Codzienna praca z aplikacją ePUAP nie należy do skomplikowanych i sprowadza się do następujących obszarów:
- pobieranie dokumentów;
- odbieranie dokumentów nadanych w trybie UPD;
- tworzenie odpowiedzi na otrzymane dokumenty;
- wszczynanie spraw.
Należy mieć na uwadze, że działania, o których mowa powyżej, dostępne są jedynie po przeprowadzeniu konfiguracji, którą opisano w oddzielnym artykule.
Pobieranie dokumentów z ePUAP
Aby pobrać dokument z ePUAP, należy:
- włączyć moduł Dokumenty;
- kliknąć ePUAP, a potem z menu wybrać jedną z opcji:
- Sprawdź oczekujące dokumenty – sprawdza i zwraca informację na temat liczby dokumentów, które oczekują na platformie ePUAP. Wybór tej opcji nie skutkuje pobraniem dokumentów. Pojawia się jedynie komunikat informujący o liczbie dokumentów oczekujących;
- Pobierz oczekujące dokumenty – sprawdza i pobiera dokumenty, które oczekują w kolejce na platformie ePUAP;
- po wybraniu opcji Pobierz oczekujące dokumenty pojawi się okno z informacją o liczbie oczekujących dokumentów. W celu pobrania dokumentów należy kliknąć POBIERZ. Na ekranie pojawi się okno z paskiem postępu pobierania dokumentów;
- pobrane dokumenty pojawią się na stanowisku, które zostało ustawione w polu Przekazuj dokumenty przychodzące do podczas konfiguracji podmiotu ePUAP w systemie Symfonia eDokumenty.
W tym miejscu warto podkreślić, że pobrane dokumenty są usuwane z kolejki w ePUAP i nie ma możliwości pobrania ich kolejny raz.
Jeżeli otwarty dokument został pobrany z platformy ePUAP, to po jego otwarciu pojawi się dodatkowa opcja na pasku zadań. Po kliknięciu przycisku ePUAP pojawi się możliwość odpowiedzi na otrzymane pismo.
Dokumenty pobrane z ePUAP mogą posiadać załączniki. Aby je pobrać, należy kliknąć odnośnik. Odnośnik oznaczony numerem 1 nie zawsze musi być widoczny w dokumencie. Natomiast odnośnik numer 2 zawsze pojawi się w oznaczonym miejscu. Warto podkreślić, że załączników może być więcej niż jeden. Kliknięcie pliku spowoduje pojawienie się okna komunikatu widocznego poniżej.
Dalej należy kliknąć POBIERZ DO SYSTEMU. W tej chwili nastąpi próba pobrania załącznika, po której zakończeniu na ekranie pojawi się informacja, że operacja przebiegła pomyślnie. Dodatkowo będzie widoczny przycisk PODGLĄD, który pozwoli zobaczyć załącznik pod warunkiem, że jest on w jednym z obsługiwanych formatów, na przykład PDF lub DOC.
Jeśli nie pojawi się przycisk PODGLĄD, oznacza to, że przesłany załącznik nie jest obsługiwany bezpośrednio przez system Symfonia eDokumenty. W takim przypadku rozpocznie się pobieranie pliku na lokalny komputer użytkownika. Po zakończeniu pobierania użytkownik będzie mógł otworzyć plik w dedykowanym programie.
Na koniec należy zwrócić uwagę na fakt, że ewentualne załączniki dopiero po pobraniu pojawią się w zakładce Załączniki przeglądanego dokumentu.
Odbieranie dokumentów nadesłanych z trybie UPD
Pobieranie dokumentów, które wymagają potwierdzenia w trybie UPD, przebiega nieco inaczej, niż ma to miejsce w przypadku zwykłej korespondencji. Pobierane są jedynie metadane dokumentów, a użytkownik musi wykonać dodatkowe działania.
Dokument wymagający potwierdzenia w trybie UPD wygląda nieco inaczej na liście pobranych dokumentów.
Otwarcie takiego dokumentu wyświetli jedynie jego metadane, które mogą wyglądać na przykład tak, jak pokazano to na grafice poniżej.
W przypadku dokumentu, który wymaga potwierdzenia, po jego otwarciu i kliknięciu przycisku ePUAP w menu pojawi się opcja Podpisz i odeślij UPD.
W tej chwili wysłane zostanie potwierdzenie odebrania dokumentu, a sam dokument pojawi się w module Dokumenty.
Tworzenie odpowiedzi na wcześniej pobrane dokumenty
Aby utworzyć odpowiedź na dokument pobrany z platformy ePUAP, należy:
- włączyć moduł Dokumenty i pobrać dokumenty z platformy ePUAP;
- odszukać i otworzyć dokument, który wymaga odpowiedzi;
- kliknąć przycisk ePUAP i z menu wybrać Utwórz odpowiedź;
- w nowym oknie z listy należy wybrać szablon odpowiedzi, a potem kliknąć OK;
- w tej chwili zostanie utworzony dokument odpowiedzi, który będzie w sposób automatyczny powiązany z dokumentem źródłowym;
- po wygenerowaniu dokumentu odpowiedzi można dołączyć do niego załączniki. Przykład widoczny poniżej zawiera dodatkowy załącznik w formacie PDF, który ma rozmiar poniżej 3,5 MB. Warto zwrócić uwagę, że załącznik jest nieco inaczej przedstawiony w dokumencie XML. Ten mniejszy nie posiada niebieskiego podświetlenia, co oznacza, że znajduje się on bezpośrednio w pliku XML. Drugi, większy plik, został wysłany do repozytorium plików ePUAP;
- następnie należy kliknąć przycisk ePUAP i wybrać jedną z dostępnych opcji:
- Pokaż dokument przychodzący – otwiera dokument, na podstawie którego powstała ta odpowiedź;
- Wyślij na ePUAP – wysyła dokument bezpośrednio na ePUAP;
- Doręcz na ePUAP (UPD) – doręcza dokument po potwierdzeniu. Opcja ta wymaga, by dokument przed wysyłką został podpisany elektronicznie;
- po wysłaniu na ePUAP dokument zostaje zablokowany do dalszej edycji. Nie ma znaczenia, jakim trybem jest wysyłany.
Wszczynanie spraw
Użytkownik pracujący w systemie Symfonia eDokumenty może wszcząć sprawę, a następnie w jej ramach przygotować pismo i wysłać je przez ePUAP.
Aby wszcząć sprawę, a potem wysłać pismo przez ePUAP, należy:
- korzystając z modułu Dokumenty, utworzyć nowe pismo wychodzące. Więcej informacji na temat tworzenia pism wychodzących znajduje się w oddzielnym artykule;
- w oknie tworzenia pisma wychodzącego należy określić nadawcę, odbiorcę, dodać opis oraz wskazać istniejącą lub utworzyć nową sprawę;
- po utworzeniu i zapisaniu pisma wychodzącego należy kliknąć przycisk ePUAP i wybrać opcję Nowy dokument z ePUAP;
- dalsze kroki wyglądają bardzo podobnie jak w przypadku tworzenia odpowiedzi, co opisano w oddzielnym artykule.