Sekcja Kalendarz i karty pracy zawiera ustawienia związane z obsługą kalendarza oraz kart pracy. W ramach omawianej sekcji użytkownik może kontrolować następujące ustawienia:
- Kategorie zdarzeń,
- Kalendarze korporacyjne,
- Typy usług,
- Powody usług,
- Typy godzin,
- Zasoby,
- Cechy zasobów,
- Kategorie zasobów,
- Cechy zdarzenia,
- Kalendarze.
Kategorie zdarzeń
Ustawienie Kategorie zdarzeń pozwala na zdefiniowanie zawartości słownika, który zawiera kategorie nadawane zdarzeniom dodawanym do kalendarza. Ustawienie szerzej opisano w oddzielnym artykule .
Kalendarze korporacyjne
Ustawienie Kalendarze korporacyjne pozwala na zdefiniowanie kalendarzy używanych globalnie w ramach organizacji. Ustawienie szerzej opisano w oddzielnym artykule .
Typy usług
Ustawienie Typy usługi pozwala zarządzać zawartością słownika z listą typów usług, które możemy wykorzystać w kartach pracy w zakładce Typ usługi.
Aby dodać nowy typ usługi, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Typy usługi w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Kliknąć Nowy i w nowym oknie uzupełnić pola:
- Opis – dodać opis usługi;
- Symbol – wprowadzić symbol usługi;
- Kliknąć OK. Nowy typ usługi zostanie zapisany i pojawi się na liście.
Aby edytować istniejący typ usługi, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Typy usługi w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Edytuj;
- W nowym oknie wprowadzić zmiany i kliknąć ZAPISZ.
Aby usunąć typ usługi, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Typy usługi w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Usuń;
- W oknie potwierdzenia kliknąć USUŃ.
Powody usług
Ustawienie Powody usług pozwala zarządzać zawartością słownika z listą powodów usługi, które możemy wykorzystać w kartach pracy w zakładce Typ usługi.
Aby dodać nowy powód usługi, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Powody usług w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Kliknąć Nowy i w nowym oknie uzupełnić pola:
- Opis – dodać opis usługi;
- Status – wprowadzić status usługi;
- Kliknąć ZAPISZ. Nowy typ usługi zostanie zapisany i pojawi się na liście.
Aby edytować istniejący powód usługi, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Powody usług w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Edytuj;
- W nowym oknie wprowadzić zmiany i kliknąć ZAPISZ.
Aby usunąć powód usługi, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Powody usług w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Usuń;
- W oknie potwierdzenia kliknąć USUŃ.
Typy godzin
Ustawienie Typy godzin pozwala zarządzać zawartością słownika z listą typów godzin. Opcja ta pozwala na dokładniejszą rejestrację czasu pracy. Można z jej użyciem dokładniej kontrolować, na co pracownik poświęca czas.
Aby dodać nowy typ godzin, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania,
- W nowym oknie kliknąć Typy godzin w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Kliknąć Nowy i w nowym oknie uzupełnić pola:
- Opis – dodać opis typu godziny;
- Stawka kosztowa – wprowadzić stawkę za godzinę danego typu;
- Kliknąć OK. Nowy typ godziny zostanie zapisany i pojawi się na liście.
Aby edytować istniejący typ godziny, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Typy godzin w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Edytuj;
- W nowym oknie wprowadzić zmiany i kliknąć OK.
Aby usunąć typ godziny, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Typy godzin w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Usuń;
- W oknie potwierdzenia kliknąć USUŃ.
Zasoby
Ustawienie Zasoby pozwala na zarządzanie słownikiem zasobów, które można wykorzystać w module Kalendarz, tworząc nowe zdarzenia. Zasobem może być na przykład sala konferencyjna, która będzie wykorzystania do spotkania. Zasobem może być również samochód służbowy, którym pracownik uda się w delegację celem odbycia spotkania.
Istnieje możliwość zdefiniowania nieograniczonych zasobów. Dlatego omawiane narzędzie pozwala na grupowanie zasobów w foldery. Jeżeli na przykład organizacja posiada dwadzieścia samochodów, można utworzyć folder Samochody i w nim zapisać dostępne zasoby.
Aby utworzyć folder z zasobami, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Zasoby w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Kliknąć Nowy i z menu wybrać Folder;
- W nowym oknie uzupełnić pola:
- Nazwa – wprowadzić nazwę folderu;
- Opis – dodać opis folderu;
- Kliknąć ZAPISZ. Nowy folder pojawi się na liście.
