Przekazywanie i dekretacja dokumentów

Podstawową cechą systemów informatycznych wspierających elektroniczny obieg dokumentów jest możliwość przekazania ich do różnych osób i działów, które będą mogły się z nimi zapoznać, zatwierdzić je lub wykonać inne zlecone działania.

• Przekazywanie dokumentu,
• Otrzymywanie zadekretowanych dokumentów,
• Odpowiedź na przekazany dokument,
• Zmiana statusu dokumentu,
• Kontrola zleconych i zadekretowanych dokumentów.

Przekazywanie dokumentu

Aby przekazać dokument dalej, należy:

1. odszukać na liście dokument, który ma zostać przekazany. Następnie można skorzystać z jednej z poniższych opcji:
   • wskazać plik na liście (należy kliknąć odpowiedni wiersz) i dalej wybrać opcję Przekaż na górnym menu nawigacyjnym. W ten sposób można przekazać kilka dokumentów jednocześnie;
   •  kliknąć dokument na liście prawym przyciskiem myszy i skorzystać z opcji Przekaż w menu podręcznym;
   • otworzyć dokument z dowolnego innego miejsca niż lista dokumentów (np. z powiadomienia). Wówczas opcja jest dostępna na pasku zadań dokumentu;

2. w nowym oknie w sekcji Przekaż oryginał należy kliknąć w pole wyboru i wybrać z listy dział lub konkretną osobę, którym dokument ma zostać przekazany. W przypadku rozbudowanych organizacji po kliknięciu w pole można zacząć wpisywać nazwę działu lub nazwisko odbiorcy dokumentu. System podpowie dział lub osobę, która spełnia kryterium wyszukiwania. W systemie przyjęto założenie, że podobnie jak w obiegu papierowym, można przekazać tylko jeden oryginał, a w pozostałe miejsca jest przekazywana kopia. Dzięki temu osoba odbierająca oryginał wie, że jest domyślną osobą odpowiedzialną za jego archiwizację i załatwienie (co może oznaczać różne rzeczy dla różnych dokumentów i przyjętych procedur działania);
3. jeżeli kopia dokumentu ma dodatkowo trafić od innych osób lub działów, można to zrobić poprzez kliknięcie opcji Przekaż kopie i wyszukanie odbiorców na liście. Kopia może być jawna (Kopia DW) lub ukryta (Kopia UDW). Różnica polega na tym, że o osobach lub działach wpisanych do ukrytej kopii nie dowiedzą się inni odbiorcy dokumentu;
4. w sekcji Instrukcje możliwe jest wpisanie dodatkowej informacji, która trafi do odbiorcy dokumentu. Po kliknięciu w pole można zacząć wprowadzać tekst. Możliwe jest również skorzystanie z bazy gotowych instrukcji. W tym wypadku należy kliknąć ikonę lupy i wybrać odpowiednie instrukcje z dostępnej listy. Lista dyspozycji podlega konfiguracji w Ustawieniach systemu;

5. po kliknięciu przycisku PRZEKAŻ sprawa zostanie przekazana zgodnie z wprowadzonymi kryteriami.

Wszystkie przekazane dokumenty będzie można łatwo odszukać w module Dokumenty przy użyciu folderów. Jeżeli dla przekazanego dokumentu odznaczono opcję Oznacz dokument jako załatwiony lub zostało utworzone zadanie, to pojawi się ono w folderze ZLECONE. W przypadku, kiedy przekazano dokument bez tych opcji, dokument znajdzie się w folderze ZAŁATWIONE.

Na etapie przekazywania dokumentu można dla niego utworzyć zadanie (sekcja Utwórz zadanie). Dzięki temu możliwa jest kontrola terminu i realizacji danego dokumentu i powiązanych z nim działań.

W opisie powyżej wspomniano, że dokument może zostać przekazany bezpośrednio do wybranego działu bez wskazywania konkretnej osoby.

Poniższe ustawienie dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready.

Jeżeli użytkownik nie może wybrać działów na liście (są wyszarzone) do przekazania dokumentu, to administrator powinien wprowadzić następujące zmiany:

1. na pasku kliknąć przycisk z trzema kropkami (Centrum), a potem wybrać kolejno Narzędzia i Panel sterowania;
2. w nowym oknie odszukać sekcję Narzędzia administracyjne i kliknąć opcję Ustawienia systemu;
3. w nowym oknie odszukać opcję POST_ONLY_DECRETATION i wyłączyć ją;

4. wylogować się i ponownie zalogować w systemie.

Użytkownik w celu odbioru pism przekazanych na dział musi na swoim koncie w module Dokumenty wprowadzić zmianę, która wskaże, z jakich działów mają być pobierane dokumenty.

1. po włączeniu modułu Dokumenty należy kliknąć opcję WSZYSTKIE, a potem prawym przyciskiem myszy opcję Nadesłane;
2. z podręcznego menu należy wybrać opcję Konfiguruj;

3. w nowym oknie w sekcji Struktura organizacyjna należy odszukać dział, zaznaczyć go, a potem kliknąć strzałkę skierowaną w prawo (jest na środku paska). Wybrany dział powinien pojawić się w prawej kolumnie. Przeniesienie działu do prawej kolumny jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia działu. Uprawnienia można nadawać w ustawieniach konta w zakładce PRAWO DO STRUKTURY;

4. kliknąć przycisk Zamknij. Od teraz pracownik zobaczy przekazane dokumenty w wybranym dziale. Powinny się one pojawić w zakładce Nadesłane oraz DO ZAŁATWIENIA.

Otrzymywanie zadekretowanych dokumentów

Osoba, która jest odbiorcą przekazanego dokumentu, informację o tym fakcie otrzyma na kilka sposobów.

Jeżeli na pulpicie dodano portlet Dokumenty, to pojawi się w nim informacja o nieprzeczytanym dokumencie. Kliknięcie portletu otworzy moduł Dokumenty w oknie, w którym łatwe będzie odszukanie otrzymanego dokumentu.

Na pasku zadań w sekcji powiadomień pojawi się informacja o nowym powiadomieniu. Rozwinięcie menu powiadomień wyświetli stosowny komunikat. Kliknięcie przycisku DOKUMENT otworzy moduł Dokumenty w oknie, w którym dostępny będzie przekazany dokument.

Poza powiadomieniami, o których mowa powyżej, odbiorca dokumentu w swoim module Dokumenty w folderze DO ZAŁATWIENIA znajdzie informację o nowym dokumencie. Przekazany dokument będzie domyślnie wyświetlony pogrubioną czcionką. Po pierwszym otwarciu pogrubienie zniknie.

Jeśli podczas dekretacji zostały użyte funkcje tworzenia zadań, wówczas osoba będąca odbiorcą dokumentu z zadaniem otrzyma dodatkowe powiadomienie, które pojawi się na pulpicie w formie nowego okna.

Wszystkie zadania są widoczne także w modułach Kanban i Kalendarz. Opcja ta jest dostępna dla użytkowników posiadających rozszerzenie Groupware.

Odpowiedź na przekazany dokument

Osoba, której przekazano dokument, może na niego odpowiedzieć, wykorzystując mechanizmy wbudowane w moduł Dokumenty. Dobrym przykładem wykorzystania odpowiedzi jest sytuacja, w której pracownik otrzymuje pismo przychodzące od kontrahenta. Następnie tworzy pismo stanowiące odpowiedź i odsyła ją do osoby, która zainicjowała cały proces.

Uwaga: okno odpowiedzi może różnić się w zależności od typu dokumentu, na który udzielana jest odpowiedź.

Aby odpowiedzieć na przekazany dokument, należy:

1. w module Dokumenty wskazać dokument, na który chce się odpowiedzieć i kliknąć go przyciskiem myszy. Następnie na pasku narzędziowym należy kliknąć przycisk Odpowiedz. Można również kliknąć prawym przyciskiem myszy w dokument i z podręcznego menu wybrać opcję Odpowiedz;

2. na ekranie monitora pojawi się nowe okno (może się różnić w zależności od typu dokumentu, na który udziela się odpowiedzi). W ramach okna możliwe jest wprowadzenie zmian we właściwościach dokumentu oraz dodanie załączników;

3. po wprowadzeniu zmian i dodaniu załączników należy kliknąć przycisk Zapisz. Dokument trafi do osoby, która pierwotnie go przekazała.

