Zarządzanie umowami finansowymi i zabezpieczeniami

• Rejestracja umowy finansowej,
• Zabezpieczenia umowy finansowej,
• Ustawianie powiązania faktury z umową,
• Ustawianie powiązania umowy finansowej z samymi kosztami na fakturze,
• Tworzenie płatności do faktury z powiązaną umową,
• Koszty Ogólne Budowy (KOB).

Umowy mogą mieć różny charakter. Niektóre dotyczą współpracy, a inne niosą za sobą konkretne skutki finansowe. System Symfonia eDokumenty^TM w ramach modułu Umowy pozwala na wygodne zarządzanie umowami finansowymi i danymi, które są tutaj ważnym elementem.

Rejestracja umowy finansowej

Aby dodać umowę finansową do modułu Umowy, należy:

1. włączyć moduł Umowy;
2. kliknąć BAZA UMÓW. Użytkownik musi mieć nadany odpowiedni dostęp, aby zobaczyć tę opcję. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule;
3. kliknąć przycisk Dodaj umowę;
4. otwarte zostanie nowe okno, które wymaga uzupełnienia kluczowych danych:
   • Tytuł/Podmiot umowy – pozwala na wpisanie tematu umowy (pole obowiązkowe);
   • Strona umowy – domyślnie zawiera dane podmiotu, który korzysta z systemu Symfonia eDokumenty^TM i dokonuje rejestracji umowy w systemie. Aby to zmienić, należy rozwinąć listę i wybrać podmiot na niej widoczny. Lista zawiera jedynie te podmioty, które ustawiono w strukturze organizacyjnej jednostki;
   • Strona umowy (kontrahent zewnętrzny) – wymaga ustawienia podmiotu, z którym zawarto umowę. Jeżeli podmiot jest dodany w systemie (w module Klienci), należy wpisać fragment jego nazwy i kliknąć przycisk lupy. Następnie z listy należy wybrać odpowiedni podmiot. W przypadku braku podmiotu można go dodać, klikając przycisk Dodatkowe opcje, a potem Dodaj nowy kontakt;
   • Dział odpowiedzialny – daje możliwość powiązania umowy z konkretnym działem w ramach organizacji, który odpowiada na przykład za realizację umowy. Wybór działu ogranicza się do rozwinięcia listy i wskazania go;
   • Kategoria/Teczka– umowa jest przechowywana w teczce, którą należy w tym miejscu wskazać (pole obowiązkowe). Wybór teczki odbywa się przez wskazanie pozycji na rozwijanej liście. Więcej informacji na temat teczek znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Rodzaj umowy – w ramach organizacji może funkcjonować wiele rodzajów umów. Omawiana opcja pozwala na precyzyjne oznaczenia rodzaju umowy. Więcej informacji na temat definiowania własnych rodzajów umów znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Projekt – umowa może być częścią większego projektu, który można wskazać w polu. Należy rozwinąć listę i wskazać odpowiedni projekt. Jeżeli projektu nie ma na liście, należy go utworzyć w module Projekty;
   • Numer umowy – pozwala na wpisanie numeru umowy, pod którym dokument ma być zarejestrowany w systemie. W przypadku włączenia opcji Generuj numer system sam utworzy odpowiedni numer;
   • Numer umowy klienta – pozwala na wpisanie numeru umowy klienta. Opcja ta przydaje się w sytuacji, gdy to druga strona sporządziła umowę;
   • Uwagi – pole na wpisanie dodatkowych uwag na temat umowy. Wykorzystanie pola zależy między innymi od potrzeb użytkownika czy przyjętych założeń;
   • Data podpisania – w tym miejscu należy ustawić datę podpisania umowy, wystarczy kliknąć pole, a potem w oknie kalendarza wskazać odpowiednią datę;
   • Data obowiązywania – w polach Od i Do należy ustawić okres, w którym obowiązuje umowa. Ustawienie daty ogranicza się do kliknięcia pola i wybrania odpowiednich terminów w kalendarzu. Pole ma duże znaczenie podczas zarządzania umowami oraz oznaczania ich jako obowiązujące lub wygasłe. Poza tym na bazie pola działa system ustawień przypomnień o wygaśnięciu umowy. Jeżeli umowa obowiązuje bezterminowo, należy zaznaczyć pole bezterminowa. W tym przypadku nie ma możliwości ustawienia daty w polu Do;

5. włączyć opcję Umowa finansowa, a następnie wpisać stosowną kwotę w polu Wartość umowy. Dodatkowo w polu Typ umowy finansowej należy wybrać z listy jedną z dostępnych wartości – Zakup lub Sprzedaż;
6. po uzupełnieniu pól według potrzeb należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
7. w tej chwili otwarte zostanie nowe okno, w którym znajdą się szczegółowe informacje na temat umowy. W zakładce Podsumowanie można sprawdzić poprawność wprowadzonych danych;

