Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Jednym z istotnych wyzwań związanych z korzystaniem z KSeF jest brak powiadomień o nowych fakturach. Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie informuje odbiorcy, że kontrahent wystawił dokument. Oznacza to, że firma sama musi regularnie logować się do portalu i ręcznie sprawdzać, czy pojawiły się tam nowe faktury.
Prowadzi to w praktyce do kilku problemów:
- proces jest czasochłonny i wymaga systematycznej kontroli (organizacja musi ręcznie pobierać faktury);
- łatwo o przeoczenie dokumentu, szczególnie przy dużej liczbie transakcji;
- każde opóźnienie w pobraniu faktury może skutkować problemami z terminowym księgowaniem i odliczeniem VAT;
- istnieje poważne ryzyko przeoczenia faktury, braku jej opłacenia a co za tym idzie trafienia do rejestru dłużników;
- brak wiedzy o wystawionej fakturze oznacza ryzyko naliczenia karnych odsetek lub utraty rabatów handlowych.
Dlatego już na etapie wprowadzenia KSeF w organizacji warto podkreślić, że ręczne pobieranie faktur z KSeF nie jest rozwiązaniem skalowalnym ani bezpiecznym dla płynności finansowej firmy. W dalszej części samouczka pokazano, jak proces ten można zautomatyzować w oparciu o Symfonia eDokumenty, eliminując ryzyko błędów i zapewniając pełną zgodność z przepisami.
Jak wdrożyć automatyczne pobieranie faktur z KSeF do Symfonia eDokumenty
Krok 1. Konfiguracja pobierania faktur z KSeF ministerstwa
Na platformie Symfonia KSeF Plus należy zwrócić szczególną uwagę na konfigurację dostępnych opcji, które mają wpływ na działanie systemu.
- Automatyczne pobieranie faktur – jeśli opcja ta pozostanie wyłączona, faktury nie będą automatycznie pobierane z chmury KSeF do systemów Symfonia KSeF Plus oraz Symfonia eDokumenty. Użytkownik każdorazowo będzie zatem musiał ręcznie uruchomić aplikację Symfonia KSeF Plus i skorzystać z przycisku Pobierz z KSeF. Zaleca się włączenie tej funkcji, co usprawni i zautomatyzuje proces komunikacji pomiędzy systemem KSeF a rozwiązaniami Symfonia.
- Upoważnienie do pobierania faktur przez użytkowników – w przypadku, gdy opcja Automatyczne pobieranie faktur jest wyłączona, należy aktywować uprawnienie pozwalające pracownikom na pobieranie faktur.
- Dzięki temu możliwe będzie ręczne pobranie dokumentów za pomocą przycisku Pobierz z Symfonia KSeF Plus w aplikacji Faktury zakupu.
Na tym etapie system został już skonfigurowany do pobierania faktur z KSeF do Symfonia eDokumenty. Oznacza to, że każda faktura pojawiająca się w KSeF, po krótkim czasie będzie widoczna także w Symfonia eDokumenty — zarówno w aplikacji KSeF, jak i w Faktury zakupu.
Krok 2. Konfiguracja KSeF w Symfonia eDokumenty
Pierwszym krokiem jest prawidłowa konfiguracja obsługi KSeF w Symfonia eDokumenty. Szczegółowy opis tego procesu znajduje się w dedykowanym artykule. W trakcie konfiguracji należy:
- wskazać jednostkę rozliczeniową (jeśli jest wykorzystywana w organizacji);
- podać klucz firmy, który można pobrać z Portalu użytkownika. Instrukcja uzyskania klucza jest dostępna w tym artykule;
- poprawnie skonfigurować uprawnienia, wskazując odpowiednie osoby lub grupy użytkowników. Warto również zadbać o poufność obsługi faktur pracowniczych.
Krok 3. Dodatkowe ustawienia, które wpływają na automatyzację procesu
W tym kontekście należy zwrócić uwagę na reguły rejestracji, umożliwiające przesyłanie faktur do wyznaczonych osób w celu dalszego procedowania. Szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji oraz stosowania reguł rejestracji zostały opisane w odrębnym artykule.
Po wprowadzeniu faktury do aplikacji Faktury zakupu oraz przekazaniu jej odpowiednim osobom należy wdrożyć określone działania związane z obiegiem dokumentu. Ustawienia dotyczące ścieżek obiegu zostały szczegółowo opisane w artykule Procesy i ścieżki obiegu. Natomiast przebieg procesu obiegu przedstawiono w niniejszym opracowaniu. Należy też podkreślić, że tworząc regułę rejestracji można ustawić powiadomienie o dokumencie, które otrzyma osoba odpowiedzialna za dany etap.
Podsumowanie
Automatyzacja pobierania faktur z KSeF i obsługa procesu w Symfonia eDokumenty to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim bezpieczeństwo i ciągłość procesów księgowych. Ręczne logowanie się do zewnętrznego systemu i sprawdzanie nowych dokumentów jest rozwiązaniem podatnym na błędy, które w praktyce mogą prowadzić do poważnych konsekwencji: opóźnień w odliczeniu VAT, utraty rabatów czy nawet naliczenia odsetek za nieterminowe płatności.
Dzięki integracji Symfonii eDokumenty z KSeF:
- faktury są pobierane automatycznie, bez udziału pracownika;
- znika potrzebna szkoleń pracowników z obsługi nowych systemów;
- dokumentacja pozostaje kompletna i aktualna;
- ryzyko pominięcia faktury spada praktycznie do zera;
- księgowość działa w sposób ciągły i zgodny z przepisami;
- firma zyskuje pewność podatkową i lepszą kontrolę nad płynnością finansową.
Wdrożenie takiego rozwiązania pozwala uwolnić zasoby zespołu od żmudnych czynności kontrolnych i skupić się na zadaniach o większej wartości dodanej. Automatyzacja staje się więc nie tylko narzędziem technicznym, ale także elementem strategii biznesowej, który wspiera rozwój i stabilność firmy.