Symfonia ERP Kadry i Płace

Sprawdź, jak wiele możesz zrobić z programem Symfonia ERP Kadry i Płace

Zadbaliśmy o to, by kluczowe procesy kadrowo-płacowe można było obsłużyć kompleksowo, intuicyjnie, bezpiecznie i tak szybko, jak to tylko możliwe.

Obsługa ewidencji danych pracowników – od rozpoczęcia do zakończenia umowy

Łatwe wprowadzanie i zmiany wszystkich danych potrzebnych do obsługi kadrowo-płacowej. Wygodny kreator pomaga przygotować dokumenty niezbędne podczas zatrudnienia nowej osoby. Uzupełnienie wszystkich potrzebnych danych osobowych, podatkowych czy dla ZUS jest niezwykle proste. Ułatwia także przygotowanie umowy, zgłoszenie pracownika i jego rodziny do ZUS i obliczenie pierwszego wynagrodzenia.

Na każdym etapie stosunku pracy przygotowywanie właściwych dla niego wydruków – od kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o pracę i zawarcia pierwszej umowy, aż do świadectwa pracy wydawanego po zakończeniu stosunku pracy. Wydruki można dostosować do wymogów przedsiębiorstwa – np. umieszczając na nich logo, znak wodny czy uwzględniając w ich treści specyficzne zapisy.​

W przypadku ponownego zatrudnienia tej samej osoby w przyszłości wszystkie wcześniej zaewidencjonowane dane osoby pozostają dostępne. Historyczne dane pracowników można archiwizować oraz anonimizować.​

Obsługa wynagrodzeń, zasiłków, benefitów i potrąceń

Usprawnia przygotowanie wypłaty wykorzystując wiele składników, dodatków i wynagrodzeń za czas pracy i nieobecności. Od brutto program odliczy składki, podatek i potrącenia, a kwotę wynagrodzenia można przekazać sprawnie na konto przelewem elektronicznym. Możliwe jest przygotowanie dowolnej ilości list płac w miesiącu oraz skorygowanie wcześniejszych wypłat. Program pomaga także na koniec miesiąca przesłać informacje do księgowości i Płatnika oraz wysłać paski płacowe pracownikom. Wszystkie wartości pojawią się automatycznie na rocznych deklaracjach podatkowych i w danych dla GUS.

Potrącenia​

Potrącenie od kwot netto, z tytułem wykonawczym i alimentacyjne (wyliczane automatycznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – także w przypadku zbiegu potrąceń), kary pieniężne, potrącenia za zgodą pracownika, pożyczki, PPK i inne.​ Katalog potrąceń można rozszerzyć o nowe pozycje.​ Zajęcia komornicze i alimenty mogą być przelewane elektronicznie na konto odbiorcy (także komornika) równocześnie z wypłatami.​

Korekty wynagrodzeń​

Korygowanie wynagrodzeń ​i rozliczanie wyrównań, zwroty nadpłaconych i niedopłaconych składek ZUS, zmiany ​w rozliczonych w przeszłości wynagrodzeniach, zamiany nieobecności na inne (np. choroba pracownika, która wydarzyła się w trakcie już rozliczonego urlopu), możliwość wstecznej waloryzacji wynagrodzeń.

Rozliczanie czasu pracy i nieobecności

Program ewidencjonuje czas pracy według harmonogramu lub poza nim. Rozlicza nadgodziny, zarówno zwykłe, jak i średniotygodniowe. Okres rozliczeniowy, który można uwzględnić wynosi od jednego do dwunastu miesięcy. Symfonia obsługuje ponad 30 rodzajów nieobecności, można także oznaczyć i zaewidencjonować delegacje pracownicze i pracę wykonywaną zdalnie. Zwolnienia lekarskie wprowadza się ręcznie lub wczytuje bezpośrednio z PUE. Program wspomaga zarządzanie urlopami, zarówno zwykłymi, jak i na żądanie. Kalendarze pracowników w programie prowadzone są z dokładnością nawet do jednej minuty.

Obsługa umów cywilnoprawnych

Umożliwia zarządzanie różnymi rodzajami umów: zlecenia, o dzieło, zryczałtowanych, kontraktów menedżerskich czy dla rady nadzorczej. W łatwy sposób tworzy taką umowę z możliwością eksportu do pliku PDF lub Word. Obsługuje składki do ZUS (obowiązkowe i dobrowolne), różne kody ubezpieczeń i podatki. Rozlicza zasiłki i choroby korzystając z rozbudowanych algorytmów. Przygotowuje listy wypłat, przelewy, dokumenty księgowe i przesyła dane do programu Płatnik.

Obsługa zasiłków dla zleceniobiorców​

Dowolnej osobie zgłoszonej do ZUS ​i opłacającej składkę chorobową i/lub wypadkową podczas trwania zawartej umowy cywilno-prawnej można zarejestrować i rozliczyć choroby i zasiłki.​ Przy wyznaczaniu stawki dziennej uwzględniane są podstawy z wcześniejszych miesięcy ​w ramach trwających w momencie rozliczenia zasiłku umów.​ Zwolnienia lekarskie dla zleceniobiorców mogą być zarówno wprowadzane ręcznie przez użytkownika systemu, jak i wczytywane elektronicznie z PUE razem ze zwolnieniami pracowników etatowych.

Obsługa świadczeń w naturze​

Rozliczanie dodatkowych świadczeń dla pracowników, których wartość stanowi przychód zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Świadczenia socjalne, dodatkowe pakiety medyczne i ubezpieczenia, świadczenia rzeczowe, wpłaty PPK, PPE i inne. Podobnie jak w przypadku składników wynagrodzeń katalog dostępnych świadczeń można rozszerzyć tworząc nowe pozycje.​

Obsługa deklaracji ZUS ​oraz e-deklaracji podatkowych

Deklaracje dla programu Płatnik: DRA, RCA, RPA, RSA, RZA, ZUA, ZZA, ZIUA, ZCNA, ZWUA, ZSWA, RIA, OSW.​ Podczas generowania danych o deklaracjach przeprowadzane są dodatkowe sprawdzenia kompletności danych pracowników pod kątem minimum wymaganego dla każdej z deklaracji. ​W przypadku rozliczania korekty wynagrodzeń, składek lub nieobecności przygotowywana jest deklaracja korygująca.​ Kopie przygotowanych deklaracji są wersjonowane i przechowywane są w specjalnym repozytorium w bazie danych programu, co umożliwia dostęp do ich historycznych wersji.​ Deklaracje PIT-11, PIT-2, PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1/1R zarówno w wersji drukowanej, jak i elektronicznej są zawsze zgodne z aktualnym stanem prawnym. Przygotowane w programie deklaracje można wyszukiwać, przeglądać, weryfikować, podpisywać ​i wysyłać z poziomu odpowiedniej kartoteki. ​Pracownikom można dostarczyć deklaracje w formie wydruków (także z numerem referencyjnym UPO), oraz opcjonalnie wysłać je w formie zaszyfrowanego załącznika e-mail lub opublikować na profilach pracowników w portalu pracowniczym.

Przelewy elektroniczne​

Ewidencja i przygotowanie plików ​z przelewami dla pracowników (obsługa ponad 30 systemów bankowych wykorzystywanych ​w Polsce).​ Przygotowane przelewy ewidencjonowane są w wewnętrznej kartotece, gdzie można je dodatkowo weryfikować. ​ Przelewy mogą być realizowane zarówno dla odbiorców indywidualnych (wynagrodzenia pracowników i zleceniobiorców, zajęcia komornicze, przelewy alimentacyjne), jak i do właściwych instytucji (składki ZUS pomniejszone ​o wartość wypłaconych zasiłków, podatki).​

Przygotowanie dokumentu księgowego

W Symfonia ERP Kadry i Płace można zdefiniować schematy księgowe dla dowolnych składników wynagrodzeń, świadczeń, naliczeń, potrąceń czy kwot do wypłaty. ​Po odpowiednim skonfigurowaniu możliwe jest przygotowanie dokumentu od ręki ​ i natychmiastowe przesłanie go bezpośrednio do jednego z narzędzi księgowych Symfonia lub zapisanie do pliku PDF z możliwością wydrukowania. Mechanizm księgowy umożliwia zarówno przygotowanie księgowań zwykłych, ​jak i równoległych. Oprócz księgowań statycznych możliwe jest wykorzystanie kont księgowych konstruowanych dynamicznie, np. rozksięgowanie łącznych kosztów pracy pracownika na podstawie przepracowanych godzin lub współczynnika procentowego według działów, zespołów, prowadzonych projektów i zadań. Opcjonalnie dane, na podstawie których zostaną przygotowane księgowania – na przykład czas pracy na projektach – mogą być ewidencjonowane on-line przez pracownika ​i jego przełożonego w portalu e-Pracownik.​ Księgowane wynagrodzenia mogą być także dodatkowo zwymiarowane na podstawie danych o pracowniku przechowywanych w systemie kadrowo-płacowym​.

Wbudowane przypomnienia

Przypomnienia dają dodatkowe możliwości kontroli najważniejszych dat i terminów związanych z ewidencją kadrową. Zastosowanie przypomnień znacznie poprawia komfort pracy na systemie i zmniejsza szansę przeoczenia ważnych terminów.​ Badania lekarskie – przypomnienia ​o konieczności wykonania badań wstępnych i okresowych, a dla osób przebywających na długich zwolnieniach lekarskich także o badaniach kontrolnych (po 30 dniach nieprzerwanej choroby).​Umowy o pracę – przypomnienia o nadchodzących terminach zakończenia umów zawartych na czas określony i okres próbny.​ Przypomnienia użytkownika – specjaliści ds. kadr i płac pracujący na systemie mogą dla dowolnej osoby wprowadzić przypomnienia ​o zadaniach do wykonania – np. konieczności dostarczenia dokumentu, przygotowania zaświadczenia, innych ważnych zadaniach do wykonania w przyszłości.​ Przypomnienia wdrożeniowe – możliwe do wdrożenia przypomnienia powiązane z danymi zawierającymi daty, dostępne dla większości pól w systemie.​

Import comiesięcznych wartości ​z arkusza MS Excel​

Wygodne narzędzie umożliwiające przyspieszenie pracy nad wprowadzaniem ważnych informacji dostarczanych przez inne jednostki organizacyjne firmy podczas pracy nad listą płac.​ Dodatkowo podczas importu danych zmniejsza się ryzyko błędu (np. literówki) we wprowadzanych wartościach lub przypisania składnika wynagrodzenia do niewłaściwej osoby.

Import kartoteki danych osobowych ​z programu Płatnik​

Stosowany jednorazowo na początku wdrożenia upraszcza i przyspiesza rozpoczęcie pracy w programie.​ Narzędzie łączy się z bazą danych programu Płatnik ​i pobiera z niego dane osobowe i identyfikacyjne pracowników oraz zleceniobiorców aktualnie zgłoszonych do ZUS. ​ Pobrane z kartoteki Płatnika rekordy dodawane są do bazy danych programu Symfonia ERP Kadry i Płace, dzięki czemu nie ma potrzeby ich przepisywać lub importować w inny sposób.​ Skraca to zarówno czas wprowadzania danych (o co najmniej 5 minut na każdego pracownika), jak i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów przy ich przepisywaniu. Obsługując 100 pracowników, oszczędzasz ponad 8 godzin pracy!

Import elektronicznych zwolnień lekarskich ​e-ZLA

Umożliwia pobranie z platformy PUE pliku ze zwolnieniami lekarskimi, walidację danych i import informacji o nich bezpośrednio do programu Symfonia ERP Kadry i Płace. ​Dostępna jest możliwość jeszcze wygodniejszej integracji z platformą PUE bezpośrednio przez API. ​Dzięki temu dane pobierane są bezpośrednio, co skraca proces i zwiększa jego niezawodność.

Obsługa płatności

• Generowanie zleceń płatności elektronicznych (tzw. e-przelewy) złotówkowych lub walutowych do banków na podstawie dokumentów kosztowych pobierając z nich niezbędne dane, tj. data płatności, kwota, numer faktury.
• Automatyczne sprawdzanie statusu kontrahenta i numerów kont bankowych z tzw. białą listą podatników VAT.
• Weryfikacja pod kątem płatności metodą podzielonej płatności (split payment), gdzie generowany jest odpowiedni tytuł przelewu oraz wartości netto i brutto.
• Pobieranie i rozliczanie wyciągów bankowych – program rozpoznaje generowane przez banki pliki w formacie MT940 lub MT942 i na ich podstawie pozwala zaksięgować oraz rozliczyć przychodzące płatności od kontrahentów (także zrealizowane metodą podzielonej płatności) a także pobrane przez bank opłaty, prowizje i odsetki.
• Zaawansowane wyciągi bankowe – program posiada zaawansowane możliwości konfiguracji oraz tworzenia własnych reguł księgowania pozycji na wyciągu bankowym na podstawie informacji znajdujących się w treści wyciągu. Z każdym użyciem program uczy się, zapamiętując Twoje poprzednie wybory, co sprawia, że każde kolejne jego użycie i księgowanie operacji bankowych będzie szybsze i łatwiejsze.

Automatyka księgowa

• Wymiana danych przez internet – w standardzie jest współpraca i wymiana danych z programami Symfonia do obsługi sprzedaży, pracującymi w odrębnych sieciach. Program automatycznie sprawdza stan dokumentów i informuje o nowych dokumentach gotowych do pobrania do bufora.
• Wzorce dokumentów i księgowań, które służą jako szablony do szybkiego tworzenia i wprowadzanie dokumentów do systemu i zmniejszając ryzyko popełnienia błędów.
• Zamykanie lat obrotowych wykonywane automatycznie na polecenie użytkowników systemu.
• Bilans otwarcia tworzony automatycznie na podstawie stanu kont zeszłego roku finansowego z zaksięgowanych dokumentów.
• Monitorowanie zmian w programie a dokładnie historia zmian wykonanych przez użytkowników, np. kto i kiedy wprowadził zmiany w dokumencie. Dodatkowo dla celów zgodności z przepisami (RODO) system rejestruje wszelkie dostępy, zmiany i pobieranie danych z kartoteki pracowników.
• Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów i Przychodów wykorzystujące wygodny i intuicyjny kreator do tworzenia automatycznych planów rozliczeń kosztów i przychodów, np. zapłacony przez kontrahenta z góry czynsz za najem pomieszczeń, ubezpieczenie samochodu.
• Przeksięgowania kont, czyli wbudowanego w system narzędzia wspierania użytkownika w procesie okresowych przeksięgowań z wykorzystaniem wcześniej przygotowanych gotowych szablonów.
• Automat przeksięgowań VAT, który pomaga użytkownikom przy rozliczaniu z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT. System po pierwszej konfiguracji będzie pilnował uzgodnienia rejestru VAT z kwotami na dokumentach, księgując je na dedykowanych kontach VAT, tj. np. VAT należny przyszłych okresów, VAT naliczony bieżący, VAT w koszty.
• Magazyn Walut, czyli narzędzie do rozliczanie transakcji walutowych metodą FIFO, wyceny rozchodów zarejestrowanych na kontach walutowych i księgowania różnic walutowych.

