Loading...
Koszyk
Suma:
Testuj bezpłatnie przez 30 dni!
Ready LogotypReady Logo Icon
WypróbujZaloguj się

Zarządzanie szablonami

Wprowadzenie

Wiele dokumentów wytwarzanych przez organizację jest do siebie podobnych i różni się jedynie pojedynczymi danymi. Na przykład wzór umowy o dzieło może być taki sam dla każdej z osób, a zmiany dotyczą jedynie danych osobowych oraz stawki godzinowej. W takim wypadku wskazane jest wykorzystywanie szablonów, które pozwalają znacząco przyśpieszyć proces tworzenia stosownych dokumentów.

System Symfonia eDokumenty wspiera pracę z szablonami. Mechanizm ten został szerzej opisany w sekcji Tworzenie dokumentów z szablonów. Przygotowanie własnego szablonu wyjaśniono poniżej.

System Symfonia eDokumenty wspiera pracę z szablonami. Mechanizm ten został szerzej opisany w sekcji Tworzenie dokumentów z szablonów. Przygotowanie własnego szablonu wyjaśniono poniżej.

Czym jest szablon

Szablon dokumentu to nic innego jak plik w formacie .docx, który można opracować przy pomocy edytora tekstu (na przykład MS Word, OpenOffice Writer, a nawet MS WordPad). Dokument powinien zawierać treść, która ma występować w pismach tworzonych na bazie szablonu. Natomiast w miejscach, w których mają pojawiać się dane z formularzy, należy zastosować specjalne znaczniki.

Przykład dokumentu mającego być szablonem może wyglądać jak poniżej. Znaczniki oznaczono kolorem żółtym. To właśnie w ich miejsca wstawione zostaną prawidłowe dane.

Lista domyślnych znaczników

Każdy znacznik to z góry zdefiniowany ciąg znaków, który jest zapisany pomiędzy znakami ##. Aby podejrzeć listę dostępnych znaczników, należy:

  1. Kliknąć Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
  2. W nowym oknie w sekcji Korespondencja należy odszukać i kliknąć przycisk Otwórz przy opcji Szablony dokumentów;
  1. W następnym oknie w zakładce Znaczniki szablonów dostępne są zdefiniowane znaczniki, które można wykorzystać do tworzenia własnego szablonu dokumentu. Wystarczy odszukać odpowiedni znacznik na liście, umieścić nad nim kursor myszy i kliknąć ikonę, która pojawi się obok jego nazwy. Znacznik zostanie skopiowany do schowka i może mieć na przykład taką postać: #DATA.DZISIAJ#;

Lista domyślnych znaczników znajduje się poniżej:

  • #DATA.DZISIAJ# – aktualna data;
  • #DEL.ADDDAT# – data dodania;
  • #DEL.DATA_AKCEPTACJI# – data akceptacji;
  • #DEL.DATA_ZALICZKI# – data wypłaty zaliczki;
  • #DEL.DELEGOWANY# – imię i nazwisko osoby delegowanej;
  • #DEL.FINANSOWY# – dane osoby weryfikującej;
  • #DEL.KWOTA_ZAL# – kwota zaliczki;
  • #DEL.PARAGRAF# – paragraf;
  • #DEL.WALUTA# – waluta;
  • #DEL.WYPLATA.ZAGRANICZNEJ# – informacja o wypłacie zaliczki w walucie;
  • #DEL.WYPLATA.ZALICZKI# – informacja o wypłacie zaliczki;
  • #DOKUMENT.OPIS# – opis dokumentu;
  • #KONTAKT.NAZWA# – nazwa kontaktu;
  • #KONTAKT.NAZWA_I_ADRES# – nazwa kontaktu oraz adres.

Dodawanie własnych znaczników

Administrator Symfonia eDokumenty może dodać własne znaczniki, które następnie zostaną wykorzystane w szablonie.