8. kolejnym krokiem jest podłączenie dokumentu umowy. W tym celu należy kliknąć opcję DODAJ ZAŁĄCZNIK;
9. w nowym należy oknie kliknąć zakładkę Załączniki:
   • umowa ma postać pliku – kliknąć przycisk Dodaj, w nowym oknie wskazać odpowiedni plik i kliknąć przycisk Otwórz. Plik zostanie przesłany na serwer i zapisany w zakładce Załączniki;
   • umowa ma postać papierową – kliknąć przycisk Skanuj i postępować zgodnie z instrukcją. Konieczne jest wcześniejsze skonfigurowanie skanera w systemie Symfonia eDokumenty^TM. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;

7. po dodaniu załącznika lub załączników z umową należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknąć aktywne okno;
8. na ekranie monitora pozostanie widok okna umowy. W polu Załącznik umowy pojawi się informacja na temat załącznika. Należy zwrócić uwagę na status załącznika umowy, który powinien mieć postać PODPISANA OBUSTRONNIE;

9. w zakładce Finansowe pojawią się szczegółowe informacje na temat finansów związanych z umową. Kolorowe prostokąty zawierają informację na temat wartości umowy, wykorzystania środków oraz procentowego wykorzystania środków.

Zabezpieczenia umowy finansowej

Moduł Umowy w przypadku umów finansowych daje możliwość ustawienia zabezpieczenia. Rozwiązanie to jest stosowane w przypadku niektórych umów oraz współpracy, która może rodzić ryzyko finansowe.

Ustawienie zabezpieczenia jest domyślnie wyłączone. Jeżeli zajdzie potrzeba wykorzystania omawianej funkcjonalności, należy włączyć opcję Dodatkowe zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule.

Aby zdefiniować zabezpieczenie na umowie, należy:

1. zarejestrować umowę finansową według instrukcji zamieszczonej w oddzielnym artykule;
2. w module Umowy odszukać uprzednio zarejestrowaną umowę finansową. Można do tego celu użyć filtrów albo wyszukiwarki. Następnie należy dwukrotnie kliknąć umowę tak, by otworzyć okno szczegółów;
3. przejść do zakładki Finansowe i kliknąć opcję DODAJ widoczną przy sekcji Zabezpieczenia umowy;
4. w nowym oknie wybrać jedną z form zabezpieczenia. W zależności od wybranej formy kolejne kroki będą przebiegać inaczej;

5. Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa – po wybraniu tej opcji należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Informacja o gwarancji zostanie dodana w ramach sekcji Zabezpieczenia umowy;

6. Kaucja – po wybraniu tej opcji zabezpieczenia w nowym oknie należy zdefiniować konkretne wartości zabezpieczenia, które pojawią się na ekranie monitora:
   • % kaucji od wartości umowy – jest to procent wartości umowy, który zostaje zatrzymany od wystawionej faktury;
   • % redukcji po odbiorze końcowym – procent od wartości kaucji, który jest zatrzymany do odbioru końcowego;
   • Termin zwrotu kaucji – dotyczy terminu zwrotu % redukcji po odbiorze końcowym. Data jest wykorzystywana przez moduł płatności przy tworzeniu zapisu o terminie płatności kaucji;
   • Warunki potrącenia kaucji – ustala, w jaki sposób realizowane są potrącenia z każdej faktury, z pierwszej faktury lub inne – wybór tego rozwiązania powoduje brak obliczeń kaucji na fakturach i brak automatów tworzących płatności;

7. kliknąć przycisk ZAPISZ. Zapis o aukcji pojawi się w sekcji zabezpieczeń;

8. raz ustawione zabezpieczenia można usunąć. W tym celu należy kliknąć opcję USUŃ, która pojawi się w sekcji zabezpieczeń. Usunięcie wymaga dodatkowego potwierdzenia, które sprowadza się do kliknięcia przycisku TAK w oknie z ostrzeżeniem;
9. raz ustawione zabezpieczenia można poddać edycji. W tym celu należy kliknąć opcję EDYTUJ. W przypadku gwarancji bankowej edycja pozwala na zmianę formy zabezpieczenia na kaucję. W przypadku kaucji możliwe jest skorygowanie wprowadzonych wartości.

Umowy, dla których ustawiono zabezpieczenia, można w prosty sposób odfiltrować. Wystarczy skorzystać z zakładki ZABEZPIECZENIA.

