Dzień dobry, tu Symfonia!
Elektroniczny obieg faktur zintegrowany z KSeF
Faktura z KSeF nie musi wracać na papier. Symfonia eDokumenty prowadzi ją cyfrowo od wpływu, przez opis kosztu i akceptację, po płatność i księgowanie. Dla firm, które chcą mieć pełną kontrolę nad kosztami.
Zaufali nam liderzy w swoich branżach
Korzyści elektronicznego obiegu faktur
Zyskujesz jeden proces dla faktur kosztowych, które przychodzą z KSeF*, e-mailem lub na papierze. Firma szybciej wie, na jakim etapie jest dokument i kiedy zbliża się termin płatności.
Faktury z wielu źródeł
Dokumenty z KSeF, e‑maili i papierowe trafiają do jednego procesu.
Mniej przepisywania
OCR odczytuje dane i ogranicza ręczne wprowadzanie.
Więcej kontroli
Uprawnienia i ścieżki akceptacji odzwierciedlają strukturę firmy.
*Wymagane połączenie z Symfonią KSeF Plus.
Integracje z ekosystemem Symfonii
Symfonia eDokumenty łączy się przez gotowe konektory z programami Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia Handel – niezależnie od tego, czy księgujesz u siebie, czy robi to Twoje biuro rachunkowe pracujące na Symfonii. Zatwierdzone faktury trafiają do księgowości gotowe do zaksięgowania, bez przepisywania i bez rozjazdów między systemami.
Wspólne słowniki
MPK, rejestry VAT i rodzaje kosztów importujesz z programu Symfonia Finanse i Księgowość, więc opis faktury od razu zgadza się z planem księgowym.
Dekretacja według szablonów
Zapisy księgowe generujesz automatycznie na podstawie opisu dokumentu, a księgowość tylko je weryfikuje.
Księgowanie u Ciebie lub w biurze rachunkowym
Zatwierdzona faktura trafia do programu Symfonia Finanse i Księgowość lub Symfonia Handel – także wtedy, gdy prowadzi je Twoje biuro rachunkowe.
KSeF, mail czy papier – droga jest jedna
Niezależnie od tego, czy faktura przychodzi z KSeF, mailem, czy papierowo, Symfonia eDokumenty uruchamia jeden cyfrowy obieg dokumentów. OCR przejmuje ręczne przepisywanie, a system kieruje każdy dokument do właściwych osób i pilnuje, kto ma wykonać kolejny krok.
OCR tam, gdzie wciąż jest potrzebny
Dokumenty spoza KSeF – proformy, noty czy faktury zagraniczne – wciąż trzeba wprowadzać ręcznie. W Symfonii eDokumenty tę pracę przejmuje OCR: dane z pliku trafiają prosto do odpowiednich pól elektronicznej wersji dokumentu, a Ty tylko weryfikujesz kontrahenta, kwoty i termin płatności.
Obieg taki jak Twoja firma – nie odwrotnie
System może kierować faktury do właściwych osób zgodnie z regułami rejestracji, danymi dokumentu i strukturą organizacyjną firmy. To pozwala na płynny przepływ informacji niezależnie od liczby działów czy procesów w nich ustalonych.
Koniec z pytaniami: kto to akceptuje?
Weryfikacja, opis kosztowy i akceptacja mogą angażować różne osoby, zależnie od uprawnień i przyjętej procedury. Dzięki zdefiniowanej ścieżce procesu od razu wiadomo, kto ma wykonać kolejny krok, a przełożeni i zastępcy dostają dostęp zgodnie z ustalonymi zasadami.
Od akceptacji do przelewu w jednym narzędziu
Potrzebny przelew? W Symfonii eDokumenty płatność możesz przygotować na dowolnym etapie obiegu – na podstawie danych z faktury, z możliwością skorzystania z obsługi split payment czy użycia wielu rachunków bankowych. Gotowe przelewy generujesz i eksportujesz paczką do banku. Za obsługę płatności odpowiada moduł Płatności, który dokupisz do Symfonii eDokumenty.
Każdą fakturę znajdziesz w kilka sekund
Elektroniczny system umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów, bezpieczną archiwizację i raportowanie na potrzeby kontroli. Z aplikacji mobilnej możesz pracować z każdego miejsca, a integracja z Symfonią Finanse i Księgowość lub Symfonią Handel wspiera księgowość, zapewniając przepływ i spójność danych.
Jak działa obieg faktur z Symfonią eDokumenty?
Faktura, która wpływa do firmy cyfrowo, pozostaje cyfrowa – od pobrania z KSeF, przez opis i akceptację, po księgowanie. Na każdym etapie system wskazuje osobę odpowiedzialną i kolejny krok do wykonania. Dokumenty trafiają do właściwych osób automatycznie, bez dodatkowej koordynacji i drukowania dokumentów do podpisu.
Przyjmujesz fakturę
Dokument trafia do firmy z KSeF za pośrednictwem Symfonii KSeF Plus, e-mailem lub na papierze. Dane potrzebne do dalszej obsługi trafiają do systemu dzięki OCR, integracji z Symfonią KSeF Plus lub wprowadzasz je ręcznie.
Opisujesz i akceptujesz
System przekieruje fakturę do właściwych osób zgodnie z wprowadzoną konfiguracją. Opis kosztu i akceptacja odbywają się w aplikacji, także na telefonie, a każda decyzja zapisuje się w historii dokumentu. Bez drukowania i zbierania podpisów.
Płacisz
Na danych faktury przygotujesz przelew z obsługą split payment i wyeksportujesz paczkę przelewów do banku.
Księgujesz w Symfonii
Dokument z gotową dekretacją trafia do programu Symfonia Finanse i Księgowość – u Ciebie albo w Twoim biurze rachunkowym.
Uprawnienia i poufność
Uprawnienia są powiązane z rolą użytkownika w procesie, udziałem w workflow i zastępstwami. Reguły rejestracji mogą też wspierać poufność, automatyzację i kontrolę tego, kto widzi faktury od określonych kontrahentów.
Dostęp według roli
Pracownik widzi dokument, gdy bierze udział w jego obsłudze.
Zastępstwa w procesie
Zastępca otrzymuje dostęp do dokumentów przekazanych w czasie zastępstwa.
Reguły poufności
Wybrane faktury mogą mieć odrębne ścieżki obiegu, dzięki czemu trafiają wyłącznie do uprawnionych osób.
Najczęściej zadawane pytania o obieg faktur
Czy fakturę z KSeF trzeba drukować do akceptacji?
Nie. Faktura pobrana z KSeF przez Symfonię KSeF Plus trafia do Symfonii eDokumenty bezpośrednio do obiegu – osoby odpowiedzialne opisują koszt i zatwierdzają dokument w aplikacji, także na telefonie. Każda decyzja zapisuje się w historii dokumentu wraz z osobą i datą, więc wydruk i podpis na papierze nie są potrzebne.
Czy Symfonia eDokumenty obsługuje faktury z KSeF?
Tak. Po skonfigurowaniu połączenia z Symfonią KSeF Plus faktury zakupu można pobierać bezpośrednio z KSeF i tworzyć dla nich ścieżki obiegu z wybranymi etapami – od rejestracji, przez opis kosztu, po akceptację i płatność.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wszedł etapami. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy odbierają faktury w KSeF, a wystawiają je najwięksi (sprzedaż powyżej 200 mln zł za 2024 r.). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania objął pozostałe firmy, a od 1 stycznia 2027 r. obejmie najmniejsze podmioty ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie. Symfonia eDokumenty porządkuje odbiór faktur z KSeF i ich dalszy obieg w firmie.
Czy faktura może wejść do procesu z wiadomości e-mail?
Tak. Faktury trafiają do obiegu niezależnie od źródła – bezpośrednio z KSeF, z wiadomości e-mail oraz z dokumentów papierowych po zeskanowaniu. Każda przechodzi ustaloną ścieżkę rejestracji i akceptacji.
Czy OCR eliminuje ręczne wprowadzanie danych?
OCR odczytuje dane z pliku PDF i przenosi je do pól z formularza faktury – dane kontrahenta, kwoty i termin płatności. Użytkownik weryfikuje odczytane informacje i uzupełnia ewentualne braki, zanim dokument trafi dalej.
Czy ścieżki akceptacji można dopasować do organizacji?
Tak. Przebieg obiegu zależy od reguł rejestracji, uprawnień i struktury organizacyjnej firmy. Symfonia eDokumenty kieruje dokumenty do właściwych osób także wtedy, gdy proces różni się między działami.
Kto ma dostęp do faktur w Symfonii eDokumenty?
Dostęp do faktury mają osoby biorące udział w jej obsłudze, ich przełożeni oraz zastępcy w czasie zastępstwa. Reguły poufności pozwalają skierować wybrane faktury wyłącznie do wskazanych osób już na etapie rejestracji.
Czy po akceptacji można przygotować płatność?
Tak. W Symfonii eDokumenty płatność możesz przygotować na dowolnym etapie obiegu – na podstawie danych z faktury, z możliwością skorzystania z obsługi split payment czy użycia wielu rachunków bankowych. Gotowe przelewy generujesz i eksportujesz paczką do banku. Płatności to dodatkowa aplikacja w ramach Symfonii eDokumenty.
Czy Symfonia eDokumenty integruje się z systemami księgowymi?
Tak. Symfonia eDokumenty łączy się przez gotowe konektory z programami Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonią Handel. Zatwierdzone faktury z gotową dekretacją trafiają do księgowości – u Ciebie lub w Twoim biurze rachunkowym.
Uporządkuj faktury kosztowe
Jeśli obieg dokumentów nadal zależy od maili, nieformalnych ustaleń i lokalnych plików, trudno utrzymać pełną kontrolę. Symfonia eDokumenty pomaga przenieść faktury, akceptację i płatności do jednego cyfrowego obiegu – bez drukowania.
