W systemie Symfonia eDokumenty dostępne są trzy główne typy kont:
- Konto użytkownika systemu – typ konta przeznaczony dla wszystkich pracowników, którzy korzystają z systemu Symfonia eDokumenty i mają mieć dostęp do funkcji administracyjnych. Liczba kont systemowych jest zależna od wykupionej licencji;
- Konto użytkownika portalu – podstawowe konto. Użytkownik pracujący na tego typu koncie ma dostęp do wybranych elementów systemu. Dokładna lista ograniczeń została opisana poniżej. Konta użytkownika portalu są kontami płatnymi, ale rozliczanymi według innych cenników niż pełnoprawne konta użytkownika systemu. Rozwiązanie to sprawdza się w przypadku dużych organizacji, w których nie każdy użytkownik musi mieć dostęp do rozbudowanych funkcjonalności systemu Symfonia eDokumenty;
- Konto użytkownika bez możliwości logowania – jest to uproszczona wersja konta, która przydaje się na przykład w sytuacji, w której charakter pracy niektórych pracowników nie wymaga dostępu do komputera. Przykładem może być malarz pokojowy, który pracuje na budowie. Konto w systemie warto mu założyć choćby w celu ułatwienia zarządzania zasobami ludzkimi i nadzorowania urlopów. Konto bez możliwości logowania jest darmowe i nie zależy od wykupionej licencji na środowisko Symfonia eDokumenty.
Konta z założenia mają przypisane podstawowe uprawnienia. Natomiast dzięki grupom uprawnień możliwe jest dokładne kontrolowanie użytkownika oraz aplikacji, z których korzysta. Dodatkowo grupy mogą wpływać na dostępne funkcjonalności w ramach wybranych aplikacji.
W systemie zdefiniowano szereg grup. O przynależności do grupy decyduje administrator biznesowy. Nikt inny nie ma możliwości dodania lub usunięcia użytkownika z danej grupy.