Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi centralną część cyfrowej administracji podatkowej w Polsce. Z tego rozwiązania, już od  kwietnia 2026 r., będą musieli obowiązkowo korzystać wszyscy podatnicy osiągający przychody z działalności gospodarczej. Biura rachunkowe, jako pośrednicy między przedsiębiorcami a organami podatkowymi, mają kilka obowiązków dotyczących KSeF. Czego dokładnie one dotyczą? Jak proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych wpłynie na funkcjonowanie biur rachunkowych? O tym w niniejszym artykule.

Spis treści:

• Jak KSeF wpłynie na obowiązki po stronie biura rachunkowego?
• Kluczowe obowiązki biur rachunkowych w zakresie KSeF
• Integracja z KSeF – jak się do tego przygotować?

Jak KSeF wpłynie na obowiązki po stronie biura rachunkowego? 

Zgodnie z najnowszymi wytycznymi Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać już od 2026 r. Do jego wdrożenia jako pierwsze zobligowane zostały te przedsiębiorstwa, których przychody za 2025 r. przekroczą 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. za pomocą KSeF swoje faktury wystawiać będą jednak wszyscy przedsiębiorcy – także ci korzystający ze zwolnienia  z VAT.

Jak zmieni się proces fakturowania wraz z wdrożeniem KSeF? W obrocie gospodarczym respektowane będą wyłącznie faktury ustrukturyzowane, a zatem takie zapisane w formacie XML. To z kolei ma usprawnić elektroniczną wymianę danych, a także zapewnić większą transparentność transakcji pomiędzy przedsiębiorcami.  Tak zorganizowany obieg faktur będzie miał dla biur rachunkowych konkretne konsekwencje. Przedsiębiorcy nie będą już musieli co miesiąc dostarczać księgowym papierowych dokumentów. Wszystkie faktury sprzedaży dostępne będą bowiem w wersji elektronicznej na portalu Ministerstwa Finansów.

Podatnik może również upoważnić biuro rachunkowe do wystawiania faktur w jego imieniu. Aby jednak współpraca w tym obszarze przebiegała prawidłowo, trzeba zadbać o zapewnienie szybkiej i bezbłędnej komunikacji na linii księgowy – przedsiębiorca.

Kluczowe obowiązki biur rachunkowych w zakresie KSeF

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wpłynie nie tylko na proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ale również zadania, jakie powinni realizować księgowi. Poniżej przedstawiamy najważniejsze obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF.

Zrozumienie przepisów KSeF

Pierwszym obowiązkiem biur rachunkowych jest pełne zrozumienie zasad i przepisów dotyczących KSeF. Ich pracownicy muszą być na bieżąco ze wszystkimi zmianami, aby zapewnić zgodność z przepisami dla swoich klientów. To z kolei wymaga ciągłego poszerzania swojej wiedzy, a także utrzymania stałej komunikacji z kontrahentami.

Wdrażanie procedur KSeF

Biura rachunkowe są również odpowiedzialne za prawidłowe wdrażanie procedur KSeF w swojej działalności. Oznacza to zapewnienie, że faktury są generowane w prawidłowym formacie elektronicznym, zawierają wszystkie niezbędne informacje oraz są przesyłane odpowiednimi kanałami w ramach systemu KSeF.

Zarządzanie e-fakturami

Wraz z przejściem na e-faktury, biura rachunkowe muszą zadbać o właściwe zarządzanie tymi dokumentami. Proces ten obejmuje m.in. wystawianie, przyjmowanie, przechowywanie i pobieranie e-faktur zgodnie z wytycznymi KSeF i wymogami prawa.

Doradztwo

Biura rachunkowe mają także obowiązek doradzać swoim klientom w sprawach związanych z KSeF. Ich pracownicy powinni nie tylko udzielać wskazówek, jak stosować się do wymagań systemu, lecz również wyjaśniać korzyści wynikające z korzystania z e-faktur oraz odpowiadać na wszelkie pytania klientów.

Szkolenia i rozwój

Biorąc pod uwagę stosunkowo nowy charakter systemu KSeF, ważne jest, aby biura rachunkowe zapewniały lub ułatwiały odpowiednie szkolenia dla swoich pracowników. Dzięki temu będą oni dobrze przygotowani do zarządzania e-fakturami.

Przeczytaj także: Jak przygotować biuro rachunkowe do KSeF? Checklista

Integracja z KSeF – jak się do tego przygotować?

Choć do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur zostało jeszcze sporo czasu, to jednak tematu, jakim jest integracja z KSeF, nie warto zostawiać na ostatnią chwilę. Proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych zmieni bowiem dotychczasowy model współpracy biur rachunkowych z ich klientami. Co zatem warto zrobić, by jak najlepiej się na to przygotować?

W pierwszej kolejności sprawdź, czy oprogramowanie, z którego korzysta Twoje biuro, spełnia standardy KSeF. Brak odpowiednich funkcji do obsługi e-faktur może znacząco utrudnić pracę księgowych. Jeśli chcesz uniknąć tego typu problemów, zdecyduj się na program dla biur rachunkowych od Symfonii. System pozwala na wysyłanie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych, bez potrzeby logowania się do portalu Ministerstwa Finansów.

Konieczne może okazać się również zaktualizowanie procedur dotyczących obiegu dokumentów. Warto przy tym dokładnie poinformować klientów, w jaki sposób powinni oni wystawiać i przesyłać faktury. Jeśli wielu kontrahentów zwleka z ich dostarczaniem na ostatnią chwilę, rozsądnie będzie poprosić o to, aby nadali pracownikom biura rachunkowego dostęp do KSeF. Może on obejmować np.:

• zarządzanie uprawnieniami do korzystania z KSeF,
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
• pobieranie faktur kosztowych przesyłanych za pomocą KSeF.

Planując integrację z KSeF trzeba pamiętać także o tym, by na ten proces przygotować nie tylko pracowników biura, lecz również klientów. Muszą mieć oni świadomość nowych procedur oraz konsekwencji wynikających z nieprzestrzegania obowiązujących zasad.

System KSeF jest ważnym krokiem w modernizacji systemu podatkowego i przynosi wiele korzyści, takich jak ograniczenie formalności, przyspieszenie transakcji i zwiększenie przejrzystości. Biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu płynnego przejścia na ten nowy system.

*Artykuł powstał we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce.