Dodatkowe możliwości

Moduł Produkty posiada szereg dodatkowych możliwości, które szerzej opisano na kolejnych kartach sekcji pomocy. Wśród dostępnych możliwości znaleźć można:

• wsparcie dla obsługi walut;
• kreator importu bazy produktów;
• grupy produktowe;
• statusy produktów;
• zbiorcze ustawianie cech;
• eksport do pliku XLS,
• arkusz inwentaryzacyjny;

Waluty

Waluty zdefiniowane w słowniku walut wyświetlane są między innymi na liście Waluta podczas dodawania nowego produktu. Panel zarządzania walutami jest dostępny na dwa sposoby:

• po kliknięciu ikony Waluty na pasku narzędzi w oknie głównym modułu Produkty;
• z poziomu Ustawienia aplikacji, zakładka PŁATNOŚCI/SŁOWNIKI po kliknięciu przycisku OTWÓRZ przy opcji Waluty.

Kwestie związane z ustawieniem walut zostały szerzej opisane w oddzielnym artykule.

Import bazy produktów

Moduł Produkty pozwala na hurtowe wprowadzenie większej liczby produktów. Rozwiązanie to jest przydatne w sytuacji, kiedy baza produktów znajduje się na przykład w arkuszu kalkulacyjnym i zaistnieje potrzeba zaimportowania jej do systemu Symfonia eDokumenty^TM.

Import jest możliwy z pliku CSV, który można stworzyć w każdym arkuszu kalkulacyjnym. Widok przykładowego arkusza znajduje się poniżej. Pierwszy wiersz zawiera nagłówki, każdy kolejny to jeden produkt. W kolejnych kolumnach znajduje się nazwa, kod, cena netto, stawka VAT, waluta, jednostka i grupa.

Pełen wykaz danych, które może zawierać arkusz znajduje się poniżej:

• Symbol;
• Nazwa;
• Opis;
• Jednostka miary;
• Ilość;
• Ilość min.;
• Cena netto;
• Stawka VAT;
• Koszt zakupu;
• Marża;
• Waluta;
• ID grupy produktów;
• Symbol grupy produktów;
• ID dostawcy (contid);
• Inne własne cechy.

Wartości wpisane w kolumnach mapowanych na pola: jednostki, stawka VAT, waluta, grupa i tak dalej, muszą pokrywać się z wartościami słownikowymi w systemie! W przeciwnym wypadku produkt zostanie zaimportowany z wartościami domyślnymi zastępującymi brakujące lub nieistniejące w systemie wartości. W przypadku grup nie ma znaczenia poziom zagłębienia – wystarczy podać nazwę lub symbol podgrupy bez podawania nazwy grupy nadrzędnej.

Importowane mogą być także dane do pól typu input i select w zakładce Cechy. Nazwy tych pól znajdują się na dole listy w sekcji Powiązania i są zgodne ze zdefiniowanymi cechami.

Aby zaimportować arkusz z produktami, należy:

1. przygotować plik CSV zgodny z wytycznymi powyżej;
2. włączyć moduł Produkty;
3. kliknąć Akcje i wybrać Importuj produkty;

4. w nowym oknie:
   • Plik – kliknąć przycisk z trzema kropkami, w nowym oknie odszukać i wskazać plik CSV, kliknąć Otwórz;
   • Separator kolumn – ustawić separator rozdzielający poszczególne dane w pliku CSV, zwykle jest to średnik, ale warto się upewnić;
   • Separator tekstu – ustawić separator ograniczający dane tekstowe, zwykle jest to podwójny cudzysłów, ale warto się upewnić;
   • Kodowanie – ustawić stronę kodową dla polskich znaków użytych w pliku CSV;
   • kliknąć Dalej;

5. następny krok wymaga powiązania danych z pliku CSV z polami w bazie. W sekcji Podgląd importowanego pliku należy złapać nagłówek, przeciągnąć do go sekcji Powiązania i upuścić w kolumnie Powiązania przy odpowiednim polu. W ten sposób należy powiązać wszystkie dane;

6. w sekcji parametry:
   • Zacznij od wiersza – ustawić numer wiersza, od którego zaczynają się dane. Jeżeli arkusz zawiera nagłówki, to zapewne należy ustawić wartość 2;
   • Domyślny typ – jeżeli dla danego produktu nie zostanie zapisany typ, to domyślnie przypisana zostanie wartość ustawiona w tym polu;
   • Domyślna grupa – jeżeli dla danego produktu nie zostanie określona grupa produktowa, to domyślnie przypisana zostanie wartość ustawiona w tym polu;
   • Domyślna j.m. – jeżeli dla danego produktu nie zostanie określona jednostka miary, to domyślnie przypisana zostanie wartość ustawiona w tym polu;
   • Domyślny VAT – jeżeli dla danego produktu nie zostanie zdefiniowany VAT, to domyślnie przypisana zostanie wartość ustawiona w tym polu;
   • Domyślna waluta – jeżeli dla danego produktu nie zostanie określona waluta, to domyślnie przypisana zostanie wartość ustawiona w tym polu;
7. kliknąć Importuj, po chwili na ekranie pojawi się okno z podsumowaniem całej operacji. Raport zawiera informacje na temat całkowitej liczby wierszy, dodanych produktów oraz ewentualnych błędów;

8. kliknąć Zamknij. Nowe produkty pojawią się w oknie modułu.