Aby dodać nowy zasób, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania,
- W nowym oknie kliknąć Zasoby w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Kliknąć Nowy i z menu wybrać Zasób;
- W nowym oknie uzupełnić pola:
- Nazwa – nazwa zasobu;
- Inicjały – miejsce na wprowadzenie inicjałów zasobu;
- Opis – rozbudowany opis zasobu, który można wykorzystać w dowolny sposób;
- Folder – jeżeli zasób ma trafić do folderu, to w tym miejscu należy go wybrać z listy;
- Kategoria – pozwala na wybranie kategorii zasobu. Zarządzanie kategoriami zostało opisane w oddzielnym artykule;
- Opiekun – pozwalana wybranie opiekuna zasobu. Wybór ogranicza się do wskazania osoby na liście pracowników;
- Kod – miejsce na podanie kodu zasobu;
- Stawka podst. – pozwala określić stawkę godzinową za użycie zasobu;
- Stawka za nadg. – pozwala określić stawkę godziną za użycie zasobu w godzinach nadliczbowych;
- Kalendarz – pozwala na wskazanie kalendarza, w ramach którego dany zasób będzie dostępny. Wybór następuje z listy. Można również kliknąć przycisk plusa i utworzyć nowy kalendarz.
- Prywatny – włączenie opcji spowoduje, że zasób będzie ukryty dla innych osób, a dostęp do niego będzie mieć wyłącznie opiekun. Rozwiązanie to może się przydać na przykład w odniesieniu do samochodu, który został trwale przydzielony konkretnemu handlowcowi;
- Automatyczna subskrypcja – jeżeli opcja zostanie włączona, to wszyscy pracownicy zobaczą dany zasób w swoich kalendarzach. Jeżeli opcja będzie odznaczona, to wtedy dostępność zasobu będzie mogła być kontrolowana przez dodatkowe uprawnienia. Ustawienie jest dostępne wyłącznie podczas tworzenia nowego zasobu i nie można go później zmienić;
- Kliknąć DODAJ. Po zapisaniu zasobu pojawią się dodatkowe ustawienia, które warto przejrzeć i dopasować do własnych potrzeb:
- Cechy – zakładka zawiera indywidualne cechy, które utworzono na potrzeby organizacji. Po wprowadzeniu cech należy kliknąć ZAPISZ, aby zapisać zmiany;
- UPRAWNIENI – otwiera okno, w którym można dodać osoby mające dostęp do zdanego zasobu;
- HISTORIA – pozwala na przejrzenie rejestru zdarzeń związanych z danym zasobem;
- Każda zmiana w zasobie wymaga kliknięcia przycisku ZAPISZ. Zasób będzie widoczny na liście. Jeżeli wykorzystano foldery, konieczne może być rozwinięcie listy w ramach danego folderu (klikamy mały plus obok nazwy).
Aby edytować zasób, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Zasoby w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Dwukrotnie kliknąć lub zaznaczyć pozycję na liście i użyć przycisku Edycja;
- Wprowadzić zmiany, a potem kliknąć ZAPISZ.
Aby usunąć zasób, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Zasoby w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i użyć przycisku Usuń;
- Potwierdzić chęć usunięcia zasobu klikając USUŃ.
Cechy zasobu
Ustawienie Cechy zasobu pozwala na dodanie nieidealnych cech dla zasobów. Na przykład w przypadku samochodu cechą może być numer rejestracyjny.
Aby dodać nową cechę, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Cechy zasobu w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Kliknąć Nowa;
- W nowym oknie uzupełnić pola:
- Nazwa – wprowadzić nazwę cechy;
- Symbol – wprowadzić symbol cechy;
- Typ pola – z listy wybrać typ pola, np. Pole tekstowe;
- Podpowiedź – dodać podpowiedź, która pojawi się po umieszczeniu kursora nad nazwą pola;
- Wymagana – włączyć, jeżeli pole ma być obowiązkowe;
- Wyłącz z filtrowania – oznaczyć, jeżeli dana cecha ma nie być dostępna w panelu filtrów;
- Kategoria zasobu – określić kategorię zasobu, jeżeli cecha będzie powiązana z danymi rodzajem zasobów. Na przykład numer rejestracyjny jest cechą pojazdu, więc w tym przypadku warto ustawić Pojazd;
- Kliknąć DODAJ CECHĘ. Po zapisaniu cechy pojawi się dodatkowa zakładka Uprawnienia do pola, w której można uprawnić konkretne osoby do zarządzania daną cechą. Wystarczy wskazać osobę, grupę lub element struktury organizacyjnej w panelu z lewej strony i kliknąć strzałkę skierowaną w prawo. Wybrana pozycja przeskoczy do panelu Uprawnieni;
- Po prowadzeniu zmian kliknąć OK, by je zachować.
