Wprowadzanie i obieg faktury zakupu

• Wprowadzanie faktury,
  • Wprowadzanie przez mechanizm OCR,
  • Wprowadzanie przez klienta poczty e-mail,
  • Wprowadzanie ręczne,
  • Wprowadzanie przez KSeF,
• Rejestracja faktury,
• Rejestracja korekty faktury zakupu,
• Weryfikacja formalna,
• Opis merytoryczny,
• Akceptacja,
• Weryfikacja rachunkowa,
• Główny księgowy,
• Akceptacja płatności,
• Koniec procesu obiegu,
• Kontrola procesu obiegu.

Elektroniczny obieg faktur rozpoczyna się od przyjęcia faktury, która może wpłynąć do organizacji na jeden z trzech sposobów:

• Papier – na przykład pocztą albo dostarczona przez pracownika robiącego zakupy. W tym wypadku konieczne będzie zeskanowane faktury i zapisanie do pliku PDF;
• e-mail – na przykład dołączona do wiadomości e-mail lub pobrana ze strony WWW. Tutaj plik będzie mieć postać PDF, który jest standardem dla tego typu dokumentów;
• KSeF – w postaci elektronicznej poprzez Krajowy System eFaktur.

Dokument musi zostać zarejestrowany w aplikacji Faktury zakupu, a następnie poddany weryfikacji i udostępniony do dalszego obiegu. Sam proces obiegu zależy od ustawień przyjętych w ramach danej organizacji. W dalszej części pomocy opisano najbardziej rozbudowaną procedurę obiegu. W Twojej organizacji niektóre kroki mogą zostać pominięte z uwagi na wybór innej procedury. Szczegółowy przebieg kolejnych etapów również może różnić się w zależności od indywidualnych ustawień. Procedura obiegu oraz jej ustawienia zostały szerzej omówione w oddzielnym artykule.

Warto podkreślić, że w zależności od potrzeb każdy z kroków obiegu może być realizowany przez inną osobę. Zależy to od uprawnień pracowników oraz rozwiązań przyjętych wewnątrz organizacji.

Wprowadzanie faktury

Osoba wprowadzająca fakturę ma do wyboru kilka możliwości:

• wykorzystanie mechanizmu OCR;
• dodanie faktury z poziomu klienta poczty e-mail;
• ręczne wprowadzanie wszystkich danych faktury;
• wykorzystanie KSeF.

Wprowadzanie przez mechanizm OCR

Faktura papierowa przed wprowadzeniem do aplikacji Faktury zakupu musi zostać zapisana w pliku PDF. Proces skanowania i przygotowaniu pliku zależy od rozwiązań, które wykorzystuje dana organizacja i może przebiegać odmiennie. Dlatego w dalszym opisie pomięto ten etap i uznano, że użytkownik posiada gotowy plik PDF.

Mechanizm OCR można dostosować do potrzeb organizacji, zmieniając i dopasowując w ustawieniach tryb rozpoznawania faktur.

Zakres ustawień obejmuje następujące ustawienia:

• Typ przetwarzanych dokumentów – użytkownik może określić na liście, czy analizowane będą faktury zakupu, czy też korekty faktur zakupu;
• Typ dokumentu księgowego – pozwala na określenie typu dokumentu księgowego. Odpowiedni typ należy wybrać z listy lub utworzyć go, klikając przycisk plus. Więcej informacji na temat tworzenia typu dokumentów księgowych znajduje się w oddzielnym artykule;
• Tryb podziału na dokumenty w pliku wielostronicowym – pozwala określić, co zawiera konkretny plik PDF. Precyzyjniej ujmując, pojedynczy plik PDF może zawierać jedną, kilka albo kilkanaście faktur. Dodatkowo faktura może być dokumentem jedno- lub wielostronicowym. Dostępne ustawienia to:
  • Bez podziału (jeden plik to jeden dokument) – w tym przypadku nie ma znaczenia ile stron ma faktura, cała zawartość pliki zostanie potraktowana jako jeden dokument;
  • Jedna strona jeden dokument – plik może zawierać wiele jednostronicowych faktur;
  • Dwie strony na dokument – plik może zawierać wiele dwustronicowych faktur;
  • Automatyczny (kody kreskowe) – plik może zawierać wiele faktur, każda z nich może mieć dowolną liczbę stron. Zawsze na pierwszej stronie faktury musi zostać umieszczony specjalny kod kreskowy, który będzie „informował” mechanizm OCR, że rozpoczyna analizę nowej faktury. Więcej informacji na temat przygotowania i wykorzystania kodów kreskowych znajduje się w oddzielnym artykule.

Faktura w formie PDF poddawana jest procesowi OCR, który polega na rozpoznaniu tekstu i wprowadzeniu go w odpowiednie pola formularzy. Wykorzystanie mechanizmu pozwala zaoszczędzić czas, przeznaczony na ręczne wprowadzanie dokumentów.

Aby wprowadzić fakturę z wykorzystaniem mechanizmu OCR, należy:

1. Po włączeniu modułu Faktury zakupy przejść do zakładki WPROWADZANIE dodać plik PDF używając jednej z dwóch metod:
   • Przeciągnąć plik z dysku i upuścić na oknie w polu oznaczonym ikonką chmurki;
   • Kliknąć Wybierz z dysku, w nowym oknie odszukać i wskazać plik PDF zawierający fakturę, a następnie kliknąć przycisk Otwórz;

2. Faktura zostanie przesłana do chmury. Po zakończeniu operacji dokument pojawi się na liście w kolumnie oznaczonej numerem 1. Na fakturze widoczny będzie wskaźnik procentowy informujący o tym, w jakim stopniu dane z faktury zostały rozpoznane. W kolumnie numer 2 widoczny jest podgląd faktury, a kolumna numer 3 zawiera pola uzupełnione na podstawie danych odczytanych przez OCR z dokumentu;

3. Rolą osoby wprowadzającej fakturę zakupową jest kontrola zawartości kolumn oznaczonych numerem 2 oraz 3. Na podglądzie faktury oznaczono rozpoznane elementy, a dane pobrane z tych miejsc przeniesiono do odpowiednich pól w kolumnie 3.;

4. Jeżeli w kolumnie numer 3 brakuje danych lub zostały błędnie pobrane z faktury, należy:
   • Sprawdzić, jaki rodzaj danych wstawiono w pole i jakie poprawne dane powinny się tam znaleźć;
   • Usunąć błędne dane z pola w kolumnie numer 3 – najczęściej wystarczy w tym celu kliknąć przycisk z symbolem krzyżyka;
   • Zaznaczyć odpowiednie dane na podglądzie faktury (przytrzymać wciśnięty przycisk myszy i wybrać żądaną opcję), a potem z listy wybrać odpowiedni typ danych. Zaznaczony wybór powinien wyświetlać się na żółto;

5. Pobrana informacja pojawi się w odpowiednim polu. Na przykładzie poniżej pobrano NIP sprzedawcy. Po kliknięciu przycisku lupy w polu Sprzedawca system sprawdzi, czy dla danego sprzedawcy założono odpowiedni wpis w bazie kontaktów. W przypadku braku wpisu pojawi się komunikat informujący o tym, że taki partner nie widnieje w systemie. Aby dodać nowe konto, należy kliknąć przycisk Dodatkowe opcje (na prawo od lupy), a potem wybrać opcję Dodaj nowy kontakt. Samo zakładanie nowego kontaktu opisano w oddzielnym artykule;

6. Po wskazaniu poprawnych danych i ewentualnym ich uzupełnieniu, w polu powinna pojawić się wartość zgodna z tym, co widnieje na fakturze. W ten sam sposób należy skontrolować całość danych;
7. Jeżeli w kolumnie 3. brakuje danych, których nie ma również na fakturze, należy uzupełnić dane ręcznie zgodnie z opisem pola;
8. Gdy wszystkie pola będą uzupełnione (danymi pobranymi za pomocą mechanizmu OCR lub wpisanymi przez osobę dokonującą rejestracji faktury), należy kliknąć przycisk UTWÓRZ FAKTURĘ;

9. Dodana faktura pojawi się w folderze REJESTRACJA i będzie mieć status REJESTRACJA;

10. kolejne kroki omówiono w oddzielnym artykule.

Po wprowadzeniu faktury otwarte zostanie nowe okno z jej podglądem i szeregiem zakładek. Jeżeli użytkownik ma stosowne uprawnienia, to będzie mógł m.in. uzupełnić dodatkowe dane albo zarejestrować fakturę.

Wprowadzanie przez klienta poczty e-mail

Opis rejestracji faktury z poziomu klienta poczty opisano w oddzielnym artykule, który stanowi część pomocy dla modułu Poczta.

Wprowadzanie ręczne

Aby ręcznie dodać fakturę zakupu, należy:

1. Włączyć moduł Faktury zakupy, przejść do zakładki REJESTRACJA i kliknąć Nowy dokument, a potem Faktura zakupu;

2. Uzupełnić pola wg. instrukcji:
   • Sprzedawca – wprowadzić fragment nazwy sprzedawcy lub NIP, kliknąć lupę i z listy wybrać podmiot. Jeżeli sprzedawca nie został wcześniej dodany do systemu, kliknąć przycisk Dodatkowe opcje (trzy kreski obok pola) i wybrać Dodaj nowy kontakt, a następnie uzupełnić dane podmiotu. Tworzenie nowych kontaktów opisano w oddzielnym artykule;
   • Nabywca – pole domyślnie wypełnione danymi organizacji, która wprowadza fakturę zakupu do systemu. Jeżeli wykorzystywana jest tzw. wielofirmowość. Z listy można wybrać jeden z pomiotów;
   • Numer faktury – wprowadzić numer faktury;
   • Data wystawienia – kliknąć odpowiednie pole i z kalendarza wybrać datę wystawienia faktury;Data sprzedaży – z kalendarza wybrać datę sprzedaży;
   • Forma płatności – wybrać z listy formę płatności. Domyślnie ustawiono wszystkie popularne formy płatności (gotówka, przelew, karta płatnicza, przedpłata). Jeżeli sytuacja tego wymaga, można kliknąć przycisk plusa i dodać zupełnie nową formę płatności. Jeżeli faktura została opłacona przez pracownika ze środków własnych lub służbową kartą płatniczą, należy kliknąć ikonę ludzika i w nowym oknie ustawić odpowiednie wartości;
   • Termin płatności – z kalendarza wybrać termin płatności. W określonych przypadkach pole może zostać uzupełnione automatycznie. Jeżeli na przykład dla opcji Forma płatności ustawiono Przelew 14 dni, to system doda do daty sprzedaży 14 dni i ustawi odpowiednią wartość;
   • Opis – wprowadzić opis faktury;
   • Numer konta bankowego sprzedawcy – z listy wybrać numer rachunku bankowego. Jeżeli sprzedawca ma uzupełnioną kartotekę w systemie, to na liście dostępne będą wszystkie rachunki bankowe. W przypadku braku rachunku w kartotece należy edytować kontakt i uzupełnić brakujące dane;
   • Wartość netto – wprowadzić wartość netto faktury;
   • Kwota VAT – wprowadzić kwotę VAT;
   • Wartość brutto – wprowadzić wartość brutto faktury. Jeżeli faktura ma podlegać mechanizmowi podzielonej płatności, kliknąć przycisk widoczny przy prawej krawędzi pola. Kolor zielony oznacza, że MPP będzie stosowany. Kolor szary oznacza, że użycie MPP zostało wyłączone;
   • Waluta – z listy wybrać walutę, w której wyrażono kwoty na fakturze;
   • Data wpływu – kliknąć w pole i z kalendarza wybrać datę wpływu;
   • Data zaksięgowania – kliknąć pole i z kalendarza wybrać datę zaksięgowania;
   • Zapłacono – kliknąć przycisk przy prawej krawędzi pola i określić datę zapłaty. Dane podajemy dla faktur, które zostały opłacone przelewem lub gotówką;
   • Typ dokumentu księgowego – z listy wybrać typ dokumentu księgowego;
   • Sprawa – faktura może zostać powiązania ze sprawą. Należy wpisać fragment nazwy sprawy, kliknąć lupę i wybrać interesującą nas pozycję z listy. Można również kliknąć przycisk plusa i utworzyć nową sprawę;
   • Uwagi – miejsce na ewentualne uwagi;
   • Numer KSeF – numer KSeF faktury;
   • Data KSeF – data KSeF faktury;

3. w zakładce Załącznik można dodać załącznik z fakturą, wykorzystując jedną z dostępnych możliwości:
   • Dodaj – po kliknięciu przycisku w nowym oknie należy odszukać plik faktury, wskazać go i kliknąć Otwórz. Plik pojawi się na liście załączników;
   • Skanuj – jeżeli zainstalowano i skonfigurowano skaner, można dodać załącznik, skanując go. Wystarczy kliknąć przycisk Skanuj. Instalacja i obsługa skanera w systemie Symfonia eDokumenty została omówiona w oddzielnym artykule;

4. W zakładce Cechy uzupełnić cechy, które mogą być różne w zależności od wymogów organizacji;
5. Wrócić do zakładki Szczegóły i kliknąć Zapisz,

W tym miejscu warto wspomnieć, że wybierając opcję ręcznego dodania faktury, można wykorzystać proces OCR. Wystarczy, że w folderze REJESTRACJA klikniemy Nowy dokument, a potem Faktura zakupu. Następnie w nowym oknie należy kliknąć Z dysku, wskazać plik PDF z fakturą i kliknąć Otwórz.

Na ekranie pojawi się widok faktury oraz pola. System uzupełni pola na podstawie danych pobranych ze wskazanego pliku. Użytkownik powinien dokonać weryfikacji, uzupełnić braki i kliknąć PRZENIEŚĆ DANE NA FAKTURĘ.

Teraz pozostaje sprawdzić zawartość zakładki Szczegóły, wprowadzić ewentualne korekty i uzupełnić dodatkowe informacje (np. powiązanie ze sprawą) oraz kliknąć Zapisz.

Po wprowadzeniu faktury otwarte zostanie nowe okno z jej podglądem i szeregiem zakładek. Jeżeli użytkownik ma stosowne uprawnienia. będzie mógł m.in. uzupełnić dodatkowe dane albo zarejestrować fakturę.

Wprowadzanie przez KSeF

Z poziomu Faktury zakupu można pobrać faktury z KSeF, a potem nadać im odpowiedni obieg. Należy pamiętać o skonfigurowaniu KSeF przed rozpoczęciem korzystania. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.

Aby pobrać faktury z KSeF, należy:

1. Włączyć aplikację Faktury zakupu i przejść do folderu REJESTRACJA;
2. Kliknąć Pobierz z Symfonia KSeF;

3. W nowym oknie określić przedział dat, z którego mają zostać pobrane faktury, a potem kliknąć POBIERZ;
4. Rozpocznie się proces pobierania faktur z KSeF. Po jego zakończeniu stosowne dokumenty pojawią się na liście w folderze REJESTRACJA;
5. W kolejnych krokach użytkownik może otworzyć dokument i go zarejestrować.

Rejestracja

Wprowadzona do systemu faktura trafi do folderu REJESTRACJA i tutaj będzie oczekiwać na dalsze kroki. Uprawniony użytkownik musi dokonać rejestracji, co w praktyce oznacza rozpoczęcie procesu obiegu faktury. Warto tutaj podkreślić, że wprowadzenie i rejestracja może zostać wykonana przez tę samą osobę w ramach jednego działania.

Aby zarejestrować fakturę, należy:

1. Włączyć aplikację Faktury zakupu;
2. Przejść do zakładki REJESTRACJA;
3. Odszukać fakturę na liście (można użyć wyszukiwarki albo filtrów) i dwukrotnie w nią kliknąć;

4. W nowym oknie kliknąć ZAREJESTRUJ;

5. Dokument zniknie z listy w zakładce REJESTRACJA.

Rejestracja korekty faktury zakupu

Aplikacja Faktury zakupu pozwala na rejestrację korekty faktury zakupu. Proces ten jest zbliżony do rejestracji właściwej faktury zakupu, ale pojawiają się dodatkowe pola, które wymagają uwagi.

Aby zarejestrować korektę faktury zakupu, należy:

1. włączyć aplikację Faktury zakupu, przejść do zakładki REJESTRACJA,
2. kliknąć Nowy dokument a potem Korekta faktury zakupu,

3. w nowym oknie należy uzupełnić wymagane i opcjonalne pola. Dodatkowy opis nie jest wymagany ponieważ większość pól ma dokładnie takie samo znaczenie jak przy okazji rejestracji faktury zakupu. W dalszym opisie skupiono się na różnicach:
   • Typ dokumentu księgowego – z listy należy wybrać korektę faktury zakupu. W przypadku braku określonego typu dokumentu można go dodać. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;
   • Korygowany dokument – z listy należy wybrać numer faktury zakupu, z którą ma zostać powiązana rejestrowana korekta. Zawartość listy zależy od ustawień pola Sprzedawca. Oznacza to, że jeżeli w polu Sprzedawca wybierzemy podmiot X to lista faktur zakupu będzie inna niż dla podmiotu Y;

4. w zakładce załącznik należy dodać załącznik z korektą faktury zakupowej,
5. w zakładce Szczegóły kliknąć Zapisz. Przy prawej krawędzi okna rejestrowanej korekty faktury pojawi się wstęga obiegu. Osoba rejestrująca fakturę powinna kliknąć ZAREJESTRUJ. Dalszy obieg korekty wygląda dokładnie tak samo jak w przypadku faktury zakupu,
6. na liście dokumentów korekta faktury będzie oznaczona w kolumnie Korekta.

W tym miejscu warto wspomnieć, że możliwe jest dokonanie konwersji faktury zakupu na korektę faktury zakupu.

Aby dokonać konwersji faktury zakupu na korektę faktury zakupu należy:

1. na liście dokumentów odszukać fakturę, która ma zostać poddana konwersji na korektę faktury zakupu;

2. kliknąć prawym przyciskiem myszy w pozycję i z menu wybrać Konwertuj;
3. kliknąć TAK by potwierdzić wykonanie konwersji;
4. skonwertowany dokument pojawi się na liście obok innych dokumentów. W kolumnie Korekta dokument otrzyma stosowne oznaczenie.

Weryfikacja formalna

Kolejnym krokiem jest weryfikacja formalna. Osoba wyznaczona do tego etapu otrzyma stosowne powiadomienie, które pojawi się w ramach Workflow. Dodatkowo, jeżeli ma włączony pulpit z widokiem dla księgowości, zobaczy widget z informacją o statystykach obiegu faktur. W ramach aplikacji Faktury zakupu dokument będzie również widoczny w folderze W OBIEGU wraz ze statusem WERYFIKACJA FORMALNA.

Aby dokonać weryfikacji formalnej, należy:

1. Kliknąć przycisk DOKUMENT w Workflow. Można również otworzyć aplikację Faktury zakupu, przejść do folderu W OBIEGU, odszukać dokument na liście i dwukrotnie w niego kliknąć;

2. W nowym oknie należy sprawdzić zawartość zakładek Szczegóły, Załączniki oraz Cechy. Jeżeli sytuacja tego wymaga, można w odpowiedniej zakładce wprowadzić ewentualne poprawki;

3. W panelu obiegu kliknąć przycisk odpowiadający podjętej decyzji.

Działania dostępne na etapie weryfikacji formalnej omówiono poniżej.

FAKTURA POPRAWNA

Dokument jest kierowany do dalszego etapu procedowania. Użytkownik musi zdecydować o wyborze osoby merytorycznej, a potem kliknąć PRZEŚLIJ DO OPISU MERYTORYCZNEGO;

• Osoby opisujące merytorycznie dokument – pozwala na wskazanie konkretnych osób w ramach organizacji. W polu można dodać kilka osób;
• Lista dystrybucyjna – przygotowana wcześniej gotowa lista pracowników, do których przekazane zostaną faktury. Na przykład lista Prezesi zawierać może wszystkich prezesów firmy. Sam proces tworzenia list dystrybucyjnych opisano w oddzielnym artykule;

Jeżeli w polu Osoby opisujące merytorycznie dokument wybrano kilka osób z różnych działów, to każdy użytkownik otrzymuje dostęp do procesu opisu faktury, który może działać w jednym z trzech modeli. Stosowne ustawienie dostępne jest podczas konfiguracji ścieżki procesu i etapu OPIS MERYTORYCZNY. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule.

• Rozłącznie (wszyscy wybrani) – każdy otrzymuje swój indywidualny „etap”;
• Łącznie (jeden z wybranych – kto pierwszy, ten lepszy) – jest jeden wspólny etap, kto pierwszy, ten lepszy;
• Łącznie w obrębie działów – jest tyle etapów, ile można wyróżnić działów wśród osób przypisanych do etapu. Jeśli dwie są z marketingu, a jedna z działu IT, to będą dwa etapy. Na jednym etapie znajdą się dwie osoby, a na drugim jedna. Na każdym etapie wystarczy, że przejdzie go tylko jedna osoba.

Koszty nie muszą być rozpisane w 100%. Procedura dopuszcza taką możliwość ze względu na to, że wskazane osoby mogą nie „przyznać się” do części wydatków na fakturze, a nie można rozpisaniem tej części obarczać ostatniej osoby, która została wybrana do wprowadzenia opisu. W takim przypadku faktura jest przekazywana bezpośrednio do wyjaśnienia przez Dział Księgowości (pomijając etap akceptacji) z informacją, że koszty na fakturze nie zostały wprowadzone w 100%.

Podczas wyboru osoby merytorycznej może wystąpić problem z ustaleniem, kto w danym dziale jest odpowiedzialny za wprowadzenie opisu kosztowego. W takim przypadku może zostać wskazana więcej niż jedna osoba z tej samej komórki. Faktura zostanie przekazana do wszystkich, ale przyjęcia faktury dokonać będzie mogła wyłącznie jedna ( pierwsza, która się zdecyduje) – osoba. Po przyjęciu faktura zostanie przypisana do stanowiska osoby, która zdecydowała się ją przyjąć i rozpisać koszty, u pozostałych użytkowników dokument zniknie z panelu Workflow. Należy pamiętać o tym, że sam proces może wyglądać inaczej w zależności od ustawionego modelu.

• Rozłącznie (wszyscy wybrani) – każdy otrzymuje swój indywidualny „etap”;
• Łącznie (jeden z wybranych – kto pierwszy) – jest jeden wspólny etap, kto pierwszy, ten lepszy.
• Łącznie w obrębie działów – jest tyle etapów, ile można wyróżnić działów wśród osób przypisanych do etapu. Jeśli dwie są z marketingu, a jedna z działu IT, to będą dwa etapy. Na jednym etapie znajdą się dwie osoby, a na drugim jedna. Dla każdego etapu wystarczy jedna osoba z działu.

Lista dystrybucyjna działa podobnie do wybrania kilku pracowników z działu, z tą różnicą, że grupa odbiorców jest wcześniej zdefiniowana. Lista dystrybucyjna wykorzystywana jest w przypadku, gdy na etapie wyboru osoby merytorycznej wskazuje się zawsze te same osoby. Dzięki temu nie musimy każdorazowo wybierać pracowników do opisu faktury, tylko wskazać zdefiniowaną wcześniej grupę.

W obiegu dokumentów zakupu wszystkie powyższe opcje można łączyć. Proces obiegu odpowiednio przypisze wskazane osoby na etapie opisu merytorycznego.

DO WYBORU AKCEPTANTA

Dokument zostaje uznany za poprawny i przekazany do etapu akceptacji. Etapy pośrednie zostaną pominięte. Po wskazaniu osoby akceptującej należy kliknąć PRZEŚLIJ DO AKCEPTACJI.

• Osoba Akceptująca – pozwala na wskazanie w ramach organizacji osoby, która dokona akceptacji dokumentu. W polu można dodać kilka osób, należy jednak przy tym pamiętać , że każda z nich będzie musiała dokonać akceptacji faktury;

PRZEKAŻ DO KSIĘGOWOŚCI

Dokument zostanie przekazany do księgowości celem weryfikacji rachunkowej.

