Z szacunków firmy analitycznej IDC wynika, że wartość polskiego rynku systemów ERP (Enterprise Resource Planning) w 2023 roku wyniosła ok. 1,6 mld zł. Prognozy na najbliższe lata są optymistyczne: wydatki firm na tego typu oprogramowanie mają rosnąć w tempie 4,8 proc. rocznie. Eksperci podkreślają, że jednym z kluczowych czynników napędzających wskazane wyżej zmiany jest rozwój technologii chmurowych. Rozwiązania w modelu SaaS (ang. Software as a Service) pozwalają firmom unikać wysokich kosztów początkowych, związanych z zakupem infrastruktury czy licencji na własność. W rezultacie systemy ERP stają się dostępne nie tylko dla dużych korporacji, lecz również małych i średnich przedsiębiorstw. Z wykorzystaniem tego typu rozwiązań wiąże się jednak wiele pytań. Czym jest system ERP, do czego dokładnie służy i jak działa takie oprogramowanie? Odpowiedzi na te (oraz inne) pytania znajdziesz w tym artykule.

Spis treści:

• System ERP – co to jest?
• Co to jest ERP w chmurze?
• Do czego służy oprogramowanie klasy ERP?
• Jak działa system ERP?
• Najpopularniejsze moduły ERP
• Funkcje i możliwości systemu ERP

Najważniejsze informacje w skrócie:

• ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to rozbudowany system, który umożliwia zarządzanie najważniejszymi procesami w firmie, takimi jak np. finanse, kadry i płace, produkcja, łańcuch dostaw, sprzedaż czy zakupy.
• Składa się on z wielu rozwiązań modułowych i aplikacji, korzystających ze wspólnej bazy danych. Dzięki takiej budowie oprogramowanie klasy ERP skutecznie automatyzuje przepływ informacji i integruje najważniejsze procesy biznesowe.
• Firmy korzystające z takiego oprogramowania mogą liczyć na wiele korzyści. Nowoczesne systemy klasy ERP zapewniają lepszy wgląd w procesy, automatyzują obsługę wielu zadań, eliminują problemy związane z niską jakością danych, ułatwiają raportowanie oraz umożliwiają szybsze reagowanie na potrzeby rynku.
• Wiele systemów ERP da się rozbudować o dodatkowe rozszerzenia i aplikacje, tak by oprogramowanie było w stanie obsługiwać wymagania specyficzne dla branży, w której działa dane przedsiębiorstwo.
• Nowoczesne technologie, takie jak chmura i sztuczna inteligencja sprawiają, że systemy ERP oferują dziś znacznie większe możliwości niż jeszcze kilka lat temu.

System ERP – co to jest?

Skrót ERP (ang. Enterprise Resource Planning) w dosłownym tłumaczeniu oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Czym zatem jest system ERP? Programem komputerowym, który pozwala obsługiwać codzienne procesy biznesowe, takie jak: magazynowanie, zarządzanie zamówieniami i łańcuchem dostaw, księgowanie, przepływy finansowe, raportowanie na rzecz służb skarbowych, obsługa kadr i płac, zaopatrywanie i zarządzanie relacjami z klientem, czy analiza zgromadzonych danych. Dzięki temu użytkownik ma kompletny wgląd we wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa.

Aby zrozumieć, co to jest ERP, trzeba pamiętać, że działanie takiego systemu opiera się na scentralizowanej bazie danych. Dzięki temu dane wprowadzone w jednym module są od razu widoczne w innych. Ułatwia to np. planowanie dostaw, czy przygotowywanie rozliczeń z kontrahentami. Wyróżnikiem systemów ERP jest także modułowa budowa. Pozwala ona na dostosowanie oprogramowania do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Możliwość zróżnicowania poziomów uprawnień sprawia natomiast, że każdy pracownik korzystający z systemu ma dostęp tylko do takich informacji, jakie są mu niezbędne do efektywnej pracy.

Co to jest ERP w chmurze?