Ustawianie powiązania faktury z umową

System Symfonia eDokumenty^TM posiada moduł o nazwie Faktury zakupy, który służy do rejestracji faktur. Moduł ten został opisany w oddzielnym artykule. W tym miejscu należy jedynie wskazać, że umowa może zostać powiązana z fakturą, którą zarejestrowano w module Faktury zakupu.

Aby powiązać fakturę zakupu z umową, należy:

1. włączyć moduł Faktury zakupu;
2. korzystając z filtrów lub wyszukiwarki, odszukać fakturę;
3. dwukrotnie kliknąć fakturę, by otworzyć okno podglądu;
4. przejść do zakładki Powiązania;
5. kliknąć opcję Powiąż z umową;

6. w nowym oknie z listy należy wybrać odpowiednią umowę;

7. kliknąć przycisk ZAPISZ.

Należy pamiętać o tym, że powiązanie faktury z umową może wykonać osoba, która ma odpowiednie uprawnienia. Poza tym powiązanie możliwe jest do wykonania w ramach faktury i umowy dotyczącej jednego kontrahenta. Dodatkowo umowa musi mieć status OBOWIĄZUJĄCA. Informacje o fakturze pojawią się w zakładce Finansowe konkretnej umowy. W przypadku umowy, która posiada zabezpieczenie kaucją, pojawi się dodatkowo informacja o kwocie kaucji, która powinna zostać potrącona przy płatności.

Ustawianie powiązania umowy finansowej z samymi kosztami na fakturze

Sam proces powiązania umowy finansowej z konkretnym kosztem odbywa nieco inaczej niż miało to miejsce w przypadku łączenia umowy z fakturą.

Aby powiązać umowę finansową z samymi kosztami na fakturze, należy:

1. włączyć moduł Faktury zakupu;
2. korzystając z filtrów lub wyszukiwarki, odszukać fakturę;
3. dwukrotnie kliknąć fakturę, by otworzyć okno podglądu;
   • przejść do zakładki Koszty,
   • jeżeli w zakładce zdefiniowano już koszty, należy poddać edycji wybraną pozycję – można ją kliknąć dwukrotnie,
   • jeżeli nie ma jeszcze kosztów kliknąć Nowy (plus),

4. w nowym oknie należy:
   • jeżeli tworzymy nowy koszt – uzupełnić wymagane pola,
   • w polu Sprawa wpisać fragment nazwy sprawy a następnie kliknąć lupę i z wyników wyszukiwania wybrać odpowiednią sprawę,
5. kliknąć ZAPISZ I ZAMKNIJ,
6. w module Umowy po otwarciu konkretnej umowy w zakładce Finansowe pojawi się odpowiednie powiązanie.

Tworzenie płatności do faktury z powiązaną umową

Tworzenie płatności dotyczących faktur powiązanych z konkretną umową jest realizowane w module Płatności, który opisano w oddzielnym artykule.

Koszty Ogólne Budowy (KOB)

Moduł Umowy umożliwia zapisywanie informacji o Kosztach Ogólnych Budowy (KOB) zawartych w uzgodnieniach przechowywanych umów. Narzędzie to wymaga uprzedniego włączenia (Ustawienia Aplikacji/Umowy/Ustawienia, należy włączyć opcję Rozszerzenie dla sektora budowlanego – Koszty Ogólne Budowy (KOB)).

Po aktywacji funkcji KOB w zakładce Finansowe (tylko dla umów finansowych) pojawi się dodatkowa pozycja o nazwie Partycypacja w Kosztach Ogólnych Budowy (KOB).

Aby zdefiniować wartość partycypacji, należy:

1. zarejestrować umowę i ustawić ją jako umowę finansową. Opis całego procesu zamieszczono w oddzielnym artykule;
2. otworzyć umowę i przejść do zakładki Finansowe, a potem kliknąć opcję DODAJ;
3. w nowym oknie:
   • Tytuł partycypacji – wprowadzić opis/nazwę;
   • Rodzaj partycypacji – wybrać z listy, czy partycypacja będzie mieć charakter procentowy czy kwotowy. Wybór ma wpływ na nazwę opcji opisanej w kolejnym podpunkcie;
   • % partycypacji lub kwota partycypacji – wpisać procentową lub kwotową wartość partycypacji;

4. kliknąć przycisk ZAPISZ. Informacja o dodanej partycypacji pojawi się w zakładce Finansowe w sekcji Partycypacja w Kosztach Ogólnych Budowy (KOB).

Należy pamiętać o tym, że partycypacja procentowa będzie liczona w oparciu o wartość umowy, którą można zdefiniować podczas rejestracji dokumentu.