Aby dodać własny znacznik, należy:

  1. Kliknąć Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
  2. W nowym oknie w sekcji Korespondencja należy odszukać i kliknąć przycisk Otwórz przy opcji Szablony dokumentów;
  1. W nowym oknie przejść do zakładki Znaczniki szablonów i kliknąć Nowy znacznik;
  1. W nowym oknie uzupełnić pola wg. instrukcji:
    • Metoda definicji – wybrać jedną z opcji dostępnych na liście:
      • z pomocnikiem – aktywuje opcję Pomocniki, pozwalającą wybrać rodzaj danych, które chcemy pobrać z systemu;
      • z tabeli – aktywuje opcję Tabela. Można z jej użyciem określić miejsce, z którego pobrane zostaną dane;
      • jako cecha – również aktywuje opcję Tabela, Można z jej użyciem określić miejsce, z którego pobrane zostaną dane;
      • jako SQL – aktywuje opcję Zapytanie SQL, w której można stworzyć własne zapytanie do bazy SQL;
    • Znacznik – wprowadzić nazwę znacznika. Nie należy używać spacji i najlepiej stosować zapis, w którym wykorzystywane są tylko duże litery bez polskich znaków, a spację zastępuje kropka np. DATA.DZISIAJ;
    • Opis – dodać opis znacznika. To na tej postawie będzie można określić przeznaczenia bardziej skomplikowanych znaczników;
    • Opis przy braku – pozwala określić domyślną treść, która zostanie wykorzystana, jeżeli w systemie nie będzie danych. Na przykład tworząc znacznik NUMER.TELEFONU, możemy wpisać nie podano. Dzięki temu w przypadku braku numeru telefonu w systemie w dokumencie zostanie zwrócona wartość nie podano. Aby wykorzystać daną wartość, należy ją określić oraz zaznaczyć opcję Użyj;
    • Makro – pozwala na wybranie z listy makra, które może zostać użyte podczas wykorzystania znacznika;
  1. Jeżeli w polu Metoda definicji wybrano z pomocnikiem:
    • w polu Pomocnik należy wybrać odpowiednią wartość z listy zawierającej kilkadziesiąt zdefiniowanych wartości, których opis jasno oddaje ich przeznaczenie;
  1. Jeżeli w polu Metoda definicji wybrano z tabeli:
    • Tabela – podać nazwę tabeli;
    • Klucz główny – podać nazwę głównego klucza;
    • Kontekst – na liście wskazać kontekst danych. Rozwijana lista zawiera kilka pozycji, które jasno oddają kontekst;
    • Kolumna danych – podać kolumnę zawierającą potrzebne dane;
    • Formatowanie – z listy wybrać sposób formatowania danych;
  1. Jeżeli w polu Metoda definicji wybrano jako cecha:
    • Tabela – podać nazwę tabeli;
    • Klucz główny – podać nazwę głównego klucza;
    • Cecha – na liście wskazać interesującą cechę. Rozwijana lista zawiera kilka pozycji, które jasno oddają przeznaczenie;
  1. Jeżeli w polu Metoda definicji wybrano jako sql:
    • Zapytanie SQL – kliknąć trzy kropki na końcu pola i w nowym oknie wprowadzić treść zapytania do bazy danych;
    • Kontekst – na liście wskazać kontekst danych. Rozwijana lista zawiera kilka pozycji, które jasno oddają kontekst;
    • Źródło danych – na liście wskazać źródło danych;
    • Formatowanie – z listy wybrać sposób formatowania danych;
  1. Kliknąć ZAPISZ.

Edycja i usuwanie znaczników

Aby edytować istniejący znacznik, należy:

  1. Kliknąć Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
  2. W nowym oknie w sekcji Korespondencja należy odszukać i kliknąć przycisk Otwórz przy opcji Szablony dokumentów;
  1. W następnym oknie w zakładce Znaczniki szablonów odszukać i dwukrotnie kliknąć znacznik wymagający edycji. Można również zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć przycisk z symbolem ołówka;
  1. W nowym oknie wprowadzić zmiany zgodnie z potrzebami i kliknąć ZAPISZ.

Aby usunąć istniejący znacznik, należy:

  1. Kliknąć Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
  2. W nowym oknie w sekcji Korespondencja należy odszukać i kliknąć przycisk Otwórz przy opcji Szablony dokumentów;
  1. W następnym oknie w zakładce Znaczniki szablonów odszukać i zaznaczyć pozycję na liście, a potem kliknąć przycisk z symbolem kosza na śmieci;
  1. Kliknąć TAK, by zatwierdzić usunięcie zbędnego znacznika.

Wgrywanie własnych szablonów

Aby wgrać własny szablon, należy:

  1. Korzystając z informacji zwartych na niniejszej stronie przygotować nowy szablon i zapisać go w formacie DOCX;
  2. Kliknąć Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
  3. W nowym oknie w sekcji Korespondencja należy odszukać i kliknąć przycisk Otwórz przy opcji Szablony dokumentów;
  1. W następnym oknie w zakładce Szablony dokumentów kliknąć przycisk z symbolem plusa. W nowym okienku wpisać nazwę szablonu, a potem kliknąć trzy kropki i wskazać plik szablonu. Na koniec kliknąć ZAPISZ;

Szablon zostanie dodany i zapisany w systemie. Od teraz będzie można go wykorzystać podczas generowania pism. Proces opisano szerzej w tym artykule.

Edycja i usuwanie istniejących szablonów

Aby usunąć zbędny szablon, należy:

  1. Kliknąć Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
  2. W nowym oknie w sekcji Korespondencja należy odszukać i kliknąć przycisk Otwórz przy opcji Szablony dokumentów;
  1. W nowym oknie w zakładce Szablony dokumentów zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć przycisk z symbolem kosza na śmieci. W oknie komunikatu potwierdzić chęć usunięcia szablonu klikając TAK;

Aby edytować istniejący szablon, należy:

  1. Kliknąć Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
  2. W nowym oknie w sekcji Korespondencja należy odszukać i kliknąć przycisk Otwórz przy opcji Szablony dokumentów;
  1. W nowym oknie w zakładce Szablony dokumentów kliknąć zielony odnośnik z nazwą pliku – dokument zostanie pobrany na dysk komputera, tutaj należy go edytować;
  1. Kliknąć prawym przyciskiem w nazwę pliku, z menu wybrać Nowa wersja. W nowym okienku przeciągnąć i upuścić plik szablonu w polu oznaczonym strzałką;
  1. Kliknąć ZAPISZ W SYSTEMIE.

Jeżeli na komputerze zainstalowano komponent Symfonia Active Folder ,to w celu edycji wystarczy:

  1. Odszukać szablon na liście;
  2. Dwukrotnie w niego kliknąć lub zaznaczyć na liście i kliknąć przycisk z symbolem ołówka;
  3. W nowym oknie kliknąć Edytuj;
  1. Następnie należy zezwolić na edycję w MS Word, tam wprowadzić i zapisać zmiany. Poprawiony szablon zostanie automatycznie odesłany na serwer.

Uprawnienia do szablonu

W systemie można zapisać wiele szablonów, a dostęp do nich może być kontrolowany dzięki mechanizmowi uprawnień.

Aby nadać uprawnienia do szablonu, należy:

  1. Kliknąć Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
  2. W nowym oknie w sekcji Korespondencja odszukać i kliknąć przycisk Otwórz przy opcji Szablony dokumentów;
  1. W nowym oknie odszukać szablon na liście i kliknąć prawym przyciskiem myszy. Z menu wybrać Uprawnienia;
  2. W kolejnym oknie w kolumnie Pracownicy wskazać osobę i kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę. W oknie komunikatu włączyć opcję Użycie i kliknąć OK;
  3. Wskazana osoba zniknie z lewej kolumny i pojawi się w prawej. Zamknąć okno zarządzania uprawnieniami.

W celu odebrania uprawnień wystarczy powtórzyć czynności opisane powyżej – z tą różnicą, że należy zaznaczyć osobę w kolumnie Uprawnieni i kliknąć strzałkę skierowaną w lewą stronę.

What are your Feelings
Top