- Tworzenie nowej jednostki,
- Wielofirmowość w przykładach,
- Dodatkowe ustawienia związane z wielofirmowością.
Tworzenie nowej jednostki
W przypadku kiedy w systemie ma być obsługiwanych wiele firm, poszczególne firmy powinny być zdefiniowane w strukturze organizacyjnej jako Organizacja według poniższych zasad:
- z lewej strony należy kliknąć i zaznaczyć jednostkę główną, a następnie kliknąć przycisk Nowa jednostka pod zaznaczoną (przycisk z plusem);
- wypełnić pola według instrukcji:
- Nazwa – wpisać nazwę jednostki, zwykle jest to nazwa firmy (pole obowiązkowe);
- Typ – ustawić wartość Organizacja;
- Symbol – dla jednostki typu Organizacja to pole może pozostać puste, ale w przypadku tworzenia oddzielnego zbioru teczek warto podać symbol, ponieważ ma on wpływ na tworzenie numeracji;
- Nadrzędna – pole nie podlega edycji i zawiera nazwę jednostki nadrzędnej;
- Repozytorium – zaleca się wyłączenie tej opcji;
- Jednostka rozliczeniowa – należy zaznaczyć to pole;
- Dane jednostki – to pole pozwala na wskazanie danych teleadresowych firmy. Jeżeli dane są już zapisane w module Kontakty, należy wpisać nazwę, kliknąć ikonę lupy, a następnie z listy wybrać odpowiednią pozycję. W przypadku braku danych w systemie należy kliknąć znak plusa, w nowym oknie uzupełnić niezbędne pola i kliknąć DODAJ. Dzięki wypełnieniu tego pola system domyślnie będzie podpowiadał nadawcę/odbiorcę podczas rejestracji pism bądź nabywcę przy rejestracji faktur, w tym przy rozpoznawaniu przez OCR;
- Grupa – pozwala na stworzenie i powiązanie grupy automatycznie uzupełnianej użytkownikami należącymi do tej firmy. Ustawienie jest powiązane z opcją Reguła;
- Reguła – umożliwia określenie reguł przydziału pracowników do grupy wybranej w polu Grupa;
- Opis – umożliwia zamieszczenie dodatkowych informacji na temat tworzonej jednostki;
Przygotowując system do działania w modelu wielofirmowości, należy pamiętać o kilku kwestiach, które wypunktowano poniżej:
- pracownik może być przypisany tylko do jednego stanowiska. Jeżeli pracownik faktycznie pracuje dla dwóch firm, to w takim wypadku należy przydzielić mu stosowne uprawnienia w strukturze organizacyjnej. Zmiany może dokonać administrator biznesowy, edytując konto pracownika. W zakładce PRAWA DO STRUKTURY będą widoczne obie poszczególne firmy. Przy dodatkowej firmie należy odszukać odpowiednie stanowisko, zaznaczyć je, a potem kliknąć zielony plus na pasku narzędziowym. W przykładzie poniżej Barbara Cacko domyślnie jest sekretarką w firmie Roboty sp. z o.o. i jednocześnie ma pełnić to samo stanowisko w Myjni robotów sp. z o.o. To właśnie w tym miejscu należy zaznaczyć stanowisko, do którego pracownik ma otrzymać przydział;
- wszystkich użytkowników systemu, którzy pełnią rolę w kilku spółkach i powinni mieć możliwość zmiany kontekstu pracy systemu w ramach wykorzystywanych aplikacji, należy dodać do grupy systemowej WIELOFIRMOWOŚĆ. Dzięki temu użytkownicy zobaczą na pasku systemu dodatkową opcję wyboru kontekstu pracy systemu. Jeśli wybór kontekstu będzie konieczny, system wyświetli odpowiedni komunikat.
Wielofirmowość w przykładach
W dalszej części opisano dwa częste przypadki, które można spotkać w wielu różnych organizacjach:
- przypadek pierwszy – spółka główna, w której są zatrudnieni wszyscy pracownicy, a pozostałe spółki występują w celach rozliczeniowych;
- przypadek drugi – kilka spółek, w których występują odrębne działy i stanowiska z przypisanymi osobami.