Grypy produktowe

Użytkownik modułu Produkty w celu ułatwienia sobie pracy i wygodniejszego zarządzania produktami może skorzystać z grup produktowych. Rozwiązanie to pozwala na dodatkową kategoryzację, która poprawia porządek w katalogu produktów.

Aby dodać nową grupę produktową, należy:

1. kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w zakładce SYSTEMOWE przejść do sekcji BUSINESS i kliknąć przycisk OTWÓRZ przy opcji Grupy produktów;

3. w nowym oknie kliknąć Nowa i w kolejnym oknie uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
   • Element nadrzędny – pozwala ustawić grupę nadrzędną. Wybór wymaga wskazania pozycji na liście;
   • Nazwa – nazwa grupy;
   • J. m. – należy określić domyślną jednostkę miary dla danej grupy produktowej;
   • Priorytet – pozwala określić priorytet grupy, im niższa wartość, tym wyższy priorytet;
   • Symbol – wprowadzić symbol produktu;

4. kliknąć ZAPISZ. Nowa grupa pojawi się na liście.

Aby usunąć istniejącą grupę produktową, należy:

1. włączyć narzędzie zarządzania grupami;
2. zaznaczyć grupę na liście i kliknąć Usuń;

3. w oknie komunikatu kliknąć TAK, aby potwierdzić zamiar usunięcia grupy.

Aby edytować istniejącą grupę produktową, należy:

1. włączyć narzędzie zarządzania grupami;
2. zaznaczyć grupę na liście i kliknąć Edycja;

3. w nowym oknie możliwa jest zmiana tych samych ustawień, które były omawiane podczas opisu tworzenia nowej grupy;
4. dodatkowa opcja UPRAWNIENI pozwala na przypisanie grupy do konkretnych pracowników.

Produkty można dodać do grupy pojedynczo lub hurtem.

Aby hurtem przypisać kilka produktów do grupy, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. na liście zaznaczyć kilka pozycji – wcisnąć i przytrzymać Ctrl, a następnie zaznaczać kolejne produkty;
3. kliknąć prawym przyciskiem zaznaczone pozycje i z menu podręcznego wybrać Ustaw grupę;

4. w nowym oknie w polu Grupa wybrać odpowiednią grupę z listy i kliknąć USTAW. Kliknąć TAK, aby potwierdzić zamiar wprowadzenia zmiany. Grupy zostaną ustawione dla produktów.

Aby ustawić grupę dla pojedynczego produktu, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. odszukać produkt na liście i poddać go edycji;
3. w nowym oknie w polu Grupa wybrać z listy odpowiednią grupę;

4. kliknąć Zapisz.

Jeżeli zajdzie potrzeba usunięcia produktu z grupy, użytkownik ma dwie możliwości:

• ustawić inną grupę i w ten sposób nadpisać poprzednie ustawienia;
• poddać edycji produkt i w polu Grupa obok ustawionej grupy kliknąć krzyżyk.

Status produktów

Moduł Produkty przewiduje sytuację, że dany produkt chwilowo może być niedostępny, mimo że posiada on dodatni stan magazynowy. W takim wypadku użytkownik może zmienić status produktu na Nieaktywny.

Aby hurtem ustawić status produktów, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. na liście zaznaczyć kilka pozycji – wcisnąć i przytrzymać Ctrl, a następnie klikać kolejne produkty;
3. kliknąć prawym przyciskiem zaznaczone pozycje i z menu podręcznego wybrać Ustaw status;

4. w nowym oknie w polu Status wybrać odpowiednio Aktywny lub Nieaktywny w zależności potrzeb. Kliknąć Ustaw status, a potem TAK, by potwierdzić operację;

5. nowy status zostanie ustawiony, a produkty na liście zostaną lekko wyszarzone. Dodatkowo za pomocą filtrów będzie można je ukryć lub wyświetlić.

Aby zmienić status dla pojedynczego produktu, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. odszukać produkt na liście i poddać go edycji;
3. w nowym oknie w polu Status wybrać z listy odpowiednią wartość;

4. kliknąć Zapisz.

Zbiorcze ustawianie cech

Użytkownik modułu Produkty ma możliwość wygodnego hurtowego ustawiania ceny dla wybranych produktów. Należy przypomnieć, że cechy definiuje użytkownik i są to dodatkowe pola, które pozwalają lepiej personalizować karty danego produktu.

