Nowa instancja systemu Symfonia eDokumenty™ wymaga przygotowania do pracy, które dopasuje właściwości systemu oraz jego składowe do wymagań konkretnej organizacji. Wstępny proces konfiguracji ma na celu ułatwienie tego zadania, ale należy mieć na uwadze, że w każdej chwili wszystkie ustawienia można zmienić, używając narzędzi dostępnych w systemie.
Użytkownik, którego adres e-mail został podany podczas uruchomienia systemu, staje się administratorem – Administrator Systemowy – i to on odpowiada za przygotowanie całości do pracy. Po zalogowaniu się administratora do systemu na pulpicie widoczna będzie ikona Szybki start. Kreator szybkiego uruchomienia w kilku prostych krokach poprowadzi użytkownika przez proces konfiguracji podstawowych elementów systemu oraz wybranych aplikacji.
Osoba odpowiedzialna za przygotowanie systemu do pracy przy pomocy kreatora może wskazać konkretne aplikacje lub obszary, które będą poddane wstępnej konfiguracji. Poza tym proces przygotowania obejmuje również konfigurację wstępną systemu.
Konfiguracja wszystkich punktów nie jest obligatoryjna. Po uruchomieniu systemu w dogodnej chwili można dokończyć konfigurację pozostałych elementów. Wybór należy zatwierdzić, klikając przycisk Dalej.
- Krok 1. Struktura organizacyjna,
- Krok 2. Pracownicy i kategorie spraw,
- Krok 3. Kreator konfiguracji aplikacji,
- Podsumowanie.
Krok 1. Struktura organizacyjna
Struktura organizacyjna to pierwszy z elementów, które należy określić podczas przygotowania systemu do pracy. Kreator pozwala na wybór jednego z kilku gotowych schematów (firma jednoosobowa, zarząd jednoosobowy, zarząd dwuosobowy).
Aby skorzystać z gotowego schematu, należy:
- kliknąć przycisk z nazwą modelu, np. Firma jednoosobowa;
- w nowym okienku z komunikatem potwierdzającym wczytanie odpowiedniego szablonu kliknąć przycisk OK.
Klikając przycisk Otwórz, można zmodyfikować wybraną wcześniej strukturę organizacji lub stworzyć nową.
Szczegółowe instrukcje zarządzania strukturą i dopasowania jej do własnych potrzeb są dostępne w sekcji System / Konfiguracja / Konfiguracja:
- znaczenie struktury organizacyjnej;
- struktura organizacyjna;
- jak poprawnie skonfigurować strukturę organizacyjną w firmie?.
Krok 2. Pracownicy i kategorie spraw
Element Pracownicy i kategorie spraw pozwala na ustawienie powiązań pomiędzy konkretnymi osobami i zajmowanymi przez nie stanowiskami. Dodatkowo możliwe jest przypisanie kategorii spraw do konkretnych działów. Dzięki temu kontrolujemy procedowanie spraw i obieg dokumentów wewnątrz organizacji.
Okno kreatora prezentuje graficzną strukturę firmy. Poszczególne elementy schematu zawierają odnośniki, które pozwalają na podjęcie odpowiednich działań:
- WYBIERZ KATEGORIE – wybór tej opcji pozwala na przypisanie typów spraw do danego działu firmy;
- PRZYDZIEL – wybór tej opcji pozwala na przypisanie konkretnej osoby do danego stanowiska.
Elementy, dla których przypisano obszar lub pracownika, będą zawierały informację o tym działaniu. Nazwisko pracownika pojawi się w schemacie struktury firmy. Natomiast obszary, dla których przydzielono sprawy, będą zawierały graficzny wyróżnik z numerem oddającym liczbę przypisanych elementów.
Po uzupełnieniu obszarów oraz przypisaniu pracowników można przejść do następnego obszaru (klikamy w przycisk DALEJ).
Szczegółowe instrukcje dotyczące kont pracowników oraz modułu spraw dostępne są w sekcji System / Konfiguracja / Konfiguracja. Warto również zapoznać się z poniższymi artykułami:
- konta użytkowników;
- teczki,
- konfiguracja modułu spraw.
Krok 3. Kreator konfiguracji aplikacji
Kreator konfiguracji aplikacji jest etapem, który pomaga w szybki sposób skonfigurować aplikacje wybrane w kroku pierwszym.
Widok okna zależy od tego, jakie aplikacje zostały oznaczone na początku pracy kreatora. Dodatkowo nie wszystkie aplikacje wymagają konfiguracji. Do przeprowadzenia konfiguracji niektórych aplikacji niezbędne jest wykonanie poprzednich kroków – utworzenie struktury organizacyjnej oraz kont użytkowników. W przypadku aplikacji, do których wymagane jest założenie teczek, konieczne jest, aby w strukturze był przynajmniej jeden dział (komórka oznaczona jako dział).
Przy każdej aplikacji widoczne są przyciski URUCHOM i POMIŃ. Pierwszy pozwala na uruchomienie konfiguracji. Drugi umożliwia pominięcie danej aplikacji w procesie konfiguracji. Dopasowanie ustawień pominiętych aplikacji jest możliwe w każdym dogodnym momencie.
Aby zakończyć etap konfiguracji aplikacji i przejść do następnego punktu, należy kliknąć przycisk Dalej.
Szczegółowe instrukcje konfiguracji aplikacji dostępne są w sekcji System / Konfiguracja / Konfiguracja.
Kreator konfiguracji aplikacji Projekty
Kreator ustawień pozwala na ustawienie kluczowych elementów, które wpływają na działanie aplikacji Projekty. Aby dokonać jej konfiguracji, należy:
- kliknąć URUCHOM;
- w pierwszym kroku:
- Wybierz dział ze struktury, w którym powstanie teczka PROJEKTY – należy wskazać dział, w którym założona zostanie teczka na projekty;
- Użyj własnej kategorii dla spraw projektowych – jeżeli specyfika organizacji wymaga unikalnej kategorii spraw projektowych, należy włączyć tę opcję;
- Wybierz własną kategorię dla spraw projektowych – ma związek z opcją Użyj własnej kategorii dla spraw projektowych pozwala na wskazanie odpowiedniej kategorii dla spraw projektowych;
- kliknąć DALEJ;
- w drugim kroku:
- Wybierz dział, w którym powstanie teczka SPRAWY W PROJEKCIE – z listy należy wybrać dział, w którym założona zostanie teczka SPRAWY W PROJEKCIE;
- Użyj własnej kategorii – jeżeli specyfika organizacji wymaga własnych kategorii, należy włączyć tę opcję;
- Wybierz własną kategorię dla spraw w projekcie – ma związek z opcją Użyj własnej kategorii i pozwala na wskazanie własnej kategorii;
- kliknąć Dalej;
- w trzecim kroku:
- Liczba dni – pozwala na określenie liczby dni do końca projektu. Jeżeli wartość zostanie osiągnięta, w systemie zaczną pojawiać się powiadomienia o końcu projektu;
- kliknąć ZAKOŃCZ KONFIGURACJĘ, a potem ZAKOŃCZ.
Kreator konfiguracji aplikacji Delegacje
Kreator ustawień pozwala na ustawienie kluczowych elementów, które wpływają na działanie aplikacji Delegacje. Aby dokonać jej konfiguracji, należy:
- kliknąć URUCHOM;
- kliknąć proces obiegu delegacji, który będzie właściwy dla danej organizacji;
- kliknąć ZAKOŃCZ.
Kreator konfiguracji aplikacji Umowy
Kreator ustawień pozwala na ustawienie kluczowych elementów, które wpływają na działanie aplikacji Umowy. Aby dokonać jej konfiguracji, należy:
- kliknąć URUCHOM;
- w nowym oknie wybrać z listy dział (musi istnieć w strukturze organizacyjnej), w którym zostanie utworzona teczka Umowy;
- kliknąć ZAPISZ.
Kreator konfiguracji obiegu faktur
Kreator ustawień pozwala na ustawienie kluczowych elementów, które wpływają na działanie obiegu faktur. Aby dokonać jej konfiguracji, należy:
- kliknąć URUCHOM;
- w pierwszym kroku:
- kliknąć proces obiegu faktur, który będzie właściwy dla danej organizacji;
- kliknąć DALEJ;
- wybór schematu obiegu faktur będzie wpływać na kolejne kroki, które należy ustawić. W dalszej części instrukcji opisano podstawowy model obiegu faktur;
- w drugim kroku zapoznać się z instrukcją działania obiegu faktur, a potem kliknąć DALEJ;
- w trzecim kroku zdefiniować weryfikację kosztu na etapie opisu merytorycznego. Należy zaznaczyć odpowiednie opcje, które będą odpowiadać potrzebie organizacji, a potem kliknąć DALEJ;
- w kolejnym kroku po zapoznaniu się z informacjami kliknąć DALEJ;
- w kolejnym kroku po zapoznaniu się z informacjami kliknąć DALEJ;
- następny krok wymaga podjęcia decyzji w kwestii:
- weryfikacji faktur, które przekraczają wartość 15 000 zł brutto;
- włączenia zakładki Analiza kosztów;
- włączenia obsługi wpisów do formalnych zatwierdzeń faktur;
- stosowania mechanizmu MPP oraz limitu, powyżej którego mechanizm będzie stosowany;
- kliknąć ZAKOŃCZ.
Zmiany ustawień obiegu faktur możliwe w przyszłości. Wystarczy wybrać Aplikacje, Ustawienia aplikacji, a potem przejść do zakładki FAKTURY ZAKUPU i ŚCIEŻKI PROCESU. Ustawienia opisano w oddzielnym artykule.
Pełna konfiguracja
Kliknięcie przycisku URUCHOM w sekcji Pełna konfiguracja otworzy okno Ustawienia aplikacji. W tym miejscu administrator systemu ma możliwość prowadzenia ustawień dla wszystkich elementów systemu Symfonia eDokumenty, w tym tych dotyczących aplikacji.
Opis ustawień znajduje się w:
- ustawienia systemowe – artykuł;
- konkretne aplikacje – w opisie konkretnej aplikacji znajduje się zakładka Ustawienia, a w niej odpowiednie porady. Dokumentacja dostępna jest w tym miejscu.
Podsumowanie
Ostatnim etapem pracy konfiguratora jest podsumowanie całego procesu. Znajdziemy tutaj informację o pomocy online, płatnym wsparciu oraz naszych mediach społecznościowych.
Praca kreatora zostanie zakończona po kliknięciu ZAKOŃCZ. Na ekranie monitora pojawi się komunikat informujący o pomyślnym zakończeniu procesu konfiguracji. Aby zamknąć okno, należy kliknąć przycisk ROZPOCZNIJ.
Ikona kreatora Szybkie uruchomienie nadal będzie widoczna na pulpicie systemu. W każdej chwili można wrócić do kreatora i uzupełnić kroki, które zostały wcześniej pominięte.