Obieg faktur w systemie Ready - ilustracja

FAKTURY ZAKUPU

Elektroniczny obieg faktur zintegrowany z KSeF

Wygodna obsługa KSeF

Możliwość automatycznego pobierania faktur z KSeF w połączeniu z Symfonią KSeF Plus oraz ich elektronicznego opisywania i akceptacji z zachowaniem wymogów formalnych.

Szybki i skuteczny OCR faktur

Szybka rejestracja faktur zakupowych dzięki mechanizmom automatycznego odczytywania danych (OCR).

Rejestracja dokumentów prosto z poczty email

Proste przejmowanie faktur z poczty e-mail i natychmiastowe rozpoczęcie ich obiegu w aplikacji zgodnie z ustawioną ścieżką akceptacji.

Łatwa konfiguracja obiegu dokumentów

Gotowe szablony procesów oparte na wieloletnim doświadczeniu lidera w elektronicznym obiegu faktur.

Czy znane są Ci te problemy?

Jeżeli obieg faktur w Twojej firmie wciąż odbywa się bez automatyzacji obiegu faktur i integracji z KSeF, z pewnością znasz wyzwania, które się z tym wiążą.

Problemy z poufnością danych

Dostęp do dokumentów zawierających poufne dane - w tym informacje o wynagrodzeniach, warunkach handlowych czy wartości transakcji - mają wszyscy pracownicy uprawnieni do pobierania faktur.

Brak przejrzystości w procesie obiegu faktur

Faktury, które wcześniej trafiały bezpośrednio do oddziałów, w dobie Krajowego Systemu e-Faktur spływają do centrali, a pracownicy muszą we własnym zakresie przekazywać je do właściwych jednostek biznesowych.

Brak możliwości identyfikacji osoby dokonującej zakupu

Obsługa e-faktur wymaga częstego logowania się do aplikacji Ministerstwa Finansów. Pracownicy sekretariatu, którzy pobierają faktury z KSeF nie wiedzą, kto dokonał zakupu, co utrudnia powiązanie dokumentów z konkretnymi osobami czy projektami.

Nieefektywna archiwizacja dokumentów księgowych

W firmie brakuje spójnych procedur archiwizacji faktur elektronicznych, przez co dokumenty rozproszone są po różnych systemach i trudno nimi zarządzać.

Co zyskuje Twoja firma z Symfonią eDokumenty?

Bezpieczny dostęp do danych

Możesz ustawić odrębne ścieżki obiegu dla faktur poufnych, zapewniających dostęp wyłącznie dla uprawnionych osób.

Automatyczna dystrybucja i kategoryzacja dokumentów

Program automatycznie przekieruje faktury do właściwych osób lub działów na podstawie danych z dokumentu, co eliminuje problem pracowników sekretariatu, którzy nie wiedzą kto dokonał zakupu. Każdy dokument można łatwo powiązać z działem, projektem, zamówieniem, protokołem, umową czy wydatkiem pracowniczym, a także opisać zgodnie z firmową procedurą.

Bezpieczne archiwum w chmurze

Wszystkie faktury trafiają do jednego, bezpiecznego miejsca i będą odpowiednio uporządkowane. Dzięki filtrom i wyszukiwarce szybko odnajdziesz konkretny dokument.

Najlepsze na rynku rozwiązanie, służące do elektronicznego obiegu faktur

Aplikacja pozwala szybko wdrożyć elektroniczny obieg faktur zakupowych z pełną integracją z KSeF w każdej firmie.

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF – rozwiązanie w połączeniu z Symfonią KSeF Plus samodzielnie importuje faktury z Krajowego Systemu e-Faktur, eliminując potrzebę ręcznego pobierania dokumentów.
Konfigurowalny Workflow steruje elektronicznym obiegiem dokumentów, w tym faktur poufnych pobranych z KSeF.
Na podstawie danych zawartych w dokumencie rozwiązanie automatycznie kieruje faktury (także te pobrane z KSeF) do odpowiednich ścieżek obiegu.
W każdej chwili możesz sprawdzić, na jakim etapie akceptacji znajduje się dokument, a także kto oraz kiedy go zatwierdził.

Wygodna obsługa wydatków pracowniczych

Każdą fakturę łatwo powiążesz z konkretnymi działami, osobami lub projektami, aby mieć pełny wgląd w to, kto i na co wydał środki.

Możesz łączyć dokumenty z zamówieniami, umowami, protokołami i innymi załącznikami, co ułatwia weryfikację i rozliczanie kosztów.
Masz pełny wgląd w historię akceptacji – system pokazuje, kto i kiedy opisywał i zatwierdzał dokument.
Inteligentna awizacja faktur do właściwych jednostek biznesowych oraz możliwość wysłania dokumentu do weryfikacji kilku osobom przyspieszają cały proces akceptacji.

Bezpieczna archiwizacja dokumentów

Symfonia eDokumenty to także bezpieczne, zgodne z przepisami archiwum, w którym przechowasz wszystkie faktury pobrane z KSeF – ale nie tylko.

Zgodna z przepisami archiwizacja faktur elektronicznych, w tym e-faktur pochodzących z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Szybkie wyszukiwanie dokumentów na potrzeby kontroli lub audytu – wszystkie dane są łatwo dostępne w jednym miejscu.
Pełna historia dokumentu – od momentu pobrania z KSeF, przez opis i akceptację, po archiwizację i rozliczenie.

