg faktury zakupu w zależności od wystawcy i skierować ją do odpowiedniej osoby dokonującej rejestracji. Pozwala to na kontrolowanie kwestii związanych z poufnością.

Reguła rejestracji funkcjonuje niezależnie od sposobu wprowadzania faktury.

Do najważniejszych zalet tego rozwiązania należą:

• Poufność może być nadana bezpośrednio po pobraniu faktur z KSeF, bez konieczności wcześniejszego oznaczania ich typem dokumentu księgowego, co eliminuje okres, w którym faktura pozostaje nieoznaczona jako poufna.
• Faktury od określonych sprzedawców mogą być automatycznie skierowane do rejestracji w odpowiednich działach, np. faktury pracowników na umowach B2B do działu kadr, a faktury od dostawców towarowych do działu zakupów.
• Na etapie rejestracji faktur nie jest wymagana znajomość zasad przekazywania faktur w obiegu czy typów dokumentów księgowych.
• Zachowana pozostaje funkcja mapy dzienników, umożliwiająca rejestrację faktury w wybranym dzienniku oraz pozwalająca na zanonimizowanie danych faktury w dzienniku.

Konfiguracja wstępna

Możliwe jest zdefiniowanie kilku reguł, które mogą pozostawać ze sobą w konflikcie na różnych płaszczyznach. Z tego względu przed utworzeniem reguł wymagana jest prosta konfiguracja umożliwiająca wskazanie osób odpowiedzialnych za rozstrzyganie konfliktów oraz określenie, która reguła powinna zostać zastosowana.

Aby dodać osoby rozwiązujące konflikt reguł, należy:

1. Wybrać opcję Aplikacje, a następnie przejść do Ustawień aplikacji,
2. W nowym oknie przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i wybrać REGUŁY REJESTRACJI,

3. Wypełnić pola zgodnie z poniższym opisem:
   • Jednostka rozliczeniowa – należy kliknąć w pole, a następnie wybrać z listy jednostkę rozliczeniową, wyświetlaną na podstawie struktury organizacyjnej. Wybór polega na kliknięciu odpowiedniej pozycji na liście. Możliwe jest dodanie kilku jednostek rozliczeniowych. Wybrana jednostka pojawi się na liście. W przypadku wskazania błędnej jednostki rozliczeniowej można ją usunąć, klikając krzyżyk przy danej pozycji. Opcja ta nie będzie dostępna w systemach, w których nie skonfigurowano jednostek rozliczeniowych.
   • Osoby wybierające regułę w przypadku konfliktu – należy kliknąć przycisk Pokaż listę, a następnie wskazać na liście osobę odpowiedzialną za rozwiązywanie konfliktów reguł. Możliwe jest dodanie kilku osób, które będą rozstrzygać konflikty w ramach wybranej jednostki rozliczeniowej. Można również kliknąć pole i rozpocząć wpisywanie np. nazwiska osoby – po wprowadzeniu dwóch pierwszych znaków pojawi się lista, która będzie się zawężać wraz z kolejnymi znakami. Po odnalezieniu właściwej osoby należy ją wybrać z listy. W razie dodania błędnej osoby można ją usunąć, klikając przycisk krzyżyka widoczny po prawej stronie.

4. Po dodaniu jednostki oraz wskazaniu osoby lub osób należy kliknąć ZAPISZ. Nowy wpis zostanie wyświetlony na liście w sekcji Osoby decydujące o wyborze reguły dla faktury w przypadku konfliktu reguł.

Warto zaznaczyć, że w przypadku istnienia kilku jednostek rozliczeniowych konieczne jest zdefiniowanie osób rozstrzygających dla każdej z nich. Można to zrealizować poprzez utworzenie oddzielnych wpisów dla każdej jednostki lub jednego wpisu obejmującego wszystkie jednostki rozliczeniowe. Stosowanie oddzielnych wpisów umożliwia lepszą kontrolę nad poufnością. Bez wykonania tej czynności nie będzie możliwe dodanie nowej reguły.

Dodane wpisy mogą zostać edytowane lub usunięte. W tym celu należy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście, a następnie wybrać przycisk: Edytuj istniejącą konfigurację lub Usuń istniejącą konfigurację.

