Praca z Archiwum

Możliwości oferowane przez aplikację Archiwum sprowadzają się do wąskiego katalogu działań, które szczegółowo opisano w niniejszej części pomocy.

• Dodawanie plików do archiwum,
  • Plik z dysku,
  • OCR,
  • Nowy dokument,
• Podgląd,
• Edycja pozycji w archiwum,
• Usuwanie zbędnych dokumentów,
• Dołączanie do sprawy,
• Rejestracja w dzienniku,
• Uprawnienia do dokumentu.

Dodawanie plików do archiwum

Dodanie dokumentów do archiwum to kluczowe działanie wykonywane zawsze w stosunku do nowego dokumentu. Użytkownik może dodać plik bezpośrednio z pliku zapisanego na dysku komputera, przeprowadzić proces OCR lub utworzyć zupełnie nowy dokument zgodny z jednym z wielu dostępnych typów.

Plik z dysku

Aby dodać plik z dysku komputera, należy:

1. otworzyć okno aplikacji Archiwum;
2. w panelu z lewej strony wybrać swoje biurko lub biurko innej osoby, dział, firmę, teczkę, sprawę;
3. na dysku komputera odszukać stosowny plik, kliknąć go przyciskiem myszy, przytrzymać, przeciągnąć z komputera na okno aplikacji Archiwum do sekcji z listą dokumentów, a następnie zwolnić przycisk;

4. dokument pojawi się na liście.

Aby dodać plik z dysku komputera (metoda druga), należy:

1. otworzyć okno aplikacji Archiwum;
2. wskazać biurko lub firmę/dział/teczkę/sprawę;
3. kliknąć Dodaj, a potem Plik z dysku;

4. użytkownik może przeciągnąć plik z komputera i upuścić go na oknie lub kliknąć WYBIERZ Z DYSKU i dalej odszukać, wskazać plik i kliknąć Otwórz. Po dodaniu pliku należy kliknąć przycisk ZAPISZ;

5. plik pojawi się na liście nowych dokumentów.

Niezależnie od wybranej metody można w ten sposób dodać jeden lub więcej plików.

OCR

Dodając dokumenty do archiwum, można wspomóc się mechanizmem OCR, który pozwala pobrać z pliku kluczowe dane, a następnie wstawić je do odpowiednich pól tworzonego dokumentu. Rozwiązanie to pozwala na rozpoznanie:

• numeru dokumentu;
• klienta;
• opisu.

Aby dodać dokument, wykorzystując mechanizm OCR, należy:

1. włączyć Archiwum;
2. wskazać biurko lub firmę/dział/teczkę/sprawę, gdzie ma zostać dodany dokument;
3. kliknąć Dodaj, a potem OCR;

4. przeciągnąć plik z dysku komputera na okno, które pojawi się na ekranie, lub kliknąć WYBIERZ PLIK Z DYSKU, wskazać odpowiedni plik i zatwierdzić wybór, klikając Otwórz;

5. po tym jak dokument załaduje się do systemu, pojawi się jego podgląd. Niektóre dane zostaną pobrane automatycznie. Jeżeli tak się nie stanie, to użytkownik może w następujący sposób oznaczyć elementy, które mają zostać wykorzystane:
   • ustawić kursor nad danymi, które mają zostać rozpoznane;
   • wcisnąć i przytrzymać przycisk myszy;
   • przesunąć i zaznaczyć całe pole danych do pobrania;
   • pole powinno zostać oznaczone na żółto;
   • zwolnić przycisk myszy;
   • w menu podręcznym wskazać typ danych;
   • czynność powtórzyć dla innych danych, które mają być rozpoznane;

6. oznaczone i rozpoznane dane pojawią się w odpowiednich polach dostępnych przy prawej krawędzi okna;
7. kliknąć ZAPISZ. Dokument zostanie zapisany, a na ekranie pojawi się nowe okno z widokiem pełnych właściwości dokumentu;

8. pełne omówienie okna dokumentu znajduje się w sekcji pomocy dotyczącej modułu Dokumenty. Po powrocie do aplikacji Archiwum na liście pojawi się stosowny dokument.

Nowy dokument

W ramach aplikacji Archiwum użytkownik ma możliwość utworzenia nowego dokumentu określonego typu. Samo tworzenie dokumentów zostało szerzej opisane w ramach pomocy dla modułu Dokumenty, dlatego poniżej zaprezentowano jedynie skróconą instrukcję.

Aby utworzyć nowy dokument, należy:

1. włączyć aplikację Archiwum;
2. wskazać biurko lub firmę/dział/teczkę/sprawę;
3. kliknąć Dodaj, a potem Plik i z listy wybrać odpowiedni typ dokumentu;

4. otwarte zostanie nowe okno, którego wygląd zależy od wybranego typu dokumentu. Użytkownik musi uzupełnić odpowiednie pola, dodać załącznik i zapisać dokument.

Podgląd

Ważną funkcjonalnością archiwum jest kwestia związana z szybkim podglądem zawartości konkretnych dokumentów. Aplikacja Archiwum pozwala na wygodne podglądanie plików, które zostaną wskazane w głównym oknie.

