Ustawienia modułu Zamówienia są dostępne łącznie z tymi dla Zapotrzebowań. W niniejszym artykule opisano wybrane opcje, które mają wyłącznie związek z modułem Zamówienia.
Ogólne
Wszystkie ustawienia dotyczące modułu Zamówienia zebrano w narzędziu Ustawienia aplikacji. Aby je otworzyć, należy kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji. W nowym oknie należy odszukać sekcję ZAKUPY i kliknąć KONFIGURACJA.
Opcja Akceptacja zamówień pozwala określić, w jaki sposób mają być procedowanie kolejne zamówienia. Po kliknięciu przycisku ZMIEŃ należy wybrać jedno z dostępnych ustawień:
- Bez akceptacji – zamówienie nie będzie podlegać procedowaniu i trafi bezpośrednio do dalszej realizacji;
- Do wyboru przez zlecającego – osoba zlecająca za każdym razem będzie wskazywać osobę, która ma dokonać akceptacji;
- Domyślna grupa – użyte zostaną osoby z domyślnej grupy, którą należy wskazać po zaznaczeniu opcji;
- Domyślny akceptant – zawsze będzie to ta sama osoba, którą należy wskazać po zaznaczeniu opcji;
- Przełożony wnioskującego lub on sam, gdy należy do grupy – akceptacji dokona przełożony osoby wnioskującej. Dodatkowo można wskazać grupę i jeżeli wnioskujący do niej należy, wtedy on sam będzie mógł dokonać akceptacji;
- Przełożony wnioskującego (według struktury) – bezpośrednio przełożony osoby wnioskującej. Zależność wynika ze struktury organizacyjnej;
- Wnioskujący – akceptacji może dokonać sam wnioskujący.
Po wybraniu odpowiedniej opcji należy uzupełnić dodatkowe pola (jeżeli będą widoczne) i kliknąć przycisk ZAPISZ.
Opcja Po akceptacji zamówień oznacz pozycję jako zamówioną pozwala na przyśpieszenie i uproszczenie ścieżki obiegu. Włączenie tego ustawienia ma sens w przypadku, gdy wnioskujący i akceptujący to ta sama osoba.
Magazyny
Słownik magazynów to następne ustawienie, które może być przydatne. Po kliknięciu przycisku ZMIEŃ otwarte zostanie nowe okno umożliwiające zarządzanie magazynami, w których przechowywany będzie zamawiany towar. Domyślnie w systemie zdefiniowany jest jeden magazyn – Magazyn główny.
Aby zdefiniować nowy magazyn, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać zakładkę ZAKUPY i KONFIGURACJA;
- w głównej części okna odszukać opcję Słownik magazynów i kliknąć ZMIEŃ;
- w następnym nowym oknie kliknąć przycisk Nowy;
- uzupełnić pola zgodnie z opisem:
- Nazwa – nazwa magazynu;
- Symbol – symbol magazynu;
- Opis – dokładny opis przeznaczenia danego magazynu;
- Nadrzędny – jeżeli w tym polu zostanie ustawiony magazyn, to ten, który właśnie jest tworzony, będzie pod nim w strukturze. Jeżeli pole zostanie puste, to tworzony magazyn będzie miał najwyższy poziom;
- Jednostka rozliczeniowa – pozwala powiązać magazyny z konkretną jednostką rozliczeniową. Podmiot wybierany jest z listy, która odpowiada strukturze organizacyjnej. Opcja może być przydatna w przypadku wykorzystania modelu wielofirmowości;
- Odpowiedzialny – daje możliwość powiązania magazynu z konkretnym pracownikiem, który będzie za niego odpowiadać. Pracownika wybiera się z listy;
- Domyślny magazyn – włączenie tej opcji spowoduje, że tworzony magazyn stanie się domyślnym i będzie on domyślnie ustawiany w odpowiednich polach dotyczących magazynu;
- Wyłącz obrót magazynowy – zaznaczenie tej opcji pozwoli na wykluczenie magazynu z wydań i przyjęć towaru;
- kliknąć ZAPISZ, aby zapisać zmiany i utworzyć nowy magazyn.
Nowy magazyn pojawi się na liście. Każdą z pozycji można poddać edycji. Wystarczy dwukrotnie kliknąć dany magazyn lub zaznaczyć go na liście i kliknąć Edytuj. Niepotrzebny magazyn można usunąć, oznaczając go na liście i klikając Usuń.
Cenniki
Cenniki to rozwiązanie, które pozwala na wygodne zarządzanie produktami w zamówieniach.
Aby zdefiniować nowy cennik, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać zakładkę ZAKUPY i KONFIGURACJA;
- w głównej części okna odszukać opcję Cennik i kliknąć ZMIEŃ;
- w nowym oknie należy kliknąć Nowy, a potem uzupełnić pola według opisu:
- Nazwa – nazwa cennika;
- Skrót – skrócona nazwa cennika;
- Priorytet – wartość istotna przy stosowaniu kilku różnych cenników do jednego produktu. W takim przypadku cennik z najwyższym priorytetem będzie brany pod uwagę;
- Typ – pozwala na wybranie z listy typu cennika. Dostępne opcje to stała cena i rabat. Dla rabatu w polu Wybierz rabat należy wprowadzić odpowiednią wartość. Ceny wszystkich elementów cennika powinny zostać obniżone zgodnie z rabatem wybranym ze słownika. W przypadku stałej ceny należy podać konkretną cenę w polu Podaj cenę. Wszystkie produkty w danej walucie mają mieć taką samą cenę. Jeżeli do cennika zostaną dodane produkty w różnych walutach, to nie będą one przeliczone. Cena zostanie obliczona jako stała pod warunkiem, że wyjątki w produktach lub grupach są typu indywidualnego;
- Data od i Data do – pozwala na wybranie z kalendarza dat, w których ma obowiązywać dany cennik;
- Opis i Uwagi – miejsce na opis cennika i uwagi, które mogą mieć z nim związek;
- kliknąć ZAPISZ. W tej chwili w ramach okna cennika wyświetlone zostaną dodatkowe zakładki:
- Uprawnienia – pozwoli na przypisanie dostępu do cennika wskazanej osobie, wystarczy zaznaczyć ją w kolumnie Pracownicy i kliknąć strzałkę skierowaną w prawo. Pracownik przeskoczy do kolumny Uprawnieni;
- Grupy produktów oraz Produkty – pozwala na dodanie produktów, utworzenie ich grup. Cennik będzie obowiązywać dla tych produktów. Więcej o dodawaniu produktów napisano w oddzielnym artykule;
- Klienci – pozwala dodać klientów, którzy będą mogli korzystać z danego cennika. Aby dodać nowego klienta, należy kliknąć przycisk Nowy (zielony plus), a potem w nowym oknie wyszukać i dodać klienta. Dane są pobierane z modułu Klienci;
- kliknąć przycisk ZAMKNIJ.
Nowy cennik pojawi się na liście. Każdą z pozycji można poddać edycji. Wystarczy dwukrotnie kliknąć dany cennik lub zaznaczyć go na liście i kliknąć Edytuj. Niepotrzebny cennik można usunąć, oznaczając go na liście i klikając Usuń.
Automat akceptacji faktur
Ustawienie automatu akceptacji faktur aplikacji Zamówienia dotyczy procesu akceptacji faktury powiązanej z zamówieniem w celu ograniczenia liczby akceptacji dotyczących tych samych zakupów. Dla przykładu, w przypadku zamówienia mało kosztownego towaru może zaistnieć potrzeba, aby akceptacja odbyła się jedynie na etapie decyzji o zakupie. Akceptacja faktury w takiej sytuacji byłaby zbędna i uciążliwa.
Aby dodać procedurę akceptacji, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać zakładkę ZAKUPY i AUTOMAT AKCEPTACJI FAKTUR;
- w głównej części okna kliknąć Nowy;
- ustawić pola według instrukcji:
- Kwota Do – wprowadzić maksymalną kwotę, do której ma działać automat akceptacji;
- Procent odchylenia – pozwala ustawić wartość procentową odchylenia od kwoty podanej w polu Kwota Do. Jeżeli kwota została ustawiona na 100 zł, a wartość odchylenia na 10%, to oznacza, że automat będzie akceptować faktury do 110 zł;
- kliknąć ZAPISZ. Nowa reguła pojawił się na liście.
Reguły widoczne na liście można:
- edytować – należy dwukrotnie kliknąć pozycję na liście lub zaznaczyć ją i kliknąć Edytuj;
- usunąć – zaznaczyć pozycję na liście, kliknąć Usuń i potwierdzić zamiar usunięcia.
Cechy zamówienia
Specyfika firmy może wymagać określonych indywidualnych cech dla zamawianych towarów lub usług. Dlatego w ustawieniach modułu Zamówienia przewidziano możliwość tworzenia takich cech. Dzięki temu można uniknąć ewentualnych problemów związanych z niewinnymi pomyłkami.
Aby dodać własną cechę do zamówienia/zapotrzebowania, należy:
- Kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać Ustawienia aplikacji;
- W nowym oknie przejść do sekcji ZAKUPY, a potem kliknąć CECHY ZAMÓWIENIA;
- Kliknąć Nowa i w nowym oknie uzupełnić pola wg. potrzeb. Poniżej opisano wybrane pola:
- Nazwa – wprowadzić nazwę pola. Będzie ona widoczna w zakładce Cechy;
- Typ pola – z listy wybrać typ pola. Użytkownik może wybrać np. pole tekstowe, pole wyboru, listy, etc.;
- Priorytet – określić priorytet pola;
- Wymagana – włączenie tej opcji spowoduje, że dana cecha będzie obowiązkowa i użytkownik bez jej określenie nie złoży zamówienia lub zapotrzebowania;
- Kliknąć DODAJ CECHĘ. Nowa pozycja pojawi się na liście w oknie ustawień, od którego zaczęliśmy w podpunkcie 2. Możliwe jest zdefiniowanie wielu różnych cech. Poza tym użytkownik ma możliwość edycji lub usunięcia istniejących cech.
Podczas tworzenia zamówienia lub zapotrzebowania użytkownik będzie mieć do dyspozycji zakładkę Cechy. Po jej otwarciu pojawi się lista indywidualnych cech, które zostały zdefiniowane.
