Zdobądź praktyczną wiedzę i korzystaj z KSeF bez stresu!
Masz pytania o KSeF?
Jak skutecznie zintegrować KSeF z istniejącymi systemami i procesami fakturowania w firmie?
W jaki sposób zapewnić zgodność z KSeF i płynność operacji biznesowych, szczególnie w przypadku dużej liczby transakcji?
Jeśli chcesz poznać odpowiedzi na te i inne pytania, jesteś w dobrym miejscu. Znajdziesz tu praktyczne informacje, które pomogą Ci maksymalnie wykorzystać możliwości Symfonii Handel w dobie e-fakturowanie.
Co dla Ciebie przygotowaliśmy?
Bezpłatne webinary prowadzone przez ekspertów Symfonii
Inspirujące rozmowy z partnerami biznesowymi
Praktyczne wskazówki, jak KSeF może usprawnić procesy w Twojej firmie
Przygotuj się na rewolucję w fakturowaniu i wyprzedź konkurencję!
Zdobądź wiedzę, która pozwoli Ci zamienić wyzwania KSeF w nowe możliwości dla Twojego biznesu.
Obejrzyj nasze webinary na temat KSeF!
Webinar: Jak zautomatyzować obsługę faktur KSeF w Symfonii Handel?
Jeśli każdego miesiąca przez Twoje ręce przechodzą dziesiątki, a nawet setki faktur, to wiesz, jak czasochłonne i podatne na błędy potrafi być ich ręczne przetwarzanie. Chcesz to zmienić?
Obejrzyj nagranie webinaru, podczas którego Jarosław Ślązakowski – ekspert Symfonii, pokaże Ci, jak efektywnie i bezproblemowo zarządzać KSeF w oprogramowaniu Symfonia Handel.
Z tego nagrania dowiesz się m.in.:
jak automatycznie wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane, oszczędzając cenny czas i minimalizując ryzyko błędów,
jak obsługiwać załączniki do e-faktur w systemie KSeF, tak aby nic nie umknęło Twojej uwadze,
jak zautomatyzować inne procesy związane z obsługą e-faktur, by usprawnić pracę i zwiększyć efektywność całego działu.
Webinar: Informacje dodatkowe przekazywane do klienta na dokumencie sprzedaży KSeF
Faktura w KSeF ma ściśle określoną strukturę, a to może sprawić, że obsługa niektórych dokumentów sprzedaży (np. z załącznikiem, rabatem, numerem zamówienia czy danymi logistycznymi) stanie się sporym wyzwaniem. Jak przekazywać takie informacje w sposób zgodny z KSeF i jednocześnie zachować pełną funkcjonalność faktury?
Jeśli chcesz poznać odpowiedź na to pytanie, obejrzyj nagranie webinaru, podczas którego Mariusz Staszak pokaże, w jaki sposób uzupełniać i przekazywać informacje dodatkowe na fakturze KSeF.
W trakcie webinaru dowiesz się m.in.:
do czego służą pola dodatkowe pozycji w KSeF,
w jaki sposób opisać rabaty procentowe w KSeF,
jak wskazać rachunki bankowe (SIMP),
jak dodać dane ułatwiające identyfikację zamówienia lub dostawy.
Webinar: Symfonia Handel – od prostych ścieżek po złożone procesy handlowe KSeF
Wystawiasz faktury zawierające pola dodatkowe? Sprawdź, w jaki sposób w Symfonii Handel
obsługiwać procesy oparte na dokumentach przygotowanych zgodnie ze standardami KSeF!
Z tego nagrania dowiesz się m.in.:
jak w programie zweryfikować status faktury wysłanej do KSeF,
co zrobić, gdy podczas przesyłania dokumentu wystąpią błędy,
w jaki sposób przyspieszyć wczytywanie faktur do rejestru zakupów,
jak obsługiwać faktury korygujące, zaliczkowe, zbiorcze oraz rejestrować transakcje międzynarodowe.
KSeF w pytaniach i odpowiedziach
Jak w programie Symfonia Handel obsługiwane są fizyczne załączniki do faktur KSeF – ich dodawanie, udostępnianie i widoczność?
W Symfonii Handel można dodawać do faktur załączniki w postaci plików i udostępniać je bez konieczności edytowania faktury, która została już wysłana do KSeF. Załączniki należy dodać ręcznie – wcześniej trzeba je zapisać na dysku (np. jako wydruk PDF). Ministerialny KSeF nie obsługuje plików nieustrukturyzowanych w postaci fizycznych plików, dlatego udostępnianie załączników odbywa się przez chmurowy moduł Symfonia KSeF.
