Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Zamknięcie roku finansowego w biurze rachunkowym

Piotr Kowalski

Piotr Kowalski

Ekspert w Symfonii

Długość czytania:

7 października 2024

Przełom starego i nowego roku to dla pracowników biur rachunkowych czas wielu intensywnych prac związanych z zakończeniem roku podatkowego. Zanim możliwe będzie zamknięcie ksiąg rachunkowych, trzeba bowiem wykonać wiele czasochłonnych czynności. Co trzeba zrobić, by dobrze przygotować się do tego procesu? Na czym dokładnie polega zamknięcie roku w firmie i w biurze rachunkowym? W jaki sposób oprogramowanie księgowe może ułatwić zadania, jakie się z tym wiążą? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym artykule.

Spis treści:

Najważniejsze informacje w skrócie:

  • Zamknięcie roku podatkowego to proces, który polega na podsumowaniu wszystkich operacji gospodarczych przeprowadzonych w ciągu roku obrotowego i przygotowaniu sprawozdania finansowego.
  • Jego celem jest nie tylko ustalenie wysokości należnych podatków, ale również przedstawienie sytuacji finansowej i majątkowej przedsiębiorstwa.
  • Zamknięcie roku podatkowego składa się z kilku etapów, a mianowicie: sprawdzenia kompletności i poprawności dokumentacji księgowej, przeprowadzenia inwentaryzacji, wyceny aktywów i pasywów oraz zamknięcia ksiąg rachunkowych.
  • Nowoczesne programy do księgowości pozwalają zautomatyzować wiele czynności związanych z zamknięciem roku podatkowego w biurze rachunkowym.

Na czym polega zamknięcie roku podatkowego?

Zamknięcie roku podatkowego jest procesem księgowym, który ma na celu podsumowanie oraz rozliczenie wszystkich operacji gospodarczych, jakie miały miejsce w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zamknięcie ksiąg podatkowych powinno nastąpić w dniu kończącym dany rok obrotowy. Zanim będzie to jednak możliwe, trzeba pamiętać o przeprowadzeniu szeregu czynności, które niejednokrotnie okazują się bardzo czasochłonne. By oszczędzić sobie nieproduktywnej pracy i nerwów, warto wiedzieć, jak odpowiednio się do tego przygotować.

Jak przygotować się do zamknięcia roku w firmie i w biurze rachunkowym?

Zamknięcie roku podatkowego składa się z kilku podstawowych etapów:

  • przeprowadzenia przeglądu dokumentacji księgowej w celu sprawdzenia jej poprawności i kompletności,
  • przygotowania inwentaryzacji,
  • wyceny aktywów i pasywów,
  • rozliczenia kosztów oraz kontroli przeterminowanych należności
  • zamknięcia ksiąg rachunkowych.

To jednak tylko przykładowy schemat, bo w praktyce proces zamknięcia roku podatkowego często okazuje się bardziej skomplikowany. Stwierdzenie różnic inwentaryzacyjnych czy konieczność aktualizacji wyceny aktywów, nierzadko generuje potrzebę ponownego przeglądu zapisów księgowych. Brak dokładności w tych obszarach może prowadzić do sporządzenia sprawozdania finansowego, które nie będzie wiarygodnym obrazem sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorstwa.

Jak przeprowadzić przegląd dokumentacji księgowej?

Przegląd dokumentacji księgowej to proces, który z reguły rozpoczyna zamknięcie roku podatkowego. Jego celem jest zweryfikowanie czy ewidencja księgowa jest kompletna i nie zawiera błędów. Te mogą wynikać np. z nieprawidłowości w numeracji faktur lub nieujęcia wystawionych czy otrzymanych dokumentów w księdze. Po zakończeniu takiego badania można przystąpić do uzgodnienia sald na kontach księgowych. Szczególną uwagę warto zwrócić na konta, za pomocą których księgowane są rozrachunki z kontrahentami. Jeśli na koniec roku występują na nich salda, trzeba je potwierdzić lub ustalić, z czego wynikają stwierdzone różnice. Warto w tym miejscu pamiętać, że ustawa o rachunkowości nakłada na podatników obowiązek uzgadniania sald w formie pisemnej.

Inwentaryzacja a zamknięcie roku podatkowego

Inwentaryzacja to proces, którego celem jest sprawdzenie, czy stan aktywów i pasywów ujęty w księgach, pokrywa się ze stanem faktycznym. W biurach rachunkowych oraz w przedsiębiorstwach prowadzących pełne księgi rachunkowe, przeprowadza się ją metodą spisu z natury. Jej zakresem należy objąć nie tylko środki trwałe, lecz również nieruchomości, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. Inwentaryzacji podlegają także stany magazynowe. Co do zasady takie badanie należy przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy

Z zamknięciem roku podatkowego wiąże się również konieczność wyceny aktywów i pasywów. Zgodnie z zasadą ostrożności w jej tracie należy stosować ceny, jakie zostały rzeczywiście poniesione w związku nabyciem czy wytworzeniem środków trwałych. W wyniku finansowym uwzględnia się w szczególności:

  • wszelkie zmniejszenia wartości użytkowej środków trwałych, również te wynikające z dokonanych odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
  • pozostałe przychody i zyski nadzwyczajne, a także koszty i straty nadzwyczajne,
  • rezerwy na znane jednostce ryzyka, potencjalne straty oraz skutki innych zdarzeń.

