Poufność faktur B2B – jak zabezpieczyć wynagrodzenia w systemie Symfonia

• Wyzwania związane z fakturami B2B,
• Rozwiązania systemowe w Symfonia eDokumenty,
  • Krok 1. Tworzenie dedykowanych typów dokumentów księgowych,
  • Krok 2. Konfiguracja obiegu faktur (rejestracja, opis, akceptacja, weryfikacja),
  • Krok 3. Przypisywanie odpowiednich osób i grup,
  • Krok 4. Tworzenie osobnego dziennika faktur B2B,
  • Krok 5. Integracja z Symfonia eDokumenty,
  • Krok 6. Automatyzacja i kontrola procesu,
• Jak to działa,
• Podsumowanie.

Model współpracy B2B od lat zyskuje na popularności wśród firm i specjalistów działających poza etatem. Przed wdrożeniem KSeF zagadnienie ochrony danych wrażliwych i poufnych na fakturach B2B było stosunkowo łatwiejsze do opanowania, ponieważ informacje te pozostawały rozproszone w różnych narzędziach używanych przez poszczególne firmy. Taka decentralizacja ograniczała ryzyko nieuprawnionego dostępu.

Po wprowadzeniu KSeF sytuacja staje się bardziej złożona. System gromadzi wszystkie faktury w jednym miejscu, co wprawdzie usprawnia rozliczenia i zwiększa automatyzację, ale jednocześnie podnosi ryzyko ujawnienia poufnych danych, takich jak stawki kontraktowe czy szczegółowe informacje finansowe pomiędzy stronami współpracy. W efekcie kwestia ochrony poufności staje się o wiele bardziej istotna i wymaga nowych, bardziej zaawansowanych rozwiązań.

W tym artykule przedstawiamy proste rozwiązania, które pomogą Ci zadbać o poufność faktur B2B w systemie Symfonia eDokumenty. Dzięki nim możesz:

• utworzyć specjalny typ dokumentu księgowego przeznaczony dla faktur B2B;
• skonfigurować dedykowany obieg procesu – od rejestracji, przez opis merytoryczny, akceptację, aż po weryfikację rachunkową;
• przypisać konkretne osoby lub grupy do poszczególnych etapów obsługi faktury, ograniczając tym samym dostęp tylko do uprawnionych użytkowników;
• stworzyć osobny dziennik dla faktur wynagrodzeniowych, aby kwoty nie były widoczne w ogólnym rejestrze dokumentów.

Dzięki prawidłowemu wykorzystaniu tych funkcji masz pełną kontrolę nad poufnością faktur B2B w Symfonii eDokumenty. Pozwala to chronić wrażliwe informacje i zapewnić bezpieczeństwo danych finansowych w Twojej firmie.

Wyzwania związane z fakturami B2B

Najważniejsze wyzwania związane z KSeF, fakturami B2B i zachowaniem poufności to:

• Jawność kwot w zbiorczych dziennikach księgowych – W standardowych dziennikach księgowych wszystkie faktury są gromadzone razem, przez co kwoty wynagrodzeń są dostępne dla wielu osób. Brakuje tam również mechanizmów anonimizacji, co zwiększa ryzyko ujawnienia danych.
• Dedykowany obieg faktur B2B – Typowy proces obsługi dokumentów nie uwzględnia specyfiki faktur B2B, więc trafiają one do osób, które nie zawsze powinny mieć do nich dostęp.
• Brak powiązania procesu z typem dokumentu – Jeśli system nie pozwala powiązać konkretnego obiegu z fakturą B2B, nie da się zautomatyzować procesu przy jednoczesnym zachowaniu poufności.
• Ryzyko konsekwencji organizacyjno-prawnych – Ujawnienie wynagrodzeń może prowadzić do konfliktów w firmie oraz naruszać przepisy o ochronie danych osobowych. W skrajnych przypadkach grożą za to konsekwencje prawne i finansowe.