Po tym jak użytkownik na liście dokumentów zaznaczy pozycję, to automatycznie jej podgląd pojawi się w sekcji podglądu. Sekcję można schować/wyświetlić, klikając zielony przycisk strzałki.

Jeżeli zielona strzałka nie jest widoczna, to wystarczy zmienić rozmiar okna aplikacji Archiwum i przycisk się pojawi. Każdorazowe kliknięcie przycisku rozwija lub zwija sekcję podglądu.

Warto w tym miejscu wskazać, że podgląd działa dla znanych typów plików, na przykład .pdf, .doc. Nie wszystkie formaty są wspierane i w przypadku braku wsparcia w sekcji podglądu pojawi się informacja o braku dostępności podglądu.

Edycja pozycji w Archiwum

Po tym jak dokument zostanie dodany do Archiwum, możliwa jest jego edycja przez właściciela pliku lub osoby, które posiadają stosowne uprawnienia.

Aby edytować pozycję w Archiwum, należy:

1. włączyć aplikację Archiwum;
2. odszukać odpowiedni plik. Można tutaj wspomóc się wyszukiwarką lub wejść na konkretne biurko, firmę, dział, teczkę bądź sprawę;
3. dwukrotnie kliknąć pozycję;

4. otwarte zostanie nowe okno, które zawiera kilka zakładek szerzej opisanych w kolejnych podpunktach;
5. zakładka Dokument zawiera podgląd dokumentu oraz kluczowe metadane na jego temat. W prawej kolumnie użytkownik znajdzie między innymi informacje o autorze, stanie, kliencie, sprawie, statusie (można go zmienić, klikając zmień);

6. zakładka Szczegóły to miejsce, w którym znajdują się: opis, dane klienta, numer dokumentu, data utworzenia w systemie, powiązania ze sprawą i procedurą, która zostanie wykonana w chwili procedowania. Dane można zmienić;

7. zakładka Załączniki to miejsce, w którym znajduje się plik z dokumentem. Użytkownik może w tym miejscu dodać kolejne załączniki, na przykład poprzez przeciągnięcie ich z komputera i upuszczenie na otwarte okno lub kliknięcie przycisku Dodaj. Możliwe jest również usunięcie załącznika lub podmiana na nowszą wersję;

8. zakładka Historia zawiera podgląd rejestru zmian wprowadzanych w dokumencie. Użytkownik może sprawdzić, kto i kiedy dokonywał zmian. Rejestr zawiera też informacje na temat tego, co edytowano;

9. zakładka Powiązania zawiera zestaw narzędzi, które pozwalają na:
   • powiązanie dokumentu z innym dokumentem (przycisk Nowy dokument);
   • dodanie zadania związanego z danym dokumentem (przycisk Dodaj zadanie);
   • dodanie powiązań ze sprawą, kontaktem lub istniejącym dokumentem (przycisk Dodaj powiązanie);
   •  użytkownik może również usunąć istniejące powiązanie z listy widocznej w zakładce;

10. zakładka Komentarze daje możliwość pracy grupowej nad dokumentem i zostawienie swoich uwag lub opinii. Komentarze mogą dodawać użytkownicy, którzy mają uprawnienia do dokumentu;

11. kliknąć Zapisz, aby zachować wprowadzone zmiany.

Szczegóły pracy z opcjami widocznymi w opisanych powyżej zakładkach szerzej omówiono w dokumentacji modułu Dokumenty. Warto mieć na uwadze, że liczba zakładek oraz dostępne opcje mogą różnić się w zależności od typu dokumentu.

Usuwanie zbędnych dokumentów

Dokument zapisany w archiwum można usunąć. Proces ten nie jest skomplikowany i sprowadza się do odszukania dokumentu, zaznaczenia go i kliknięcia przycisku Usuń. Usunięty dokument trafi do zakładki Usunięte w ramach biurka osoby, która utworzyła dokument.

W stosunku do zawartość zakładki Usunięte użytkownik po kliknięciu przycisku Usuń może:

• przywrócić plik z kosza – wcześniej należy zaznaczyć plik lub pliki, potem kliknąć Usuń i Przywróć z kosza;
• opróżnić kosz – należy skorzystać z opcji Opróżnij kosz i potwierdzić chęć wykonania operacji;
• usunąć z kosza – po zaznaczeniu pliku i kliknięciu Usuń użytkownik zaznacza Usuń z kosza. W ten sposób może usunąć wskazany dokument z kosza.

Należy pamiętać o tym, że dokumenty usunięte z kosza ulegają bezpowrotnej utracie i nie da się ich odzyskać.

Dołączanie do sprawy

Dokument zapisany w Archiwum można dołączyć do sprawy. Użytkownik ma dwie możliwości dołączenia do sprawy:

1. na etapie dodawania dokumentu do Archiwum użytkownik może wskazać konkretną teczkę i sprawę;
2. edytować istniejący dokument.

W pierwszym przypadku cała aktywność sprowadza się do tego, że przed dodaniem pliku należy wskazać odpowiednio firmę/dział (1), teczkę (2), sprawę (3) i dopiero wtedy przeciągnąć plik na listę lub skorzystać z przycisku Dodaj (4).

Jeżeli dokument został dodany wcześniej i zaistnieje konieczność podpięcia go pod konkretną sprawę, należy:

1. odszukać dokument;
2. otworzyć go do edycji;
3. przejść do zakładki Szczegóły;

4. w polu Sprawa wprowadzić fragment nazwy sprawy, kliknąć lupę, a potem wybrać z listy odpowiednią pozycję;

5. kliknąć Zapisz.

Ciekawą funkcją jest możliwość hurtowego dołączenia do sprawy większej liczby dokumentów. W tym przypadku należy zaznaczyć dokumenty na liście (przytrzymać wciśnięty klawisz „ctrl”), a potem kliknąć przycisk Dołącz.

Powiązanie ze sprawą można również usunąć. Wystarczy w zakładce Szczegóły w polu Sprawa kliknąć krzyżyk, a potem zapisać dokument. W nowym oknie należy odszukać sprawę, zaznaczyć i kliknąć DOŁĄCZ.

Rejestracja w dzienniku

Rejestracja dokumentów w dzienniku została szerzej opisana w oddzielnym artykule. Po stronie aplikacji Archiwum inicjacja rejestracji w dzienniku odbywa się po oznaczeniu pozycji na liście i kliknięciu przycisku Zarejestruj.

Do rejestracji w dzienniku potrzebne jest posiadanie aplikacji Korespondencja oraz e-Doręczenia. Dodatkowo niezbędne jest uczestnictwo w grupie KORESPONDENCJA – DZIENNIKI.

Uprawnienia do dokumentu

Ważną cechą Archiwum jest kwestia uprawnień do dokumentów, które są przechowywane wewnątrz aplikacji.

Domyślnie uprawnienia do zarchiwizowanego dokumentu posiada osoba, która go utworzyła. Jeżeli na etapie tworzenia dokumentu zostanie on powiązany ze sprawą, to zobaczą go wszystkie osoby mające uprawnienia do wskazanej sprawy. Więcej informacji o uprawnieniach do spraw znajduje się w oddzielnym artykule.

W sytuacji, gdy dokument dodatkowo zostanie powiązany z klientem, to zobaczą go osoby, które są ustawione jako opiekun klienta. Więcej informacji na temat przypisywania opiekuna dla konkretnego klienta znajduje się w oddzielnym artykule.

Jeżeli dokument zapisano w dziale lub teczce, to pracownicy takiego działu lub osoby mające uprawnienie do danej teczki zobaczą stosowny plik. Więcej informacji o uprawnieniach do teczek znajduje się w dedykowanym artykule. Natomiast kwestia przypisywania pracowników do działów została szerzej omówiona w dokumentacji związanej ze strukturą organizacyjną.

W ramach aplikacji Archiwum dostępny jest przycisk Uprawnij, który znajduje się na pasku narzędziowym. Rozwiązanie to pozwala nadać uprawnienia do dokumentu, ale plik nie pojawi się w aplikacji Archiwum. Uprawniona osoba otrzyma powiadomienie, a sam dokument znajdzie się w module Dokumenty w zakładce WSZYSTKIE/Udostępnione dokumenty. Opcja udostępnienia dokumentu możliwa jest również po otwarciu dokumentu w Archiwum i kliknięciu opcji Uprawnienia w nowym oknie.

Aby uprawnić użytkownika do dokumentu z archiwum, należy:

1. uruchomić aplikację Archiwum;
2. odszukać dokument, zaznaczyć go i kliknąć Uprawnij. Można również otworzyć dokument i w nowym oknie kliknąć przycisk Uprawnienia;

3. niezależnie od wybranej drogi otwarte zostanie nowe okno, w którym należy kliknąć UPRAWNIJ;

4. w kolejnym oknie należy zdecydować, czy dokument ma zostać udostępniony konkretnej grupie lub osobie oraz to, jakie uprawnienia mają zostać nadane;

5. w zależności od decyzji należy kliknąć pole, zacząć wpisywać nazwę grupy lub nazwisko osoby, a potem wybrać z listy odpowiednią pozycję i ją kliknąć;

6. wybrana osoba lub grupa pojawi się w stosownym polu. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby za jednym razem uprawnić kilka grup lub osób. Każda z uprawnionych jednostek może posiadać inny poziom dostępu. Po wskazaniu wszystkich uprawnionych należy kliknąć ZAPISZ;
7. lista uprawnionych pojawi się w oknie, które nadal będzie widoczne na ekranie. Dodatkowo na liście graficznie wyróżnione zostanie to, jaki poziom uprawnień posiada dana osoba lub grupa;

8. uprawiona osoba lub grupa otrzyma stosowne powiadomienie. Natomiast sam plik znajdzie się w module Dokumenty.

Aby odebrać uprawnienia do dokumentu, należy:

1. włączyć aplikację Archiwum;
2. odszukać dokument i kliknąć Uprawnij;
3. w nowym oknie kliknąć przycisk kosza i potwierdzić chęć odebrania uprawnień do dokumentu, klikając USUŃ.