System Symfonia eDokumenty pozwala na wygodne wprowadzanie dokumentów papierowych z użyciem skanera. Rozwiązanie to wykorzystuje protokół TWAIN. Dla większej wygody pracy i lepszej jakości skanów zalecany jest skaner z płaskim podajnikiem.
- Instalacja i konfiguracja,
- Skanowanie dokumentu,
- Skanowanie faktury oraz proces OCR,
- Dodatkowe uwagi.
Instalacja i konfiguracja
Obsługa skanera w systemie Symfonia eDokumenty wymaga instalacji i konfiguracji komponentu BScanServer. Proces ten należy przeprowadzić na komputerze osoby, która będzie korzystać ze skanera i wprowadzać dokumenty do systemu.
Aby zainstalować komponent BScanServer, należy:
- Kliknąć Centrum, a potem kolejno Narzędzia i Komponenty;

- W nowym oknie kliknąć odnośnik w sekcji Obsługa skanera. Ważne jest, by zawsze instalować najnowszą wersję dodatku;

- Pobrać i zapisać plik na dysku komputera;
- Uruchomić pobrany plik i rozpocząć jego instalację – w tym celu wystarczy dwukrotnie kliknąć,

- W nowym oknie zaznaczyć Akceptuję warunki umowy, a potem kliknąć Dalej;

- Kliknąć Instaluj;

- Rozpocznie instalację programu. Postęp procesu można śledzić dzięki graficznemu wskaźnikowi, który będzie widoczny na ekranie. Po zakończeniu instalacji wyświetlone zostanie okno z podsumowaniem. Należy kliknąć Zakończ.

Po zakończeniu instalacji komponentu BScanServer konieczna jest jego konfiguracja.
Aby skonfigurować komponent BScanServer, należy:
- Kliknąć przycisk Start a potem odszukać zainstalowany komponent BScanServer i uruchomić wpis o nazwie Uruchom;

- Na pasku zadań obok zegara pojawi się nowa ikona. Należy w nią kliknąć prawym przyciskiem, a potem wybrać Konfiguracja. Jeżeli ikona nie jest widoczna, należy kliknąć strzałkę Pokaż ukryte ikony,

- W nowym oknie w polu Adres (URL) systemu eDokumenty należy podać adres swojej usługi. Chodzi o fragment adresu, który widoczny jest w oknie przeglądarki po zalogowaniu. Przykładowy adres wygląda w ten sposób: https://serwertestowy.edokumenty.symfonia.pl/apps/edokumenty/engine/serwertestowy/Welcome. Interesująca część została pogrubiona;

- Zaznaczyć opcję uruchamiaj przy starcie systemu i kliknąć OK;
- Ponownie kliknąć ikonę na pasku zadań i wybrać opcję Przeładuj konfigurację.
Ostatnia zmiana odnosi się do aplikacji BScanServer.
Aby skonfigurować aplikację BScanServer do pracy, należy:
- Włączyć aplikację BScanServer, która została zainstalowana w systemie;
- Kliknąć Ustawienia;
- W nowym oknie:
- Skaner – z listy wybrać skaner, który ma być wykorzystywany podczas skanowania dokumentów,
- Automatyczny podajnik – włączyć, jeżeli skaner posiada automatyczny podajnik skanowanych dokumentów,
- Dwustronny – włączyć, jeżeli skaner posiada dwustronny automatyczny podajnik dokumentów,
- Tryb – ustawić tryb skanowania dokumentów (np. skala szarości),
- Rozdzielczość – ustawić rozdzielczość skanowanych dokumentów,
- Rozmiar – ustawić rozmiar skanowanych dokumentów,

- kliknąć OK aby zapisać wprowadzone zmiany w ustawieniach. Wyłączyć aplikację.
Po zakończeniu tego etapu komponent BScanServer jest zainstalowany i skonfigurowany do pracy z systemem Symfonia eDokumenty.
Skanowanie dokumentu
Proces skanowania można zainicjować w tych oknach systemu, w których pojawi się przycisk Skanuj lub Ze skanera. W dalszej części opisano skanowanie w module Dokumenty, który jest jednym z najbardziej oczywistych wyborów przy wprowadzaniu papierowych dokumentów do Symfonia eDokumenty.
Aby zeskanować pismo i dodać je do tworzonego dokumenty, należy:
- Włączyć moduł Dokumenty i rozpocząć tworzenie nowego pisma;
- Uzupełnić niezbędne pola. Proces tworzenia nowego dokumentu szerzej opisano w oddzielnym artykule;
- Kliknąć przycisk Ze skanera w zakładce Szczegóły lub Skanuj w zakładce Załączniki,