Zarządzanie użytkownikami i organizacja działu księgowego

• System haseł i uprawnień umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały wpisane na listę jako użytkownicy. W czasie pracy w programie każda z dokonanych czynności jest zapisana jako wykonana przez użytkownika, który został wybrany w czasie otwierania dostępu do danych firmy.
• Zaawansowane zarządzanie użytkownikami pozwala precyzyjnie definiować ich role w systemie, tworzyć wysoce wyspecjalizowane role i określać dostęp do wybranych elementów systemu księgowego.
• Kalendarz pozwala zarządzać i planować pracę swoją i innym użytkownikom przypisanym do firmy w bazie programu księgowego (zadania cykliczne lub jednorazowe).
• Obsługa majątku trwałego.
• Rejestr środków trwałych, gdzie prowadzona jest rejestracja zdarzeń związanych z zakupem i obsługą procesu użytkowania i automatyczne wyznaczanie odpisów amortyzacyjnych środków trwałych firmy i wyposażenia.
• Obsługa majątku trwałego, wspomagająca pracę działu księgowego, umożliwiającej ewidencję i nadzór nad użytkowaniem środków trwałych oraz przeprowadzenie wszystkich operacji księgowych.

Sprawozdawczość zewnętrzna standardowa

• Bilans i rachunki zysków i strat, automatycznie wyliczane po wprowadzeniu dowolnego zapisu w ewidencji na kontach księgowych. Przewidziane ustawą rachunkowości wzory bilansu i RZiS dla jednostek innych niż banki i instytucje ubezpieczeniowe dostępne są w standardzie.
• Generator e-Sprawozdań finansowych – dostępna jest obsługa dowolnej wybranej przez użytkownika wersji pełnych i uproszczonych sprawozdań; obsługa wersji dla banków i ubezpieczycieli; obsługa sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych.
• Zestaw raportów składających się na księgi rachunkowe jednostki, zgodnie z wymaganiami ustawy o rachunkowości. Raporty można wykonywać grupowo i archiwizować wyniki na trwałych nośnikach.
• Deklaracje i raporty JPK tworzone z ewidencji prowadzonych w programie według aktualnych wzorów plików generowanych cyklicznie, tj. JPK_VAT lub JPK_V7. Dostępne jest także generowanie plików JPK składanych na żądanie organów podatkowych: JPK_KR, JPK_WB. Dane plików JPK możesz podpisać i wysłać do KAS. W codziennej pracy wspomogą Cię zaawansowane narzędzia do wizualizacji i wszechstronnej kontroli zawartości pliku JPK_V7.

Sprawozdawczość wewnętrzna i niestandardowa

• Bogaty zestaw wbudowanych raportów i zestawień dostępnych bezpośrednio w aplikacji m.in. bilans i RZiS.
• Możliwość przenoszenia danych z przygotowanego przez użytkownika raportu do MS Excel, wydruku i zapisania przygotowanego raportu w formacie PDF, zautomatyzowanej wysyłki zestawienia jako załącznika do wiadomości mailowej.
• Wbudowane w aplikację rozwiązania arkuszy analitycznych w formie arkuszy kalkulacyjnych i tabel przestawnych, umożliwiających generowanie szerokiej gamy raportów i zestawień opartych o zapisy na kontach księgowych, dane z rozrachunków, dane z ewidencji VAT.
• Możliwość kreowania indywidulanych zestawień, opartych na modyfikacji predefiniowanych arkuszy analitycznych dostępnych w programie.

Zaawansowane możliwości analityczne

• Rozszerzenie zakresu gromadzonych danych dzięki mechanizmowi wymiarowania bez nadmiernej rozbudowy planu kont. Wymiarowanie jest możliwe dla: zapisów dokumentów, kontrahentów oraz kont i stanowi dodatkowy zbiór informacji biznesowych, które pomogą w zaawansowanym raportowaniu zarządczym.
• Możliwość wprowadzenia wielu założeń budżetowych: dla kont, pozycji w bilansie i RZiS oraz wybranych wymiarów, np. MPK, projekt z jednoczesnym raportowaniem realizacji określonego budżetu za pomocą przygotowanego arkusza w MS Excel.
• Raporty i funkcje z wbudowanym mechanizmem przenoszenia danych do MS Excel.
• Zaawansowane aplikacje do analizy danych (Smart BI, Symfonia ERP Business Intelligence).