Funkcja dodawania załączników jest dostępna od wersji Symfonia Handel 2025.2 (w nowych oknach dokumentów sprzedaży). Załączniki publiczne są widoczne dla nadawcy i odbiorcy, natomiast prywatne – tylko dla nadawcy. Załączniki do faktur KSeF w formie ustrukturyzowanej (jako dodatkowe informacje umieszczane w samej strukturze XML pliku ustrukturyzowanego) będą obsługiwane w jednej z kolejnych wersji Symfonia Handel.
Czy w Symfonia Handel można wystawiać i wysyłać faktury do KSeF zbiorczo?
Tak – w programie Symfonia Handel można wystawiać i wysyłać dokumenty do KSeF zarówno pojedynczo, jak i zbiorczo. Funkcja wysyłki grupowej pozwala na jednoczesne przesłanie większej liczby faktur, co ułatwia pracę i oszczędza czas.
Jak pobrać faktury z KSeF do programu Symfonia Handel?
Faktury z KSeF można pobrać na dwa sposoby:
bezpośrednio z poziomu okna Symfonia KSeF,
za pomocą okna „Dokumenty chmurowe” w Symfonia Handel.
Oba sposoby umożliwiają pobieranie dokumentów sprzedażowych i zakupowych w formacie zgodnym z KSeF, a następnie ich dalsze przetwarzanie w systemie.
Czy w Symfonii Handel można wystawiać faktury zaliczkowe i wysyłać je do KSeF?
Tak – Symfonia Handel, dzięki integracji z Symfonią KSeF Plus, umożliwia wystawianie i wysyłkę do KSeF faktur zaliczkowych oraz faktur rozliczeniowych (końcowych).
Gdzie wgrać token/certyfikat do obsługi KSeF w programie Symfonia Handel?
Jakie korzyści daje posiadanie modułu Symfonia KSeF Plus?
Symfonia KSeF Plus to szeroki pakiet funkcjonalności, który umożliwia m.in.:
udostępnianie załączników, tagowanie dokumentów i śledzenie ścieżki faktury w firmie,
akceptację faktur i załączników z wykorzystaniem e-podpisu,
dostęp do bezpiecznego, niezależnego archiwum dokumentów (poza systemem MF),
wysyłanie wizualizacji faktury PDF do kontrahenta, który nie korzysta z KSeF (np. klient zagraniczny).
Czy korzystanie z Symfonii KSeF Plus jest dodatkowo płatne i jakie są wymagania zakupu modułów?
Samo posiadanie konta w Symfonii KSeF Plus jest bezpłatne. Opłacie podlega wysyłka i odbieranie dokumentów KSeF-owych ponad bezpłatny limit.
Standardowo w Symfonii KSeF Plus dostępny jest bezpłatny pakiet 60 operacji (odbierania, wysyłki dokumentów), który można wykorzystać w ciągu 365 dni. W celu uzyskania pełnej automatyzacji wymiany dokumentów z platformą KSeF Ministerstwa Finansów oraz skorzystania z dodatkowych funkcjonalności zalecamy zakup odpowiedniego dla Państwa pakietu Symfonii KSeF Plus.
Czy dokumenty przesyłane do KSeF zawsze przechodzą przez chmurę Symfonii, czy można wysyłać je bezpośrednio do KSeF?
Wymiana danych między systemami Symfonii a KSeF odbywa się wyłącznie za pośrednictwem chmurowego modułu Symfonia KSeF. Nie ma możliwości bezpośredniego połączenia modułów Symfonii z KSeF bez wykorzystania tej warstwy komunikacyjnej.
Kiedy najpóźniej można wysłać fakturę do KSeF?
Termin wysłania faktury do KSeF jest taki sam, jak ustawowy termin jej wystawienia. W większości przypadków, dla typowych transakcji, fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT).
Wyjątkiem są sytuacje objęte trybem awaryjnym lub trybem offline, w których fakturę można wysłać później — zgodnie z zasadami określonymi przez Ministerstwo Finansów.
Czy osoba wystawiająca i wysyłająca faktury do KSeF musi podpisywać je podpisem kwalifikowanym?
Nie – wysyłka faktury do KSeF nie zawsze wymaga podpisu kwalifikowanego. Dostępne są również inne formy uwierzytelnienia, takie jak pieczęć kwalifikowana, token autoryzacyjny KSeF czy certyfikat KSeF. Podpis kwalifikowany jest jedynie jedną z dostępnych metod identyfikacji użytkownika.
Czy faktury rozliczeniowe o wartości 0,00 zł również trzeba wysyłać do KSeF?
Tak – faktura rozliczeniowa, nawet jeśli zawiera zerową podstawę opodatkowania i zerową kwotę podatku, jest formalnie fakturą i podlega obowiązkowi wystawienia i wysyłki do KSeF na tych samych zasadach co pozostałe dokumenty.
Co zrobić w przypadku awarii po stronie KSeF lub braku Internetu (tryb offline/awaryjny)?
W takim przypadku wystaw fakturę lokalnie (zgodnie z procedurą awaryjną), a po przywróceniu łączności niezwłocznie wyślij ją do KSeF. System oznaczy dokument właściwym trybem; pamiętaj o terminach wynikających z przepisów.
Jak pobierać faktury zakupowe z KSeF i przekazywać je do właściwych obszarów firmy?
Faktury można pobrać z poziomu Symfonii KSeF Plus lub z dedykowanych okien w programie. W organizacjach z wieloma jednostkami routing i akceptacje warto realizować regułami dostępnymi w programie Symfonia eDokumenty.
Czy faktury z KSeF mogą trafiać automatycznie do obiegu dokumentów (akceptacji) w Symfonii eDokumenty?
Tak – za pośrednictwem Symfonii KSeF Plus dokumenty można automatycznie pobierać do Symfonii eDokumenty i kierować je do odpowiednich działów/osób zgodnie z regułami zdefiniowanymi w systemie.
Czy faktury rozliczeniowe o wartości 0,00 zł również trzeba wysyłać do KSeF? (wersja rozbudowana)
Tak – faktura rozliczeniowa, nawet jeśli ma zerową podstawę opodatkowania i zerowy VAT, formalnie jest fakturą i wysyła się ją do KSeF na tych samych zasadach co pozostałe dokumenty.
Jak postępować z proformą i fakturą zaliczkową w kontekście KSeF?
Proforma nie jest fakturą i nie trafia do KSeF. Zaliczki dokumentuje się fakturą zaliczkową, która podlega wysyłce do KSeF (zgodnie z zasadami dla faktur).
Jakie są różnice w typach dokumentów między KSeF a systemem handlowym?
KSeF nie rozróżnia tak szczegółowo typów dokumentów jak system handlowy. Obsługuje podstawowe kategorie (np. faktury sprzedażowe, korygujące, zaliczkowe, rozliczeniowe itp.). W systemie handlowym dodatkowe typy/formatki są odwzorowywane do formatu akceptowanego przez KSeF.
Co zrobić, jeśli faktura podlega obowiązkowi wysyłki do KSeF, ale jej odbiorca nie korzysta z KSeF (np. kontrahent zagraniczny)?
Wystaw fakturę i wyślij ją do KSeF zgodnie z przepisami. Odbiorcy, który nie korzysta z KSeF, przekaż wizualizację faktury (PDF) oraz ewentualne załączniki poza KSeF — np. e-mailem lub przez udostępnienie w Symfonii KSeF Plus. W wizualizacji możesz umieścić numer KSeF (a gdy funkcja jest dostępna – również kod QR), by ułatwić weryfikację dokumentu.
Jak szybko po wysyłce pojawia się numer KSeF?
W trybie online odpowiedź dotycząca nadania numeru KSeF wraca z reguły w ciągu kilku sekund. Czas oczekiwania zależy jednak od obciążenia środowiska KSeF po stronie MF.
Czy nabywca może „odrzucić” fakturę w KSeF?
Nie – KSeF nie przewiduje funkcji odrzucenia faktury przez odbiorcę. Takiego dokumentu nie da się również edytować ani usunąć z systemu. Błędy merytoryczne może poprawić jedynie sprzedawca, poprzez wystawienie faktury korygującej, którą również należy wysłać do KSeF.
Jakie uprawnienia są potrzebne, by działać w KSeF w imieniu firmy (także w Grupie VAT)?
Wymagane są formalne uprawnienia (upoważnienie/pełnomocnictwo lub uprawnienia elektroniczne) nadane przez podmiot. W Grupie VAT uprawnienia do KSeF nadaje Grupa w kontekście konkretnego członka, którego reprezentuje pracownik.
Czy wysyłka faktury do KSeF wymaga podpisu kwalifikowanego?
Nie zawsze. Dostępne są alternatywne metody uwierzytelniania i autoryzacji (np. pieczęć kwalifikowana, token autoryzacyjny KSeF, certyfikat systemowy).
Czy zawsze trzeba korzystać z chmury Symfonii KSeF Plus, czy można wysłać dokumenty „bezpośrednio” do KSeF?
W ekosystemie Symfonii komunikacja z KSeF odbywa się za pośrednictwem chmurowego serwisu Symfonia KSeF Plus. Alternatywą poza ekosystemem jest ręczny eksport/import plików XML lub własna integracja z API KSeF.
Jak w praktyce działa obsługa załączników do faktur (PDF, inne pliki) w kontekście KSeF?
KSeF ministerialny nie przyjmuje nieustrukturyzowanych „załączników”. Pliki dodaje się do faktury w systemie i udostępnia poza KSeF (np. poprzez Symfonię KSeF Plus). Załączniki mogą być publiczne (dla nadawcy i odbiorcy udostępnienia) lub prywatne (tylko dla nadawcy).
