Ustawienia modułu Zapotrzebowania są dostępne łącznie z tymi dla Zamówień. W niniejszym artykule opisano wybrane opcje, które mają wyłącznie związek z modułem Zapotrzebowania.
Wszystkie ustawienia dotyczące modułu Zapotrzebowania zebrano w narzędziu Ustawienia aplikacji. Aby je otworzyć, należy kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji. W nowym oknie należy odszukać sekcję ZAKUPY i kliknąć KONFIGURACJA.
Opcja Akceptacja zapotrzebowań pozwala określić, w jaki sposób mają być procedowane kolejne zapotrzebowania. Po kliknięciu przycisku ZMIEŃ należy wybrać jedno z dostępnych ustawień:
- Bez akceptacji – zapotrzebowanie nie będzie podlegać procedowaniu i trafi bezpośrednio do dalszej realizacji;
- Do wyboru przez zlecającego – osoba zlecająca za każdym razem będzie wskazywać pracownika, który ma dokonać akceptacji;
- Domyślna grupa – użyte zostaną osoby z domyślnej grupy, którą należy wskazać po zaznaczeniu opcji;
- Domyślny akceptant – zawsze będzie to ta sama osoba, którą należy wskazać po zaznaczeniu opcji;
- Przełożony wnioskującego lub on sam, gdy należy do grupy – akceptacji dokona przełożony osoby wnioskującej. Dodatkowo można wskazać grupę i jeżeli wnioskujący do niej należy, wtedy on sam będzie mógł dokonać akceptacji;
- Przełożony wnioskującego (według struktury) – bezpośrednio przełożony osoby wnioskującej. Zależność wynika ze struktury organizacyjnej;
- Wnioskujący – akceptacji może dokonać sam wnioskujący.
Po wybraniu odpowiedniej opcji należy uzupełnić dodatkowe pola (jeżeli będą widoczne) i kliknąć przycisk ZAPISZ.
Opcja Wyślij powiadomienie po akceptacji zapotrzebowania zawiera dodatkowe ustawienia, które można włączyć/wyłączyć w zależności od potrzeb:
- Po włączeniu opcji twórca zapotrzebowania otrzyma powiadomienie systemowe;
- Po włączeniu opcji pracownik wskazany jako „Wnioskujący” na zapotrzebowaniu otrzyma powiadomienie systemowe;
- Po włączeniu opcji pracownik wskazany jako „Osoba odbierająca” na zapotrzebowaniu otrzyma powiadomienie systemowe.
Każda z powyższych opcji włączy lub wyłączy powiadomienia w określonej sytuacji.
Cechy zapotrzebowania
Specyfika firmy może wymagać określonych indywidualnych cech dla zamawianych towarów lub usług. Dlatego w ustawieniach modułu Zapotrzebowania przewidziano możliwość tworzenia takich cech. Dzięki temu można uniknąć ewentualnych problemów związanych z niewinnymi pomyłkami.
Aby dodać własną cechę do zamówienia/zapotrzebowania, należy:
- Kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać Ustawienia aplikacji;
- W nowym oknie przejść do sekcji ZAKUPY, a potem kliknąć CECHY ZAPOTRZEBOWANIA;
- Kliknąć Nowa i w nowym oknie uzupełnić pola wg. potrzeb. Poniżej opisano wybrane pola:
- Nazwa – wprowadzić nazwę pola. Będzie ona widoczna w zakładce Cechy;
- Typ pola – z listy wybrać typ pola. Użytkownik może wybrać np. pole tekstowe, pole wyboru, listy, etc.;
- Priorytet – określić priorytet pola;
- Wymagana – włączenie tej opcji spowoduje, że dana cecha będzie obowiązkowa i użytkownik bez jej określenie nie złoży zamówienia lub zapotrzebowania;
- Kliknąć DODAJ CECHĘ. Nowa pozycja pojawi się na liście w oknie ustawień, od którego zaczęliśmy w podpunkcie 2. Możliwe jest zdefiniowanie wielu różnych cech. Poza tym użytkownik ma możliwość edycji lub usunięcia istniejących cech.
Podczas tworzenia zamówienia lub zapotrzebowania użytkownik będzie mieć do dyspozycji zakładkę Cechy. Po jej otwarciu pojawi się lista indywidualnych cech, które zostały zdefiniowane.