Aby ustawić system do pracy z wielofirmowości w modelu pierwszym, należy:
- utworzyć pełną strukturę organizacyjną spółki głównej wraz z działami, stanowiskami i przypisanymi pracownikami;
- kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji. Dalej odszukać sekcję FAKTURY ZAKUPU i WIELOFIRMOWOŚĆ. Następnie włączyć opcje:
- Włącz wielofirmowość na Fakturach zakupu;
- Praca w kontekście jednostki rozliczeniowej;
- do struktury organizacyjnej dodać kolejną spółkę, która będzie wykorzystywana do celów rozliczeniowych i nie będzie zatrudniać pracowników. Kluczowe są pola, które oznaczono na grafice poniżej. Przy Danych jednostki należy pamiętać o tym, że konieczne jest uzupełnienie NIP-u oraz skróconej nazwy;
- jeżeli w organizacji występuje potrzeba, aby określeni pracownicy (na przykład zarząd spółki, osoby nadzorujące dokumenty kosztowe) w aplikacji Faktury Zakupu widziały wszystkie faktury przypisane tylko do tej spółki na każdym etapie ich obiegu, należy utworzyć grupę użytkowników przypisaną do struktury organizacyjnej. W aplikacji Faktury Zakupu występuje grupa FAKTURY – Dostęp do wszystkich faktur zakupu – należy pamiętać, że nada ona uprawnienia jej członkom do wszystkich faktur w systemie niezależnie od spółki. Grupę można utworzyć, klikając przycisk z symbolem plusa. Dodatkowe zmiany w ustawieniach nowej grupy nie są konieczne. Szerszy opis tworzenia grup znajduje się w dedykowanym artykule;
- w polu Reguły należy określić zasady przypisywania użytkowników dla grupy. Z listy należy wybrać Definicja niezależna od struktury. Dzięki temu do grupy będzie można dodać dowolnych użytkowników, którzy mają otrzymywać uprawnienia do każdej faktury zarejestrowanej pod spółkę, do której przypięta jest ta grupa;
- zmiany w strukturze należy zapisać, a następnie przejść do ustawień konta pracowników, którzy mają mieć uprawnienia do nowej spółki. W tym celu należy edytować konto pracownika i w zakładce PRAWO DO STRUKTURY odszukać nowy podmiot, zaznaczyć go na liście i kliknąć zielony plus na pasku narzędziowym. Grafika poniżej przestawia sytuację, w której Barbara Cacko pracuje w firmie Roboty sp. z o.o. oraz ma nadane prawo do firmy Myjnia robotów sp. z o.o.;
- tworząc konta nowych użytkowników, należy zwrócić szczególną uwagę na zakres ich uprawnień do działu i stanowiska – uwzględniając tu weryfikację, czy użytkownik nie posiada nadmiernych uprawnień do innych stanowisk;
- pracownicy powinni zostać dodani do grupy WIELOFIRMOWOŚĆ;
- po tym jak użytkownik wyloguje się ze swojego konta, a następnie ponownie zaloguje w systemie, na pasku zadań powinien zobaczyć formularz wyboru spółek;
W przypadku powyższej konfiguracji wielofirmowości należy pamiętać, że spółka główna, w której zatrudnieni są wszyscy użytkownicy, będzie możliwa do wybrania na liście dla każdego użytkownika – nawet gdy użytkownik posiada szarego minusa w uprawnieniach do struktury.
Aby ustawić system do pracy z wielofirmowości w modelu drugim, należy:
- utworzyć pełną strukturę organizacyjną spółki głównej wraz z działami, stanowiskami i przypisanymi pracownikami;
- strukturę organizacyjną należy uzupełnić o kolejną spółkę. Aby to zrobić, należy zaznaczyć spółkę główną w oknie z lewej strony, a następnie kliknąć przycisk Nowy na pasku narzędziowym i uzupełnić formularz zgodnie ze wzorem poniżej. Kluczowe są pola, które oznaczono na poniższej grafice. Przy Danych jednostki należy pamiętać o tym, że konieczne jest uzupełnienie NIP-u oraz skróconej nazwy;
- jeżeli w organizacji występuje potrzeba, aby określeni pracownicy (na przykład zarząd spółki, osoby nadzorujące dokumenty kosztowe) w aplikacji Faktury Zakupu widzieli wszystkie faktury przypisane tylko do tej spółki na każdym etapie ich obiegu, należy utworzyć grupę użytkowników przypisaną do struktury organizacyjnej. W aplikacji Faktury Zakupu występuje grupa FAKTURY – Dostęp do wszystkich faktur zakupu – należy pamiętać, że nada ona uprawnienia jej członkom do wszystkich faktur w systemie niezależnie od spółki. Grupę można utworzyć, klikając przycisk z symbolem plusa. Dodatkowe zmiany w ustawieniach nowej grupy nie są konieczne. Szerszy opis tworzenia grup znajduje się w dedykowanym artykule;