Zdefiniowana cecha zasobu pojawi się podczas tworzenia nowego zasobu.
Aby edytować istniejącą cechę, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Cechy zasobu w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Dwukrotnie kliknąć lub zaznaczyć pozycję na liście i użyć przycisku Edycja;
- Wprowadzić zmiany, a potem kliknąć ZAPISZ.
Aby usunąć zbędną cechę, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Cechy zasobu w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i użyć przycisku Usuń;
- Potwierdzić chęć usunięcia zasobu klikając USUŃ.
Kategorie zasobów
Ustawienie Kategorie zasobów pozwala na zarządzanie słownikiem kategorii zasobów zdefiniowanych w systemie.
Aby dodać nową kategorię zasobu, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Kategorie zasobów w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Kliknąć Nowa i w nowym oknie uzupełnić pola:
- Nazwa – wprowadzić nazwę nowej kategorii;
- Wybór opiekuna – po zaznaczeniu tej opcji podczas tworzenia nowego zasobu będzie można wskazać opiekuna;
- Kliknąć ZAPISZ. Nowa kategoria zasobu zostanie zapisana i pojawi się na liście.
Aby edytować istniejącą kategorię, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Kategorie zasobów w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Edycja;
- W nowym oknie wprowadzić zmiany i kliknąć ZAPISZ.
Aby usunąć kategorię, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Kategorie zasobów w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Usuń;
- W oknie potwierdzenia kliknąć USUŃ.
Cechy zdarzenia
Ustawienie Cechy zdarzenia pozwala na zdefiniowanie własnych cech dla zdarzenia tworzonego w Terminarzu lub Kalendarzu.
Aby dodać nową cechę, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Cechy zdarzenia w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Kliknąć Nowa;
- W nowym oknie uzupełnić pola:
- Nazwa – wprowadzić nazwę cechy;
- Symbol – wprowadzić symbol cechy;
- Typ pola – z listy wybrać typ pola, np. Pole tekstowe;
- Podpowiedź – dodać podpowiedź, która pojawi się po umieszczeniu kursora nad nazwą pola;
- Wymagana – włączyć, jeżeli pole ma być obowiązkowe;
- Wyłącz z filtrowania – oznaczyć, jeżeli dana cecha nie ma być dostępna w panelu filtrów;
- Typ zdarzenia – określić typ zdarzenia, jeżeli cecha będzie powiązana z danym rodzajem zdarzenia. Na przykład spotkanie online jest cechą zdarzenia Spotkanie i taką wartość warto ustawić;
- Kliknąć DODAJ CECHĘ. Po zapisaniu cechy pojawi się dodatkowa zakładka Uprawnienia do pola, w której można uprawnić konkretne osoby do zarządzania daną cechą. Wystarczy wskazać osobę, grupę lub element struktury organizacyjnej w panelu z lewej strony i kliknąć strzałkę skierowaną w prawo. Wybrana pozycja przeskoczy do panelu Uprawnieni;
- Po prowadzeniu zmian kliknąć OK, by zachować zmiany.
Zdefiniowana cecha zasobu pojawi się podczas tworzenia nowego zdarzenia.
Aby edytować istniejącą cechę, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Cechy zdarzenia w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Dwukrotnie kliknąć lub zaznaczyć pozycję na liście i użyć przycisku Edycja;
- Wprowadzić zmiany, a potem kliknąć ZAPISZ.
Aby usunąć zbędną cechę, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
- W nowym oknie kliknąć Cechy zdarzenia w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i użyć przycisku Usuń;
- Potwierdzić chęć usunięcia zasobu klikając USUŃ.
Aby usunąć kategorię, należy:
- Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania,;
- W nowym oknie kliknąć Kategorie zasobów w sekcji Kalendarz i karty pracy;
- Zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Usuń;
- W oknie potwierdzenia kliknąć USUŃ.
Kalendarze
Ustawienie Kalendarze pozwala na tworzenie dodatkowych kalendarzy w systemie oraz zarządzanie nimi. Opcja została opisana w oddzielnym artykule.