Jakie są koszty cyfryzacji w firmie i czy istnieją sposoby na ich obniżenie?

Cyfryzacja w firmie wiąże się nie tylko ze zmianami organizacyjnymi, lecz również pewnymi wydatkami. Na tych ostatnich nie zawsze warto oszczędzać. Choć utrzymanie dyscypliny finansowej jest ważne, to jednak nadmierne cięcie kosztów może prowadzić do wielu błędów, które odbiją się na funkcjonowaniu i rentowności przedsiębiorstwa. Chcesz uniknąć tego typu problemów? Sprawdź, jakie są główne koszty związane z transformacją cyfrową firmy i co możesz zrobić, by w rozsądny i bezpieczny sposób je obniżyć.

 

Spis treści:

• Na czym polega cyfryzacja w firmie?
• Cyfryzacja w firmie – jakie koszty się z nią wiążą?
• Dotacje na cyfryzację polskich przedsiębiorstw
• Cyfryzacja w firmie z rozwiązaniami od Symfonii

 

Na czym polega cyfryzacja w firmie?

Cyfryzacja to proces polegający na przejściu z tradycyjnych metod zarządzania i komunikacji na nowoczesne technologie. Papierowe dokumenty zostają zastąpione tymi w wersji elektronicznej, a oprogramowanie staje się podstawą do usprawniania wszystkich procesów biznesowych zachodzących w organizacji. Tak rozumiana cyfryzacja w firmie przynosi wiele korzyści. Z jednej strony zapewnia szybszy dostęp do informacji, wspomagając przy tym ich przepływ pomiędzy różnymi działami czy oddziałami terenowymi przedsiębiorstwa. Z drugiej pozwala na skuteczne identyfikowanie i rozwiązywanie wielu problemów organizacyjnych, zapewniając większą kontrolę nad działalnością operacyjną. Przedsiębiorstwa decydują się także na cyfryzację swoich procesów, po to, aby zautomatyzować pracochłonne, ale powtarzalne działania, zapewnić wyższą jakość obsługi klientów, czy też  zwiększyć swoją konkurencyjność na szybko zmieniającym się rynku.

 

Cyfryzacja w firmie – jakie koszty się z nią wiążą?

Wdrożenie rozwiązań cyfrowych w firmie, podobnie jak ma to miejsce w przypadku realizacji innych inwestycji, wiąże się z różnego rodzaju kosztami. Które z nich są kluczowe, a na jakich można nieco zaoszczędzić? Jak przygotować budżet na cyfryzację w swojej firmie? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w dalszej części tego poradnika.

Koszty zakupu sprzętu i infrastruktury

Decydując się na cyfryzację, firma musi liczyć się przede wszystkim z kosztami zakupu niezbędnego sprzętu oraz oprogramowania, a także wydatkami na ich wdrożenie. Co więcej, w budżecie warto uwzględnić opłaty związane z dodatkowymi usługami, jak chociażby tworzenie spersonalizowanych rozwiązań czy opieka utrzymaniowa, obejmująca m.in. wsparcie techniczne czy aktualizację systemu.

Koszty szkoleń pracowników

Aby cyfryzacja przyniosła zamierzone skutki, personel firmy musi przejść w tym zakresie odpowiednie szkolenia. Do kosztów zakupu infrastruktury i sprzętu należy zatem doliczyć wydatki związane z przeszkoleniem pracowników. Edukacja i budowanie świadomości wśród zatrudnionych osób to klucz do sukcesu – bez nich cyfrowa transformacja może niewiele zmienić. Pracownicy powinni nie tylko ją zrozumieć, ale i zaangażować się w cały proces zmian.