BŁĘDNA – ZWROT DO KONTRAHENTA

Dokument uznany za błędny zostanie zwrócony do osoby wprowadzającej. Po kliknięciu przycisku należy wprowadzić treść komentarza i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;

ANULOWANIE DOKUMENTU

Dokument zostanie anulowany. Po kliknięciu w przycisk należy wpisać powód anulowania dokumentu i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;

Opis merytoryczny

Pracownik otrzymuje fakturę do opisu merytorycznego (opisu kosztów). Jest ona widoczna po zalogowaniu się w portlecie Workflow w strumieniu powiadomień. Portlet można go włączyć, klikając prawym klawiszem myszy na pulpicie i wybierając widżet Workflow. Więcej informacji na temat portletu znajduje się w oddzielnym artykule.

Aby przyjąć i opisać fakturę, należy:

1. Kliknąć przycisk DOKUMENT widoczny w oknie portletu Workflow;

2. Gdy dokument faktury zostanie otwarty, w bocznym panelu należy skorzystać z opcji PRZYJMUJĘ I OPISUJĘ KOSZTOWO;

3. Kliknąć zakładkę Koszty, a potem przycisk Nowy (znak plusa). Uzupełnić niezbędne pola. Tutaj warto wskazać, że wygląd okna oraz to, które pola będą obowiązkowe, zależy od indywidualnej konfiguracji systemu:
   • Koszt liczony z – pozwala określić, czy koszty liczone są od wartości netto czy brutto;
   • Wartość – wartość całej faktury;
   • Udział – pozwala określić, jaki udział w całej wartości faktury stanowi dany koszt;
   • Projekt – pozwala na powiązanie kosztu z konkretnym projektem. Aby wskazać projekt, należy wpisać fragment jego nazwy, nacisnąć Enter i wybrać odpowiednią pozycję z listy. Można również kliknąć lupę i wybrać projekt z pełnej listy;
   • Miejsce powstawania kosztów – odpowiedni MPK należy wybrać z listy, która została wcześniej zdefiniowana. Proces ten opisano w oddzielnym artykule. W razie potrzeby nowe MPK można utworzyć , klikając przycisk ze znakiem plusa;
   • Rodzaj kosztów – odpowiedni rodzaj kosztów należy wybrać z listy, która została wcześniej zdefiniowana. Proces ten opisano w oddzielnym artykule. Można w razie potrzeby utworzyć nowy rodzaj kosztów, klikając przycisk ze znakiem plusa;
   • Pozycja faktury – pozwala określić pozycję danego kosztu na fakturze. Wartość można wpisać ręcznie lub ustawić za pomocą przycisku z symbolem plusa;
   • Rok obrachunkowy – pozwala na powiązanie kosztu z konkretnym rokiem obrachunkowym, który należy wybrać z listy. Domyślnie wybrany jest zawsze bieżący rok;
   • Sposób podziału VAT-u – pozwala wybrać z listy mechanizm podziału VAT-u;
   • Rejestr VAT – z listy należy wybrać odpowiedni rejestr VAT. Tworzenie rejestrów VAT opisano w oddzielnym artykule. Nowy rejestr można również utworzyć za pomocą przycisku z symbolem plusa;
   • Sprawa – pozwala na powiązanie kosztu z konkretną sprawą. Aby wskazać sprawę, należy wpisać fragment jej nazwy, nacisnąć Enter i wybrać odpowiednią pozycję z listy. Można również kliknąć lupę i wybrać sprawę z pełnej listy;
   • Inne konto – pozwala na wskazanie dodatkowego konta, które nie wynika z innych analityk. W zależności od przygotowania eksportera dane z tego pola mogą zostać przeniesione do systemu ERP;
   • Opis – pozwala na dodanie opisu danego kosztu. Opis można wprowadzić ręcznie lub wybrać z już istniejących. Kliknięcie przycisku lupy pozwala na wyszukanie gotowego wzoru opisu;

4. Kliknąć przycisk ZAPISZ I ZAMKNIJ. Pozycja trafi na listę w zakładce Koszty. W ten sam sposób należy opisać pozostałe pozycje widoczne na fakturze;
5. Po opisaniu całości należy kliknąć przycisk TAK. Jeżeli system ustawiono w taki sposób, że osoba realizująca dany etap musi po jego zakończeniu wskazać pracownika do realizacji następnego kroku. Należy w tym celu wybrać go w polu i kliknąć zielony przycisk PRZEŚLIJ DO AKCEPTACJI;

6. Okno zostanie zamknięte, a etap zakończony. Faktura trafi do kolejnej osoby odpowiedzialnej za realizację następnego etapu procedury.

Należy pamiętać o tym, że faktura może zostać przekazana do opisu merytorycznego do osoby, która nie będzie posiadać pełnej wiedzy. W takim przypadku należy kliknąć przycisk NIE – POTRZEBUJĘ POMOCY INNEJ OSOBY. W polu Osoba potwierdzająca należy wskazać osobę, która będzie mogła pomóc i kliknąć przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE. Faktura zostanie przekazana do wskazanej osoby, która sprawdzi lub uzupełni brakujące koszty.