Konfiguracja osób odpowiedzialnych za rozstrzyganie konfliktu reguł jest również dostępna w zakładce WIELOFIRMOWOŚĆ (Aplikacje > Ustawienia aplikacji > FAKTURY ZAKUPU). Lista jednostek rozliczeniowych zawiera dodatkową kolumnę o nazwie Obsługa konfliktów reguł.

Kliknięcie przycisku EDYTUJ powoduje otwarcie okna edycji, które zostało szczegółowo opisane przy dodawaniu nowej osoby odpowiedzialnej za rozwiązywanie konfliktów reguł.

Tworzenie nowej reguły

Po skonfigurowaniu osób odpowiedzialnych za rozstrzyganie konfliktów reguł można przejść do tworzenia reguł, które będą wpływać na proces obiegu rejestrowanych faktur zgodnie z określonymi kryteriami.

Aby dodać nową regułę, należy:

1. Kliknąć Aplikację, a następnie Ustawienia aplikacji,
2. W nowym oknie, w sekcji FAKTURY ZAKUPU, wybrać REGUŁY REJESTRACJI,
3. Kliknąć KONFIGURUJ,

4. Po wybraniu przycisku Nowa zostanie otwarte nowe okno umożliwiające zdefiniowanie reguły.

5. W nowym oknie w polu Nazwa należy wpisać nazwę tworzonej reguły, dbając o jej unikalność oraz czytelność opisu, określającego, za co dana reguła odpowiada.
6. W sekcji Reguły określa się warunki, których spełnienie powoduje wykonanie reguły. Pola należy uzupełnić zgodnie z poniższą instrukcją, dostosowując je do aktualnych potrzeb. Kryteria inicjacji reguły można dowolnie łączyć. W przypadku spełnienia któregokolwiek z kryteriów, reguła zostaje aktywowana:
   • Reguła (pole obowiązkowe) — domyślnie ustawiona jest opcja Rejestracja faktury, która nie wymaga zmiany,
   • Sprzedawca — umożliwia wskazanie sprzedawcy widniejącego na fakturze. W celu wyboru sprzedawcy należy kliknąć w pole, wpisać fragment nazwy podmiotu, kliknąć ikonę lupy i wybrać podmiot z listy. Możliwe jest również rozpoczęcie od kliknięcia lupy i wybrania podmiotu z listy. Dane pobierane są z modułu Klienci; w przypadku braku podmiotu konieczne jest dodanie go w tym module. Pozostawienie pola pustego oznacza dowolny podmiot dla którego nie skonfigurowano oddzielnej reguły,
   • Jednostka rozliczeniowa — pozwala wskazać jednostkę rozliczeniową z listy tworzonej na podstawie struktury organizacyjnej. Pozostawienie pola pustego oznacza dowolną jednostkę rozliczeniową, dla której nie skonfigurowano oddzielnej reguły,
   • Nabywca — umożliwia wskazanie nabywcy towaru lub usługi z faktury. W celu wyboru nabywcy należy kliknąć w pole, wpisać fragment nazwy podmiotu, kliknąć ikonę lupy i wybrać podmiot z listy. Istnieje również możliwość rozpoczęcia od kliknięcia lupy i wybrania podmiotu z listy. Dane pobierane są z modułu Klienci; w przypadku braku podmiotu konieczne jest dodanie go w tym module. Pozostawienie pola pustego oznacza dowolny podmiot, dla którego nie skonfigurowano oddzielnej reguły,
   • Odbiorca — umożliwia wskazanie odbiorcy faktury. W celu wyboru odbiorcy należy kliknąć w pole, wpisać fragment nazwy podmiotu, kliknąć ikonę lupy i wybrać podmiot z listy. Możliwe jest również rozpoczęcie od kliknięcia lupy i wybrania podmiotu z listy. Dane pobierane są z modułu Klienci; w przypadku braku podmiotu konieczne jest dodanie go w tym module. Pozostawienie pola pustego oznacza dowolny podmiot, dla którego nie skonfigurowano oddzielnej reguły,
   • Pracownik — pozwala na wskazanie pracownika dokonującego zakupu towaru lub usługi z faktury. Wybór następuje z listy dostępnej po kliknięciu w pole. Pozostawienie pola pustego oznacza dowolnego pracownika, dla którego nie skonfigurowano oddzielnej reguły,
   • Typ dokumentu — umożliwia wskazanie konkretnego typu dokumentu. Po kliknięciu w pole otwiera się lista, na której można wybrać Fakturę zakupu lub Korektę faktury zakupu. Pozostawienie pola pustego oznacza dowolny typ dokumentu, dla którego nie skonfigurowano oddzielnej reguły.

