Loading...

Procedowanie dokumentu

Dokumenty zapisane w Archiwum mogą być procedowane. Mówiąc prościej, użytkownik może przekazać dokument do innej osoby, działu lub firmy. Możliwe jest również udzielnie odpowiedzi na przekazany dokument. Pracując z dokumentami w ramach Archiwum, możliwe jest również powiązanie go z określoną procedurą obiegu, która następnie może zostać wykonana.

Przekazywanie i powiadamianie

Jeżeli dokument zostanie dodany do Archiwum, ale z uwagi na strukturę uprawnień nie trafi do wybranej osoby, można go jej przekazać, dzięki czemu uzyska ona do niego dostęp.

Aby przekazać dokument, należy:

  1. włączyć Archiwum;
  2. odszukać dokument do przekazania, zaznaczyć go i kliknąć Przekaż;
  1. w nowym oknie:
    • Przekaż oryginał – należy kliknąć pole wyboru i wybrać z listy dział lub konkretną osobę, której dokument ma zostać przekazany. W przypadku rozbudowanych organizacji po kliknięciu pola można zacząć wpisywać nazwę działu lub nazwisko odbiorcy dokumentu. System podpowie podmiot spełniający kryterium wyszukiwania. W systemie przyjęto założenie, że podobnie jak w obiegu papierowym, można przekazać tylko jeden oryginał, a w pozostałe miejsca jest przekazywana kopia. Dzięki temu osoba odbierająca oryginał wie, że jest domyślną osobą odpowiedzialną za jego archiwizację i załatwienie (co może oznaczać różne rzeczy dla różnych dokumentów i przyjętych procedur działania);
    • Przekaż kopię – jeżeli kopia dokumentu ma dodatkowo trafić od innych osób lub działów, można to zrobić poprzez kliknięcie opcji Przekaż kopie i wyszukanie odbiorców na liście. Kopia może być jawna (Kopia DW) lub ukryta (Kopia UDW). Różnica polega na tym, że o osobach lub działach wpisanych do ukrytej kopii nie dowiedzą się inni odbiorcy dokumentu;
    • Instrukcje – w tej sekcji możliwe jest wpisanie dodatkowej informacji, która trafi do odbiorcy dokumentu. Po kliknięciu pola można zacząć wprowadzać tekst. Możliwe jest również skorzystanie z bazy gotowych instrukcji. W tym wypadku należy kliknąć ikonę lupy i wybrać odpowiednie instrukcje z dostępnej listy. Lista dyspozycji podlega konfiguracji w Ustawieniach systemu;
  1. po kliknięciu przycisku PRZEKAŻ sprawa zostanie przekazana zgodnie z wprowadzonymi kryteriami.

Wszystkie przekazane dokumenty będzie można łatwo odszukać w module Archiwum osoby, która je otrzymała. Osoba przekazująca nadal będzie widzieć dokument, ale nie będzie mogła go już przekazać innej osobie ani nie będzie mogła wprowadzić w nim zmian.

Odpowiadanie

Aby odpowiedzieć na dokument, należy:

  1. włączyć aplikację Archiwum;
  2. odszukać dokument, zaznaczyć go na liście i kliknąć Odpowiedź;
  1. w nowym oknie wprowadzić zmiany i kliknąć Zapisz;
  1. odpowiedź pojawi się jako nowa pozycja w Archiwum.

Procedura obiegu

Edytując dokument dodany do Archiwum, użytkownik może ustawić zawartość pola Procedura. Z rozwijanej listy należy wybrać procedurę, a następnie kliknąć Zapisz. Użytkownik ma do dyspozycji zamkniętą listę procedur. Po wykonaniu tej operacji pojawi się dodatkowy panel – wstęga obiegu dokumentu, który pozwala zainicjować stosowną procedurę.

Top