Moduł Poczta przy pierwszym uruchomieniu przywita użytkownika kreatorem konfiguracji konta pocztowego. Dzieje się tak ponieważ to użytkownik musi dodać swoje konto pocztowe, które jest niezbędne do korzystania z omawianej aplikacji. Działanie kreatora opisano poniżej. Warto tutaj podkreślić, że moduł Poczta obsługuje istniejące konta a nie tworzy nowych. Oznacza to, że dodawane konto pocztowe musi istnieć.
Na potrzeby dalszego opisu przyjęto, że konfigurowane jest konto z domeny Outlook.com. W przypadku innych popularnych serwisów pocztowych proces dodawania skrzynki pocztowej może nieco się różnić. Dodatkowo proszę mieć na uwadze, że dla dedykowanych / firmowych kont pocztowych mechanizm automatycznego ustawienia konfiguracji konta może nie działać poprawnie i konieczne będzie ręczne dodanie skrzynki.
Należy pamiętać o tym, że moduł poczta dostępny jest dla członków grupy POCZTA. Opis grup oraz zarządzania nimi znajduje się w oddzielnym artykule.
Aby dodać konto pocztowe podczas pierwszego uruchomienia, należy:
- włączyć moduł Poczta,
- okno kreatora pojawi się automatycznie,
- Adres e-mail – wprowadzić adres dodawanego konta pocztowego, konto musi istnieć wcześniej,
- Pobierz wiadomości nie starsze niż data – w polu poniżej należy ustawić datę graniczną od której pobrana zostanie poczta przechowywana na koncie. Domyślnie pole zawiera aktualną datę. Przy pomocy krzyżyka pole można wyczyścić i wymusić pobranie całej poczty przechowywanej na koncie pocztowym,
- kliknąć UTWORZ KONTO,
- kreator spróbuje samodzielnie rozpoznać ustawienia konta. Po wykonaniu kroków z punktu drugiego pojawi się nowe okno w którym należy podać adres e-mail oraz kliknąć Dalej,
- w polu Wprowadź hasło wprowadzić hasło i kliknąć Zaloguj się,
- Kliknąć Dalej aby zaakceptować warunki świadczonej usługi,
- w kolejnym kroku ustawić mechanizm ochrony konta wg. uznania. Przy wyborze telefonu należy wybrać opcję Numer telefonu oraz podać numer telefonu komórkowego a potem kliknąć Dalej,
- wprowadzić kod, który zostanie wysłany na podany numer telefonu w formie wiadomości SMS a potem kliknąć Dalej,
- zaznaczyć Nie pokazuj ponownie a potem kliknąć Tak,
- kliknąć Akceptuj,
- dodatkowe okno zostanie zamknięte. W module Poczta pojawi się widok podobny do tego z poniższego rysunku. Po lewej stronie widoczne domyślne foldery ustawionej skrzynki pocztowej oraz adres. Od tej chwili można zacząć korzystać z konta pocztowego, które zostało pomyślnie dodane do modułu.
W przypadku, gdy kreator konfiguracji skrzynki pocztowej automatycznie nie rozpozna ustawień procedura wygląda nieco inaczej. Procedura zawarta poniżej wymaga ustawienia zawartości zakładce Ogólne oraz Serwery. Pozostaje zakładki nie wymagają Twojej uwagi, ale warto się nad nimi pochylić. Z tego powodu znalazły się w instrukcji.