Jeszcze kilkanaście lat temu systemy ERP były wdrażane lokalnie, na serwerach przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie, znane jako on-premise, zapewniało pełną kontrolę nad danymi i infrastrukturą, ale wiązało się z wysokimi kosztami początkowymi oraz koniecznością samodzielnego utrzymania i aktualizowania systemu. Wraz z rozwojem technologii pojawiła się alternatywa – ERP w chmurze. Co to takiego? Najprościej mówiąc to oprogramowanie hostowane na serwerach dostawcy, do którego dostęp można uzyskać za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Eliminuje to potrzebę inwestycji w infrastrukturę IT, a koszty związane z zakupem oprogramowania są rozłożone w czasie w postaci abonamentu.

Przeczytaj również: Jak wycenić system ERP i przygotować się do wdrożenia?

W ostatnich latach obserwujemy wyraźny trend migracji systemów ERP z modelu on-premise do chmury. Trudno się temu dziwić, biorąc pod uwagę fakt, że ta druga technologia oferuje szereg korzyści, a w tym większą elastyczność, skalowalność czy mobilność pracy. Jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa są gotowe na całkowitą rezygnację z własnej infrastruktury. Dlatego też na rynku dostępne są rozwiązania hybrydowe, gdzie część danych i aplikacji pozostaje na lokalnych serwerach, a część jest przeniesiona do chmury.

Do czego służy system ERP?

System ERP można porównać do układu nerwowego przedsiębiorstwa. Umożliwia on płynny przepływ informacji pomiędzy różnymi działami, takimi jak np. zarządzanie produkcją, logistyka, finanse czy sprzedaż. Dzięki ERP wszystkie te obszary są zintegrowane w jednym systemie, a to zwiększa nie tylko przejrzystość, lecz również kontrolę nad biznesem. Daje to istotny wgląd w sytuację firmę, a w tym w obszary, których działanie można jeszcze znacząco ulepszyć. Zapewnia również działanie zgodne z przepisami prawa (podatkowymi, finansowymi, prawa pracy itd.). System ERP umożliwia też bardziej wydajną współpracę wszystkich działów firmy w tym samym czasie.

Jedną z ważniejszych zalet takiego oprogramowania jest również skalowalność. System ERP składa się bowiem z różnych modułów, czyli aplikacji pozwalających na zarządzanie konkretnym obszarem przedsiębiorstwa. Taka jego budowa sprawia, że z jednej strony można go łatwo dostosować do potrzeb konkretnej firmy oraz wymagań branży, w której ona działa. Z drugiej system ERP łatwo rozbudować o dodatkowe moduły, które z biegiem czasu mogą okazać się potrzebne.

Jak działa system ERP?

System ERP działa jak zbiór powiązanych ze sobą aplikacji. Każdy moduł ERP odpowiada za konkretny obszar działalności firmy, np. zarządzanie produkcją, logistyką, finansami czy zasobami ludzkimi. Sercem takiego systemu jest wspólna baza danych, w której gromadzone są wszystkie informacje o firmie. Dzięki temu dane wprowadzone w jednym miejscu są automatycznie dostępne w innych modułach, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania tych samych informacji. Dobór poszczególnych modułów, a tym samym stopień złożoności całego systemu, zależy wyłącznie od Twoich preferencji lub potrzeb. Jak działa to w praktyce? Załóżmy, że firma wprowadza dane dotyczące nowego klienta do modułu sprzedaży. Takie informacje są automatycznie przenoszone do modułu finansowego, co umożliwia wystawienie faktury. Z kolei pracownicy korzystający z modułu magazynowego mogą wykorzystać te dane do przygotowania zamówienia.

Przeczytaj również: 15 lat z Symfonią – jak systemy ERP i WMS usprawniły pracę magazynu w Highway Automotive?