OCR faktur

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w firmie ułatwia pracę i oszczędza czas.

W ciągu chwili system OCR odczytuje pola z dokumentów PDF lub zeskanowanych faktur papierowych.
Automatyczne rozpoznawanie danych eliminuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania i zapewnia spójność informacji w systemie.
Funkcja OCR pozwala na skrócenie czasu potrzebnego na rejestrację faktur zakupu nieobjętych KSeF, np. od zagranicznych kontrahentów.

Rejestracja faktur zakupu wprost ze skrzynki e-mail

Faktury otrzymane w wiadomościach e-mail możesz natychmiast wprowadzić do elektronicznego obiegu dokumentów w Symfonii eDokumenty.

Tworzenie e-faktur bezpośrednio z wiadomości e-mail, bez konieczności pobierania załączników.
Mechanizm OCR automatycznie odczytuje dane z załączonych dokumentów i uzupełnia formularz w systemie.
Zautomatyzowany obieg faktur umożliwia szybkie przekazanie dokumentu do opisu, akceptacji i dalszego księgowania.

Dopasowany w każdej fazie obieg faktur kosztowych

Zaawansowany, ale jednocześnie prosty w obsłudze proces konfiguracji pozwala odwzorować każdy etap obiegu dokumentów księgowych w firmie – również tych pobranych z KSeF.

Elastyczny workflow faktur umożliwia dostosowanie obiegu do struktury organizacyjnej, rodzaju dokumentu i ścieżki akceptacji.
Automatyczne kierowanie faktur do właściwych osób lub działów przyspiesza proces ich weryfikacji i zatwierdzania.
Odrębny obiegi dla faktur poufnych zapewniają bezpieczeństwo danych i dostęp wyłącznie dla uprawnionych użytkowników.

Szybki opis faktur powtarzalnych

Symfonia eDokumenty dostarcza funkcje pozwalające w pełni zautomatyzować proces opisu faktur kosztowych.

Automatyczne opisywanie dokumentu na podstawie wcześniejszych transakcji z tym kontrahentem
Import danych z plików Excel umożliwia szybkie przenoszenie informacji.
Wzorce podziału kosztów uwzględniają kontrahenta, udział procentowy oraz miejsca powstawania kosztów (MPK).

Wygodna i szybka akceptacja faktur

Widget pulpitu w przejrzystej formie wyświetla fakturę do akceptacji, a aplikacja na telefonie powiadamia Cię o nowym oczekującym dokumencie.

Otrzymujesz powiadomienie na swoim smartphonie oraz w systemie Symfonia eDokumenty.
Dokument do zaakceptowania pojawia się w panelu workflow.
Akceptujesz jednym kliknięciem, komentujesz, prosisz o wyjaśnienie lub odrzucasz.

Wielowymiarowa kontrola

Dane finansowe dostępne na bieżąco, dzięki czemu możesz podejmować trafniejsze decyzje.

Zestawienie faktur dostępne dla pracowników wg udzielonych uprawnień.
Analizy kosztów wg różnych wymiarów: projekt, rodzaj, MPK.
Bieżący nadzór nad strukturą kosztów.

Obieg faktur gotowy na KSeF

Zintegruj Symfonię eDokumenty z aplikacją Symfonia KSeF Plus, aby faktury automatycznie trafiały do systemu eDokumenty – bez konieczności logowania się do Symfonii KSeF ani na platformę Ministerstwa Finansów

Symfonia KSeF Plus to rozwiązanie dla Ciebie, jeśli chcesz:

w wygodny sposób zarządzać uprawnieniami do obsługi faktur pobranych z KSeF, bez konieczności logowania się do aplikacji Ministerstwa Finansów.
generować oraz automatycznie wysyłać i pobierać pliki XML do/z KSeF,
udostępniać faktury wraz z załącznikami (również tymi nieobjętymi strukturą XML) dowolnej osobie oraz poprosić odbiorcę o akceptację dokumentów,
monitorować statusy wysłanych faktur oraz automatycznie pobierać UPO dla dostarczonych dokumentów,
zintegrować aplikację z programem do fakturowania, aby bezpiecznie wysyłać faktury do MF i na bieżąco śledzić ich status,
zabezpieczyć udostępniane dokumenty za pomocą kodu PIN,
przekazywać pobrane z KSeF faktury do innych systemów Symfonii.

Aby w pełni korzystać z obsługi KSeF w Symfonii eDokumenty – Symfonia KSeF Plus lub będzie niezbędnym elementem.

Poznaj wszystkie możliwości Symfonii KSeF Plus

Zorganizowany obieg faktur, jakiego potrzebuje Twoja firma

Cyfryzacja obiegu dokumentów nie musi być wyzwaniem. Z Symfonią eDokumenty zyskujesz pełną kontrolę nad fakturami zakupowymi. Możesz nimi zarządzać bezpiecznie, efektywnie i w jednym miejscu.

Zaufaj doświadczeniu lidera i przejdź na inteligentny obieg faktur zakupowych – prosty, zautomatyzowany i dopasowany do potrzeb Twojej organizacji.

Wypróbuj Symfonia eDokumenty.
Aplikacja Faktury zakupu.

Korzystaj bezpłatnie przez 30 dni!

Wypróbuj

Zaloguj się

Wybrane produkty