- włączyć moduł Poczta,
- w oknie kreatora wprowadzić adres dodawanej skrzynki pocztowej i kliknąć UTWÓRZ KONTO. Kreator spróbuje rozpoznać ustawienia skrzynki. Jeżeli operacja się nie uda to wrócimy do okna kreatora w którym należy kliknąć Przejdź do zaawansowanej konfiguracji,
- w nowym oknie w zakładce Ogólne uzupełnić pola wg. instrukcji:
- Nazwa – wprowadzić nazwę konta pocztowego, może to być po prostu adres konta albo nazwa, która oddaje przeznaczenia konta i ułatwi jego identyfikację,
- Imię i nazwisko – podać imię i nazwisko właściciela skrzynki. Dane pojawią się wysyłanych nadawach w oknie nadawcy obok adresu skrzynki. W przypadku głównego adresu firmowego obsługiwanego przez wiele osób można tutaj podać nazwę firmy,
- Adres email – podać adres skrzynki pocztowej,
- Zwrotny adres email – podać adres krzynki pocztowej, która jest właśnie obsługiwane lub inny adres, który będzie wykorzystywany jeżeli odbiorca miała uzna, że chce na niego odpowiedzieć,
- Szablon i stopka – wybrać z listy jeden z dostępnych szablonów lub zostawić wartość default,
- Stopka wiadomości – wprowadzić stopkę, która automatycznie zostanie dodana do każdej tworzonej wiadomości,
- Konto synchronizowane – zaznaczyć jeżeli chcemy by konto było automatycznie sprawdzane w celu pobrania nowych wiadomości,
- Konto prywatne – zaznaczyć jeżeli dodawane konto jest prywatną skrzynką pocztową,
- Powiadamiaj o nowych wiadomościach – zaznaczyć jeżeli chcemy otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach email, które trafią na skrzynkę,
- w zakładce Serwery:
- Serwer poczty przychodzącej – uzupełnić pola zgodnie z wymaganiami skrzynki pocztowej, która jest dodawana do modułu Poczta,
- Serwer poczty wychodzącej – uzupełnić pola zgodnie z wymaganiami skrzynki pocztowej, która jest dodawana do modułu Poczta,
- kliknąć Test połączenia. W nowym oknie kliknąć przycisk Uruchom. Rozpocznie się testowanie wprowadzonej konfiguracji. Zostaną wykonane cztery testy,
- jeżeli test przejdzie pomyślnie pojawi się zielony komunikat i słowo OK. Można zamknąć okno i wrócić do dalszej konfiguracji,
- jeżeli test nie przejdzie pojawi się czerwony komunikat i słowo Błąd. Należy zamknąć okno testu, wyprowadzić korekty ustawień w zakładce Serwery i ponownie wykonać test,
- w zakładce Opcje:
- Przychodzące – pozwala na ustawienie automatycznego powiązania odbieranych wiadomości z klientem lub sprawą. Odpowiedni rodzaj połączenia należy wybrać z listy,
- Wychodzące – pozwala na ustawienie automatycznego powiązania wysyłanych wiadomości z klientem lub sprawą. Odpowiedni rodzaj połączenia należy wybrać z listy,
- Flagi „przeczytane” – pozwala na ustawienie określenie jakie wiadomości będą pobierane z serwera,
- Usuwanie wiadomości – umożliwia określenie zachowania w przypadku usunięcia wiadomości. Użytkownik może wybierać pomiędzy: Przenieś do kosza, Oznacz jako usunięte oraz Usuń z serwera,
- Optymalizuj dla – pozwala dopasować działanie modułu Poczta do konkretnych serwerów pocztowych np. MS Exchange,
- Zakres synchronizacji – pozwala określić to jakie wiadomości będą pobierane z serwera. W ramach ustawienia można wymusić pobieranie wszystkich wiadomości, wiadomości od określonego dnia lub z określonej liczby dni,
- Dodaj do osobistej książki adresowej – daje możliwość określenia jakie adresy będą dodane do osobistej książki adresowej. Domyślnie będą to osoby wpisane do pola Do,
- Wiadomości HTML wysyłaj jako – zalecane ustawienie to Tekst i HTML, które zapewni poprawną obsługą wiadomości w każdym przypadku. Jeżeli sytuacja tego wymaga można wybrać jedno z alternatywnych ustawień np. tekst, html lub wymusić każdorazowe pytanie o format,
- Po wysłaniu zapisz w folderze Wysłane – jeżeli chcemy mieć historię wysyłanych wiadomości należy włączyć tę opcje. Po wybraniu folderu Wysłane widoczna będzie lista wszystkich wysłanych wiadomości,
- Żądaj potwierdzenia przeczytania – jeżeli opcja zostanie włączona to odbiorca będzie proszony o potwierdzenie odbioru. Warto tutaj podkreślić, że potwierdzenie jest opcjonalne,
- w zakładce Foldery widoczne będą wszystkie foldery pobrane z serwera. Użytkownik korzystając z opcji na pasku narzędziowym może dodawać nowe foldery (na serwerze lub lokalnie), edytować lub usuwać istniejące foldery oraz sterować widocznością folderów z listy,
- w zakładce Foldery specjalne użytkownik ma możliwość ustawienia mapowania między specjalnymi folderami lokalnymi a tymi na serwerze. Mowa jest tutaj m.in. o folderze odebrane, do wysłania czy spam,
- w zakładce Reguły daje możliwość tworzenia reguł automatycznego filtrowania wiadomości i wymuszania np. umieszczenia wiadomość od nadawcy X w folderze Y. Opis reguł znajduje się w oddzielnym artykule,
- kliknąć OK. Nowa skrzynka pojawi się na liście w oknie Moje konta pocztowe, które należy zamknąć,
- Skrzynka zostanie zapisana a okno modułu ulegnie zmianie. Nowa skrzynka pojawi się w panelu z lewej strony.
Więcej informacji na temat konfiguracji kont pocztowych znajdują się w oddzielnym artykule.