7. Sekcja Akcja umożliwia określenie działań, które zostaną wykonane w ramach danej reguły. Działanie poszczególnych opcji opisano poniżej:
   • Akcja – należy wskazać Ustaw parametry faktury,Wybór pracownika rejestrującego (pole obowiązkowe) – pozwala na wskazanie konkretnej osoby lub osób odpowiedzialnych za rejestrację faktury spełniającej warunki reguły. Osoby zostaną przypisane do etapu Rejestracji na procedurze workflow, Wybór grupy osób rejestrujących – umożliwia wskazanie grupy, której członkowie dokonują rejestracji faktury spełniającej warunki reguły. Grupy zostaną przypisane do etapu Rejestracji na procedurze workflow,Ustawienie typu dokumentu księgowego faktury zakupu – pozwala określić typ dokumentu księgowego dla faktury zakupu, co wpływa na proces obiegu dokumentu. Domyślnie na liście wyświetlane są tylko typy dokumentów księgowych przypisanych do faktury zakupu. Jeżeli w polu Jednostka rozliczeniowa wskaże się konkretną jednostkę, lista zawiera tylko typy dokumentów księgowych tej jednostki oraz te, które nie mają przypisanej jednostki rozliczeniowej. Nie jest wymagane określenie typu dokumentu w sekcji Akcja podczas użycia tego ustawienia. Odpowiedni typ dokumentu księgowego zostanie zastosowany automatycznie przez system na podstawie reguły rejestracji, jeśli faktura spełni jej warunki,Ustawienie typu dokumentu księgowego korekty faktury zakupu – umożliwia określenie typu dokumentu księgowego dla korekty faktury zakupu, co wpływa na proces obiegu dokumentu. Domyślnie na liście widoczne są jedynie typy dokumentów księgowych przypisanych do korekty faktury zakupu. Jeżeli w polu Jednostka rozliczeniowa wskaże się jednostkę, lista zawiera tylko typy dokumentów księgowych tej jednostki oraz te, które nie mają przypisanej jednostki rozliczeniowej. Nie jest wymagane określenie typu dokumentu w sekcji Akcja podczas użycia tego ustawienia. Odpowiedni typ dokumentu księgowego zostanie zastosowany automatycznie przez system na podstawie reguły rejestracji, jeśli faktura spełni jej warunki,Ustawienie poufności na fakturze – umożliwia włączenie trybu poufności dla faktury,
   • Wysyłanie powiadomienia dla każdej faktury – pozwala włączyć lub wyłączyć powiadomienia dotyczące faktury przekazanej wybranej osobie na etap rejestracji.

8. Po kliknięciu przycisku ZAPISZ nowa reguła zostaje dodana do listy.

Typ dokumentu księgowego (faktura zakupu oraz korekta faktury zakupu) ustalany jest zgodnie z określoną hierarchią priorytetów. W przypadku istnienia faktury powtarzalnej typ dokumentu przypisywany jest na jej podstawie. Jeśli faktura nie jest powtarzalna, typ dokumentu księgowego przypisywany jest według reguły rejestracji. W sytuacji braku reguły rejestracji typ dokumentu przypisywany jest na podstawie domyślnego ustawienia dla jednostki rozliczeniowej.

Utworzone reguły mogą zostać poddane edycji lub usunięciu. W celu edycji należy zaznaczyć wybraną pozycję na liście i wybrać opcję Edycja – po jej użyciu pojawia się okno analogiczne do tworzenia nowej reguły; zmiany należy zatwierdzić klikając ZAPISZ.

W celu usunięcia reguły należy zaznaczyć odpowiednią pozycję i wybrać opcję Usuń – po jej wybraniu pojawia się prośba o potwierdzenie operacji, którą zatwierdza się przyciskiem USUŃ.

