Od 2025 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowym narzędziem dla przedsiębiorców w Polsce. Oznacza to, że wszystkie faktury sprzedaży i zakupu muszą być wystawiane, przesyłane oraz odbierane w formie elektronicznej poprzez centralny system Ministerstwa Finansów.
Dla wielu firm oznacza to konieczność dostosowania procesów księgowych i finansowych. Symfonia – producent oprogramowania do zarządzania finansami – oferuje eDokumenty oraz Finanse i Księgowość (FK), które wspólnie z KSeF tworzą spójny przepływ pracy. Proces przepływu faktur między KSeF -> eDokumenty -> FK można podzielić następująco:
- Wystawienie faktury w KSeF – dokument trafia do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.
- Pobranie faktury z KSeF Ministerstwa – dzięki Symfonia KSeF Plus faktury są automatycznie pobierane.
- Import do eDokumentów – Symfonia eDokumenty pobiera faktury i udostępnia je w module Faktur zakupu.
- Obsługa w eDokumentach – użytkownik może zweryfikować dane, opisać i zaakceptować dokument i finalnie wyeksportować go do programu księgowego.
- Integracja z FK – zatwierdzona i wyeksportowana faktura automatycznie trafia do modułu Finanse i Księgowość, gdzie jest księgowana zgodnie z planem kont.
Celem tego artykułu jest pokazanie, jak wygląda przepływ faktur pomiędzy KSeF – eDokumenty – FK i przedstawienie pełnej ścieżki obiegu faktury: od momentu jej wystawienia w KSeF, poprzez import i obsługę w module eDokumenty, aż po zaksięgowanie w FK.
Dzięki temu użytkownik:
- zrozumie rolę poszczególnych elementów systemu,
- pozna korzyści płynące z integracji,
- przygotuje się do praktycznych kroków opisanych w dalszych częściach samouczka.
Przygotowanie środowiska
Aby możliwe było pobieranie faktur z KSeF do systemu Symfonia eDokumenty oraz ich dalsze przekazywanie do modułu Symfonia Finanse i Księgowość, konieczna jest jednorazowa konfiguracja, obejmująca kilka etapów.
Krok 1. Konfiguracja KSeF w Symfonia eDokumenty
Pierwszym krokiem jest prawidłowa konfiguracja obsługi KSeF w Symfonia eDokumenty. Szczegółowy opis tego procesu znajduje się w dedykowanym artykule. W trakcie konfiguracji należy:
- wskazać jednostkę rozliczeniową (jeśli jest wykorzystywana w organizacji);
- podać klucz firmy, który można pobrać z Portalu użytkownika. Instrukcja uzyskania klucza jest dostępna w tym artykule;
- poprawnie skonfigurować uprawnienia, wskazując odpowiednie osoby lub grupy użytkowników.
Podczas konfiguracji warto zwrócić szczególną uwagę na opcje dostępne w sekcji Ustawienia, wśród których znajdują się między innymi:
- Import pozycji faktury zakupu/korekty faktury zakupu — umożliwia określenie, czy podczas importu faktury zakupu lub jej korekty poszczególne pozycje mają być odczytywane i dodawane do dokumentu faktury. Domyślnie pozycje towarowe nie są importowane. Aktywacja tej funkcji wymaga posiadania pakietu obsługi pozycji na dokumentach; w przeciwnym wypadku pozycje nie będą dostępne do wykorzystania;
- Import faktur sprzedaży — umożliwia określenie, czy podczas importu z KSeF mają być pobierane faktury sprzedaży lub ich korekty. Domyślnie import faktur sprzedaży jest wyłączony;
- Import faktur zakupu według typu kontrahenta — w portalu Symfonia KSeF kontrahentowi można przypisać typ kosztowy lub handlowy. Dzięki temu ustawieniu możliwe jest ograniczenie pobierania faktur zakupu do wskazanego typu kontrahenta. Dostępne są następujące ustawienia:
- Wszystkie typy — pobierane są faktury zakupy wszystkich typów kontrahentów. Jest to zalecane ustawienie;
- Nieokreślone — pobierane są wyłącznie faktury zakupu dla kontrahentów, dla których nie ustawiono typu;
- Kosztowy — pobierane są faktury zakupu dla kontrahentów typu kosztowy;
- Handlowy — pobierane są faktury zakupu dla kontrahentów typu handlowy;
- Kosztowy i Handlowy — pobierane są faktury zakupu dla kontrahentów typu kosztowy oraz handlowy.
Krok 2. Konfiguracja pobierania faktur z KSeF ministerstwa
Na platformie Symfonia KSeF Plus należy zwrócić szczególną uwagę na konfigurację dostępnych opcji, które mają wpływ na działanie systemu.
- Automatyczne pobieranie faktur – jeśli opcja ta pozostanie wyłączona, faktury nie będą automatycznie pobierane z chmury KSeF do systemów Symfonia KSeF Plus oraz Symfonia eDokumenty. W takiej sytuacji użytkownik każdorazowo musi ręcznie uruchomić aplikację Symfonia KSeF Plus i skorzystać z przycisku Pobierz z KSeF. Zaleca się włączenie tej funkcji, aby usprawnić i zautomatyzować proces komunikacji pomiędzy systemem KSeF a rozwiązaniami Symfonia.
- Upoważnienie do pobierania faktur przez użytkowników – w przypadku, gdy opcja Automatyczne pobieranie faktur jest wyłączona, należy aktywować uprawnienie pozwalające pracownikom na pobieranie faktur. Dzięki temu możliwe będzie ręczne pobranie dokumentów za pomocą przycisku Pobierz z Symfonia KSeF Plus w aplikacji Faktury zakupu.
Na tym etapie system został już skonfigurowany do pobierania faktur z KSeF do Symfonia eDokumenty. Oznacza to, że każda faktura pojawiająca się w KSeF, po krótkim czasie będzie widoczna także w Symfonia eDokumenty — zarówno w aplikacji KSeF, jak i w Faktury zakupu.
W tym kontekście należy zwrócić uwagę na reguły rejestracji, umożliwiające przesyłanie faktur do wyznaczonych osób w celu dalszego procedowania. Szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji oraz stosowania reguł rejestracji zostały opisane w odrębnym artykule.
Po wprowadzeniu faktury do aplikacji Faktury zakupu oraz przekazaniu jej odpowiednim osobom należy wdrożyć określone działania związane z obiegiem dokumentu. Ustawienia dotyczące ścieżek obiegu zostały szczegółowo opisane w artykule Procesy i ścieżki obiegu. Natomiast przebieg procesu obiegu przedstawiono w niniejszym opracowaniu.
Zakończenie procedowania faktury powoduje nadanie jej statusu Zakończono. W tym momencie użytkownik powinien wybrać opcję Eksport ERP. Proces eksportu opisano w oddzielnym artykule. Należy jednak pamiętać, że do działania eksportu konieczne jest jego wcześniejsze ustawienie, które opisano w kroku 3.
Krok 3. Konfiguracja Eksportera do Finanse i Księgowość
Po ustawieniu pobierania faktur z KSeF do Symfonia eDokumenty należy zadbać o to, aby faktura po zakończeniu procesu obiegu mogła trafić do aplikacji Symfonia Finanse i Księgowość. W tym celu konieczne jest skonfigurowanie narzędzia o nazwie Eksporter.
Przygotowanie Eksportera do współpracy z Symfonia Finanse i Księgowość zostało omówione w oddzielnej części pomocy, dostępnej w tym miejscu. Należy zadbać o to, by proces komunikacji odbywał się z wykorzystaniem szyny danych.
Po wprowadzeniu zmian w Symfonia eDokumenty konieczne jest również przygotowanie aplikacji Symfonia Finanse i Księgowość. Ten etap opisano w osobnym artykule.
Przepływ faktur na linii KSeF, Symfonia eDokumenty oraz Symfonia Finanse i księgowość
Po poprawnej konfiguracji KSeF, Symfonia eDokumenty oraz Symfonia Finanse i Księgowość cały proces przebiega w następujący sposób:
- Faktura trafia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
- Z KSeF faktura jest pobierana do Symfonia KSeF Plus i niemal natychmiast przekazywana do aplikacji Faktury zakupu.
- W aplikacji Faktury zakupu następuje:
- rejestracja faktury,
- obieg zgodny z ustaloną ścieżką,
- po zakończeniu obiegu faktura otrzymuje status Zakończono.
- Po kliknięciu przycisku Eksport ERP w aplikacji Faktury zakupu faktura zostaje przesłana do Symfonia Finanse i Księgowość.
W aplikacji Faktury zakupu w kolumnie ERP obok faktury pojawi się informacja o tym, że faktura została wyeksportowana do systemu ERP. Dodatkowo w kolumnie (i) będzie widoczna kolejna ikona FKF. Gdy kursor myszy zostanie umieszczony nad ikoną, pojawi się chmurka z informacją o statusie faktury.
W aplikacji Faktury zakupu w kolumnie ERP obok faktury pojawi się informacja, że dokument został wyeksportowany do systemu ERP. Dodatkowo w kolumnie (i) widoczna będzie ikona FKF. Po umieszczeniu kursora myszy nad ikoną wyświetli się chmurka z informacją o statusie faktury.
Proces obsługi faktury w Symfonia Finanse i Księgowość został szczegółowo opisany w sekcji pomocy dedykowanej temu narzędziu. Materiały pomocnicze dostępne są w tym miejscu.
Podsumowanie
Wdrożenie przepływu dokumentów między KSeF a Symfonia eDokumenty, Symfonia Finanse i księgowość to znaczące usprawnienie obiegu faktur, które zwiększa efektywność, bezpieczeństwo i przejrzystość procesów finansowo–księgowych. Firmy rozpoczynające pracę z KSeF powinny skupić się na solidnej konfiguracji i stopniowym wdrażaniu procesów, aby w pełni wykorzystać potencjał integracji. Kluczowe korzyści płynące z wdrożenia to:
- Automatyzacja obiegu faktur – system umożliwia pobieranie faktur z KSeF, ich weryfikację oraz automatyczne przekazywanie do modułu finansowo–księgowego, co znacząco redukuje czas i nakład pracy. Zyski są tym większe, im więcej faktur wymaga przetworzenia.
- Spójna integracja z Symfonią Finanse i księgowość – dane dokumentów są eksportowane poprzez szynę danych, dzięki czemu w systemie księgowym pojawia się pełna informacja o fakturze wraz z odnośnikiem do eDokumentów. Sam proces jest szybki i pozbawiony ryzyka błędów.
- Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – bezpieczne połączenie z Ministerstwem Finansów gwarantuje zgodność z wymogami KSeF, zapewnia szybkie pobieranie dokumentów oraz ich poprawność.
- Elastyczność w zarządzaniu dokumentami – możliwość ukrywania, ponownego eksportu czy cofnięcia dokumentu daje kontrolę nad obiegiem i pozwala uniknąć błędów w księgowaniu.
- Przejrzystość statusów – system pokazuje, czy faktura została wyeksportowana, pobrana, ukryta czy usunięta, co ułatwia monitorowanie całego procesu.