- w polu Reguły należy określić zasady przypisywania użytkowników dla grupy. Z listy należy wybrać Definicja niezależna od struktury. Dzięki temu do grupy będzie można dodać dowolnych użytkowników, którzy mają otrzymywać uprawnienia do każdej faktury zarejestrowanej pod spółkę, do której przypięta jest ta grupa;
- jeżeli wymaga tego sytuacja, należy dodać kolejne podmioty, stosując się do porad zawartych w podpunktach od 2 do 4;
- jeżeli użytkownik systemu jest przypisany do stanowiska w jednej spółce, ale pełni formalną rolę w drugiej spółce i powinien mieć uprawnienia łącznie do dwóch stanowisk, należy edytować jego konto i w zakładce Prawa do struktury nadać mu uprawnienia do struktury. W tym celu należy zaznaczyć dodatkowe stanowisko i kliknąć zielony przycisk plusa. W poniższym przykładzie Barbara Cacko (sekretarka w Roboty Sp. z o.o.) pełni jednocześnie rolę Sekretarki w drugiej spółce – Myjnia robotów sp. z o.o.;
- jeżeli pracownikowi pierwszej spółki mają zostać nadane uprawnienia do tego, aby druga spółka była możliwa do wyboru w kontekście wielofirmowości, należy przydzielić mu uprawnienia do drugiej spółki. System automatycznie nada temu użytkownikowi uprawnienia do wszystkich pracowników tej spółki, zatem należy odebrać nadmiarowe uprawnienia:
- po nadaniu uprawnień do spółki widoczne są szare plusy na wszystkich poniższych jednostkach;
- w przypadku zarządu firmy Myjnia robotów sp. z o.o. widnieje czerwony minus, co oznacza odebranie uprawnień;
- warto tutaj podkreślić, że możliwe jest odebranie nadmiarowych uprawnień dla całego działu, przy jednoczesnej możliwości nadania uprawnienia do wybranego stanowiska;
- pracownicy powinni zostać dodani do grupy WIELOFIRMOWOŚĆ;
- kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji. Dalej odszukać sekcję FAKTURY ZAKUPU i WIELOFIRMOWOŚĆ. Następnie włączyć opcje:
- Włącz wielofirmowość na Fakturach zakupu;
- Praca w kontekście jednostki rozliczeniowej;
- w tej chwili pracownicy w zależności od przypisanych uprawnień będą widzieć tylko te podmioty, do których zostali uprawnieni.
Dodatkowe ustawienia związane z wielofirmowością
Praca z wykorzystaniem funkcji wielofirmowości daje możliwość ustawienia podpowiadania domyślnych dla nich typów dokumentów.
W dalszej części została opisana konfiguracja umożliwiające i domyślnych typów dokumentów w zależności od jednostki rozliczeniowej, do której użytkownik ma dostęp. Jeżeli użytkownik ma dostęp do wielu jednostek rozliczeniowych, będzie mógł wybrać, dla której dokument jest wprowadzany.
Aby skonfigurować funkcję podpowiedzi w modelu wielofirmowym, należy:
- kliknąć Aplikacje, a potem kolejno wybrać Ustawienia aplikacji oraz WIELOFIRMOWOŚĆ w sekcji FAKTURY ZAKUPU;
- włączyć opcje:
- Włącz wielofirmowość na Fakturach Zakupu;
- Praca w kontekście jednostki rozliczeniowej;
- Typy dokumentów dla jednostki;
- kliknąć zakładkę SŁOWNIKI, która znajduje się w grupie FAKTURY ZAKUPU, a potem OTWÓRZ przy opcji Typy dokumentów księgowych;
- w nowym oknie widoczne będą różne typy dokumentów. Należy odszukać właściwy typ dokumentu i dwukrotnie go kliknąć lub zaznaczyć i wybrać przycisk z ikoną ołówka. W przypadku braku pożądanego typu dokumentu można go utworzyć, klikając przycisk ołówka;
- w nowym oknie kluczowe są pola:
- Jednostka rozliczeniowa – z listy wybrać odpowiednią jednostkę, do której dany typ dokumentu ma być podpięty;
- zaznaczyć opcję automatycznie ustaw domyślny dla typu i jednostki;
- kliknąć ZAPISZ.
Jeśli użytkownik ma prawa do kilku jednostek rozliczeniowych, to klikając przycisk oznaczony strzałką, będzie mógł wybrać, dla której z nich dokument jest wprowadzany.
