System Symfonia eDokumenty przeznaczony jest do pracy z dokumentami. Może to oznaczać, że podstawowym typem dokumentów przetwarzanym w systemie będą pliki w formacie Microsoft Word. Dlatego w tym miejscu warto zwrócić uwagę, że edycja dokumentu w formacie doc/docx wymaga jego otwarcia w edytorze Microsoft Word.

System Symfonia eDokumenty pozwala na wygodne edytowanie dokumentów bez potrzeby ich ponownego wysyłania do modułu Dokumenty. Zasada działania wygląda następująco:

• klikamy w załącznik w formacie doc/docx (np. w module Dokumenty);
•  załącznik jest pobierany i automatycznie otwierany w Microsoft Word;
• po zakończeniu edycji dokumentu i jego zapisaniu plik automatycznie trafia do modułu, z którego został pobrany.

Powyższe rozwiązanie oparte jest o specjalny komponent Symfonia Active Folder, który wymaga pobrania i instalacji. W dalszej części artykułu wyjaśniono skąd pobrać, jak zainstalować i w jaki sposób korzystać z komponentu Symfonia Active Folder.

Pobieranie i instalacja Symfonia Active Folder

Pobieranie i instalacja komponentu Symfonia Active Folder to jednorazowa operacja. Należy ją wykonać na każdym komputerze, który jest wykorzystywany do edycji dokumentów przechowywanych w Symfonia eDokumenty.

Aby pobrać komponent Symfonia Active Folder, należy:

1. kliknąć Centrum, a potem kolejno wybrać Narzędzia i Komponenty;

2. w nowym okienku w sekcji Symfonia Active Folder kliknąć odnośnik;

3. wskazać miejsce, w którym ma zostać pobrany komponent, a potem kliknąć Zapisz. Plik zostanie pobrany i zapisany we wskazanym miejscu na dysku komputera. Zwykle będzie to folder Download.

Aby zainstalować komponent Symfonia Active Folder, należy:

1. otworzyć folder, w którym zapisano pobrany komponent Symfonia Active Folder;

2. dwukrotnie kliknąć ikonę pliku;
3. rozpocznie się instalacja komponentu, a po jej zakończeniu na ekranie wyświetlone zostanie podsumowanie;

4. kliknąć Zakończ, by zamknąć okno i zakończyć instalację komponentu.

 W tym momencie komputer jest gotów do pracy z dokumentami doc/docx przechowywanymi w systemie Symfonia eDokumenty a edytowanymi w edytorze Microsoft Word dostępnym na komputerze.

Praca z dokumentem

Aby skorzystać z edycji załączników wprost z serwera, należy:

1. włączyć moduł Dokumenty, odszukać pozycję wymagającą edycji;
2. otworzyć dokument, który ma być edytowany. W oknie dokumentu w zakładce Dokument ukaże się podgląd załącznika. Aby wprowadzić zmiany, należy kliknąć przycisk Edytuj;

3. podczas pierwszej edycji z użyciem komponentu Symfonia Active Folder, w oknie przeglądarki może pojawić się komunikat. Należy zaznaczyć opcję Zawsze zezwalaj witrynie serwertestowy.edokumenty.symfonia.pl na otwieranie linków tego typu w skojarzonej aplikacji i kliknąć Otwórz. Podczas kolejnych edycji komunikat więcej się nie pojawi;

4. dokument zostanie pobrany w tle na dysk komputera i otwarty przy pomocy edytora Microsoft Word. Podczas pobierania dokumentu na ekranie monitora pojawi się małe okno z postępem operacji. Okno zniknie w chwili, gdy plik znajdzie się na dysku komputera i zostanie otwarty w edytorze;

5. po zakończeniu edycji dokumentu należy go zapisać w edytorze, korzystając z opcji Zapisz lub klikając przycisk z symbolem dyskietki. Po zamknięciu edytora na ekranie ponownie pojawi się okno postępu, które tym razem będzie pokazywać postęp odsyłania pliku do systemu Symfonia eDokumenty^TM;

6. po ponownym otwarciu dokumentu w systemie Symfonia eDokumenty^TM powinno pokazać się zaktualizowane okno podglądu;

7. po wejściu do zakładki Załączniki, kliknięciu prawym przyciskiem myszy w nazwę edytowanego załącznika i wybraniu opcji Właściwości, w podręcznym menu można sprawdzić historię zmian. W tym celu należy przejść do zakładki Historia – tam na liście ukażą się dokładne informacje na temat tego, kto i kiedy dokonywał edycji dokumentu.

Warto w tym miejscu podkreślić, że edycja dokumentu przy pomocy dodatku oraz edytora MS Word nie musi tworzyć nowych wersji dokumentu. Jest to zależne od konfiguracji środowiska.