Hurtownia danych powstała z myślą o rozliczaniu kosztu projektu z uwzględnieniem wynagrodzenia za czas pracy spędzony nad projektem oraz kosztów/przychodów faktur powiązanych z projektem.
- Konfiguracja
- Koszty faktur zapisywane do hurtowni danych
- Karty pracy pracowników – karty RCP
- Przychody z faktur sprzedaży
Konfiguracja
Szczegółowa konfiguracja hurtowni danych została omówiona w oddzielnym artykule. Natomiast niniejsza instrukcja zwraca uwagę wyłącznie na kluczowe elementy, które mają znaczenie dla działania hurtowni danych.
Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest włączenie hurtowni danych. Odpowiednia opcja (Włącz hurtownie danych) dostępna jest po wybraniu kolejno Aplikacje, Ustawienia aplikacji a potem kliknięcia HURTOWNIA DANYCH w sekcji PROJEKTY.
Kolejnym krokiem jest określenie, jakie koszty mają być pobierane. Użytkownik może zdecydować o pobraniu następujących typów kosztów:
- Koszty faktur zakupu – po włączeniu tej opcji dla ustawienia Status faktury należy określić status faktur zakupu, które będą automatycznie wykorzystywane, na przykład oznaczyć w polu status ZAKOŃCZONO,
- Koszty wynagrodzeń – po włączeniu opcji można dodatkowo określić Cechy stawki godzinowej na projekty. Domyślnie pobierana jest wartość cechy Stawka h określonej na koncie pracownika.
Generowanie danych kosztowych i przychodowych z hurtowni danych odbywa się codziennie od poniedziałku do piątku o godzinie 05:00. Dopiero po tym czasie na projekcie będą widoczne koszty i przychody pochodzące z hurtowni danych.
Włączenie hurtowni danych w opisany wyżej sposób pozwala na włączenie hurtowni dla wybranego projektu – przy tworzeniu nowego projektu pojawi się opcja Użyj hurtowni danych. Dopiero kiedy ją zaznaczymy, projekt będzie korzystał z hurtowni danych. W przypadku niezaznaczenia tej opcji, koszty oraz przychody projektu uzupełniane będą w standardowy sposób, tak jak to było wykonywane do tej pory.
Koszty faktur zapisywane do hurtowni danych
Chcąc przepisywać koszty z faktur do hurtowni danych (a więc w kolejnym kroku wyświetlać je jako koszty faktur zakupu na wykonaniu budżetu) należy odpowiednio zdefiniować koszt zakupu. Mówiąc dokładniej, faktura musi być:
- przypisana do sprawy projektu;
- oznaczona odpowiednim statusem (wybranym podczas konfiguracji hurtowni);
- pozycje kosztowe faktur zakupowych powinny mieć uzupełnione pole Projekt zgodnie z tym, którego projektu dotyczą. W polu LINIA BUDŻETOWA powinna poza tym być odpowiednio skonfigurowana dodatkowa analityka;
Dodatkową analitykę jako pole wyboru linii budżetowej można skonfigurować poprzez wcześniejsze włączenie w słowniku, np. w ustawieniach Faktur zakupu. Sam wybór analityki sprowadza się do wskazania w polu Dodatkowa analityka odpowiedniej pozycji na liście, a etap konfiguracji opisano poniżej.
Aby ustawić dodatkową analitykę, należy:
- kliknąć Aplikacje a potem Ustawienia aplikacji;
- przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i kliknąć SŁOWNIKI;
- kliknąć OTWÓRZ przy opcji Dodatkowe analityki;
- w nowym oknie w polu:
- Styl – ustawić Własny komponent;
- Opis – wprowadzić nazwę;
- Widget – ustawić LINIA BUDŻETOWA (DODATKOWA ANALITYKA);
- kliknąć ZAPISZ.
Zapis kosztów do hurtowni danych wiąże się z ważnym ustawieniem Linia budżetowa wyświetlana w analityce, które znajdziemy klikając kolejno Aplikacje, Ustawienia aplikacji a potem KONFIGURACJA w sekcji PROJEKTY. Opcja znajduje się części BUDŻET.
Jeżeli w tym miejscu nie wybierzemy tej samej analityki, która pozwala na powiązanie kosztu z linią budżetową, to hurtownia danych dla faktur zakupu nie zadziała.
Karty pracy pracowników – karty RCP
Wyliczenie kosztów pracy osób pracujących nad projektem odbywa się poprzez generowanie przez nie kart RCP w zleconych im zadaniach, które muszą być powiązane z projektem. Do działania hurtowni danych z wynagrodzeniami musi być spełnionych kilka warunków, które opisano poniżej.
- powiązanie zadania z pracownikiem – w polu Dla kogo należy wskazać konkretną osobę lub osoby;
- powiązanie zadania ze sprawą projektową;
- określony budżet z ustawieniem Wynagrodzenia dla pola Typ. To właśnie w ramach tego budżetu będą naliczane koszty związane z wynagrodzeniem pracowników;
Rejestrując kartę pracy pracownik powinien zwrócić uwagę na wartości ustawione w polu Pracownik oraz Sprawa.
Do poprawnego wyliczenia wartości kosztu wynikającego z pracy pracownika konieczne jest ustawienie na pracowniku cechy Stawka h (domyślnie cecha o symbolu PM.RATE_H).
Aby ustawić cechę Stawka h, należy:
- kliknąć przycisk Centrum (trzy kropki na pasku zadań);
- kolejno wybrać Pracownicy i Konta użytkowników;
- odszukać pracownika na liście i dwukrotnie kliknąć;
- przejść do zakładki CECHY i w polu Stawka h wprowadzić odpowiednią wartość;
- kliknąć ZAPISZ;
- kliknąć Aplikacje a potem Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie kliknąć HURTOWNIA DANYCH w sekcji PROJEKTY;
- upewnić się, że włączono opcję Koszty wynagrodzenia i sprawdzić, czy dla opcji Cecha stawki godzinowej na projekty ustawiono PM.RATE.H. Jeżeli wartość jest inna, należy kliknąć Edycja i wprowadzić PM.RATE.H.
Przychody z faktur sprzedaży
Pobieranie przychodów z faktur sprzedaży do hurtowni danych odbywa się po spełnieniu kilku wymagań, które opisano poniżej.
- przy definiowaniu linii budżetowej należy powiązać ją ze Sprawą (umową, leadem bądź projektem) oraz w typie wybrać Przychody;
- faktura sprzedaży musi być powiązana ze sprawą wybraną w definicji linii budżetowej oraz być oznaczona jako zapłacona.