Osoba dokonująca opisu merytorycznego może po otrzymaniu faktury skorzystać z innych opcji niż przyjęcie i opisanie faktury. Dostępne działania to:

• INNA OSOBA MERYTORYCZNA – faktura zostanie przesłana do innej osoby. Pracownik musi w polu Inna osoba merytoryczna wskazać osobę i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;
• NIE MOJA – faktura zostanie cofnięta do osoby, od której przyszła. Osoba zwracająca musi dodać komentarz z informacją o przyczynie zwrotu i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE.

W systemie Symfonia eDokumenty opis merytoryczny jest wykonywany równolegle, co oznacza, że każda osoba wybrana do opisu może w tym samym czasie opisać fakturę. Ostatnia osoba opisująca fakturę kończy etap opisu merytorycznego i dokument zostaje przekazany dalej. Schemat poniżej obrazuje zasadę działania procesów równoległych.

Należy pamiętać, że ustawienia procesu mogą wpływać na jego przebieg. Więcej informacji na temat ustawień znajduje się w oddzielnym artykule.

Akceptacja

Ważnym procesem obiegu faktur jest ich akceptacja. Osoba, która dokonuje tej czynności, ma do wyboru kilka wariantów. Niezależnie od wybranej metody zawsze dostępne są trzy akcje:

• Akceptuję – akceptacja kosztu i faktury. Dokument trafi do kolejnego etapu procesu;
• Proszę o dodatkowe wyjaśnienie – przekazanie do wybranej osoby w celu dodatkowego wyjaśnienia. Po kliknięciu przycisku otwarte zostanie nowe okno, w którym należy wskazać osobę wyznaczoną do udzielenia wyjaśnień, wpisać treść polecenia i kliknąć PRZEKAŻ;
• Nie akceptuję – odrzucenie faktury, które wiąże się z dodaniem komentarza i przekazaniem faktury do opisującego koszt. Po wpisaniu treści komentarza należy kliknąć przycisk ODRZUĆ FAKTURĘ;

Dobór osób akceptujących odbywa się na dwa sposoby:

• Prosty – jedna zasada, istnieje jeden poziom akceptacji ustawiony w konfiguracji ścieżki procesu;
• Zaawansowana – wiele zasad, istnieje wiele poziomów i reguł, które definiowane są w Mapie akceptacji – opis znajduje się w oddzielnym artykule.

Aby dokonać akceptacji w portlecie Workflow, należy:

1. W portlecie Workflow odszukać fakturę;
2. Kliknąć jeden z przycisków, które odpowiadają dostępnym akcjom;

Aby dokonać akceptacji w aplikacji Faktury zakupu, należy:

1. W aplikacji Faktury zakupu przejść do zakładki DO AKCEPTACJI KOSZTÓW;
2. Odszukać fakturę na liście;
3. Kliknąć jeden z przycisków, w zależności od tego, jaką akcję podejmujemy;
4. W przypadku hurtowej akceptacji większej liczby faktur można kliknąć przycisk AKCEPTUJ WSZYSTKIE DOKUMENTY;

Użytkownik może również otworzyć fakturę i skorzystać z przycisków na wstędze obiegu.

Aby dokonać akceptacji w aplikacji mobilnej dla iOS/Android, należy:

1. W aplikacji mobilnej przejść do modułu Dokumenty;
2. W folderze odszukać fakturę do akceptacji. Można również przejść do folderu Do załatwienia i tam kliknąć odpowiednią fakturę;
3. Kliknąć odpowiedni przycisk w zależności od wybranej opcji.

Weryfikacja rachunkowa

Kiedy wszyscy pracownicy zaakceptują fakturę, zostanie ona przekazana do działu księgowości. Zazwyczaj jest to ostatni etap procesu obiegu, który kończy się eksportem do systemu ERP.

Księgowość zwykle pracuje w module Faktury zakupu w zakładce W OBIEGU i sugeruje się statusem W KSIĘGOWOŚCI.

Na tym etapie pracownik może wykonać następujące czynności:

• FAKTURA POPRAWNA – przekazuje do kolejnego etapu procedury. Jeśli WERYFIKACJA FORMALNO-RACHUNKOWA jest ostatnim etapem, faktura otrzyma status ZAKOŃCZONO i zostanie zamknięta do edycji;
• DO POPRAWY OPISU MERYTORYCZNEGO – kieruje dokument powtórnie do opisu merytorycznego lub przekazuje do dowolnego pracownika, który ma wykonać opis, jeśli na przykład opis jest błędny. Po kliknięciu przycisku należy wskazać pracownika i kliknąć PRZEŚLIJ DO OPISU MERYTORYCZNEGO;
• DODATKOWA AKCEPTACJA – przekazuje fakturę do dodatkowej akceptacji. Jest to akceptacja niezależna od skonfigurowanego procesu akceptacji. Księgowość może wskazać dowolną osobę, która ma dodatkowo zatwierdzić fakturę. Po kliknięciu przycisku należy wybrać z listy osobę akceptującą i kliknąć PRZEŚLIJ DO AKCEPTACJI;
• ZWROT DO REJESTRUJĄCEGO FV – zwraca faktury w firmie do sekretariatu, na przykład w przypadku zwrotu do kontrahenta. Po kliknięciu przycisku faktura wróci do osoby rejestrującej i otrzyma status DO WYJAŚNIENIA. Osoba rejestrująca będzie mogła przekazać fakturę do opisu merytorycznego lub księgowości. Rejestrujący może również zwrócić fakturę do kontrahenta;
• ANULOWANIE DOKUMENTU – kończy obieg faktur i ustawia status faktury na ANULOWANA.

