Administrator biznesowy ma możliwość stworzenia własnych grup i nadania im uprawnień. Rozwiązanie to pozwala na uproszczenie procesu zarządzania systemowymi grupami. Można utworzyć nową grupę, która będzie automatycznie nadawać członkom uprawnienia wynikające z kilku różnych grup systemowych.
Własne grupy mogą:
- Agregować funkcje – wybranie tego atrybutu pozwoli przypisać tej grupie wyłącznie uprawnienia do funkcji systemu (modułów, pól i przywilejów i tak dalej). Funkcjonalność ma zastosowanie tylko w Symfonia eDokumenty Ready;
- Agregować dane i obieg – wybranie tego atrybutu pozwoli przypisać tej grupie wyłącznie uprawnienia do danych (między innymi spraw, dokumentów) oraz wykorzystać ją przy przekazywaniu dokumentów i zadań workflow do grupy osób.
Aby utworzyć własną grupę, należy:
- kliknąć przycisk Centrum, a potem wybrać Pracownicy i Grupy;
- w nowym oknie kliknąć Nowa;
- uzupełnić pola według instrukcji:
- Nazwa grupy – pole obowiązkowe, wymagane jest podanie nazwy grupy. Warto wybrać taką nazwę, która uniknie ewentualnych pomyłek w przyszłości;
- Komentarz – pozwala na dodanie opisu tego, jak działa dana grupa i jakie uprawnienia nadaje. Warto dodać opis, który w przyszłości pozwoli na łatwą identyfikację uprawnień, jakie nadaje członkostwo;
- Cel grupy – pozwala na określenie, czy grupa ma agregować funkcje, czy dane i obieg. Wybór następuje w oparciu o rozwijaną listę;
- Guid – pozwala na zdefiniowanie identyfikatora grupy;
- po wprowadzeniu danych należy kliknąć ZAPISZ. Wygląd okna ulegnie zmianie;
- w zakładce Pracownicy możliwe jest dodanie pracownika do nowej grupy:
- w kolumnie Pracownicy zaznaczyć osobę i kliknąć strzałkę skierowaną w prawo;
- konto użytkownika zostanie przeniesione do kolumny Do grupy należą pracownicy;
- oznaczenie konta osoby w kolumnie Do grupy należą pracownicy i kliknięcie strzałki skierowanej w lewo spowoduje, że zostanie ono usunięte z grupy i przeniesione do kolumny Pracownicy;
- w zakładce Dziedziczenie praw należy wskazać grupy systemowe, których uprawnienia mają zostać połączone. Należy pamiętać, że dziedziczenie praw ma zastosowanie tylko w Symfonia eDokumenty Ready. Dziedziczenie ogranicza się do nadanych praw do systemu i struktury organizacyjnej na grupach dodanych ręcznie. Nie dziedziczą się prawa nadane w grupach przypisanych do aplikacji systemu:
- w kolumnie Grupy zaznaczyć pozycję na liście;kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę;grupa przeniesiona zostanie do prawej kolumny Grupa dziedziczy;
- oznaczenie pozycji w kolumnie Grupa dziedziczy z i kliknięcie strzałki skierowanej w lewo usunie pozycję z listy, a co za tym idzie, nowa grupa nie będzie z niej dziedziczyć uprawnień;
- kliknąć ZAPISZ, by zakończyć proces tworzenia nowej grupy. Nowa grupa pojawi się na liście w głównej części okna.
Administrator może edytować grupę. Wystarczy, że odszuka pozycję na liście i skorzysta z jednej z opcji wymienionych poniżej:
- dwukrotnie kliknie pozycję na liście;
- zaznaczy pozycję na liście i kliknie Edycja na pasku narzędziowym.
Zbędną grupę można usunąć. Wystarczy ją zaznaczyć na liście, a potem kliknąć Usuń i potwierdzić.
Pod przyciskiem Historia dostępny jest rejestr zmian, jakie wprowadzano w ramach danej grupy. Można tam znaleźć między innymi informacje o tym kto, kiedy i co zmienił.