Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Obieg faktur na budowie

Redakcja

Redakcja

Długość czytania:

26 kwietnia 2024

Tego dnia na budowach panował chaos. Opóźniona dostawa materiałów budowlanych zmieniła harmonogram prac i rozładunku. Do tego wszystkiego podwykonawcy rozliczali się z kierownikami. Wśród nich Marek, który przekazywał sprawozdania z wykonanych prac oraz faktury. Obieg dokumentów na budowie może przyprawić o przysłowiowy ból głowy. Jak nad nim zapanować?

Spis treści:

 

Zanim wdrożono system do obiegu faktur

Kierownicy budowy – Andrzej i Bartosz – z którymi współpracował Marek, potwierdzili przyjęcie prac. Przeprowadzili również swoją procedurę obiegu faktur i pozostałych dokumentów budowlanych. Tego, jak wyglądała, dowiesz się z poniższej tabeli.

Andrzej — podejście tradycyjne Bartosz — podejście nowoczesne
Co zrobili z przekazanymi fakturami? Skserował fakturę i dołączył ją do innych dokumentów związanych z inwestycją. Zrobił zdjęcia, by umieścić dokumenty w opracowanej przez siebie elektronicznej bazie danych.
Gdzie je przechowywali? W segregatorze z całą dokumentacją z danego miesiąca, który następnie przekazywał do biura. W folderze elektronicznym z rozliczeniami podwykonawcy. Wersje papierowe przekazał w osobnej teczce z innymi rozliczeniami.
Jak wyglądał obieg faktury? Faktura została przekazana wraz z innymi dokumentami do sekretariatu. Tam wprowadzono ją do księgi korespondencji, a następnie wysłano do opisu w dziale inwestycji.
Dział inwestycji, po opisie merytorycznym, zwrócił dokument do sekretariatu, a ten przesłał go do księgowości.
Faktura została wysłana e-mailem do pracownika działu inwestycji, który opisywał ją i przesyłał do sekretariatu oraz księgowości.
Sekretariat drukował opis i fakturę, wprowadzał do książki korespondencji i dokumentów.
Księgowość zarejestrowała fakturę w systemie ERP, a po otrzymaniu papierowego oryginału, podpinała do właściwej teczki rozliczeń w firmie.

Obieg faktur na budowie – częste problemy

Problem z podwykonawcą zaczął się kilkanaście dni później. Tego dnia Marek zauważył, że na koncie nie ma przelewu za wykonanie prac w domkach jednorodzinnych u Andrzeja, ale faktura z inwestycji prowadzonej przez Bartosza została opłacona. Napisał do działu inwestycji, dlaczego nie otrzymał przelewu za wykonanie pozostałych prac. Gdy uzyskał potwierdzenie, że płatność została zrealizowana, postanowił poczekać jeszcze kilka dni. Jednak te kilka dni zmieniło się w miesiąc, a na budowie Andrzeja zaczęły się opóźnienia. Podwykonawca odmawiał wykonania dalszych prac, ponieważ nie uzyskał wypłaty za poprzedni etap – i to pomimo licznych zapewnień z działu księgowości, że przelew został wysłany.

Dlaczego do tego doszło? W natłoku papierowej dokumentacji nietrudno o pomyłkę. Uznano, że protokół od Bartosza, był tym, który miał dostarczyć Andrzej. Ponieważ księgowość nie uzyskała na czas drugiego kompletu dokumentów, trudno było stwierdzić, czy wszystko zostało opłacone. Co zatem stało się z dokumentami, które powinien dostarczyć Andrzej? Faktura i protokół zawieruszyły się pośród innych dokumentów budowy. Czy historia Marka mogłaby mieć inny finał?

Symfonia eDokumenty

Sprawdź, jak działa!

 

Czas na zmiany! Obieg faktur na budowie nie musi być dłużej problemem

Wyobraźmy sobie znów ten sam dzień – chaos na budowie, opóźniona dostawa i do tego rozliczenia z podwykonawcami. Pierwszym z rozwiązań, które mogłoby tu pomóc, jest kalendarz spotkań. Dzięki niemu łatwo uniknąć problemu z komunikacją i natłokiem spraw na budowie, które trzeba opanować w tym samym czasie.

Drugą rzeczą jest elektroniczna rejestracja dokumentów od podwykonawców i przekazanie ich do odpowiednich osób lub działów w firmie. Jak wygląda obieg faktur w systemie Symfonia eDokumenty?

Pracownik Jak wyglądał proces obiegu faktury przed wdrożeniem? Jak wyglądałby proces po wdrożeniu?
Andrzej Wykonywał papierową kopię dokumentu, która mogła łatwo zaginąć wśród innych dokumentów budowy Posiadając aplikację mobilną Symfonia eDokumenty, mógłby otrzymaną fakturę sfotografować i wprowadzić bezpośrednio do systemu oraz dołączyć do teczki sprawy.
Bartosz Wykonał zdjęcie dokumentu, który przesłał e-mailem do biura. Jednak taka faktura nie została od razu wprowadzona do systemu obiegu dokumentacji, a jedynie przekazana dalej. Bartosz w dalszym ciągu musiał dostarczyć oryginał faktury do biura.
Pracownik działu inwestycji Odebrał wszystkie dokumenty budowy, w tym faktury i protokoły w  formie papierowej. Ze względu na dużą ich ilość miał problem, by je uporządkować. Dzięki możliwości podłączenia faktury bezpośrednio do sprawy mógłby wprowadzać dokumenty do elektronicznego obiegu faktur w firmie.
Księgowa Otrzymuje tylko papierowe wersje faktur, które ręcznie wprowadza do systemu księgowego. System pozwalałby na opisanie faktury i zaksięgowanie jej, a także przygotowanie do zapłaty, dzięki modułowi Płatności.

 

Digitalizacja faktur nie jest tematem nowym, ale jej wdrożenie, przy zastosowaniu systemu do zarządzania dokumentacją w firmie, znacznie poprawa przepływ informacji w przedsiębiorstwie.

Dzięki  ewidencji danych finansowych, system nie tylko wie, że zapisano w nim fakturę z określonym numerem, ale również kto ją wystawił, do kiedy ją trzeba zapłacić, w jakiej kwocie itd. Te wszystkie dane mogą być udostępnione pracownikom po to, by mogli oni sprawnie przetworzyć każdą fakturę, zgodnie z obowiązującym w firmie sposobem obiegu dokumentów.

Digitalizacja faktur nie tylko przy użyciu skanera

Wdrożenie systemu Symfonia eDokumenty wraz z aplikacją mobilną wprowadza w firmie jedną platformę komunikacyjną, która pomaga w przechowywaniu i przekazywaniu istotnej dokumentacji. Możliwość skanowania faktury telefonem to przede wszystkim oszczędność czasu, wynikająca z szybkiego digitalizowania danych. Zaletą elektronicznego archiwizowania faktur jest natomiast łatwiejszy i szybszy dostęp do wyszukiwanych dokumentów na podstawie różnych parametrów i zdefiniowanych metadanych.

I na koniec najważniejsze — digitalizacja faktur to proces bezpieczny, ponieważ minimalizuje liczbę operacji manualnych oraz ogranicza ryzyko ewentualnego uszkodzenia i utraty dokumentów.

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Powiązane kategorie

Lidery
innowacji

Technologia
dzisiaj

Technologia
jutra

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik