Loading...
Koszyk
Suma:
Testuj bezpłatnie przez 30 dni!
Ready LogotypReady Logo Icon
WypróbujZaloguj się

Sprawy

Sekcja Sprawy zawiera ustawienia związane z obsługą spraw w systemie Symfonia eDokumenty Ready. W ramach omawianej sekcji użytkownik może kontrolować następujące ustawienia:

Kategorie spraw

Ustawienie Instrukcje pozwala na zdefiniowanie zawartości słownika zawierającego kategorie nadawane sprawie w ramach systemu Symfonia eDokumenty Ready. Ustawienie szerzej opisano w oddzielnym artykule.

Teczki

Ustawienie Teczki pozwala włączyć Panel definicji wyciągu z wykazu akt. Z jego pomocą można edytować obszary powiązane z daną teczką, zamykać i otwierać teczki oraz zarządzać uprawnieniami do teczek.

Aby edytować listę i dodać nowe obszary do teczki, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Teczki w sekcji Sprawy;
  3. W kolejnym nowym oknie:
    • W sekcji Struktura organizacyjna zaznaczyć podmiot lub dział;
    • Kliknąć Edytuj listę;
  1. Otwarte zostanie nowe okno. W sekcji Kategoria spraw odszukać i zaznaczyć interesującą pozycję, a potem kliknąć Dodaj do wyciągu (przycisk strzałki skierowanej w prawą stronę);
  1. Po skompletowaniu wszystkich kategorii spraw zamknąć okno. W Panelu definicji wyciągu z wykazu akt pojawią się stosowne kategorie.

Jeżeli jakaś kategoria zostanie dodana omyłkowo, można to cofnąć. W tym celu w oknie Edytuj obszar dla wybranej komórki należy w sekcji Wyciąg dla komórki oznaczyć zbędną pozycję i kliknąć strzałkę skierowaną w lewo (Usuń z wyciągu).

Aby zamknąć teczkę, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Teczki w sekcji Sprawy;
  3. W kolejnym nowym oknie:
    • W sekcji Struktura organizacyjna zaznaczyć odpowiedni podmiot lub dział;
    • W sekcji Panel definicji wyciągu z wykazu akt zaznaczyć teczkę do zamknięcia;
    • Kliknąć Zamknij teczkę;
  1. Kliknąć TAK, by potwierdzić zamknięcie teczki. Obok zamkniętej teczki pojawi się ikona kłódki. Dodatkowo nazwa teczki zostanie wyszarzona.

Aby otworzyć teczkę, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Teczki w sekcji Sprawy;
  3. W kolejnym nowym oknie:
    • W sekcji Struktura organizacyjna zaznaczyć odpowiedni podmiot lub dział;
    • W sekcji Panel definicji wyciągu z wykazu akt zaznaczyć teczkę do otwarcia;
    • Kliknąć Otwórz ponownie;
  1. Kliknąć TAK, by potwierdzić otwarcie teczki. Wyszarzenie oraz ikona kłódki zostaną wyłączone, a teczka wróci do użytku.

Aby udostępnić teczkę pracownikowi lub grupie pracowników, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Teczki w sekcji Sprawy;
  3. W kolejnym nowym oknie:
    • W sekcji Struktura organizacyjna zaznaczyć odpowiedni podmiot lub dział;
    • W sekcji Panel definicji wyciągu z wykazu akt zaznaczyć teczkę do zmiany uprawnień;
    • Kliknąć Udostępnij teczkę wybranym pracownikom lub grupom;
  1. W nowym oknie:
    • W sekcji Pracownicy zaznaczyć osobę;
    • Kliknąć przycisk ze strzałką skierowaną w prawo;
    • Osoba przeskoczy do panelu Uprawnieni;
  1. Kliknąć ZAMKNIJ.

W tym miejscu warto wspomnieć, że opcja Wybierz listę w oknie nadawania uprawnień pozwala na wybranie:

  • Listy pracowników – wybór konkretnych osób;
  • Listy grup – wybór grupy, w ramach której wszyscy członkowie otrzymają lub stracą dostęp do teczki;
  • Struktury organizacyjnej – wybór elementu struktury organizacyjnej, który w całości otrzyma lub straci dostęp. Na przykład wybór działu nada uprawnienie wszystkim jego pracownikom. Wybór konkretnego stanowiska spowoduje, że dostęp będzie mieć obsługująca je osoba – bez względu na to, kto to w danym momencie jest;
  • Listy kont zewnętrznych – umożliwia nadanie dostępu osobie, która posiada konto zewnętrzne w systemie.

Odebranie uprawnień wygląda podobnie jak ich nadanie. Z tą różnicą, że zaznaczamy osobę lub grupę w panelu Uprawnieni, a potem klikamy strzałkę skierowaną w lewą stronę.

