Popularność rozwiązań chmurowych w księgowości rośnie coraz bardziej. Trudno się zresztą temu dziwić – wykorzystanie tego typu narzędzi przynosi wiele korzyści. Pracownicy biur rachunkowych nie muszą już pamiętać o aktualizacjach systemu lub martwić się tym, że w wyniku awarii stracą wszystkie dane. Z przechowywaniem dokumentów księgowych w chmurze wiąże się jednak wiele wyzwań. Na co warto zwrócić uwagę, wprowadzając tego typu programy w swoim biurze? Oto kilka cennych wskazówek…

Spis treści:

• Oprogramowanie chmurowe do księgowości – dlaczego warto?
• Przechowywanie dokumentacji księgowej w chmurze – 4 dobre praktyki
• Przechowywanie dokumentów księgowych z Symfonią w Chmurze

Oprogramowanie chmurowe do księgowości – dlaczego warto?

Oprogramowanie do księgowości w chmurze to rozwiązanie, które ma wiele zalet – i to nie tylko dla biur rachunkowych. Pozwala oszczędzać zarówno czas, jak i koszty, a ponadto zapewnia wygodny dostęp do danych niezależnie od pory czy miejsca. Dokumenty księgowe gromadzone w chmurze są też skutecznie zabezpieczone przed cyberatakami, zniszczeniem czy utratą. Co więcej, oprogramowanie aktualizuje się automatycznie, dając księgowym pewność, że działa zgodnie z aktualnymi przepisami.

Przechowywanie dokumentów księgowych w chmurze to również dobry sposób, by zrezygnować z tradycyjnego archiwum. Dostarczanych przez klientów faktur lub przygotowywanych rozliczeń i deklaracji podatkowych nie trzeba już umieszczać w teczkach czy segregatorach. Wszystkie dokumenty, w wersji elektronicznej, zgromadzone są w jednym systemie. Dzięki temu łatwo je też znaleźć i udostępnić, np. organom podatkowym.

Zobacz również: Chmura w biurach rachunkowych – zalety, wyzwania i obawy

Przechowywanie dokumentacji księgowej w chmurze – 4 dobre praktyki

Wiele biur rachunkowych decyduje się na archiwizację dokumentów księgowych w chmurze po to, aby ograniczyć liczbę manualnych zadań oraz usprawnić obieg informacji. Uzyskanie tych korzyści wymaga jednak umiejętnego korzystania z możliwości, jakie oferują nowoczesne rozwiązania. O czym w szczególności warto pamiętać?

Korzystaj z różnych urządzeń

Po wdrożeniu rozwiązania chmurowego nie zawsze jesteś zmuszony korzystać tylko z komputera. Wiele programów do księgowości w chmurze, jak np. Symfonia eBiuro, zapewnia dostęp do dokumentacji również z poziomu smartfona czy tabletu – a więc nawet w podróży. Przechowywane w chmurze dane możesz otwierać bez względu na miejsce, w którym się znajdujesz. To właśnie spora przewaga usług chmurowych nad tradycyjnym oprogramowaniem wykorzystującym lokalny serwer.

Zainwestuj w oprogramowanie antywirusowe

Aby zadbać o dodatkowe bezpieczeństwo podczas archiwizowania dokumentów księgowych, warto zainwestować w odpowiedni program antywirusowy – np. Avast Business Antivirus Pro Plus, ESET Endpoint Security 9.0 czy Microsoft Defender Antivirus 4.18. Do szczególnie polecanych rozwiązań należą antywirusy, które również działają w środowisku chmurowym. Skuteczne i sprawdzone oprogramowanie antywirusowe da Ci pewność, że księgowe dokumenty są jeszcze lepiej chronione.

Przeczytaj także: Porównanie: Symfonia w Chmurze a tradycyjne rozwiązania księgowe – Symfonia

Zwróć uwagę na to, czy dostawca przestrzega RODO

Zanim wdrożysz w swojej firmie konkretne oprogramowanie księgowe w chmurze, zwróć uwagę na to, czy jego dostawca działa zgodnie z RODO. Jeżeli nie gwarantuje on przestrzegania tych przepisów, w razie jakichkolwiek problemów cała odpowiedzialność za wyciek danych będzie spoczywać właśnie na Tobie.

Twórz wygodne foldery

Prowadząc księgowość w chmurze, możesz znacząco ułatwić sobie pracę dzięki możliwości tworzenia folderów. Podział na „katalogi” z konkretnymi rodzajami dokumentów księgowych przyspieszy poszukiwania ważnego pliku, a ponadto – usprawni zarządzanie dokumentacją. Co więcej, taka organizacja zapewni wygodną pracę także innym użytkownikom.

Przechowywanie dokumentów księgowych z Symfonią w Chmurze

Jeśli szukasz rozwiązania chmurowego, które ułatwi Twojej firmie zarządzanie księgowością, wypróbuj Symfonię ERP w Chmurze. Narzędzie zapewnia wgląd zarówno w księgowość, jak i w inne obszary przedsiębiorstwa – np. magazyn czy sprzedaż. Dostęp do ważnych danych zyskują wszyscy uprawnieni użytkownicy – zarówno stacjonarni, jak i zdalni. Jedyne, czego potrzebujesz, aby usprawnić prowadzenie księgowości swojej firmy, to urządzenie z dostępem do Internetu i systemem Windows. Sprawdź sam, jakie funkcjonalności oferuje Symfonia w Chmurze i ciesz się znacznie szybszą oraz wygodniejszą pracą na co dzień!