Zdefiniowana reguła zostaje uruchomiona automatycznie w momencie spełnienia zadeklarowanych warunków. Warto uwzględnić możliwość pojawienia się konfliktu reguł, co może wymagać ich rozstrzygnięcia. Szczegółowe informacje dotyczące tego zagadnienia przedstawiono w kolejnych częściach artykułu.

Warto podkreślić, że po uruchomieniu reguły następuje zmiana uprawnienia na fakturze – dokładnie w obszarze widocznym po kliknięciu przycisku kłódki.

Po uruchomieniu reguły uprawnienia do faktury zostają zmienione, a osoby lub grupy określone w regule zostają dodane. Dodatkowo, w przypadku aktywowania poufności faktury w regule, poufność zostaje nadana konkretnemu dokumentowi.

Osoby przypisane na podstawie reguły do etapu rejestracji uzyskują pełne uprawnienia do dokumentu. Dzieje się tak, ponieważ konieczny jest dostęp do modyfikacji zakładki Szczegóły na etapie rejestracji.

W przypadku wystąpienia konfliktu, którego nie można rozwiązać (np. brak określonej osoby rozwiązującej konflikt dla danej jednostki), do procedury WORKFLOW na etapie Wybierz regułę przypisuje się osoby z grupy FAKTURY – Dostęp do wszystkich faktur, z pełnym poziomem uprawnień.

Gdy faktura nie spełnia żadnej reguły (lub nie utworzono reguł rejestracji), na etapie Rejestracja dokument przekazywany jest osobom należącym do grupy FAKTURY – Sekretariat, z pełnym poziomem uprawnień.

W przypadku wystąpienia konfliktu, jeśli zostały zdefiniowane osoby odpowiedzialne za jego rozwiązanie, na etapie Wybierz regułę przyznaje się tym osobom pełne prawa do dokumentu. Działanie to wynika z konieczności umożliwienia edycji zakładki Szczegóły. Na tym etapie również przełożonym osób rozwiązujących konflikt przyznaje się uprawnienia do dokumentu. Po rozwiązaniu konfliktu aplikacja odbiera uprawnienia do dokumentu wszystkim tym użytkownikom.

Niezależnie od źródła pochodzenia faktury (KSeF, OCR itp.), dokument jest dostępny dla członków grupy FAKTURY – Dostęp do wszystkich faktur zakupu.

Priorytety reguł

Możliwe jest utworzenie wielu reguł, które mogą nakładać się w określonych warunkach wykonania. Przykładowo, faktura zakupu posiada następujące parametry:

• sprzedawca – Sklep X,
• nabywca – Symfonia,
• pracownik – Anna Kowalska,
• typ dokumentu – korekta faktury zakupu.

W systemie zostały zdefiniowane następujące reguły:

Reguła 1	Reguła 2	Reguła 3
Warunek: 1. Sprzedawca – Sklep X	Warunek: 1. Nabywca – Symfonia 2. Pracownik – Anna Kowalska	Warunek: 1. Sprzedawca – Sklep X 2. Pracownik – Anna Kowalska 3. Typ dokumentu: korekta faktury zakupu
Akcja: Osoba rejestrująca: Jan Nowak	Akcja: Osoba rejestrująca: Barbara Cacko	Akcja: Osoba rejestrująca: Jeremiasz Ziółko

Dokonując szybkiej analizy właściwości faktury oraz warunków reguł, można zauważyć, że faktura spełnia założenia każdej z określonych reguł. W takim przypadku stosowana jest zasada wyboru reguły, zgodnie z którą najwyższy priorytet przyznaje się regule najbardziej specyficznej, czyli tej o największej liczbie zdefiniowanych warunków spełnionych przez fakturę. W przedstawionym przykładzie zastosowana zostaje Reguła 3, ponieważ to właśnie ona obejmuje najwięcej spełnionych warunków.

Rozwiązywanie konfliktów reguł

W przypadku, gdy kilka reguł charakteryzuje się takim samym poziomem specyficzności, a faktura spełnia ich warunki, uruchamiany jest etap rozwiązywania konfliktu, podczas którego należy wybrać regułę do zastosowania.

Przykładowo, w systemie mogą istnieć dwie reguły:

Reguła 1

• warunek – sprzedawcą jest Symfonia,
• akcja – rejestrację faktury wykonuje Barbara Cacko,

Reguła 2

• warunek – sprzedawcą jest Symfonia,
• akcja – rejestrację faktury wykonuje Iwona Dobek.

W obu regułach warunek inicjujący pozostaje identyczny, natomiast akcja różni się, co oznacza, że rejestracja faktury przypisana jest do dwóch różnych osób. W takiej sytuacji powstaje konflikt, który ujawnia się w momencie pojawienia się faktury w module Faktury zakupu.

W celu rozwiązania konfliktu reguł w module Faktury zakupu, w sekcji MOJE należy przejść do zakładki DO ROZWIĄZANIA KONFLIKTÓW. W głównej części okna zostanie wyświetlona lista faktur wymagających rozwiązania konfliktu.

W kolumnie Konflikt należy z listy wybrać odpowiednią regułę, a następnie kliknąć przycisk Zapisz wybraną regułę dla faktury. Czynność tę wykonuje się dla każdej faktury widocznej na liście.

Kolejnym, istotnym miejscem umożliwiającym rozstrzygnięcie konfliktu jest okno faktury zakupu. Fakturę należy odnaleźć i otworzyć. Na wstędze obiegu pojawi się dodatkowy etap, służący do rozwiązywania konfliktów reguł. W polu Wybierz regułę dla rejestracji faktury na liście oznacza się właściwą regułę, a następnie klika przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE. Po rozstrzygnięciu konfliktu faktura zostaje przekierowana do osoby przypisanej w wybranej regule rejestracji oraz realizowane są pozostałe przypisane w niej akcje.

W przypadku zdefiniowania w systemie wielu reguł rejestracji może pojawić się sytuacja, w której podczas rozstrzygania konfliktu wyświetlana jest długa lista reguł do wyboru. Z tego względu istotne jest zwrócenie uwagi na nazwę reguły wybieranej z listy w przypadku wystąpienia konfliktu. Schemat budowy nazwy przedstawia się następująco:

id:[ID_Reguły] – [Nazwisko Imię,Nazwisko Imię]/[Nazwa Grupy] – [KODTypuDokKsięgowego] – [Poufna]

Na pierwszym miejscu znajduje się ID reguły, które można podejrzeć podczas jej tworzenia. Na ilustracji poniżej oznaczono miejsce zawierające ID kolejnych reguł.

Kolejnym elementem nazwy jest nazwisko i imię osoby odpowiedzialnej za rejestrację faktury lub nazwa grupy wskazanej na etapie tworzenia reguły. W przypadku wskazania kilku osób, wszystkie są wymieniane w tym miejscu. W masce nazwy reguły na liście, w przypadku konfliktu, wyświetlana jest informacja o typie dokumentu, chyba że typ dokumentu i typ dokumentu księgowego nie są zgodne. Gdy typ dokumentu pochodzi z faktury powtarzalnej, w masce nazwy reguły na liście w przypadku konfliktu nie jest wyświetlana informacja o typie dokumentu, ponieważ wcześniej został już zastosowany typ z faktury powtarzalnej i reguła nie nadpisuje tej wartości, dlatego nie jest ona prezentowana w masce. Dodatkowo, gdy reguła ustawia poufność dla faktury, informacja o tym umieszczana jest na końcu nazwy widocznej na liście wyboru.

Przykład przedstawiony powyżej obrazuje konflikt dwóch reguł:

• id:1 – Cacko Barbara – B2B – Poufna
• id:2 – Dobek Iwona

Na podstawie maski można zidentyfikować ID reguły oraz nazwisko osoby odpowiedzialnej za rejestrację. Dla pierwszej z faktur został ustawiony typ dokumentu księgowego. Ponadto pierwsza reguła ustawia poufność na fakturze, dlatego informacja o tym pojawia się w masce.

Na zakończenie warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną istotną kwestię. W trakcie obiegu dokumentu faktury, po umieszczeniu kursora myszy na etapie REJESTRACJA w miejscu oznaczonym strzałką, wyświetlana jest informacja o wykorzystanej regule. W tym miejscu prezentowane jest ID reguły oraz jej nazwa własna.