W przypadku dużych organizacji, do których spływa wiele papierowych faktur zakupowych, warto skorzystać z procesu optymalizacji procesu skanowania i rejestracji dokumentów. Aplikacja Faktury zakupu pozwala na:
- wygenerowanie specjalnych kodów kreskowych,
- oznaczenie kodami faktur,
- zeskanowanie wielu faktur do jednego pliku PDF,
- sprawne wprowadzenie faktur do aplikacji.
Aby wygenerować kody kreskowe, należy:
- Włączyć Faktury zakupu, przejść do zakładki WPROWADZANIE,
- Kliknąć Kody kreskowe,
- W nowym oknie kliknąć Generuj i wprowadzić ustawienia:
- Generuj numery dla dziennika – z listy wybrać dziennik w którym będą rejestrowane faktury;
- Rok – ustawić rok;
- Liczba etykiet – wprowadzić liczbę etykiet, które mają zostać utworzone;
- Kliknąć przycisk DRUKUJ – w nowym oknie pojawi się podgląd kodów;
- Jeżeli jest to konieczne, w nowym oknie kliknąć USTAWIENIA i sprawdzić domyślne ustawienia według poniższej instrukcji:
- Rodzaj wydruku – z listy wybrać sposób drukowania etykiet: na specjalnej drukarce do etykiet lub na drukarce A4;
- Rozmiar etykiety – pozwala na określenie szerokości i wysokości etykiety. Wartości określa się w milimetrach;
- Wysokość kodu – pozwala określić wysokość pasków w kodzie;
- Tekst nad kodem kreskowym – pozwala na wprowadzenie treści, która znajdzie się nad kodem w każdej etykiecie. Sposób wykorzystania tej opcji zależy od wewnętrznych ustaleń organizacji;
- Tekst pod kodem kreskowym – pozwala z listy wybrać szablon dla tekstu, który pojawi się pod kodem kreskowym. Lista zawiera następujące opcje: Numer, Numer, data bieżąca oraz Numer, data generowania kodu. W przypadku daty bieżącej należy pamiętać, że wartość będzie podmieniana na aktualną przy każdym wydruku;
- Rozmiar czcionki – pozwala określić rozmiar czcionki użytej w tekście nad i pod kodem kreskowym;
- Drukuj obramowanie etykiet – włączenie opcji spowoduje drukowanie obramowania dla każdej z etykiet;
- Szablon znaków ustawiony w dzienniku ma wpływ na szerokość kodu kreskowego;
- Po sprawdzeniu i ewentualnej korekcie ustawień należy kliknąć ZAPISZ, na ekranie ponownie pojawi się okno z podglądem kodów;
- W celu wydrukowania kodów należy kliknąć DRUKUJ. Po chwili zostanie otwarty panel sterowania wydrukiem. Wygląd panelu zależy od posiadanej drukarki oraz jej sterowników. W uproszczeniu: użytkownik musi wskazać urządzenie, z którego planuje skorzystać podczas wydruku, określić liczbę kopii i zakres wydruku, a potem kliknąć Drukuj;
- Etykiety zostaną wydrukowane na wskazanym urządzeniu. Dodatkowo na liście pojawi się nowa pozycja zawierająca etykiety. Warto tutaj podkreślić, że oznaczenie pozycji na liście i kliknięcie Drukuj pozwoli na ponowny wydruk.
Przygotowane wcześniej kody kreskowe należy nakleić na fakturach zakupu. Kod powinien znaleźć się w prawym dolnym rogu ostatniej strony faktury.
Po oznaczeniu wszystkich faktur kodami kreskowymi można je zeskanować do jednego pliku PDF. Następnie na etapie prowadzania faktury do aplikacji Faktury zakupu, należy wprowadzić zmiany w ustawieniach. Po kliknięciu w Ustawienia w polu Tryb podziału na dokumenty w pliku wielostronicowym, należy wybrać opcję Automatyczny (kody kreskowe) i kliknąć OK.
Po zmianie ustawień można dodać plik PDF zawierający wszystkie faktury przewidziane do rejestracji. W tym celu należy:
- Przejść do folderu WPROWADZANIE;
- Przeciągnąć plik PDF na pole oznaczone strzałką;
- Rozpocznie się analiza zawartości plików, a faktury pojawią się na liście;
- Kliknięcie w pozycję na liście wyświetli jej podgląd oraz formularz do uzupełnienia i poprawy rozpoznanych danych. Dalszy proces wprowadzania został opisany w oddzielnym artykule.
Jeżeli faktura zostanie błędnie podzielona, można dokonać jej scalenia. Wystarczy zaznaczyć miniatury na liście, kliknąć prawym przyciskiem myszy i skorzystać z opcji Scal.
