W zależności od wymagań i zasad obowiązujących w organizacji możliwe jest włączenie funkcji formalnego zatwierdzania faktur zakupu. Rozwiązanie to domyślnie jest wyłączone i wymaga aktywacji oraz zmiany ustawień w procesie obiegu.
Aby włączyć formalne zatwierdzanie faktur zakupu, należy:
- Kliknąć Aplikacje a potem Ustawienia aplikacji;
- W nowym oknie odszukać sekcję FAKTURY ZAKUPU oraz zakładkę KONFIGURACJA;
- W sekcji DODATKOWE USTAWIENIA należy włączyć opcję Włącz obsługę wpisów do formalnych zatwierdzeń faktury;
Po włączeniu funkcji formalnych zatwierdzeń niezbędne jest dopasowanie ustawień procesu.
Aby skonfigurować formalne zatwierdzanie faktur zakupu, należy:
- Kliknąć Aplikacje a potem Ustawienia aplikacji;
- W nowym oknie odszukać sekcję FAKTURY ZAKUPU oraz zakładkę ŚCIEŻKI PROCESU;
- W ramach procesu, który ma wykorzystywać formalne zatwierdzenia, należy dla poszczególnych etapów wprowadzić zmiany w ustawieniach. W tym celu klikamy przycisk z symbolem ołówka;
- W nowym oknie przejść do zakładki FORMALNE ZATWIERDZENIE i w polu tekstowym wprowadzić wpis zatwierdzenia;
- Kliknąć ZAPISZ. Podobne zmiany wprowadzić w każdym etapie procesu.
Jeśli dla etapu obiegu treść formalnego wpisu zatwierdzenia nie zostanie zdefiniowana to fakt zatwierdzenia nie będzie rejestrowany automatycznie. Oddzielnie od automatycznej rejestracji zatwierdzeń (na podstawie wpisu z definicji etapu obiegu) dla każdego etapu użytkownik może ręcznie dodać własny wpis.
Gdy formalne zatwierdzanie faktur jest włączone oraz skonfigurowane, w oknie dokumentu widoczna będzie grupa Formalne zatwierdzenia.
Klikając Dodaj użytkownik może wprowadzić własny wpis formalnego zatwierdzenia. Jeśli dla etapu obiegu zdefiniowana została treść zapisu formalnego zatwierdzenia, to zostanie ona dodana automatycznie przy przejściu do kolejnego etapu obiegu.
Po dodaniu wpisu będzie widoczna jego treść oraz użytkownik, który ją wprowadził. Treść wpisu może mieć do 200 znaków. Jeżeli w całości nie zmieści się w polu, należy najechać na nią kursorem, aby wyświetlić dymek podpowiedzi.
Wydruk historii dekretacji może zawierać dodatkowe informacje na temat formalnych zatwierdzeń. Konieczne jest włączenie opcji Sekcja formalnych zatwierdzeń. Ustawienie jest dostępne po kliknięciu Aplikacje, Ustawienia aplikacji oraz zakładki KONFIGURACJA w ramach sekcji FAKTURY ZAKUPU.
Przykładowy wydruk historii dekretacji z sekcją zatwierdzeń formalnych znajduje się poniżej.