Aby skutecznie rozwiązać powyższe problemy, warto wybrać rozwiązania, które pozwolą w pełni kontrolować dostęp do faktur i chronić poufne informacje. Symfonia eDokumenty umożliwia wprowadzenie rozwiązań, które spełniają wszystkie te wymagania i zapewniają bezpieczeństwo procesów związanych z obsługą faktur B2B.

Rozwiązania systemowe w Symfonia eDokumenty

Symfonia eDokumenty szczególnie dba o zachowanie poufności podczas obsługi faktur B2B. W ramach wykupionej usługi użytkownik otrzymuje komplet rozwiązań, które umożliwiają skuteczną ochronę poufnych danych na każdym etapie przetwarzania faktur B2B.

Aby w pełni wykorzystać dostępne funkcje i zapewnić bezpieczeństwo informacji, konieczne jest odpowiednie przygotowanie oraz konfiguracja systemu. Poniżej przedstawiono wszystkie niezbędne kroki, które należy podjąć.

Krok 1. Tworzenie dedykowanych typów dokumentów księgowych

Pierwszym krokiem, jaki należy podjąć w systemie Symfonia eDokumenty, jest utworzenie odpowiednich typów dokumentów księgowych. Dla zapewnienia prawidłowego przebiegu procesu warto zdefiniować następujące typy:

• faktura B2B,
• korekta faktury B2B.

Aby utworzyć nowy typ dokumentu księgowego, należy wykonać następujące kroki:

1. Kliknąć Aplikacje i wybrać Ustawienia aplikacji.
2. W nowo otwartym przejść do zakładki SŁOWNIKI w sekcji FAKTURY ZAKUPU.
3. Kliknąć OTWÓRZ przy opcji Typy dokumentów księgowych.

Sam proces tworzenia nowego typu dokumentu księgowego omówiono w oddzielnym artkule. Dodając nowy typ dokumentu księgowego należy zwrócić uwagę na opcje:

• Opis,
• Kod,
• Typ dokumentu,
• Domyślny rejestr VAT,
• Jednostka rozliczeniowa.

Krok 2. Konfiguracja obiegu faktur (rejestracja, opis, akceptacja, weryfikacja)

Następnym krokiem jest utworzenie oraz skonfigurowanie dedykowanej ścieżki procesu obiegu. Dzięki temu cały proces zostanie dopasowany do indywidualnych potrzeb organizacji i pozwoli niezależny obieg określonych typów dokumentów księgowych. Takie podejście wpłynie bezpośrednio od poprawę poufności faktur B2B.

Aby utworzyć i skonfigurować dedykowany proces obiegu, należy:

1. Kliknąć Aplikacje i wybrać Ustawienia aplikacji,
2. Przejść do zakładki ŚCIEŻKI PROCESU w sekcji FAKTURY ZAKUPU,
3. Kliknąć Nowy proces obiegu i wybrać opcję Proces automatyczny,
4. W nowym oknie:
   • wprowadzić nazwę procesu,
   • wskazać typy dokumentów księgowych (te utworzone w kroku 1.),
   • określić poszczególne etapy obiegu.
5. Po kliknięciu ZAPISZ nowy proces pojawi się na liście.

Szczegółowy opis zarządzania procesami obiegu został przedstawiony w osobnym artykule, w którym omówiono wszystkie dostępne opcje i możliwości.

Krok 3. Przypisywanie odpowiednich osób i grup

Po utworzeniu nowego procesu obiegu niezwykle istotne jest przypisanie odpowiednich osób do poszczególnych etapów. Mając na uwadze poufność faktur B2B, należy szczególnie zwrócić uwagę na to, które osoby są wyznaczone do realizacji poszczególnych etapów procesu. Na etapie konfiguracji można wskazać konkretne osoby (tak jak w opisie) lub grupy.

Aby dopasować osoby do konkretnych etapów, należy kliknąć ikonę ołówka znajdującą się obok każdego z etapów.

Na etapie OPIS MERYTORYCZNY w zakładce KONFIGURACJA ETAPU należy wprowadzić następujące zmiany:

• W polu Reguła wyboru osoby na tym etapie ustawić opcję Wybrani pracownicy,
• W polu Pracownicy kliknąć i wybrać konkretną osobę lub osoby odpowiedzialne za realizację tego etapu.

Na etapie AKCEPTACJA w zakładce KONFIGURACJA ETAPU należy wprowadzić następujące zmiany:

• W polu Reguła wyboru osoby na tym etapie ustawić opcję Wybrani pracownicy,
• W polu Pracownicy kliknąć i wybrać konkretną osobę lub osoby odpowiedzialne za realizację tego etapu.

Na etapie WERYFIKACJA RACHUNKOWA, w zakładce KONFIGURACJA ETAPU, należy zwrócić uwagę, że domyślnie przypisana jest grupa FAKTURY – Księgowość, obejmująca wszystkich pracowników działu księgowości. Jeśli chcemy ograniczyć dostęp do faktur B2B na tym etapie, warto rozważyć utworzenie nowej, dedykowanej grupy z wybranymi pracownikami.

Opisana powyżej procedura obiegu stanowi jedynie przykład. Użytkownik może samodzielnie tworzyć własne procedury i dostosowywać kolejne etapy do specyfiki organizacji. Ważne jest, aby na każdym etapie procesu przypisać odpowiednie osoby lub grupy odpowiedzialne za realizację zadań. W przypadku małych firm można oprzeć obieg na konkretnych pracownikach. Natomiast w dużych organizacjach zaleca się korzystanie z grup, co pozwala skutecznie rozwiązać problemy związane z absencją chorobową czy obsługą dużej liczby faktur B2B.

Szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji procesu obiegu oraz jego ustawień znajdują się w oddzielnym artykule.

Krok 4. Tworzenie osobnego dziennika faktur B2B

Ważnym elementem zapewnienia pełnej poufności obsługi faktur B2B jest utworzenie i odpowiednia konfiguracja osobnego dziennika. Pominięcie tego kroku spowoduje, że faktury B2B trafią do domyślnego dziennika, gdzie będą dostępne dla szerokiego grona osób, które niekoniecznie powinny mieć wgląd w dokumenty poufne.

Proces zarządzania dziennikami został szczegółowo opisany w oddzielnym artykule, natomiast poniżej przedstawiono skróconą instrukcję.

Aby utworzyć dziennik dla faktur poufnych, należy wykonać następujące kroki:

1. Kliknąć Aplikacje i wybrać Ustawienia aplikacji,
2. W nowym oknie przejść do zakładki SYSTEMOWE i kliknąć OTWÓRZ przy opcji Dzienniki,
3. Kliknąć Nowy i skonfigurować dziennik zgodnie z potrzebami organizacji. Kluczowe ustawienia przedstawiono na poniższym zrzucie ekranu.

Po zapisaniu nowego dziennika należy wylogować się z systemu, a następnie ponownie zalogować, aby zmiany zostały prawidłowo uwzględnione.

Krok 5. Integracja z Symfonia eDokumenty

W ramach piątego kroku należy utworzyć i skonfigurować mapę dzienników. Dzięki temu system będzie wiedział, że dany typ faktur powinien być automatycznie rejestrowany w odpowiednim dzienniku.

Aby skonfigurować mapę dzienników, należy wykonać następujące czynności:

1. Kliknąć Aplikacje i wybrać Ustawienia aplikacji,
2. W nowym oknie przejść do zakładki MAPA DZIENNIKÓW w sekcji FAKTURY ZAKUPU,
3. Kliknąć Nowy i uzupełnić pola zgodnie ze wzorem przedstawionym na poniższym rysunku.

Kluczowe ustawienia to:

• Dziennik – w tym polu należy wskazać dziennik utworzony w poprzednim kroku,
• Typy dokumentów księgowych – należy wybrać wcześniej utworzone typy dokumentów B2B, czyli faktury zakupu oraz korekty faktur zakupu.

Szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji map dzienników zostały opisane w oddzielnym artykule.

