Przed rozpoczęciem pracy z aplikacją Archiwum koniecznie jest zapoznanie się z zawartością niniejszej pomocy. Informacje dotyczące pierwszych kroków są kluczowe do zrozumienia tego, w jaki sposób działa Archiwum i jak optymalnie je wykorzystywać.
- Filozofia pracy,
- Uprawnienia do aplikacji,
- Struktura organizacyjna,
- Biurka,
- Działy i Organizacja/Firma,
- Teczki,
- Kto ma dostęp do dokumentów.
Filozofia pracy
Podstawową kwestią, którą należy zrozumieć, zaczynając przygodę z aplikacją Archiwum, jest filozofia pracy.
Fundamentalnym sposobem archiwizacji jest zbieranie wszystkich dokumentów na swoim biurku. Ten element jest domyślnie dostępny po pierwszym uruchomieniu aplikacji nawet w sytuacji, gdy system eDokumenty Symfonia nie został jeszcze skonfigurowany zgodnie z potrzebami organizacji (na przykład nie utworzono struktury organizacyjnej).

Użytkownik może dodawać i archiwizować wszystkie dokumenty w jednym miejscu bez szczegółowego podziału. Rozwiązanie to pozwala na szybką archiwizację dokumentów na przykład w małej, jednoosobowej organizacji. Biurko aktywnego użytkownika zawsze widoczne jest na pierwszym miejscu.
Wraz z rozwojem organizacji i pojawieniem się nowych stanowisk oraz osób organizację dokumentów w archiwum można rozszerzyć o dodatkowy podział na kolejne biurka. Mówiąc prościej, dokumenty można skierować do konkretnych osób, które na przykład odpowiadają za podpisywanie nowych umów czy sprzedaż. Lista dostępnych biurek pojawi się automatycznie w oparciu o strukturę organizacyjną firmy. Oznacza to, że osoba z uprawnieniami do biurek pracowników kierujących innymi działami, będzie widziała biurka tychże osób, jednak nie będzie miała wglądu do biurek ich podwładnych.

Następnym poziomem segregacji dokumentów jest przypisanie ich do firmy i teczek, które są pod nią podpięte. Jeżeli konieczne jest większe uszczegółowienie, to wtedy poza przypisaniem dokumentu do firmy można go dodać do konkretnego działu. To rozwiązanie przydaje się w modelu wielofirmowym lub w organizacji o rozbudowanej strukturze działowej i pozwala sprawnie podzielić wszystkie dokumenty według kryterium działu lub firmy. Lista działów i firm pobierana jest automatycznie ze struktury organizacyjnej. Administrator biznesowy ma również możliwość szybkiego utworzenia działu lub firmy z poziomu aplikacji Archiwum. Warto tutaj podkreślić, że widoczna lista działów lub firm zależy od pozycji aktywnego użytkownika w organizacji. Na przykład prezes firmy zobaczy listę wszystkich działów, ponieważ stoi najwyżej w hierarchii.

W ramach firmy lub działu możliwe jest wprowadzenie bardziej szczegółowego podziału dokumentów. Przykładem może być taka sytuacja: dział handlowy zajmuje się sprzedażą oraz obsługą reklamacji dotyczących sprzedawanych produktów. W praktyce oznacza to, że do tego działu mogą trafiać dwie grupy dokumentów: zlecenia/zamówienia oraz zgłoszenia reklamacyjne. Trzymanie obu typów dokumentów w jednym miejscu z czasem może skutkować brakiem organizacji i chaosem. Aplikacja Archiwum pozwala na podział dokumentów na odrębne teczki, które są powiązane z firmą lub danym działem. W przykładowym dziale handlowym można wprowadzić zatem dwie teczki: ZLECENIA I ZAMÓWIENIA oraz REKLAMACJE.

Następnym poziomem podziału dokumentów jest ich powiązanie z konkretnymi sprawami. Oznacza to, że w ramach teczki można utworzyć wiele spraw i z nimi wiązać konkretne dokumenty. Rozwiązanie to może się przydać między innymi w przypadku wyjątkowo trudnej reklamacji, która rozciąga się w czasie i generuje wiele dokumentów będących na przykład wymianą pism z klientem, producentem oraz dostawcą. Dzięki wprowadzeniu sprawy można zebrać w jednym miejscu wszystkie wątki i w prosty sposób zapanować nad konkretnym tematem.