Warto przy tym pamiętać, że powyższe zdarzenia należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną one ujawnione pomiędzy dniem bilansowym a dniem, w którym nastąpiło zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Rozliczenie kosztów oraz kontrola przeterminowanych należności

Koniec roku to również dobry moment na rozliczenie międzyokresowe kosztów, a także kontrolę przeterminowanych należności. W przypadku tych pierwszych warto pamiętać, że koszty, które przynoszą korzyści w kilku okresach obrotowych, należy rozliczać w księgach rachunkowych proporcjonalnie do okresów, których dotyczą. Tu pomocnym narzędziem może okazać się program do księgowości, taki jak Symfonia Finanse i Księgowość, który pozwala zautomatyzować czynności związane z cyklicznym księgowaniem kosztów przypadających do rozliczenia w kolejnych okresach. Kontrola należności pozwala z kolei uniknąć sytuacji, że przeterminowane zobowiązania ulegną przedawnieniu.

Przewodnik po KSeF dla biur rachunkowych

Pobierz bezpłatny poradnik o KSeF dla biur rachunkowych

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Istotnym etapem zamknięcia roku finansowego jest zamknięcie ksiąg rachunkowych, czyli ustalenie rzeczywistej wartości składników pasywów i aktywów. Polega ono na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Szczegółowe zasady tej czynności wskazane zostały w art. 12 Ustawy o rachunkowości. Ostateczne zamknięcie i ponowne otwarcie ksiąg rachunkowych danej firmy powinno nastąpić nie później niż w ciągu piętnastu dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego wiąże się także z obowiązkiem przeprowadzenia inwentaryzacji. Inwentaryzacja polega z kolei na sporządzeniu spisu z natury pieniężnych i rzeczowych składników majątku oraz źródeł ich pochodzenia.

Przeczytaj również: Jakie zadania ma biuro rachunkowe?

Sporządzenie sprawozdania finansowego

Kolejny ważny etap zakończenia roku finansowego to sporządzenie sprawozdania finansowego. To dokument, który w sposób uporządkowany przedstawia roczną sytuację finansową danej firmy oraz finansowe wyniki jej działalności. Przedstawia się je w postaci zestawień liczbowych i uzupełniających je informacji opisowych. Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych dotyczy przedsiębiorstw, które według ustawy o rachunkowości muszą prowadzić księgi rachunkowe oraz firm, które same zdecydowały się je prowadzić. Roczne sprawozdanie finansowe sporządzają kierownicy danej jednostki. Podstawowe cechy sprawozdania finansowego to wiarygodność, kompletność, terminowość, ciągłość oraz sprawdzalność. Na sprawozdanie finansowe składa się kilka różnych elementów:

  • wprowadzenie do sprawozdania;
  • rachunek zysków i strat – informacje na temat przychodów, kosztów, zysków i strat przedsiębiorstwa oraz obowiązkowego obciążenia wyniku finansowego za rok bieżący i poprzedni;
  • bilans – informacja na temat stanów aktywów i pasywów na dzień kończący zarówno bieżący, jak i poprzedni rok;
  • informacja dodatkowa – zasady rachunkowości przyjęte w danej firmie, m.in. sposoby wycen.

Do sprawozdania finansowego zalicza się także zestawienie zmian w kapitale i rachunek przepływów pieniężnych. Dzień, na który jest ono sporządzane, nazywa się dniem bilansowym. W sytuacji, gdy rok obrotowy przedsiębiorstwa pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jest to 31 grudnia. Przedsiębiorcy muszą więc sporządzić sprawozdanie finansowe do końca trzeciego miesiąca od tego właśnie dnia – czyli do 31 marca. Do sprawozdania finansowego należy dołączyć dodatkowo uchwałę o podziale zysku oraz pokryciu straty, uchwałę zatwierdzającą dokumenty oraz opinię biegłego rewidenta (jeśli jest konieczna). Spółki komandytowo-akcyjne i kapitałowe dołączają ponadto sprawozdanie z prowadzonej działalności gospodarczej.

Przeczytaj także: Zalety i wady zewnętrznego biura rachunkowego dla średnich i dużych firm – Symfonia 

Badanie sprawozdania finansowego

W związku z zamknięciem roku finansowego istotne jest również samo badanie sprawozdania finansowego. Umożliwia ono potwierdzenie prawidłowości danych z raportów, redukuje ryzyko związane z mało efektywnym systemem kontroli wewnętrznej i wpływa na zaufanie użytkowników do sprawozdania.

W ramach badania biegły rewident przeprowadza audyt finansowy i sprawdza, czy sprawozdanie finansowe danego podmiotu zostało wykonane tak, jak wymaga tego ustawa o rachunkowości. Biorąc pod uwagę zebrane dowody, przedstawia on sytuację majątkową firmy oraz jej finansowy wynik. Pozytywna opinia eksperta na temat wykonanego sprawozdania to dla klientów, partnerów firmy czy inwestorów jasna informacja na temat działalności jednostki. Badanie sprawozdania finansowego ocenia funkcjonujące w firmie procesy oraz wewnętrzny system kontroli – może więc pomóc w poprawie funkcjonowania całego przedsiębiorstwa w przyszłości. Jeżeli po badaniu konieczne okaże się podjęcie pewnych kroków naprawczych, może się okazać, że firma uchroni się np. przed kontrolą US.

Zamknięcie roku podatkowego to proces, który wymaga sporo uwagi i dokładności. Na szczęście na rynku dostępne są rozwiązania, które mogą go znacznie przyspieszyć i uprościć. Jednym z nich jest Symfonia Finanse i Księgowość – oprogramowanie do prowadzenia pełnej księgowości, z którego korzystają tysiące biur rachunkowych w Polsce. Chcesz poznać jego możliwości? Wypełnij formularz, pobierz demo i testuj Symfonię Finanse i Księgowość za darmo przez 30 dni!

Chcesz się przekonać, jak Symfonia ERP może pomóc Twojej firmie?

Pobierz demo i testuj system przez 30 dni!

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *