Po tym jak osoba delegowana wprowadzi delegację (krajową, jak i zagraniczną), uzupełni rozliczenia i kliknie przycisk POTWIERDŹ WPROWADZENIE ROZLICZENIA, dokument trafi do osoby, która jest bezpośrednim przełożonym delegowanego. Działanie do podjęcia pojawi się w panelu Workflow lub w module Delegacje.
Osoba ta ma do wyboru dwie drogi:
- AKCEPTUJĘ – dokument trafia dalej zgodnie z ustalonym procesem obiegu;
- NIE AKCEPTUJĘ – należy przejść do zakładki Komentarze, podać powód braku akceptacji i kliknąć przycisk NIE AKCEPTUJĘ. Odrzucenie rozliczenia przez przełożonego przekierowuje delegację do etapu ROZLICZENIE DELEGACJI ze statusem ODRZUCENIE DELEGACJI do osoby inicjującej proces. Konieczne jest uzupełnienie braków i ponowne zainicjowanie procesu.
Po kliknięciu przycisku AKCEPTUJĘ, następnym krokiem będzie przekazanie delegacji do sprawdzenia pod względem finansowym. Na tym etapie osoba kontrolująca (księgowość) ma do wyboru dwa działania:
- TAK – kliknięcie przycisku TAK oznacza akceptację rozliczenia i zamknięcie dokumentu delegacji;
- NIE, ROZLICZENIE WYMAGA POPRAWY – w przypadku odrzucenia rozliczenia najpierw należy przejść do zakładki Komentarze, dodać wyjaśnienie i kliknąć przycisk NIE, ROZLICZENIE WYMAGA POPRAWY. Dokument wróci do osoby, która go zainicjowała, z prośbą o uzupełnienie braków lub o korektę błędów. Po naniesieniu wymaganych zmian konieczne będzie ponowne zainicjowanie procesu.
Na każdym etapie procesu postęp będzie obrazowany statusem, który jest widoczny dla osoby inicjującej na liście delegacji w module Delegacje.
Dodatkowo status jest widoczny po otwarciu delegacji w zakładce Polecenie wraz z oznaczeniem poszczególnych etapów.
Eksport do Finanse i Księgowość
Rozliczenie delegacji można wyeksportować do pliku w formacie 3.0. Plik można zaimportować w programie Finanse i Księgowość. W tym celu należy przejść do widoku Wszystkie, wybrać delegację i kliknąć przycisk Eksport.
Proces opisany poniżej wymaga uprzedniego skonfigurowania Eksportera. Proces ten omówiono w oddzielnym artykule.
W kolumnie ERP oznaczone są wyeksportowane dokumenty. Użytkownik może ręcznie zmienić ten status. Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na liście i z menu kontekstowego wybrać Odznacz ERP lub Zaznacz ERP.
Jeżeli nie widać kolumny ERP, należy kliknąć prawym przyciskiem w dowolny nagłówek kolumny i zaznaczyć opcję ERP.