W tym miejscu warto przypomnieć, że jeżeli na etapie wprowadzania dokumentu do archiwum zostanie on powiązany ze sprawą lub klientem, to będzie on widoczny w kartotece klienta w zakładce Dokumenty lub Sprawy.
Wprowadzając coraz bardziej precyzyjne archiwizowanie, warto pamiętać o tym, że znaczenie ma poziom, na którym dokument zostanie dodany do archiwum. Na przykład, jeżeli aktywny użytkownik doda dokument na własnym biurku, to plik będzie na najniższym poziomie dokładności. Jeżeli wcześniej wskaże dział, teczkę i sprawę, a następnie doda dokument, to plik będzie dokładniej zarchiwizowany. Raz dodany dokument można przekazać do odpowiedniego działu, poddać edycji i uzupełnić informacje na przykład o kliencie lub sprawie. Dokument też można przenieść z jednej teczki do innej.
Podsumowując kwestie archiwizacji, warto spojrzeć jeszcze na jeden aspekt. Jeśli użytkownik doda dokument do archiwum, w którym zostanie on przydzielony do konkretnego działu, teczki i zostanie przypisany do sprawy i określonego klienta, to będzie on widoczny:
- na biurku użytkownika dysponującego dokumentem;
- w wybranym dziale;
- w określonej teczce;
- w konkretnej sprawie;
- w kartotece klienta w zakładce Dokumenty/Sprawy.
Uprawnienia do aplikacji
Użytkownik musi otrzymać uprawnienie do korzystania z aplikacji Archiwum. Bez tego aplikacja nie jest dla niego widoczna i nie może z niej skorzystać. Po wykonaniu tego kroku, a następnie wylogowaniu się i ponownym zalogowaniu aplikacja pojawi się na liście i będzie dostępna. Kwestia uprawnień została szerzej omówiona w oddzielnym artykule.
Struktura organizacyjna
Podstawą działania aplikacji Archiwum jest określona struktura organizacyjna firmy. To właśnie ze struktury organizacyjnej pobierane są informacje o działach i biurkach. Zarządzanie strukturą organizacyjną opisano szerzej w oddzielnym artykule.
Poniżej widoczne są dwa zrzuty ekranu – pierwszy pokazuje wykres struktury organizacyjnej, natomiast drugi zawiera widok aplikacji Archiwum i odzwierciedla przełożenie struktury na dostępne działy i biurka w aplikacji.


Warto tym miejscu podkreślić, że pracę z Archiwum można zacząć bez określonej struktury organizacyjnej. W tym przypadku użytkownik będzie miał dostępne własne biurko i to tam będzie gromadził archiwizowane dokumenty. Bez określonej struktury możliwe jest również ręczne dodanie biurka, działu lub firmy.
Biurka
W przypadku istniejącej struktury organizacyjnej lista biurek będzie pobrana w sposób automatyczny na podstawie zebranych tam danych. Należy pamiętać o tym, że biurka będą pobrane z uwzględnieniem zależności służbowych, co zobrazowano na grafice poniżej.

W tym przypadku osoba będąca najwyżej w hierarchii w swoim Archiwum domyślnie zobaczy biurka podlegających mu pracowników (w tym przykładzie będą to Kierownik działu handlowego i Administrator), jednak nie zobaczy biurek osób, które bezpośrednio mu nie podlegają (w tej sytuacji będzie to Handlowiec).

Administrator biznesowy może do domyślnej listy dodać nowe biurko pracownika. Ważne jest to, że powiązanie biurka z pracownikiem jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy pracownik nie zajmuje żadnego stanowiska lub tworzone jest zupełnie nowe konto pracownicze. Należy pamiętać o tym, że pracownik widzi biurka osób, które są mu bezpośrednio podległe. Mówiąc precyzyjnej prezes zobaczy biurka dyrektorów działów, które mu podlegają, ale nie zobaczy biurek pracowników tych działów.
Aby dodać biurko, należy:
- kliknąć przycisk z trzema kropkami i z menu wybrać Dodaj biurko;

- w nowym oknie uzupełnić pola obowiązkowe oraz pozostałe w zależności od potrzeb:
- Nazwa (pole obowiązkowe) – nazwa biurka, która ostatecznie będzie odpowiadać stanowisku w strukturze firmy;
- Nadrzędny (pole obowiązkowe) – służy do wskazania działu, stanowiska lub osoby, która będzie bezpośrednim przełożonym dla osoby zajmującej nowe biurko. Należy pamiętać o zasadzie mówiącej o tym, że pracownik widzi jedynie biurka, które są mu bezpośrednio podległe;
- Pracownik – wprowadzić nazwisko pracownika i kliknąć ikonę lupy, by wyszukać konkretną osobę, a następnie wskazać ją na krótkiej liście wyników. Jeżeli pracownik nie istnieje, można kliknąć przycisk plusa i utworzyć zupełnie nowe konto pracownicze;

- kliknąć ZAPISZ. Nowe biurko pojawi się na liście dostępnej w aplikacji Archiwum.