Główny księgowy

Omawiany etap jest podprocesem i nie musi być uwzględniony w procedurze obiegu. Osoba pełniąca funkcję głównego księgowego może podjąć następujące czynności:

• FAKTURA POPRAWNA – dokument zostanie oznaczony jako poprawny i skierowany do następnego etapu procesu. Należy wskazać osobę akceptującą płatność i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE. Faktura otrzyma status AKCEPTACJA PŁATNOŚCI;
• POTRZEBNE DODATKOWE INFORMACJE – dokument zostanie przekazany do osoby, która ma udzielić dodatkowych informacji na jego temat. Przed kliknięciem przycisku należy w zakładce Komentarze dodać stosowną informację. Następnie należy kliknąć przycisk, wskazać osobę i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;
• FAKTURA DO POPRAWY – dokument zostanie przekazany do osoby, która ma udzielić dodatkowych informacji na jego temat. Po kliknięciu przycisku faktura wróci do etapu weryfikacji rachunkowej i otrzyma status W KSIĘGOWOŚCI;

Akceptacja płatności

Osoba dokonująca akceptacji płatności może podjąć następujące działania:

• AKCEPTUJĘ – zaakceptować płatność;
• FAKTURA DO POPRAWY – zwrócić fakturę do poprawy. W zakładce Komentarze należy wprowadzić ewentualne uwagi, a potem kliknąć przycisk. Faktura wróci do poprzedniego etapu i otrzyma status GŁÓWNY KSIĘGOWY;
• POTRZEBNE DODATKOWE INFORMACJE – poprosić o dodatkowe informacje na temat faktury. W zakładce Komentarze należy wprowadzić ewentualne uwagi. Po kliknięciu przycisku w polu Wybierz osobę należy wskazać osobę, która ma otrzymać fakturę, a potem kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE. Status faktury nie ulegnie zmianie;

Koniec procesu obiegu

Proces obiegu może przebiegać na różne sposoby. Kolejne kroki oraz ich kolejność mogą być dowolnie ustawiane przez administratora systemu Symfonia eDokumenty. Jednak każdy proces prędzej czy później dobiega końca.

Faktura zakupu, która przejdzie cały proces obiegu, trafi do folderu ZAKOŃCZONE i otrzyma status ZAKOŃCZONO.

Ostatnim krokiem jest przesłanie wszystkich zakończonych faktur do programu EPR. Może to być jeden z popularnych programów księgowych Symfonia, Comarch Optima, RakSQL, SAP, dla których dostępne są standardowe rozwiązania: schematy księgowania i szablony eksportu. Można również użyć InvoiceAPI

Integracja elektronicznego obiegu faktur z systemami ERP możliwa jest do realizacji w ramach wdrożenia. Wdrożenie systemu realizowane może być przez firmę Symfonia lub jedną z wybranych firm partnerskich.

Eksport odbywa się poprzez zaznaczenie faktur i kliknięcie przycisku Eksport. W zależności od wybranego systemu, albo dane zostaną wysłane automatycznie do zintegrowanego systemu ERP, albo zostanie utworzony plik, który następnie należy importować do systemu księgowego.

Faktury wyeksportowane zostają oznaczone w kolumnie ERP, dzięki czemu można odfiltrować te faktury, które nie zostały jeszcze wysłane do ERP. Domyślnie kolumna nie jest widoczna i należy ją włączyć (poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy nazw kolumn i zaznaczenie w menu podręcznym opcji ERP).

Kontrola procesu obiegu

Proces obiegu faktur zakupu można kontrolować na kilka sposobów.

Po otwarciu dokumentu faktury, w zakładce Dokument będzie widoczna ścieżka obiegu wraz z informacjami kto pracował na poszczególnych etapach. Rysunek poniżej przestawia sytuację, w której fakturą przeszła cały proces obiegu i wszystkie etapy zostały zakończone. Jeśli obieg jeszcze trwa, jeszcze trwa, nie będą widoczne informacje o dacie, godzinie i osobie.

Drugim sposobem kontroli są statusy. Aktualny status faktury najwygodniej sprawdzić w folderze WSZYSTKIE. W kolumnie Status znajduje się stosowna informacja. Warto też wrócić uwagę na kolumnę Wykonuje, która zawiera informacje na temat pracownika odpowiedzialnego za realizację danego kroku.