Ustawienia związane z modułem Intranet dostępne są na dwa sposoby:
- należy kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji. W nowym oknie kliknąć zakładkę INTRANET;
- po włączeniu modułu Intranet należy kliknąć przycisk Ustawienia aplikacji, który jest dostępny na pasku narzędziowym.
Niezależnie od wybranej drogi pojawią się dokładnie te same ustawienia, które szerzej opisano w dalszej części artykułu.
Kategorie
Dokumenty publikowane w Intranecie powinny być podzielone na kategorie, które należy uprzednio zdefiniować.
Aby dodać nową kategorię, należy:
- otworzyć okno ustawień modułu Intranet;
- kliknąć OTWÓRZ w sekcji Kategorie;
- w nowym oknie kliknąć Dodaj (zielony plus);
- w nowym oknie uzupełnić pola:
- Nazwa – nazwa kategorii, powinna być sugestywna i czytelna;
- Kategoria nadrzędna – lista rozwijana zawiera wykaz kategorii, które utworzono wcześniej. Jeżeli pole zostanie puste, to utworzona zostanie kategoria pierwszego poziomu (główna). W przypadku wybrania z listy jakieś pozycji, to właśnie tworzona kategoria będzie podkategorią tego, co ustawiono w polu;
- Kolejność – kolejność kategorii na liście;
- Grupa użytkowników mogących zarządzać dokumentami w tej kategorii – domyślnie w tym miejscu ustawiona jest grupa INTRANET – ZARZĄDZANIE. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, to w tym miejscu można dodać inną grupę, której członkowie będą mogli zarządzać dokumentami w ramach nowej kategorii. Wybór ogranicza się do kliknięcia pola i wybrania pozycji z listy;
- Wymaga potwierdzenia przyjęcia/odczytania – włączenie tej opcji wymusi, by każda osoba czytająca dokument z tej kategorii potwierdziła jego przyjęcie. Po wyłączeniu opcji dokumenty z kategorii nie będą wymagać potwierdzenia. Należy zapamiętać, że to domyślne ustawienie, które można zmienić dla konkretnego dokumentu;
- kliknąć ZAPISZ. Nowa kategoria pojawi się na liście.
Każda z kategorii widocznych na liście powyżej może zostać poddana edycji lub usunięta. Wystarczy zaznaczyć pozycję na liście, a potem kliknąć Edytuj lub Usuń. Okno edycji nie różni się niczym od tego, które opisano przy okazji tworzenia nowej kategorii.
Powiadomienia
O tym, że w Intranecie pojawił się nowy dokument, zainteresowani pracownicy są informowani za pomocą powiadomień systemowych lub e-maila. Możliwe jest też wyłączenie powiadomień.
Aby zmienić domyślne powiadomienia, należy:
- otworzyć okno ustawień modułu Intranet;
- kliknąć ZMIEŃ w sekcji Powiadomienia;
- w nowym w polu Kanał powiadomień wybrać z listy jedno z ustawień:
- Powiadomienia systemowe – powiadomienie zostanie wysłane w systemie;
- Wiadomość e-mail – zostanie wysłany e-mail z informacją o pojawieniu się nowego dokumentu;
- Wyłącz powiadomienia – nie zostanie wysłane żadne powiadomienie;
- kliknąć ZAPISZ.
Grupy pracowników
Ustawienie Grupy pracowników pozwala na zarządzanie i tworzenie grup pracowników, którzy będą mieli dostęp do dokumentów udostępnianych w Intranecie. W wykazie widoczne są wyłącznie grupy, które dodano do modułu Intranet lub są powiązane ze strukturą organizacyjną.
Aby utworzyć nową grupę pracowników, należy:
- otworzyć okno ustawień modułu Intranet;
- kliknąć OTWÓRZ w sekcji Grupy pracowników;
- w nowym oknie kliknąć Dodaj (zielony plus);
- w nowym oknie uzupełnić pola:
- Nazwa grupy – nazwa grupy, powinna być jasna i czytelna dla wszystkich osób;
- Komentarz – pozwala na dodanie opisu, który może doprecyzować nazwę grupy;
- Cel grupy – ustawić opcję Agregacja funkcji;
- kliknąć ZAPISZ. Widok okna ulegnie zmianie i pojawią się dodatkowe zakładki, które wymagają działania;
- zakładka Pracownicy – pozwala na dodanie pracowników do grupy;
- w kolumnie Pracownicy należy zaznaczyć opcję;
- kliknąć przycisk ze strzałką skierowaną w prawo;
- osoba przeskoczy do okna Do grupy należ pracownicy;
- zakładka Dziedziczenie praw – pozwala wskazać inną grupę, z której skopiowane zostaną uprawnienia. Warto wybrać grupę, której uprawnienia będą zbliżone do wymagań użytkownika;
- w sekcji Grupy zaznaczyć grupę, której uprawnienia mają zostać skopiowane;kliknąć przycisk ze strzałką skierowaną w prawą stronę;
- grupa przeskoczy do sekcji Grupa dziedziczy z;
- zakładka Prawa do struktury – pozwala powiązać grupę z uprawieniami do struktury;
- na liście należy odszukać i zaznaczyć interesujący element struktury;
- kliknąć zielony plus (Zezwól) lub czerwony minus (Zabroń);
- zakładka Prawa do systemu – pozwala sprawdzić powiązania grupy z konkretnymi uprawieniami w systemie;
- kliknąć ZAPISZ.
Każda z grup widocznych na liście powyżej może zostać poddana edycji lub usunięta. Wystarczy zaznaczyć pozycję na liście, a potem kliknąć Edytuj lub Usuń. Okno edycji nie różni się niczym od tego, które opisano przy okazji tworzenia nowej grupy.
Zaplanowanie zadania
Pozwala na kontrolę ustawień związanych z harmonogramem zadań wykonywanych automatycznie. Chodzi konkretnie o zmiany statusów dokumentów oraz wysyłanie przypomnień z wykazem niepotwierdzonych dokumentów.
Mówiąc o zmianie statusów dokumentów, szczególnie chodzi o datę początku i końca publikacji dokumentu. W takim wypadku status musi zostać zmieniony w zadanym terminie. Za takie działanie odpowiada właśnie harmonogram.
Aby zmienić ustawienia przypomnień, należy:
- otworzyć okno ustawień modułu Intranet;
- kliknąć PRZYPOMNIENIA w sekcji Zaplanowane zadania;
- w nowym oknie:
- Uruchom automatycznie w każdy – pozwala ustawić dni, w które ma być wysyłane powiadomienie. W celu dodania nowego dnia wystarczy kliknąć pole i wybrać z listy odpowiedni dzień. Aby usunąć zbędny dzień, należy kliknąć krzyżyk przy jego nazwie;
- O godzinie – godzina, w której zostanie uruchomiony harmonogram przypominający o niepotwierdzonych dokumentach;
- Wyślij przypomnienia teraz – włączenie tej opcji spowoduje, że po kliknięciu przycisku WYKONAJ zostanie wysłane przypomnienie poza ustalonym harmonogramem;
- kliknąć WYKONAJ.
Aby zmienić ustawienia zmiany statusów, należy:
- otworzyć okno ustawień modułu Intranet;
- kliknąć ZMIANA STATUSU w sekcji Zaplanowane zadania;
- w nowym oknie:
- Uruchom automatycznie w każdy – pozwala ustawić dni, w których ma być dokonana zmiana statusu. W celu dodania nowego dnia wystarczy kliknąć pole i wybrać z listy odpowiedni dzień. Aby usunąć zbędny dzień, wystarczy kliknąć krzyżyk przy jego nazwie;
- O godzinie – godzina, w której zostanie uruchomiona zmiana statusów;
- Zaktualizuj teraz – włączenie tej opcji spowoduje, że po kliknięciu przycisku WYKONAJ zostanie zmieniony status poza ustalonym harmonogramem;
- kliknąć WYKONAJ.
Modyfikując sposób działania harmonogramów, warto mieć na uwadze to, że:
- zmiany statusów – powinny odbywać się nocą, dzięki temu pracownik w chwili rozpoczęcia pracy zawsze będzie miał obowiązujące dokumenty dostępne w Intranecie;
- przypomnienia – warto wysyłać je podczas dnia pracy, wtedy pracownik będzie mógł się do nich odnieść bez zbędnej zwłoki.
Procedura
Pozwala na kontrolę, która procedura obiegu dokumentu jest brana pod uwagę. Użytkownik może wybrać jedną z dostępnych procedur obiegu lub całkowicie wyłączyć konieczność procedowania.
