Czy podczas realizacji projektów brakuje Ci odpowiednich narzędzi, aby zapanować nad wszystkimi sprawami? Jeśli tak, to przyda Ci się program, który pozwoli monitorować koszty, śledzić czas realizacji zadań i zapewnić szybki przepływ informacji. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik i poznaj rozwiązania wspomagające skuteczne zarządzanie projektami!

Spis treści

• Czym jest zarządzanie projektami?
• Dlaczego warto wykorzystać programy do zarządzania projektami?
• Co powinien zawierać dobry program do zarządzania projektami?
• Korzyści wynikające z wykorzystania narzędzi do zarządzania projektami
• Kiedy warto zdecydować się na skorzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami?

 

Czym jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami to proces, podczas którego wyznaczony kierownik zajmuje się planowaniem, rozdzielaniem zadań oraz kontrolowaniem pracy zespołu projektowego. Dzięki temu każdy pracownik wie, jakie zadania ma wykonać, aby realizacja określonego celu przebiegła w wyznaczonym terminie i zgodnie z przyjętym standardem jakościowym. To jednak nie wszystko, ponieważ podczas realizacji projektu kierownik zajmuje się także pilnowaniem, aby nie przekroczyć zaplanowanego budżetu.

Jak wynika z powyższego, zarządzanie projektami wiąże się z koniecznością podejmowania różnego rodzaju decyzji, a także wykonywania rozmaitych czynności, aby w ten sposób ograniczyć ryzyko i ewentualne niepowodzenie. Dopiero kiedy zwróci się uwagę na wszystkie te aspekty, a także wdroży odpowiednie metody działania, można mieć nadzieję na pozytywne zamknięcie projektu.

 

Zarządzanie projektami – przegląd najpopularniejszych podejść

Jaka metoda zarządzania projektami będzie najlepsza dla Twojej firmy? Na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi. Są różne podejścia, a każde z nich okaże się odpowiednie w innej sytuacji.  Poniżej przedstawiamy te najpopularniejsze.

• Waterfall– zgodnie z tą metodyką poszczególne zadania projektu wykonywane są kolejno po sobie – gdy jedno zostanie zakończone, można dopiero rozpocząć kolejne. Duży nacisk kładzie się tutaj na proces planowania i tworzenia harmonogramu, np. za pomocą diagramu Gantta.
• Agile– to elastyczny sposób działania, który zakłada, że nie jesteśmy w stanie zaplanować z góry całego cyklu życia projektu, dlatego wyznaczamy cele stopniowo, dodając szczegółowe zadania po zamknięciu wcześniejszych faz. Takie podejście cechuje duża otwartość na zmiany. Zadania jednej fazy można opisać za pomocą diagramu Gantta lub tablicy kanban.
• Kanban– to jedna z najchętniej wybieranych obecnie metod, stanowiąca jednocześnie narzędzie zarządzania projektami. Wymaga ona wizualizacji na jednej tablicy postępów wszystkich zadań, które w zależności od stopnia realizacji otrzymują statusy: NOWE, W TRAKCIE, WERYFIKACJA oraz ZAKOŃCZONE. Według idei Kanban, na tablicy powinny znajdować się wszystkie zadania zaplanowane i wszystkie zadania w toku realizacji.

Dlaczego warto wykorzystywać programy do zarządzania projektami?

Skoro już wiadomo, że nie ma jednej najlepszej metodyki, pora dowiedzieć się, jak w praktyce znaleźć taką, która w danym przypadku sprawdzi się najlepiej. Kluczowe czynniki wpływające na wybór metody zarządzania projektami to:

• perspektywa czasowa,
• zmienność zadań,
• nakład czasu na zarządzanie projektem.

 

Waterfall za pomocą diagramu Gantta

Jeśli dany projekt można opisać za pomocą maksymalnie kilkudziesięciu zadań, z których każde trwa od kilku dni do kilku tygodni, a przy tym specyfika prac nie ulega częstym zmianom, odpowiednim narzędziem do zarządzania może okazać się diagram Gantta. Jest on często wykorzystywany podczas realizacji projektów budowlanych.