Zmiana statusu dokumentu

Aby zaakceptować dokument, należy:

1. otworzyć otrzymany dokument;
2. w zakładce Dokument kliknąć zmień obok opcji Status,
3. wybrać status z listy np. ZAAKCEPTOWANY;
4. zapisać dokument, klikając przycisk Zapisz.

Status, poza funkcją czysto informacyjną, pełni również inną ważną rolę, która odpowiada na przykład za blokadę możliwości edycji dokumentu. Blokada dokumentu nastąpi w przypadku, gdy wybrano status ZAAKCEPTOWANY lub ZAKOŃCZONY. Zdjęcie takiej blokady jest możliwe z poziomu użytkownika posiadającego uprawnienia do danego dokumentu.

Kontrola zleconych i zadekretowanych dokumentów

Ważnym elementem obiegu dokumentów jest możliwość wygodnej kontroli. W przypadku systemu Symfonia eDokumenty^TM użytkownik ma do dyspozycji kilka mechanizmów, które pozwalają śledzić, co dzieje się z przekazanym dokumentem.

Podstawowym elementem kontroli jest moduł Dokumenty wraz z folderami i graficznymi oznaczeniami, które pojawiają się obok przekazanych pozycji.

W kolumnie obok nazw dokumentów widoczne są kolorowe strzałki – zielone oraz czerwone. Strzałka zielona informuje o tym, że dany dokument został przekazany użytkownikowi. Natomiast strzałka czerwona mówi o tym, że to użytkownik przekazał dalej dany dokument. Po otwarciu dokumentu w zakładce Historia można sprawdzić, dokładnie komu i kiedy dokument został wysłany.

Kolumna zawierająca strzałki nosi nazwę Szczegóły dokumentu. Jeżeli kolumny nie widać, należy kliknąć prawym przyciskiem w belkę tytułową i zaznaczyć opcję Szczegóły dokumentu.

Dodatkowo foldery pozwalają w łatwy sposób sprawdzić, co zostało zlecone przez użytkownika (ZLECONE), co mu przekazano (DO ZAŁATWIENIA) oraz co już jest załatwione (ZAŁATWIONE).

Powiadomienia są podstawowym poziomem kontroli i znajdują się w sekcji powiadomień na pasku zadań użytkownika. Jeżeli użytkownik otrzyma dokument lub zadanie, zostanie o tym powiadomiony stosownym komunikatem.

Komunikaty to drugi ważny element pozwalający kontrolować obieg dokumentów. Pojawiają się w formie okienek wyskakujących bezpośrednio na pulpicie użytkownika.

Jeżeli z przekazanym dokumentem powiązane zostało zadanie, to w module Dokumenty w folderze ZLECONE przy każdym dokumencie w dwóch ostatnich kolumnach znajdą się ikony, które informują o stanie danego dokumentu i powiązanego z nim zadania.

Ostatnia kolumna zawiera ikonę, która może mieć kolor szary lub zielony – Stan załatwienia powiązanego zadania. Szara ikona informuje o tym, że zadanie nie zostało jeszcze wykonane, natomiast zielona oznacza, że pracownik wykonał powierzone mu zadanie.

Jeżeli kolumny nie widać, należy kliknąć prawym przyciskiem w belkę tytułową i zaznaczyć opcję Stan za załatwienia.

Przedostatnia kolumna, Stan załatwienia, służy do oznaczenia stanu dokumentu jako załatwiony. Dla dokumentów otrzymanych może to oznaczać, że użytkownik już zajął się dokumentem, a dla przekazanych (po odznaczeniu opcji Oznacz dokument jako załatwiony), że dokument przekazany do innej osoby uznano za załatwiony.