Faktura do KSeF została odrzucona – co dalej?

W pewnych okolicznościach Krajowy System e-Faktur może odrzucić fakturę. Co może spowodować odrzucenie dokumentu, jak radzić sobie w takiej sytuacji i co zrobić w razie awarii systemu?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• KSeF może odrzucić fakturę z dwóch powodów: jeśli jej struktura (XML) jest niezgodna ze wzorem faktury ustrukturyzowanej lub gdy została ona przesłana do KSeF przez osobę, która nie posiada odpowiednich uprawnień.
• W przypadku odrzucenia faktury KSeF nie przydziela jej numeru identyfikującego.
• Taka faktura nie jest uznawana za wystawioną – nie wymaga zatem sporządzania korekty. Podatnik może jedynie poprawić dane i wysłać dokument ponownie.
• KSeF może także nie przyjąć faktury z załącznikiem, jeżeli podatnik nie zgłosił wcześniej zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem w e-Urzędzie Skarbowym i nie ma udostępnionej tej funkcjonalności w API.
• Awaria lub niedostępność KSeF nie zwalnia podatnika z zachowania terminów wystawiania faktur wynikających z art. 106i ustawy o VAT

Odrzucenie faktury ustrukturyzowanej – możliwe przyczyny

Co do zasady istnieją dwie podstawowe przyczyny odrzucenia faktury przez Krajowy System e-Faktur:

• błąd formalny, czyli niezgodność struktury pliku XML ze wzorem struktury logicznej;
• wprowadzenie faktury do systemu przez osobę, która nie ma do tego odpowiednich uprawnień.

Zawsze więc należy pamiętać o tym, że z systemu mogą korzystać wyłącznie podatnicy lub wyznaczone przez nich osoby fizyczne. Nie należy zapominać również o dokładnym sprawdzaniu dokumentu przed wysyłką.

Ważne: KSeF nie sprawdza poprawności rachunkowej dokumentów. Faktura nie zostanie odrzucona z powodu błędów w obliczeniach, takich jak niezgodność kwoty VAT z wartością netto.

Jak wygląda sytuacja w przypadku wysyłki paczki faktur do KSeF?  Jeśli w przesłanej paczce znajdzie się jedna błędna faktura, system nie odrzuci całej przesyłki. KSeF sprawdza bowiem każdy plik oddzielnie. Poprawne faktury zostaną przyjęte i otrzymają numery KSeF, a odrzucone zostaną tylko te, które zawierają błędy. Po zakończeniu weryfikacji otrzymasz raport z informacją, które konkretnie dokumenty wymagają poprawy.

Co robić w przypadku odrzucenia faktury przez KSeF?

Jeżeli Krajowy System e-Faktur odrzuci fakturę, nie będzie ona uznana za wystawioną. Wówczas nie przydziela się jej numeru identyfikującego w systemie. Tym samym dokument nie jest fakturą ustrukturyzowaną – dopóki nie zostanie wysłany do KSeF raz jeszcze. W takiej sytuacji nie można jej anulować ani wystawić do niej korekty. Faktura przesłana ponownie jest uznawana za wystawioną w dniu jej ponownego przesłania do KSeF (skutecznego zarejestrowania na bramce). Obecnie, kiedy integracja z Krajowym Systemem e-Faktur nie jest jeszcze obligatoryjna, faktury można w takim przypadku wystawiać poza systemem – nie są one jednak wtedy fakturami ustrukturyzowanymi. Jeżeli faktura zostanie odrzucona przez system, to do podatnika należy decyzja, co zrobi z nią dalej – czy poprawi ją i wyśle do Krajowego Systemu e-Faktur ponownie. Przed wysyłką zawsze warto pamiętać o implementacji w systemach do fakturowania mechanizmów, które sprawdzają zgodność pliku ze wzorem logicznym.

Ważne: KSeF nie daje możliwości zatwierdzania lub odrzucania faktur przez nabywcę.

Awaria Krajowego Systemu e-Faktur a wystawianie dokumentów

Działanie KSeF mogą niekiedy zakłócić pewne awarie – zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i samego podatnika. W razie niedostępności lub awarii KSeF podatnik nadal ma obowiązek wystawić fakturę w ustawowym terminie (obecnie w dowolnej dopuszczalnej formie poza KSeF, a po wejściu w życie art. 106nf–106nh – w odpowiednim trybie offline/awaryjnym). Więcej na ten temat piszemy w poradniku: KSeF a brak internetu, czyli wszystko o procedurach awaryjnych w KSeF