Symfonia wraz ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce przeprowadziła badanie wśród wśród użytkowników KSeF – w tym głównie praktyków finansowo-księgowych – sprawdzające ich wrażenia z pierwszych tygodni funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. Czy system spełnia założenia Ministerstwa Finansów i przyspiesza cyfryzację firm i biur rachunkowych? A może oznacza dla nich tylko dodatkowe obowiązki? 

Najważniejszy wniosek: problemem nie jest sam KSeF  

Wyniki pokazują, że KSeF działa, ale jednocześnie ujawnił problemy organizacyjne, które przez lata pozostawały niewidoczne.  

Jednym z najciekawszych odkryć raportu jest fakt, że użytkownicy stosunkowo dobrze oceniają podstawowe funkcje systemu: 

• 54% respondentów bardzo dobrze ocenia odbieranie faktur, 
• 50% bardzo dobrze ocenia integrację własnego systemu z KSeF, 
• 49% pozytywnie ocenia dostęp do systemu, 
• 47% bardzo dobrze ocenia wystawianie faktur.  

Najniżej ocenionym obszarem okazała się identyfikacja faktur i przypisywanie kosztów – aż 36% respondentów oceniło ten element bardzo negatywnie.  

To prowadzi do ważnego wniosku: sam KSeF rozwiązuje problem wymiany dokumentów, ale nie zarządza procesem ich obsługi w organizacji. 

Jak wyglądały pierwsze miesiące po wdrożeniu KSeF? 

Badanie KSeF pokazuje, że początek działania systemu stał się testem dojrzałości procesowej organizacji. Respondenci ocenili pierwsze tygodnie KSeF na 3,2 w skali od 1 do 5. Obecna ocena wzrosła do 3,4/5, co pokazuje proces stopniowej adaptacji.  

Oceny respondentów dotyczące KSeF w skali 1–5

• Przygotowanie organizacji do KSeF: 3,9/5
• Pierwsze tygodnie pracy z systemem: 3,2/5
• Aktualna ocena: 3,4/5

Najczęściej wskazywanymi problemami były: 

• trudności adaptacyjne po stronie pracowników (37%), 
• komplikacje wynikające ze współpracy z nieprzygotowanymi kontrahentami (39%).  

Jednocześnie organizacje zaczynają dostrzegać korzyści: 

• 43% wskazuje szybszy dostęp do danych, 
• 40% zauważa przyspieszenie obiegu dokumentów.  

Paradoks KSeF: firmy wierzą w cyfryzację, ale nie inwestują 

Jednym z najbardziej zaskakujących wniosków raportu jest rozbieżność między przekonaniami a działaniami: niemal połowa organizacji uważa cyfryzację za niezbędną dla rozwoju, a jednocześnie 56% z nich nie planuje dalszych inwestycji w rozwój cyfryzacji.  

To pokazuje, że większość firm rozumie kierunek zmian, jednak ta świadomość jeszcze nie przekłada się na konkretne działania technologiczne i organizacyjne. Przedsiębiorcy i księgowi wciąż mają bowiem wiele uzasadnionych obaw – poniższe wyniki prezentują największe z nich. 

Co istotne, obawy dotyczą głównie organizacji pracy i procesów biznesowych, a nie samej idei faktur elektronicznych.  

Biura rachunkowe stoją dziś przed większym wyzwaniem niż firmy 

Biura rachunkowe odgrywają w ekosystemie KSeF wyjątkową rolę – są jednocześnie użytkownikami systemu, partnerami dla swoich klientów, edukatorami i pierwszą linią wsparcia w sytuacjach problemowych. Można wśród nich zauważyć rozwarstwienie – na podstawie badania wyłaniają się trzy grupy o różnym podejściu do KSeF, których szczegółowy opis znajdziesz w raporcie. 

Dla wielu biur rachunkowych KSeF stał się też impulsem do przebudowy oferty i sposobu współpracy z klientami. Już 40% badanych podjęło działania obejmujące rozszerzenie oferty usług lub podniesienie cen, a kolejne 27% planuje takie zmiany. 

Jakie wnioski dla firm i biur rachunkowych płyną z badania KSeF?  

Wyniki badania prowadzą do jednego strategicznego spostrzeżenia: KSeF to projekt biznesowy, nie tylko regulacyjny. Stał się katalizatorem zmian w obszarach: 

• elektronicznego obiegu dokumentów, 
• automatyzacji procesów, 
• zarządzania kosztami, 
• jakości danych, 
• wykorzystania sztucznej inteligencji w finansach i księgowości.  

Organizacje, które potraktują wdrożenie KSeF jako impuls do uporządkowania procesów, będą mogły szybciej wykorzystać potencjał automatyzacji i AI. Te, które ograniczą się wyłącznie do spełnienia wymogu regulacyjnego, mogą mierzyć się z rosnącymi kosztami operacyjnymi i większym obciążeniem zespołów. 

Co jeszcze znajdziesz w raporcie?  

• Pełne wyniki badania 452 respondentów 
• Analizę firm i biur rachunkowych 
• Cztery największe wyzwania po wdrożeniu KSeF 
• Profile organizacji najlepiej radzących sobie ze zmianą 
• Opinie ekspertów Symfonii i Stowarzyszenia Księgowych w Polsce 
• Rekomendacje strategiczne na kolejne miesiące 

Pobierz bezpłatny raport i poznaj opinie użytkowników o KSeF