Loading...

Archiwum dokumentów

Chcesz utworzyć i zarządzać uniwersalnym archiwum dokumentów firmowych? Chcesz w jednym miejscu zgromadzić skany podpisanych papierowo dokumentów wraz z tymi, które zostały elektronicznie podpisane? Zastanawiasz się jak stworzyć taką strukturę folderów, aby łatwo można było przeglądać i odnajnować dokumenty? Google Drive i Sharepoint się nie sprawdzają w tej roli?

Odpowiedzią jest Symfonia eDokumenty! W niniejszym artykule pokażemy Ci jak łatwo możesz zacząć.

Skorzystaj z opcji „Wypróbuj” i uruchom wersję Trial. Następnie zaloguj się do systemu. Otwórz moduł Archiwum, podzielony na dwie części: panel i listę dokumentów. Na listę możesz przeciągnąć dowolne pliki wprost z Twojego komputera. Od tego momentu znajdują się one na Twoim elektronicznym Biurku. W panelu po lewej stronie widoczne są również biurka pozostałych osób dodanych do Twojej organizacji. Widoczne są w zależności od posiadanych uprawnień – tak jak w Twojej firmie dotychczas, obowiązuje hierarchia, którą możesz zarządzać poprzez edycję struktury organizacyjnej i uprawnień do niej.  

Jeśli chcesz, utworzyć strukturę folderów i podzielić dokumenty, wówczas pierwsze podziel je na osobne Działy. Będą to takie współdzielone szafki w pokojach, do których klucz będą posiadać wszyscy przypisani do działu pracownicy. 

Kiedy wspólnych dokumentów masz więcej i chcesz wprowadzić nieco więcej porządku, możesz dokonać kolejnego podziału tworząc Teczki za pomoca przycisku Organizuj. Teczki mogą odpowiadać rodzajowi dokumentów np. w dziale handlowym mogą to być: ZAPYTANIA, ZLECENIA i REKLAMACJE.  

Jeśli chcesz, możesz jeszcze bardziej podzielić dokumenty w Teczkach, po to, aby połączyć ze sobą dokumenty związane z załatwianiem poszczególnych spraw np. ofertę dla klienta, otrzymane zamówienie i wystawioną fakturę. W tym celu wykorzystaj funkcjonalność „Sprawy” z pakietu Optimum. Możesz dedykowanych aplikacji służących do realizacji bardziej specjalizowanych procesów m.in. projektów, leadów handlowych czy umów, które pozwalają porządkować dokumenty w sprawy.  

Jest jeszcze jedna świetna funkcjonalność: jeśli dokumenty mają określonego kontrahenta, to wszystkie dokumenty możesz znaleźć jednocześnie w kartotekach kontrahentów – w których automatycznie są segregowane. Aby je przeglądać, uruchom moduł Kontrahenci i otwórz właściwą kartotekę, a następnie przejdź na zakładkę Dokumenty i przeglądaj wszystkie pliki, które w metryce zostały oznaczone tym klientem.

W ten sposób zachowasz porządek i szybciej odnajdziesz potrzebne informacje, nawet kiedy nie pamiętasz jak dokładnie nazwany był dokument! Wystarczy, że wiesz kogo dotyczył dokument, lub w jakim dziale firmy, lub przez kogo był utworzony. 

Teraz możesz mieć pewność, że wszystkie elektroniczne dokumenty, a w szczególności te podpisane, są w jednym miejscu. I że są tam bezpieczne. Usługa znajduje się w najnowocześniejszym centrum danych Amazon, które zapewnia backup, wysoką dostępność i bezpieczeństwo, nieporównywalne z żadnym rozwiązaniem, na które możesz pozwolić sobie w sieci firmowej.       

Zacznij już dziś! 

Top