Symfonia Obieg Dokumentów – Twoje cyfrowe biuro!

Z poziomu kalendarza zorganizujesz zdalne spotkanie zespołu, przygotujesz materiały lub sięgniesz po zgromadzone dane po to aby np. omówić konkretną transakcję z klientem. Dzięki podglądowi kalendarzy innych członków zespołu, efektywnie zarządzisz czasem spotkania. Ułatwisz pracę zespołowi dołączając dokumenty potrzebne do pracy. Skończ z marnowaniem czasu na szukanie zagubionych maili i nieaktualnych załączników. W Symfonia Obieg Dokumentów łatwo utworzysz zadania z e-maili i zarządzisz nimi na tablicy Kanban. Dodatkowo błyskawicznie skomunikujesz się z członkami zespołu dzięki opcji wbudowanego czatu. W łatwy sposób utworzysz umowę z kontrahentem, zaewidencjonujesz ją, a następnie umieścisz w archiwum, skąd w każdej chwili będziesz mieć do niej intuicyjny dostęp. Dzięki temu, że wszystkie niezbędne narzędzia, jak harmonogramy, listę zadań, dokumentację, wspólny kalendarz masz zawsze pod ręką. Możesz zoptymizować zarządzanie pismami przychodzącymi. Jeżeli masz do czynienia z fakturą kosztową, dzięki funkcji OCR możesz pracować na jej cyfrowej wersji. Nigdzie nie będziesz musiał dostarczać faktury osobiście lub pocztą. Po uzyskaniu komentarzy z innych działów, może wrócić do Ciebie w formie skanu z odpowiednimi komentarzami lub uwagami. Obieg pism przychodzących odbywa się za pomocą metody ad hoc, czyli poprzez wskazanie osoby lub osób do których należy przekazać pismo. Wbudowany silnik OCR wspomaga wprowadzanie danych z zeskanowych faktur do systemu. Informacje z faktur są następnie automatycznie rejestrowane w elektronicznym dzienniku. Od teraz wypełnienie wszystkich formularzy i rozliczenie delegacji zajmie Ci znacznie mniej czasu. W systemie otrzymasz akceptację wyjazdu służbowego, rozliczenie diet, kosztów dojazdu, noclegu i innych. System rozlicza delegacje krajowe i zagraniczne. W systemie odbywa się wskazanie środka transportu, akceptacja wniosku o delegację, a także istnieje możliwość podłączenia rachunków i innych załączników związanych z celem delegacji. Aplikacja wspomoże Cię w procesie tworzenia i udostępnienia nowych umów, a także przypomni o terminach ich ważności. Zarządzisz procesem wewnętrznej akceptacji treści umowy przed jej ostatecznym podpisaniem. Dział księgowy ma stały dostęp do umów, więc w każdej chwili może zweryfikować czy przedłożona faktura jest prawidłowo wystawiona. Możesz powiązać ze sobą kilka dokumentów, przypisać do danej kategorii, a następnie kontrolować terminowość załatwienia konkretnej sprawy. Sprawę możesz wykorzystać jako checklistę, np. gdy negocjujesz i przygotowujesz umowę lub realizujesz zamówienie. W module otrzymujesz także dostęp do elektronicznych koszulek na e-dokumenty w segregatorze. Możesz prowadzić takie zagadnienia jak: reklamacje, prowadzenie małego projektu, negocjacje handlowe, serwis, projekty marketingowe. Listę zadań można prowadzić w formie checlisty, tablicy Kanban lub harmonogramu. Program pomaga w sprawnym prowadzeniu sprawy poprzez udostępnienie takich funkcjonalności jak: zaplanowanie kolejnego terminu spotkania, rozmowy telefonicznej, tworzenie adnotacji, załączania dokumentów, nadawania statusów prowadzonej sprawy. W nowatorski sposób podejdziesz do zarządzania swoimi planami i zadaniami, dzięki połączeniu terminów z klientami i sprawami. Skumulowane w konkretnym zadaniu wszystkie niezbędne informacje ułatwią i przyspieszą Twoją pracę, czyniąc Cię jeszcze bardziej efektywnym w tym, co robisz. Możesz tworzyć listę zadań do wykonania ze statusem backlog. Masz także możliwość zarządzenia kolejnymi etapami prowadzonego zadania, np..: przyjęte do realizacji, w trakcie, weryfikacja zadania, zakończone zadanie. Dane zadanie można przypisać do kontrahenta, sprawy, osób, które mają je wykonać. W pakiecie Pracy Zdalnej udostępniono również funkcję mierzenia czasu na dane zadanie, które jest widoczne w raporcie Czasu Pracy. Otrzymujesz dodatkowe wsparcie procesu zakupowego, który jest pierwszym krokiem procesu purchase-to-pay, automatyzując i upraszczając zakupy w firmach. Zaplanujesz i zaewidencjonujesz wykorzystanie budżetu. Moduł przeznaczony jest dla organizacji, które chcą prowadzić w systemie plan finansowy przypisany do działów i rodzajów kosztów. Możesz prowadzić projekty w efektywny sposób. Twórz i rozliczaj zadania dzięki przejrzystej tablicy kanban, ustawiaj kamienie milowe, weryfikuj koszty poniesione w projekcie z założonym budżetem. Zgromadzoną dokumentację możesz edytować z serwera na lokalnym edytorze Word oraz korzystaj z funkcji wersjonowania dokumentów. W aplikację zostały wbudowane narzędzia do budżetowania i rozliczania projektu, które są poszerzone o funkcjonalność obiegu faktur wewnątrz organizacji. Z platformy możesz też wykonywać przelewy bankowe, ewidencjonować i realizować wszystkie rodzaje płatności, a także prowadzić stany zobowiązań. W panelu akceptacji decydent może oznaczać płatności, które można przelać do banku (w walucie polskiej lub zagranicznej). System obsługuje wiele formatów bankowości elektronicznej (Multicash, Elixir, Prooffice, ISO20022, FlatMulticash, PLA, PLI, SEPA). PKO BP, PEKAO, ING , BNP, ALIOR i inne).