- Kliknąć Skanuj;

- w tej chwili wybrane urządzenia wykona skan dokumentu. Postęp procesu będzie można śledzić na ekranie monitora dzięki graficznemu wskaźnikowi,

- Po zakończeniu skanowania w głównej części aplikacji pojawi się podgląd dokumentu:
- Lewa kolumna zawiera informację o kolejnych stronach dokumentu, kliknięcie w miniaturę otworzy podgląd w głównej części okna;
- Centralna część okna zawiera podgląd dokumentu, który wybrano w lewej kolumnie;
- Prawa kolumna zawiera meta dane dokumentu. W tym miejscu można nadać dokumentowi nazwę, określić nadawcę oraz uzupełnić opis.

- Po zeskanowaniu dokumentu należy kliknąć Dodaj załącznik i chwilę zaczekać. Zeskanowany plik zostanie przesłany z komputera do nowego dokumentu, który jest aktualnie tworzony,
- Teraz można wyłączyć okno BScanServer;
- W oknie przeglądarki w tworzonym dokumencie kliknąć przycisk Zapisz. W zakładce Załączniki pojawi się zeskanowany dokument;

- Dokończyć pracę z dokumentem.
Skanowanie faktury oraz proces OCR
Aby zeskanować fakturę i zarejestrować ją w aplikacji Faktury zakupu, należy:
- włączyć moduł Faktury zakupu,
- kliknąć REJESTRACJA a potem Nowy dokument i Faktura zakupu,

- Kliknąć Ze skanera. Można również przejść do zakładki Załączniki i tam kliknąć Skanuj,

- Umieścić dokument w skanerze, w nowym oknie kliknąć Skanuj. Po chwili rozpocznie się proces skanowania.,

- Po zakończeniu skanowania na ekranie pojawi się podgląd dokumentu. W menu z prawej strony należy ustawić Faktura, a potem kliknąć Dodaj załącznik. Zeskanowany dokument zostanie przesłany do chmury,

- Na ekranie pojawi się formularz faktury. Część danych zostanie wczytana z faktury automatycznie. Należy upewnić się, czy poprawnie rozpoznano wszystkie dane. Jeżeli brakuje jakichś danych, można je oznaczyć na fakturze. Proces ten szerzej opisano w oddzielnym artykule. Po uzupełnieniu wszystkich danych kliknąć PRZENIEŚ DANE NA FAKTURĘ,

- W następnym oknie warto raz jeszcze upewnić się, czy wprowadzono komplet danych. Na tym etapie można wprowadzić ostatnie poprawki. W polu Typ dokumentu księgowego określić rodzaj wprowadzanej faktury i kliknąć Zapisz,

- Na wstędze akceptacji kliknąć ZAREJESTRUJ. W ten sposób faktura trafi do systemu i będzie można nadać jej odpowiedni obieg.
Dodatkowe uwagi
Komponent BScanServer wymaga najnowszej wersji przeglądarki systemowej. W przypadku starszych wersji niezbędna jest aktualizacja.
Każdy użytkownik Symfonia eDokumenty Ready, który ma pracować ze skanerem, powinien otrzymać przywilej systemowy Skanowanie.
Aby nadać przywilej Skanowanie, należy:
- Kliknąć Centrum, a potem kolejno Pracownicy i Konta użytkowników;
- W aplikacji Konta użytkowników odszukać osobę, której ma zostać nadany przywilej i dwukrotnie kliknąć pozycję na liście;
- W nowym oknie przejść do zakładki PRAWA DO SYSTEMU;
- Na liście odszukać System i rozwinąć gałąź;

- Zaznaczyć przywilej Skanowanie i kliknąć zielony znak plus;
- Kliknąć ZAPISZ. Nowe uprawnienie zostanie przyznane pracownikowi, który powinien się wylogować, a potem ponownie zalogować na swoim koncie.