Diagram pozwala na śledzenie postępu poszczególnych zadań oraz kamieni milowych, wśród których wiele może mieć charakter współzależny. Oznacza to, że rozpoczęcie kolejnego zadania warunkowane jest ukończeniem poprzedniego. Na takim diagramie, nie zaleca się umieszczania zbyt wielu zadań – w przeciwnym razie stanie się on nieczytelny.

 

Agile za pomocą tablicy Kanban

Jeśli na etapie inicjowania projektu nie można zdefiniować wszystkich niezbędnych zadań potrzebnych do jego zakończenia, a ponadto trudno ustalić kolejność realizacji poszczególnych czynności, najlepiej sprawdzi się metodyka Agile. Do tego typu projektów niezbędne są również ramy formalne tj. umowy lub zamówienia, które określają zakres przedsięwzięcia (np. umowy Time&Material).

Zarządzanie projektami zgodnie z podejściem Agile wymaga, aby zadania na bieżąco wypisywać na tablicy Kanban (np. w formie małych karteczek), a następnie śledzić ich postępy. Do takiej tablicy w każdej chwili można dodać nowe zadania – nawet takie, które zajmą nam tylko godzinę, ale są niezwykle ważne z perspektywy prawidłowej realizacji projektu.

Ze względu na dużą elastyczność, metodyki Agile najlepiej sprawdzają się w projektach informatycznych, związanych np. z wykonaniem strony czy tworzeniem oprogramowania. Można w nich zastosować proste metody pracy tj. arkusz Excel do zarządzania projektem albo tablicę magnetyczną z karteczkami. Niektóre firmy inwestują jednak w narzędzia informatyczne, czyli specjalizowane programy usprawniające przepływ informacji.

 

 

Co powinien zawierać dobry program do zarządzania projektami?

W zarządzaniu projektami pomocne mogą okazać się różne programy – rynek oferuje dziś dość dużą liczbę dobrze dopracowanych rozwiązań. Nie wszystkie jednak dysponują pełnym spektrum funkcjonalności, które usprawnią pracę project managerów, szczególnie kiedy ich portfel projektów pęka w szwach. Jeśli zatem szukasz rozwiązania do swojej firmy, zanim zdecydujesz się na konkretny system, zwróć uwagę na narzędzia, jakie oferuje. Poniżej przedstawiamy te najważniejsze.

 

Harmonogram zadań

Na etapie planowania projektu niezwykle przydatny okazuje się harmonogram zadań. Najlepiej stworzyć go oczywiście online, aby większa liczba pracowników, którzy pracują przy danym projekcie, mogła stale mieć do niego wgląd.  Program powinien zatem działać w chmurze i dawać możliwość graficznego tworzenia diagramu Gantta. Dzięki temu kierownik projektu, tworząc harmonogram, będzie w stanie od razu uwzględnić niezbędne zależności, a także w łatwy sposób przesuwać terminy rozpoczęcia i zakończenia prac.

 

Tablica kanban

Na tablicach kanban można elastycznie zarządzać statusami różnych zadań, bez konieczności określania czasu ich trwania. Tego typu narzędzia doskonale sprawdzają się również w nieco mniej oczywistym aspekcie zarządzania projektem – a mianowicie w zarządzaniu produktami projektu. To jednak nie wszystkie ich zalety. Warto również pamiętać, że tablice kanban działające online pozwalają szybko dodawać zadania, przydzielać do nich osoby, a także przeglądać cały stan projektu w jednym oknie.

 

Możliwość zarządzania dokumentami

Program, który spełni wszystkie oczekiwania, powinien posiadać również funkcję, jaką jest elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki temu zapewni wszystkim członkom zespołu projektowego szybki dostęp do plików, dając jednocześnie możliwość ich edytowania, tagowania, a nawet tworzenia z gotowych szablonów. W ten sposób kierownicy projektów zyskają większą kontrolę nad dokumentacją i zaoszczędzą sporo.

 

Narzędzia budżetowania

Dobry program do zarządzania projektami powinien zawierać również funkcje, umożliwiającą poprawne budżetowanie zadań. Dzięki temu projekt będzie można szybko i bezbłędnie rozliczyć.  Warto przy tym pamiętać, że samo budżetowanie ma charakter złożony – z jednej strony dotyczy zarządzania kosztami, zaś z drugiej przychodami. Oprogramowanie do zarządzania projektami w kontekście budżetowania powinno umożliwiać wprowadzanie linii budżetowych oraz powiązanie ich z poszczególnymi zadaniami.

