Zakopiańskie TBS znacząco rozwinęło skalę działalności bez zatrudniania ani dodatkowego obciążania działu księgowości. Drogę do rozwoju utorowało wdrożenie Symfonii Finanse i Księgowość, a następnie integracja z kolejnymi narzędziami Symfonii. Efekt? Sprawniejsza księgowość, większy komfort pracy zespołu i możliwość obsługi kolejnych wspólnot.

Co dało wdrożenie Symfonii w Zakopiańskim TBS?

• >20 nowych wspólnot przyjętych do obsługi w ciągu pięciu lat bez zwiększenia zatrudnienia
• 35–45 minut na rozliczenie VAT zamiast 2–3 godzin
• 3–4 minuty na odnalezienie pojedynczego błędu zamiast nawet półtora dnia
• 10 dni – o tyle wcześniej księgowość TBS zamyka miesiąc
• 50 kolejnych budynków Zakopiański TBS może obsłużyć w obecnym składzie

Zakopiańskie TBS – duża skala obsługi przy niewielkim zespole

Zakopiańskie TBS działa od 2000 roku. Prowadzi najem długoterminowy mieszkań dla mieszkańców Gminy Miasto Zakopane oraz administruje nieruchomościami. Obecnie obsługuje ponad 90 wspólnot mieszkaniowych i ponad 180 budynków, a cała organizacja liczy 20 pracowników.

Rynek, na którym działa spółka, jest wymagający. Znaczna część lokali w administrowanych budynkach funkcjonuje jako apartamenty na najem krótkoterminowy, co generuje stałą presję na obsługę administracyjną i księgową. W tym otoczeniu technologia stała się dla spółki warunkiem nadążania za skalą.

 

WYZWANIE

Rosnąca skala przy małym zespole i złożonych rozliczeniach

Dział księgowości Zakopiańskiego TBS tworzą obecnie cztery osoby, wliczając Dyrektor ds. finansowych. Przy ponad 90 wspólnotach oznacza to setki faktur miesięcznie i rozliczenia o nietypowej złożoności, własne schematy dekretacji czy rozliczenia wspólnot, w których każda zmiana stawki wymaga uchwały właścicieli.

Przed automatyzacją konsekwencje tego obciążenia były odczuwalne: rozliczenie VAT zajmowało kilka godzin, a przy błędzie księgowania odszukanie pojedynczej pomyłki potrafiło trwać nawet półtora dnia. Zamknięcie kwartału trwało do 19. dnia miesiąca. Obsługa kolejnych wspólnot mogła wymagać zwiększenia zatrudnienia, zwłaszcza że spółka konsekwentnie zwiększała skalę działalności.

Wyzwaniem stało się więc nie tylko przyspieszenie księgowania, ale przede wszystkim stworzenie modelu pracy, który pozwoli rozwijać działalność bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

 

ROZWIĄZANIE

Symfonia Finanse i Księgowość w centrum ekosystemu – od faktury po księgę główną

Spółka pracuje na oprogramowaniu Symfonii od 2001 roku, a kolejne moduły wdrażała etapami, dopasowując tempo do gotowości zespołu:

• Symfonia Handel – fakturowanie sprzedaży i wysyłka faktur do KSeF;
• Symfonia Finanse i Księgowość – księga główna i rozliczenia VAT, z automatycznym przenoszeniem faktur z Handlu;
• Symfonia KSeF Plus – pobieranie faktur zakupowych i ich księgowanie według wzorców, z własnymi dekretami spółki;
• Symfonia Kadry i Płace – obsługa płac i deklaracji (PIT-4, PIT-11, ZUS).

Centralnym narzędziem, spinającym całą działalność Zakopiańskiego TBS jest Symfonia Finanse i Księgowość. To w tym programie zespół prowadzi księgę główną, obsługuje rozrachunki, kontroluje zapisy i rozlicza VAT. Trafiają do niego zarówno faktury sprzedażowe przekazywane z Symfonii Handel, jak i dokumenty zakupowe pobierane za pośrednictwem Symfonii KSeF Plus, dzięki czemu dane nie muszą być przepisywane pomiędzy systemami.

Program księgowy, który wspiera specyfikę spółki – dopasowane wzorce księgowań

W Zakopiańskim TBS faktury mogą wymagać podziału pomiędzy różne rejestry, częściowego odliczenia VAT albo rozliczenia według określonej proporcji. Przygotowane wzorce i własne dekrety pozwalają odwzorować te zasady w systemie zamiast każdorazowo dekretować cały dokument ręcznie.

Po przekazaniu dokumentu do Symfonii Finanse i Księgowość zespół może skoncentrować się na kontroli rozrachunków i poprawności zastosowanego schematu. Powtarzalność procesu ułatwia również późniejsze uzgadnianie danych i wyszukiwanie ewentualnych nieprawidłowości.

 

REZULTAT

Jakie korzyści z wdrożenia Symfonii widzi zespół Zakopiańskiego TBS?

Automatyzacja z ekosystemem Symfonii przełożyła się na mierzalne efekty w codziennej pracy działu:

• Więcej czasu na wartościowe zadania

Dokumenty trafiają do właściwych miejsc zgodnie z przygotowanymi zasadami, rozliczenia są zautomatyzowane, a zespół może skoncentrować się na kontroli zamiast na ponownym wprowadzaniu informacji.

Przykład: rozliczenie VAT skróciło się z 2–3 godzin do około pół godziny.

 

• Dotrzymywanie terminów bez stresu

To rezultat współpracy całego ekosystemu rozwiązań Symfonii, w którym Symfonia Finanse i Księgowość stanowi kluczowe miejsce księgowania, kontroli i rozliczania danych.

Przykład: zamknięcie kwartału przyspieszyło z 19. do 9. dnia miesiąca.

 

• Minimalne ryzyko błędów

Szybsza identyfikacja nieprawidłowości ogranicza ryzyko opóźnień i pozwala zamykać rozliczenia bez wielogodzinnego przeglądania dokumentów.

Przykład: wyszukiwanie pojedynczego błędu skróciło się z nawet 1,5 dnia do kilku minut.

 

• Rekordowe wyniki finansowe

Wynik spółki zbliża się do poziomu miliona złotych, nieosiągalnego wcześniej przy tej strukturze kosztów. Zespół jest w stanie obsłużyć znacznie więcej dokumentów w tym samym czasie i składzie.

Przykład: w ciągu pięciu lat spółka przyjęła ponad 20 nowych wspólnot – w tym apartamentowiec z ponad dwustoma mieszkaniami.

 

Automatyzacja oczami praktyka: wspiera księgowego, ale go nie zastępuje

Historia Zakopiańskiego TBS pokazuje również zmianę podejścia do technologii. Andrzej Zubek, Dyrektor ds. finansowych spółki z ponad 30-letnim stażem, rozpoczynał pracę stosując ręczne karty analityczne i podliczając dane na kalkulatorze. Przez pierwszy okres pracy z systemem prowadził księgowość równolegle w wersji papierowej i elektronicznej, zanim w pełni zaufał nowemu sposobowi pracy. Z czasem korzyści wynikające z cyfryzacji – większa dokładność dokumentów, szybsza praca i możliwość wcześniejszego zamykania ksiąg – stały się jednak wyraźnie widoczne.

Technologia przejmuje powtarzalne operacje, ale nie zastępuje wiedzy księgowego. Zespół nadal kontroluje rozrachunki, poprawność zastosowanych schematów i zgodność rozliczeń. Automatyzacja daje mu natomiast więcej przestrzeni na zadania wymagające doświadczenia i oceny.

 

CO DALEJ?

Pełna elektronizacja i gotowość na dalszy wzrost

Od stycznia wspólnoty przechodzą na elektroniczną akceptację faktur, a spółka planuje domknięcie elektronicznego obiegu dokumentów w kolejnym roku.

Z obecnymi narzędziami i czteroosobowym działem Zakopiańskie TBS jest gotowe przyjąć kolejne wspólnoty bez rozbudowy zespołu – co w realiach trudnego rynku kadrowego Podhala jest realną przewagą.