Koszty dostosowania struktur oraz procesów

Uporządkowanie procesów i struktur organizacyjnych oraz ich dostosowanie do zmian ma niemal tak samo duże znaczenie, co inwestycja w niezbędne elementy infrastruktury IT. To bardzo ważne, aby właściwie oszacować stopień oraz zakres usprawnień, jakie mają zostać wprowadzone w firmie. Określenie potrzeb oraz miejsc, w których wykorzystywane będą cyfrowe technologie, pozwala na wybór prawidłowych systemów i narzędzi. Myśląc o kosztach cyfryzacji, warto zarezerwować także budżet na migrację danych, czyli przeniesienie informacji z dotychczas wykorzystywanych systemów do nowych aplikacji.

Koszty analizy przedwdrożeniowej

Budżet na cyfryzację powinien uwzględniać także koszty związane z przeprowadzeniem analizy przedwdrożeniowej. Dlaczego takie badanie jest istotne? Ponieważ pozwala poznać i zrozumieć realne potrzeby firmy, znaleźć słabe punkty jej funkcjonowania, a także dobrać takie rozwiązania cyfrowe, które okażą się najbardziej efektywne. To z kolei jest niezbędne, by uniknąć wielu przypadkowych i często nietrafionych inwestycji.

Dotacje na cyfryzację polskich przedsiębiorstw

Polskie firmy, którym zależy na cyfryzacji swoich działań, mają szansę wnioskować o dotacje w ramach kilku różnych programów. W bieżącej perspektywie finansowej UE na lata 2021-2027 część środków przeznaczono na cele związane z cyfryzacją i transformacją przedsiębiorstw w kierunku Przemysłu 4.0.  Dzięki temu rozwiązaniu koszty adaptacji nowych technologii mogą być zdecydowanie niższe, a to ma kluczowe znaczenie w podmiotach z sektora MŚP, dla których wydatki na cyfryzację mogą stanowić znaczącą część budżetu.

Jednym z najpopularniejszych rozwiązań jest grant Agencji Rozwoju Przemysłu – „Dig.IT. Transformacja cyfrowa polskich MŚP”. O dofinansowanie mogą ubiegać się firmy, które planują automatyzację procesów, wdrożenie cyfrowych kanałów sprzedaży, wykorzystanie sztucznej inteligencji czy analityki biznesowej.  Nabór wniosków rozpoczął się w pierwszym kwartale tego roku. O tego typu wsparcie mogą  aplikować właściciele małych i średnich przedsiębiorstw z siedzibą w Polsce. Minimalna wartość grantu to 40 000 euro, z kolei maksymalna – 200 000 euro, a projekty mają obejmować:

• doradztwo (ustalenie potencjału firmy w odniesieniu do cyfryzacji),
• grant na zakup środków trwałych, nowoczesnych narzędzi oraz szkoleń dla personelu,
• promocję idei cyfryzacji.

Maksymalny poziom dofinansowania wynosi 70% kosztów projektu (netto).

Przedsiębiorcy mogą wnioskować także o dotacje z programów operacyjnych dla konkretnych województw, Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG) czy Funduszy Europejskich dla Polski Wschodniej. Redystrybucja tego typu środków odbywać się będzie w formie konkursu.

Cyfryzacja w firmie z rozwiązaniami od Symfonii

W ofercie Symfonii znajdziesz wiele rozwiązań, które mogą Ci pomóc w cyfryzacji swojej firmy. Skontaktuj się z nami, a przedstawimy Ci skuteczne sposoby na to, by wyeliminować informacyjny chaos i podnieść efektywność procesów w różnych obszarach. Jeśli natomiast chcesz dowiedzieć się, jak technologie cyfrowe rewolucjonizują zarządzanie przedsiębiorstwem, zapoznaj się z poniższym materiałem wideo. Nasi eksperci dyskutują w nim o znaczeniu chmury dla bezpieczeństwa danych, efektywności operacyjnej i ciągłości biznesowej. Wskazują również na kluczowe powody, dla których coraz więcej przedsiębiorstw uznaje technologie cyfrowe za niezbędny element współczesnego biznesu.