W ramach omawianego kroku należy dodatkowo sprawdzić i włączyć opcję anonimizacji danych w dzienniku. Aby to zrobić, należy:

1. Kliknąć Aplikacje, a następnie wybrać Ustawienia aplikacji,
2. W sekcji Faktury zakupu przejść do zakładki Konfiguracja,
3. Aktywować opcję Czy dane w dzienniku poufnym mają być zanonimizowane?.

Krok 6. Automatyzacja i kontrola procesu

Ostatnim krokiem jaki należy wykonać jest utworzenie reguł rejestracji, które zadbają o automatyzację procesu oraz o jego pełną poufność.

Aby utworzyć regułę rejestracji, należy:

1. Kliknąć Aplikacje a potem wybrać Ustawienia aplikacji,
2. Przejść do zakładki REGUŁY REJESRACJI w sekcji FAKTURY ZAKUPU,
3. Kliknąć przycisk plusa i w nowym oknie wskazać jednostkę rozliczeniową oraz osobę,  która będzie rozwiązywać konflikty,
4. Kliknąć KONFIGURUJ i w nowym oknie utworzyć regułę. Sam proces tworzenia reguł szerzej omówiono w oddzielnym artykule, który warto przeczytać z uwagi na specyfikę działania reguł.

Należy zwrócić uwagę na następujące opcje:

• Sprzedawca – osoba wystawiająca fakturę. Jeśli sprzedawca nie istnieje w systemie, należy go dodać w module Klienci, a następnie wybrać z listy w omawianym polu.
• Reguła – wybierz opcję Rejestracja faktury.
• Akcja – wybierz opcję Ustaw parametry faktury.
• Wybierz pracownika rejestrującego – wskaż osobę odpowiedzialną za rejestrację faktur. Opcja ta może być stosowana zamiennie z polem Wybierz grupę osób rejestrujących.
• Wybierz grupę osób rejestrujących – wskaż grupę odpowiedzialną za rejestrację faktur. Opcja ta może być stosowana zamiennie z polem Wybierz pracownika rejestrującego.
• Wybierz typ dokumentu księgowego faktury zakupu – z listy wybierz wcześniej utworzony typ dokumentu księgowego dla faktury zakupu.
• Ustaw typ dokumentu księgowego faktury zakupu – z listy wybierz wcześniej utworzony typ dokumentu księgowego dla faktury zakupu.
• Ustaw typ dokumentu księgowego korekty faktury zakupu – z listy wybierz wcześniej utworzony typ dokumentu księgowego dla korekty faktury zakupu.
• Ustaw poufność na fakturze – włączyć opcję nadania poufności fakturze B2B.

Należy pamiętać, że reguły powinny zostać utworzone dla każdego pracownika rozliczającego się w ramach faktury B2B. Każdą regułę warto dokładnie przemyśleć i zweryfikować, aby uniknąć potencjalnych konfliktów oraz problemów w procesie obsługi dokumentów. Specyfika działania reguł rejestracji została szczegółowo opisana w dedykowanym artykule. Jego lektura jest zalecana, aby prawidłowo skonfigurować usługę.

Jak to działa

Po prawidłowym skonfigurowaniu procesu obsługi faktur B2B, każdy dokument wprowadzony do systemu (np. pobrany z KSeF) zostanie automatycznie:

• ustawiony typ dokumentu księgowego,
• przypisany do wskazanej osoby rejestrującej,
• objęty odpowiednią procedurą obiegu,
• zarejestrowany w właściwym dzienniku,
• oznaczony klauzulą poufności.

Po zarejestrowaniu dokumentu zostanie mu nadany numer właściwy dla wybranego dziennika, a następnie uruchomiona zostanie ścieżka obiegu dedykowana poufnym fakturom B2B. Szczegółowe informacje dotyczące tego procesu są dostępne w zakładce Dokument zarejestrowanej faktury.

Podgląd faktury w dzienniku będzie zanonimizowany – nie zostaną wyświetlone kwoty, dane wystawcy, opis ani numer dokumentu.

Jak pokazuje powyższy przykład, faktura B2B pozostaje poufna i osoby nieupoważnione nie uzyskają do niej dostępu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku KSeF kluczowe znaczenie ma kontrola dostępu do aplikacji. Jeśli w tym module zostaną przypisane nadmiarowe osoby, będą one miały możliwość wglądu w poufne faktury B2B.

Podsumowanie

Symfonia eDokumenty pozwala uporządkować i zabezpieczyć proces obsługi faktur B2B, eliminując ryzyko ujawnienia poufnych informacji. Dzięki dedykowanym typom dokumentów, osobnym dziennikom oraz kontroli dostępu organizacja zyskuje większe bezpieczeństwo, efektywność i zaufanie współpracowników. To rozwiązanie, które nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale także realnie podnosi standard ochrony danych – co czyni zakup Symfonia eDokumenty decyzją w pełni uzasadnioną biznesowo.

Wdrożenie Symfonia eDokumenty w obiegu faktur B2B zapewnia:

• Pełną poufność danych – faktury wynagrodzeniowe są chronione przed dostępem osób nieupoważnionych.
• Automatyzację procesu – dokumenty trafiają do właściwych osób i dzienników bez ryzyka błędów manualnych.
• Przejrzystość i kontrolę – jasno zdefiniowane etapy obiegu zwiększają bezpieczeństwo i ułatwiają zarządzanie.
• Skalowalność – rozwiązanie sprawdza się zarówno w małych firmach (przypisanie konkretnych osób), jak i w dużych organizacjach (dedykowane grupy).
• Zgodność z regulacjami – minimalizacja ryzyka naruszenia ochrony danych i tajemnicy przedsiębiorstwa.

W ramach podsumowania należy pamiętać, że wdrożenie poufnego obiegu faktur B2B w systemie Symfonia eDokumenty wymaga kilku kluczowych działań:

1. Utworzenie dedykowanych typów dokumentów
   • Oddzielne typy dla faktur zakupu B2B oraz korekt faktur zakupy B2B.
   • Dzięki temu system rozpoznaje dokumenty wymagające szczególnej ochrony.
2. Konfiguracja obiegu procesowego
   • Zdefiniowanie etapów: rejestracja, opis merytoryczny, akceptacja, weryfikacja rachunkowa, etc.
   • Przypisanie konkretnych osób lub grup do każdego etapu.
3. Kontrola dostępu
   • Utworzenie dedykowanych grup księgowych B2B.
   • Ograniczenie widoczności dokumentów tylko do osób uprawnionych.
4. Stworzenie osobnego dziennika faktur B2B
   • Oddzielenie od dziennika ogólnego, aby uniknąć ujawniania kwot i danych.
   • Włączenie opcji anonimizacji (brak kwot, brak danych sprzedawcy, brak numeru).
5. Mapowanie dzienników i reguły rejestracji
   • Powiązanie typów dokumentów z odpowiednim dziennikiem.
   • Automatyzacja procesu rejestracji i eliminacja błędów manualnych.

Na koniec przygotowaliśmy pomocne wskazówki, które uczynią proces wdrożenia wygodniejszym i bardziej intuicyjnym.

• Rozpocznij od analizy potrzeb – oceń, ilu pracowników faktycznie powinno mieć dostęp do faktur B2B i na jakich etapach.
• W małych firmach – przypisz konkretne osoby do etapów procesu, co zapewni pełną kontrolę.
• W dużych organizacjach – korzystaj z grup, aby uniknąć problemów związanych z absencją chorobową czy dużą liczbą dokumentów.
• Dbaj o anonimizację – włącz opcję ukrywania danych w dzienniku, aby poufne informacje nie były widoczne w podglądzie.
• Regularnie weryfikuj uprawnienia – sprawdzaj, czy do modułu KSeF i dziennika importu nie mają dostępu osoby niepowołane.
• Dokumentuj proces – przygotuj wewnętrzne instrukcje dla pracowników, aby każdy wiedział, jak obsługiwać faktury poufne.