Faktura do KSeF została odrzucona – co dalej?

W pewnych okolicznościach Krajowy System e-Faktur może odrzucić fakturę. Co może spowodować odrzucenie dokumentu, jak radzić sobie w takiej sytuacji i co zrobić w razie awarii systemu?

Odrzucenie faktury ustrukturyzowanej – możliwe przyczyny

Przyczyn odrzucenia faktury przez Krajowy System e-Faktur może być kilka. To m.in.:

• błąd formalny – np. niezgodność struktury pliku XML ze wzorem struktury logicznej;
• wprowadzenie faktury do systemu przez osobę do tego nieuprawnioną;
• ewentualna awaria KSeF.

Zawsze więc należy pamiętać o tym, że z systemu mogą korzystać wyłącznie podatnicy lub wyznaczone przez nich osoby fizyczne. Nie należy zapominać również o dokładnym sprawdzaniu dokumentu przed wysyłką.

Przeczytaj także: Duże przedsiębiorstwa a KSeF – jak się przygotować?

Co robić w przypadku odrzucenia faktury przez KSeF?

Jeżeli Krajowy System e-Faktur odrzuci fakturę, nie będzie ona uznana za wystawioną. Wówczas nie przydziela się jej numeru identyfikującego w systemie. Tym samym dokument nie jest fakturą ustrukturyzowaną – dopóki nie zostanie wysłany do KSeF raz jeszcze. W takiej sytuacji nie można jej anulować ani wystawić do niej korekty. Faktura przesłana ponownie jest uznawana za wystawioną w momencie, w którym nastąpi powtórna wysyłka oraz nadanie numeru. Obecnie, kiedy integracja z Krajowym Systemem e-Faktur nie jest jeszcze obligatoryjna, e-faktury można w takim przypadku wystawiać poza systemem – nie są one jednak wtedy fakturami ustrukturyzowanymi. Jeżeli faktura zostanie odrzucona przez system, to do podatnika należy decyzja, co zrobi z nią dalej – czy poprawi ją i wyśle do Krajowego Systemu e-Faktur ponownie. Przed wysyłką zawsze warto pamiętać o implementacji w systemach do fakturowania mechanizmów, które sprawdzają zgodność pliku ze wzorem logicznym.

Awaria Krajowego Systemu e-Faktur a wystawianie dokumentów

Działanie KSeF mogą niekiedy zakłócić pewne awarie – nie są one jednak częste i nie trwają długo. Jeżeli w takiej sytuacji wystawienie faktury będzie niemożliwe z przyczyn niezależnych od podatnika, będzie on miał prawo wstrzymać się z jej sporządzeniem i wysłaniem do momentu, w którym system będzie z powrotem dostępny. Co więcej, jeśli nastąpi awaria systemu, przedsiębiorca będzie mógł wystawić dokument jak zwykłą fakturę – poza KSeF. Wówczas nie będzie to faktura ustrukturyzowana.