Aby ustawić zbiorczo cechy, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. na liście zaznaczyć kilka pozycji – wcisnąć i przytrzymać Ctrl, a następnie klikać kolejne produkty;
3. kliknąć przycisk Akcje, a potem Ustaw cechy zbiorczo;

4. w nowym oknie należy uzupełnić zdefiniowane cechy kliknąć Zapisz. Wartości zostaną dodane do produktów, które nie miały określonych cech. Jeżeli dodatkowo włączona zostanie opcja zmień cechy to wtedy nadpisane będą cechy, które były dostępne wcześniej.

Należy tutaj podkreślić, że cechy są kwestią indywidualną każdej organizacji. Oznacza to, że okno zmian cechy może wyglądać odmiennie w zależności od sytuacji. Ręczna zmiana cech jest możliwa podczas edycji produktu w zakładce Cechy.

Export do pliku XLS

Moduł Produkty pozwala na wyeksportowanie bazy produktów do pliku w formacie XLS (arkusz kalkulacyjny Excel). Rozwiązanie to przydaje się na przykład do utworzenia szybkiej kopii bazy produktów lub do innych analiz, które wykonujemy poza systemem Symfonia eDokumenty^TM.

Aby wyeksportować produkty do pliku XLS, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. kliknąć przycisk Akcje i wybrać opcję Eksportuj do XLS;

3. po chwili na dysk komputera zostanie pobrany plik XLS, który można poddać edycji w arkuszu Excel.

Arkusz inwentaryzacyjny

Funkcjonalność dostępna tylko w Symfonia eDokumenty Ready.

Arkusz inwentaryzacyjny jest dokumentem, który zawiera informacje o stanie wybranego magazynu w danym dniu. Warto w tym miejscu wskazać, że po utworzeniu arkusz inwentaryzacyjny pojawi się w module Dokumenty i będzie mógł zostać poddany takim samym działaniom jak inne dokumenty zapisane w tym miejscu.

Aby utworzyć arkusz inwentaryzacyjny w module Produkty, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. kliknąć przycisk Akcje i z menu wybrać Utwórz arkusz inwentaryzacyjny;

3. w nowym oknie uzupełnić pola według opisu:
   • Data – wskazać datę, jeżeli jest to konieczne. Domyślnie pole jest uzupełnione o aktualną datę;
   • Magazyn – wpisać nazwę magazynu i kliknąć lupę, a następnie z listy wybrać odpowiedni magazyn. Można również zacząć od przycisku lupy i z pełnej listy wybrać odpowiedni magazyn;
   • Opis – dodać opisy arkusza;

4. w sekcji Załącznik można dodać (klikając przycisk Dodaj, wskazując plik na dysku i klikając Otwórz) skan papierowego arkusza inwentaryzacyjnego. Rozwiązanie to może być przydatne, jeżeli inwentaryzacja odbyła się w sposób analogowy;
5. po kliknięciu przycisku Zapisz zostają wyświetlone dodatkowe zakładki. Z punktu widzenia arkusza inwentaryzacyjnego istotna jest zakładka Pozycje, w której – pojedynczo lub grupowo – dodaje się pozycje do listy stanów magazynowych;
6. w celu dodania pojedynczej pozycji:
   • kliknąć przycisk Dodaj (zielony plus);
   • w polu Produkt wpisać fragment nazwy, kliknąć lupę i z listy wybrać konkretny produkt;
   • uzupełnić wartość w polu Ilość wg spisu;
   • pozostałe pola wypełnią się automatycznie;
   • kliknąć ZAPISZ;

7. w celu dodania zbiorczo wielu pozycji:
   • kliknąć Dodaj zbiorczo (zielony ptaszek na pasku narzędziowym);
   • w nowym oknie w kolumnie Ilość wprowadzić stan ze spisu. Wystarczy kliknąć pole i wprowadzić odpowiednią wartość;
   • czynności powtórzyć dla wszystkich produktów, które mają być ujęte w arkuszu;
   • w celu ułatwienia zarządzania produktami można skorzystać z wyszukiwarki oraz filtrów;
   • produkty, dla których wprowadzone zostaną wartości, automatycznie trafią do arkusza;
   • kliknąć ZAMKNIJ;

8. kliknąć Zapisz, aby zachować zmiany w dokumencie.

Jeśli jakiś produkt znajduje się w magazynie, ale nie ma go na liście, można dodać go do bazy po kliknięciu przycisku Nowy w prawym dolnym rogu okna.

Elementy na liście pozycji można edytować po ich zaznaczeniu i kliknięciu Zmień (symbol ołówka). Formularz dokumentu jest taki sam, jak przy tworzeniu arkusza.

Aby usunąć pozycje (z listy, nie z systemu!), należy zaznaczyć je na liście, przytrzymując klawisz Ctrl, i kliknąć przycisk Usuń (symbol kosza na śmieci). Chęć wykonania operacji należy potwierdzić, klikając Tak w wyświetlonym oknie.

Gotowy arkusz pojawi się w module Dokumenty i może zostać poddany takim samym działaniom, jak w inne dokumenty zapisane w tym module. Więcej informacji na temat możliwości modułu Dokumenty znajduje się w oddzielnym artykule.