Jak Symfonia Handel ERP odpowiedziała na potrzeby branży paliwowej? Case study EKO-OIL [WIDEO]

Wdrożenie Symfonii Handel i Symfonii Mobilny Handel pozwoliło firmie EKO-OIL usprawnić proces wystawiania faktur zarówno przez handlowców w Biurze Obsługi Klienta, jak i kierowców cystern dostarczających paliwa do klientów. Z myślą o potrzebach klienta EKO-OiL wprowadził w procesie sprzedaży możliwość wystawiania z poziomu urządzeń mobilnych (terminale płatnicze) paragonów z odroczonym terminem płatności. Ta ważna z punktu widzenia branży paliwowej funkcjonalność trafiła na stałe do Symfonii Mobilny Handel.  

Poznajcie szczegóły współpracy z punktu widzenia handlowca, jak i kierowcy cysterny.  

Wyzwanie: zamiana „Excela z nakładką” na rozwiązanie pudełkowe 

EKO-OiL to dystrybutor paliw, który działa na terenie województwa łódzkiego i wielkopolskiego już od 2000 roku. Oferta EKO-OIL to: hurtowa sprzedaż paliw, stacje paliw, myjnie samochodowe i stacja kontroli pojazdów. Firma szukała rozwiązania ERP do obsługi hurtowej sprzedaży paliw. Zależało jej, by zamienić system, określany przez nią „Excelem z nakładką”, który nie pozwalał wystawiać dokumentów powiązanych z drukarką fiskalną.  

W przypadku sprzedaży do osób fizycznych brak takiego rozwiązania znacznie wydłużał czas pracy. „Musieliśmy prowadzić osobne ewidencje, osobno raportować te dokumenty i osobno później ręcznie przekazywać je do księgowości” – wylicza Emil Makówka, pracownik biurowy EKO-OiL. Kolejnym słabym punktem poprzedniego rozwiązania był brak możliwości generowania raportów. Wcześniej dystrybutor paliw musiał ręcznie zliczać dane z poszczególnych magazynów. System ERP miał pomóc w spełnieniu obowiązków sprawozdawczych, które nakładają na dystrybutora paliw urzędy: 

„Musieliśmy ręcznie zliczać z poszczególnych magazynów, z poszczególnych ewidencji dane, które przekazywaliśmy co miesiąc do urzędu. Teraz mamy jeden raport, który wygenerujemy w Symfonii i wszystkie te dane potrzebne w urzędzie zawarte są w tym raporcie. Korzystając z tego, możemy na bieżąco kontrolować i stany magazynu i sprzedaż. Nieważne, czy klient zakupił dany towar z odroczoną formą płatności, czy za gotówkę. Mamy to wszystko w jednym miejscu” – dodaje Emil Makówka, przedstawiciel EKO-OiL.  

Paragony z odroczonym terminem płatności, rabaty kwotowe – kluczowe argumenty przemawiające za Symfonią

EKO-OiL wymagał od nowego systemu, by ten usprawnił proces wystawiania faktur, paragonów i przyjmowania płatności bezpośrednio przez kierowców cystern, uwzględniając historię kontrahentów i przypisanych im w systemie rabatów kwotowych. Dlatego ważną rolę we wdrożeniu odgrywała aplikacja Symfonia Mobilny Handel. , która jest elementem ekosystemu programów Symfonia Handel. Obecnie Klient korzysta z 6 terminali płatniczych PAX A920 (z systemem operacyjnym Android) certyfikowanych przez Centrum Rozliczeń Elektronicznych Polskie ePłatności, polskiego operatora płatności bezgotówkowych. System sprzedaży (Mobilne Centrum Zarządzania Sprzedażą) pozwala kierowcom cystern na wystawianie podczas dostawy paliw faktur, paragonów lub dokumentów dostawy WZ.  

 „Było trudniej. Z fakturowaniem, z pamiętaniem o tych wszystkich swoich klientach i o ich rabatach. Dziś już tego nie ma. System Symfonia zapamiętuje wszystkich klientów, rabaty” – opowiada Andrzej Obiegły, kierowca cysterny EKO-OIL. Podkreśla przy tym, że od kiedy firma wykorzystuje program Symfonii, ma dużo mniej papierowej pracy i szybciej obsługuje klientów na miejscu. 

Emil Makówka dopowiada natomiast, że Symfonia to jeden z nielicznych systemów, w którym można przypisać danemu kontrahentowi rabat kwotowy: 

„Nasza branża jest specyficzna pod tym względem, ponieważ i producenci, i my dalej klientom udzielamy rabatów kwotowych, nie procentowych. Chociaż zdarzają się i klienci, którzy mają rabat procentowy. Najczęściej są to klienci pozyskani zamówieniach publicznych, gdzie to oni narzucają swoje warunki płatności, swój termin płatności.

Mając do dyspozycji rozbudowany system Symfonia, jeżeli chodzi o kartotekę kontrahentów, jesteśmy w stanie podpiąć umowę pod danego kontrahenta i ustawić tak warunki cenowe, żeby później kierowca nie miał problemu, nie zastanawiał się jak, wystawić fakturę na miejscu przy sprzedaży towaru” – dodaje pracownik EKO-OIL. 

System ERP, który wybrała firma EKO-OIL, umożliwia wystawianie z poziomu urządzeń mobilnych, w tym wypadku terminali (co dodatkowo podnosi bezpieczeństwo procesu sprzedaży i transakcji płatności czyniąc na rynku polskim rozwiązanie Symfonii unikatowym – jedyne w Polsce) paragonów, w tym tych z odroczonym terminem płatności ([TK] istotnych i  ważnych w branży handlu paliwami płynnymi, gazowymi i stałymi).

Rozwiązanie zostało napisane specjalnie na potrzeby przedstawiciela branży paliwowej, następnie trafiło do standardowej funkcjonalności Symfonii Mobilny Handel. Bartłomiej Tworo, właściciel firmy ADEV, partnera Symfonii, który odpowiada za wdrożenie w EKO-OiL przypomina także, że Symfonia zapewnia klientowi możliwość importu elektronicznych wyciągów bankowych, dzięki czemu rozliczanie kontrahentów jest prostsze: „Z uwagi na dużą liczbę wystawianych dokumentów, potrzebę bieżącego raportowania należności oraz obsługę procesów windykacyjnych, firma EKO-OIL potrzebowała usprawnić rozliczanie transakcji poprzez import wyciągów”. 

Emil Makówka podkreśla, że dla firmy istotnym argumentem przy wyborze systemu były zbliżające się zmiany prawne: „Dzięki systemowi Symfonia EKO-OiL nie obawia się zmian prawnych takich, jak wprowadzenie systemu KSeF, na który już dziś są gotowi” – dodaje.