 

Narzędzia do zarządzania projektami w grupie

Praca nad projektem wymaga często zaangażowania większej liczby osób, które realizują tylko niewielką część projektu lub nawet jedno zadanie, ale muszą otrzymać odpowiednie informacje, a także raportować napotkane problemy. Programy do zarządzania projektami, mają więc jeszcze jedno bardzo ważne zadanie: zapewnienie komunikacji w zespole. Właśnie dlatego powinny posiadać wbudowaną pocztę e-mail, która pozwala zasilać program informacjami otrzymywanymi na maila. Innym przydatnym rozwiązaniem jest chat, pozwalający członkom zespołu przedyskutować dowolną kwestię, nie wychodząc poza wątek, w którym rozpoczęliśmy rozmowę, np. email lub plik.

Korzyści wynikające z wykorzystania narzędzi do zarządzania projektami

Wzrost efektywności

W jednym momencie nad projektem może pracować nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt osób. Wszystkie te osoby nie muszą się nawet zbyt często spotykać (choć nie ma równocześnie nic lepszego, niż krótkie i efektywne spotkanie), gdyż sama realizacja zadań związanych z danym projektem może odbywać się w sferze wirtualnej. Skoro każdy wie, co ma robić, a przy tym istnieje platforma służąca do kontrolowania zadań, to zespół jest w stanie pracować produktywnie.

 

Oszczędności

Dzięki programom wspomagającym obieg informacji praca z projektami przebiega w sposób uporządkowany, a lepsza komunikacja pozwala szybciej reagować na pojawiające się problemy. W efekcie zespół jest w stanie ukończyć zadania w wymaganym terminie, oraz osiągać ustalone cele projektu. Unika się przy tym niepotrzebnych strat – przede wszystkim czasu pracy!

 

Gromadzenie wiedzy związanej z zarządzaniem projektami

Nie tylko praca nad projektem odbywa się sprawniej, kiedy korzysta się z odpowiedniego oprogramowania. Z perspektywy firmy, taki program odgrywa jeszcze jedną niezwykle istotną rolę: gromadząc informacje i ułatwiając ich wykorzystanie, buduje bazę wiedzy w obszarze zarządzania projektami. Jest to szczególnie istotne dzisiaj, kiedy często przerost nieuporządkowanych informacji powoduje ich inflację. Tylko odpowiednio zachowane dane, do których łatwo wrócimy, nawet po wielu miesiącach czy latach, są wartościowe dla firmy.

 

Łatwa komunikacja w zespole

Podczas zarządzania projektem przy pomocy kompleksowego programu, możliwe staje się również usprawnienie współpracy pomiędzy specjalistami. Wbudowane chaty czy poczta elektroniczna sprawiają, że nawet dzielące kilometry, nie opóźniają przepływu informacji. Gdy z kolei plany są przejrzyste i uporządkowane, mniej jest miejsca na chaos. To również ma istotny wpływ na współpracę w zespole, bo wszyscy wiedzą, co mają robić oraz na jakim etapie się znajdują.

Kiedy warto zdecydować się na skorzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami?

Każda nowoczesna firma powinna szukać usprawnień i sposobów na zwiększenie produktywności pracowników. W tym właśnie świetnie pomaga oprogramowanie online do zarządzania projektami. Jego wdrożenie powinny rozważyć w szczególności te firmy, w których:

• pracownicy pracują zdalnie lub w trybie hybrydowym,
• istnieje potrzeba systematycznego monitorowania postępu pracy, sprawdzania kolejnych zadań oraz dzielenia się aktualnymi dokumentami,
• zespoły projektowe napotykają na liczne problemy komunikacyjne,
• dochodzi do opóźnień w realizacji zadań projektowych.

Z programu do zarządzania projektami skorzysta także project managment, czyli kierownicy projektów, których zadaniem jest dopilnowanie wszystkich aspektów związanych z projektem. Z tego względu decyzja o wyborze odpowiedniego oprogramowania powinna należeć właśnie do tej grupy.