Aby zmienić domyślnie uprawnienia do teczek, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Teczki w sekcji Sprawy;
  3. W kolejnym nowym oknie:
    • W sekcji Struktura organizacyjna zaznaczyć odpowiedni podmiot lub dział;
    • W sekcji Panel definicji wyciągu z wykazu akt zaznaczyć teczkę do zmiany uprawnień;
    • Kliknąć Zarządzaj domyślnymi uprawnieniami do teczki;
  1. W nowym oknie:
    • W sekcji Pracownicy zaznaczyć osobę;
    • Kliknąć przycisk ze strzałką skierowaną w prawo;
    • W dodatkowym oknie oznaczyć uprawnienia, jakie mają zostać nadane;
    • Kliknąć OK.
  1. Wybrana osoba przeskoczy do sekcji Uprawnieni. Po zaznaczeniu jej w sekcji Uprawnienia będzie można podejrzeć nadany zakres uprawnień;
  1. Po zakończeniu nadawania uprawnień kliknąć ZAMKNIJ.

Warto wspomnieć, że opcja Wybierz listę w oknie nadawania uprawnień pozwala na wybranie:

  • Listy pracowników – wybór konkretnych osób;
  • Listy grup – wybór grupy, w ramach której wszyscy członkowie otrzymają lub stracą dostęp do teczki;
  • Struktury organizacyjnej – wybór elementu struktury organizacyjnej, który w całości otrzyma lub straci dostęp. Na przykład wybór działu nadal uprawnienie wszystkim jego pracownikom. Wybór konkretnego stanowiska spowoduje, że dostęp będzie mieć obsługująca je osoba – bez względu na to, kto to w danym momencie jest;
  • Listy kont zewnętrznych – umożliwia nadanie dostępu osobie, która posiada konto zewnętrzne w systemie.

Z punktu widzenia wygody domyślnymi uprawnieniami do teczki najlepiej zarządzać wykorzystując Listy grup. Dzięki temu można w trwały i prosty sposób zarządzić dostępem do teczek. W przyszłości wystarczy tylko dodawać lub usuwać pracowników z wybranych grup.

Odebranie uprawnień wygląda podobnie jak ich nadanie. Z tą różnicą, że zaznaczamy osobę lub grupę w panelu Uprawnieni, a potem klikamy strzałkę skierowaną w lewą stronę. Można też zaznaczyć osobę, a potem zmienić przydzielone uprawnienia.

Cechy spraw

Ustawienie Cechy spraw pozwala na utworzenie dodatkowych cech, które będą widoczne w zakładce Cechy tworzonej sprawy. Ustawienie szerzej opisano w oddzielnym artykule.

Terminy załatwienia

Ustawienie Terminy załatwienia odpowiada za zarządzanie słownikiem terminów, które można wykorzystać podczas tworzenia i zarządzania sprawami. Dane ze słownika pojawią się w polu Termin realizacji a dokładnie w polu ustaw na.

Aby dodać nowy termin załatwienia, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Termin załatwienia w sekcji Sprawy;
  3. W kolejnym nowym oknie:
    • Kliknąć Nowy (przycisk plusa);
    • Priorytet – wpisać wartość, która będzie odpowiadać pozycji danego terminu na liście wyboru;
    • Termin – miejsce na opis dodawanego terminu. Pole może zawierać zarówno litery, jak i liczby;
    • Liczba dni – miejsce na wpisanie liczby dni. Pole może zawierać wyłącznie liczby;
    • Kliknąć OK,
  1. Nowa pozycja pojawi się na liście dostępnych terminów.

Aby edytować istniejący termin załatwienia, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Termin załatwienia w sekcji Sprawy;
  3. W kolejnym nowym oknie odszukać pozycję na liście i dwukrotnie kliknąć. Można również zaznaczyć pozycję i kliknąć przycisk z ikoną ołówka;
  1. W nowym oknie edytować pola:
    • Priorytet – wpisać wartość, która będzie odpowiadać pozycji danego terminu na liście wyboru;
    • Termin – miejsce na opis dodawanego terminu. Pole może zawierać zarówno litery, jak i liczby;
    • Liczba dni – miejsce na wpisanie liczby dni. Pole może zawierać wyłącznie liczby,
  2. kliknąć OK. Zmiany zostaną zapisane.

Aby usunąć istniejący termin załatwienia, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Termin załatwienia w sekcji Sprawy;
  3. W kolejnym nowym oknie odszukać i zaznaczyć pozycję, a następnie kliknąć przycisk z ikoną kosza na śmieci;
  1. Kliknąć TAK, by potwierdzić chęć usunięcia terminu.

Projekty

Opcja Projekty pozwala na wygodne zarządzanie projektami (tworzenie, edycję oraz usuwanie). Omawiana opcja odpowiada funkcjonalności dostępnej w module Projekty.