Usunięcie biurka z listy w aplikacji Archiwum formalnie nie jest możliwe. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, konieczna jest ingerencja w strukturę organizacyjną i skasowanie lub przesunięcie stanowiska w ramach aktualnej organizacji.
Działy i Organizacja/Firma
W przypadku istniejącej struktury organizacyjnej lista działów, organizacji/firm będzie pobrana w sposób automatyczny na podstawie zebranych tam danych. Należy pamiętać o tym, że lista widocznych działów będzie zawierać wyłącznie te jednostki, do których aktywny użytkownik posiada uprawnienia.
Administrator biznesowy ma możliwość utworzenia nowego działu lub organizacji/firmy. Stosowne działania może podjąć bezpośrednio z aplikacji Archiwum. Nowy dział lub organizacja/firma trafi do struktury organizacyjnej.
Aby dodać nowy dział, należy:
- kliknąć przycisk z trzema kropkami przy pozycji Działy i z menu wybrać Dodaj dział;

- w nowym oknie uzupełnić pola:
- Nazwa – nazwa nowego działu;
- Nadrzędny – z listy wybrać dział lub stanowisko, względem którego nowy dział ma być podrzędny;

- kliknąć ZAPISZ. Nowy dział pojawi się na liście. Dodatkowo dział znajdzie się w strukturze organizacyjnej. Korzystając z narzędzia Struktura organizacyjna, można dokończyć konfigurację działu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule.
Aby dodać nową organizację/firmę, należy:
- kliknąć przycisk z trzema kropkami przy pozycji Działy i z menu wybrać Dodaj Organizację/Firmę;

- w nowym oknie uzupełnić pola:
- NIP – numer NIP nowej firmy. Po wprowadzeniu numeru warto kliknąć GUS i w nowym oknie zaczekać na pobranie danych. Potem kliknąć WSTAW DANE. Dzięki takiej kolejności automatycznie uzupełni się pole Nazwa;
- Nazwa – nazwa nowej firmy. Pole może zostać uzupełnione automatycznie po wprowadzeniu NIP-u i pobraniu danych z GUS;

- kliknąć ZAPISZ. Nowa firma pojawi się na liście. Dodatkowo dział znajdzie się w strukturze organizacyjnej. Korzystając z narzędzia Struktura organizacyjna, można dokończyć konfigurację ustawień związanych z firmą. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule.
Teczki
Do firmy lub działu możliwe jest podłączenie określonych teczek, w których można przechowywać dokumenty. Takie rozwiązanie pozwala na jeszcze lepsze uporządkowanie zbioru dokumentów znajdujących się w archiwum. Po dodaniu dokumentu do jednej teczki nic nie stoi na przeszkodzie, by przeciągnąć go do innej. Klikamy w dokument, trzymamy wciśnięty przycisk myszy, przenosimy dokument do innej teczki i zwalniamy klawisz.

Aby przypisać teczkę do działu lub firmy, należy:
- wskazać dział lub firmę w panelu z lewej strony;
- kliknąć przycisk Organizuj na pasku narzędziowym;

- zostanie włączony prosty przewodnik, który pokaże, co należy zrobić. W celu wyłączenia przewodnika należy kliknąć dwukrotnie Następny, a potem Zakończ;
- w panelu z lewej strony widoczna jest lista dostępnych teczek. Przeglądając listę lub wykorzystując wyszukiwarkę, należy zaznaczyć odpowiednią teczkę lub grupę teczek, kliknąć ją, przeciągnąć do prawej części okna i tam upuścić. Można również skorzystać z opcji Opublikuj wszystkie, która przyda się na przykład w sytuacji, gdy pracuje się na poziomie sortowania firmy i teczki dają możliwość uporządkowania zbioru. W takim modelu pracy przydatne może być dodanie wszystkich dostępnych teczek;

- teczka lub grupa teczek zostanie dodana do prawej części okna. W przypadku grupy teczek konieczne będzie dodatkowe potwierdzenie;
- zamknąć okno zarządzania teczkami. W oknie aplikacji Archiwum dla wybranego działu lub firmy pojawią się wybrane teczki.

Kto ma dostęp do dokumentów
Podczas pracy z aplikacją Archiwum istotnym zagadnieniem jest kwestia uprawnień do dokumentów. Pracownik ma dostęp do dokumentów, które:
- samodzielnie dodał do aplikacji;
- zostały zapisane na jego biurku;
- zostały mu przekazane;
- znajdują się w dziale, firmie, teczce lub sprawie bezpośrednio powiązanej z działem, do którego przynależy;
- znajdują się na biurkach osób, które są jego bezpośrednimi podwładnymi.