Aby dodać nowy projekt, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Projekty w sekcji Sprawy;
  3. kliknąć Nowy;
  1. Uzupełnić pola wg. instrukcji:
    • Nazwa – wprowadzona nazwa projektu powinna być jasna i czytelna dla innych użytkowników;
    • Data rozp. – kliknąć pole i z kalendarza wybrać datę rozpoczęcia projektu;
    • Opis – miejsce na wpisanie dłuższego opisu celu projektu;
    • Data zak. – kliknąć pole i z kalendarza wybrać datę zakończenia projektu;
    • Numer – numer projektu;
    • Kolor – po kliknięciu można wybrać kolor i przypisać go do projektu. Jest to dodatkowe wizualne wyróżnienie konkretnego projektu;
    • Priorytet – pozwala na ustawienie priorytetu projektu;
    • Koordynator – wybrać z listy osobę, która będzie koordynować projekt po stronie organizacji;
    • Klient – kliknąć w pole, wprowadzić fragment nazwy klienta, a potem kliknąć lupę i wybrać odpowiedniego klienta z listy. Dzięki tej opcji projekt zostanie powiązany z konkretnym klientem;
    • Kalendarz – pozwala na wybór lub utworzenie nowego kalendarza, w którym będą zapisywane terminy związane z projektem;
  1. Kliknąć ZAPISZ. Nowy projekt pojawi się na liście.

Aby edytować istniejący projekt, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Projekty w sekcji Sprawy;
  3. Odszukać projekt na liście i kliknąć dwukrotnie. Można również oznaczyć projekt i kliknąć Edytuj na pasku narzędziowym;
  1. W nowym oknie prowadzić zmiany i kliknąć ZAPISZ.

Aby usunąć istniejący projekt, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Projekty w sekcji Sprawy,
  3. Odszukać projekt na liście i zaznaczyć go, a potem kliknąć Usuń na pasku narzędziowym;
  1. Kliknąć TAK, by potwierdzić usunięcie projektu.

Osoba korzystająca z narzędzia Projekty ma możliwość zaimportowania projektów z pliku XLS. Rozwiązanie to pozwala na sprawne założenie większej liczby projektów.

Arkusz XLS powinien zawierać następujące kolumny z danymi:

  • Nazwa,              
  • Opis,   
  • Numer,              
  • Koordynator,   
  • Klient, 
  • Data rozpoczęcia,        
  • Data zakończenia.

Przykładowy wypełniony arkusz może wyglądać jak na poniższym zrzucie ekranu.

Aby zaimportować projekty, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Projekty w sekcji Sprawy;
  3. Kliknąć Import,
  1. W nowym oknie:
    • Wybierz do importu – kliknąć trzy kropki, a potem wskazać plik, który ma zostać zaimportowany. Wzór pliku można pobrać klikając w Pobierz;
    • Jeżeli projekt zostanie znaleziony – określić zachowanie w przypadku wykrycia, że projekt z importu jest już w systemie. Można wybrać jedną z trzech akcji: Przerwij cały import, Pomiń projekt i kontynuuj import oraz Aktualizuj projekt;
    • Jeżeli znaleziony projekt jest usunięty – określić zachowanie w przypadku wykrycia, że projekt z importu jest już w systemie i został w nim wcześniej usunięty. Można wybrać jedną z trzech akcji: Przerwij cały import, Pomiń projekt i kontynuuj import oraz Przywróć projekt i zaktualizuj;
    • Kliknąć IMPORTUJ;
  1. Po zakończeniu importu pojawi się stosowny komunikat z podsumowaniem. Okno komunikatu będzie zawierać dane na temat liczby zaimportowanych projektów. Jeżeli podczas importu napotkany zostanie błąd, użytkownik zostanie o tym poinformowany.

Maski praw do spraw

Ustawienie Maski praw do spraw zostało opisane w oddzielnym artykule.

Szablony projektów

Ustawienie Szablony projektów pozwala na zdefiniowanie zawartości słownika zawierającego szablony projektów. Dzięki szablonom możemy znacznie przyspieszyć pracę nad powtarzalnymi projektami. Ustawienie szerzej opisano w oddzielnym artykule .

Powody porażki

Ustawienie Powody porażki pozwala na zarządzanie słownikiem powodów, które możemy podać oznaczając lead sprzedażowy w module Pipeline jako przegrany.

Aby dodać nowy powód porażki, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Powody porażki w sekcji Sprawy;
  3. Kliknąć Nowy;
  4. W polu Powód porażki wprowadzić powód i kliknąć ZAPISZ;
  1. Nowa pozycja pojawi się na liście.

Aby edytować istniejący powód porażki, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania,
  2. W nowym oknie kliknąć Powody porażki w sekcji Sprawy;
  3. Dwukrotnie kliknąć w pozycję na liście lub zaznaczyć ją i kliknąć Edycja;
  4. wprowadzić zmiany w opisie powodu i kliknąć ZAPISZ;

Aby usunąć powód porażki, należy:

  1. Kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), a potem Narzędzia i Panel sterowania;
  2. W nowym oknie kliknąć Powody porażki w sekcji Sprawy;
  3. Zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Usuń;
  4. Potwierdzić chęć usunięcia pozycji z listy. Należy kliknąć USUŃ.
What are your Feelings
Top