Najpopularniejsze moduły ERP

Oprogramowanie klasy ERP służy do zarządzania całością zasobów firmy – od produkcji, handlu i magazynowania po finanse, księgowość, kadry i płace. Wspiera w realizacji wszystkich funkcji zarządzania i stanowi jednocześnie najbardziej uniwersalne i najbardziej zindywidualizowane rozwiązanie do kontroli zasobów.  Jest to możliwe dzięki jego modułowej budowie, która integruje zazwyczaj:

• moduły finansowo – księgowe, służące do prowadzenia księgowości, a także zarządzania majątkiem firmy i procesami finansowymi, związanymi np. z prowadzeniem rozrachunków księgowych, generowaniem raportów finansowych, czy przygotowywaniem różnego rodzaju rozliczeń;
• moduły kadrowo-płacowe, za pomocą których można naliczać wynagrodzenia, prowadzić dokumentację kadrową, a także ewidencję czasu pracy. Pozwalają one także przygotowywać zestawienia sprawozdawcze do różnych instytucji i urzędów oraz czy tworzyć raporty kadrowo-placowe;
• moduły handlowe, które służą do zarządzania sprzedażą, zakupami i magazynem. Oferują one także funkcje umożliwiające automatyzację różnych procesów związanych np. z przygotowywaniem zamówień czy obsługą klientów;
• moduły analityczne (BI), służące do przygotowywania raportów i analiz, na podstawie których można zweryfikować efektywność poszczególnych procesów;

Przeczytaj również: Moduły ERP

Funkcje i możliwości systemu ERP

Wiemy już, że system ERP to oprogramowanie do zarządzania wszystkimi procesami w firmie. Czy musi to oznaczać, że kupując takie rozwiązanie do swojej firmy trzeba liczyć się z bardzo dużymi wydatkami? Okazuje się, że wcale nie.

Decydując się na wdrożenie ERP, nie musisz tego robić od razu we wszystkich obszarach działalności firmy. Możesz wybrać i zacząć od wdrożenia w tym obszarze, który najbardziej potrzebuje zmiany, wsparcia. Albo od tego, który w danym momencie jest najmniej obciążony pracą. Ty decydujesz. By pomóc w wyborze, przedstawiamy najbardziej typowe obszary biznesowe wspierane przez systemy ERP.

Przeczytaj również: Jaki system ERP wybrać? 6 najważniejszych kryteriów wyboru systemu ERP – Symfonia

Zarządzanie produkcją

System ERP wspiera wytwarzanie i dostarczanie produktów wysokiej jakości po niskiej cenie. Systemy do zarządzania produkcją wspierają wewnętrzną współpracę, aby wymagania produktowe były jasno określone i zakomunikowane, a produkcja skoordynowana z działaniami zespołów ds. dostaw i produktu.

Handel i zarządzanie magazynem

System ERP pomaga uniknąć problemów związanych z takimi zdarzeniami, jak zamówienie przez klienta towaru, którego akurat nie ma w magazynie, zakup w złej cenie, gdy np. promocja na dany produkt już minęła, czy opóźnienia w kompletacji zamówienia i jego wysyłce.

Sprawna obsługa procesu handlowego – od prezentacji oferty, przez zamówienie, aż po dostawę – ma ogromny wpływ na to, czy nasz klient będzie zadowolony z transakcji i kontaktu z firmą oraz sprzedawcą. I czy wróci po kolejne zakupy.

W tym obszarze ERP stanowi wsparcie dla osób zajmujących się tworzeniem ofert, przyjmowaniem zamówień, wystawianiem dokumentów sprzedaży (ewentualnymi korektami), ułatwia śledzenie rotacji towarów w magazynie, pomaga w łatwym wyszukiwaniu i zarządzaniu dostawami, wspiera w ograniczaniu strat (np. podpowiadając, który towar został przyjęty do magazynu przed określoną datą i warto stworzyć na niego promocyjną ofertę).

Zarządzanie wysyłką

Posiadając oprogramowanie, które jest w stanie zintegrować się z systemami firm kurierskich lub platformami e-commerce (np.: Baselinker, Sote, Shoper, e-bay, Shoplo, IdoSell Shop, Opencart, Magento, Shop Gold, Presta Shop czy WooCommerce) znacznie łatwiej i wygodniej jest zarządzać wysyłką towaru do końcowego klienta.

Zarządzanie finansami

Oprogramowanie ERP eliminuje sytuacje, gdy firmowa księgowość (lub zewnętrzne biuro rachunkowe) musi ręcznie przepisywać dane sprzedażowe do ksiąg rachunkowych i obliczać należności podatkowe w arkuszu kalkulacyjnym. Po wdrożeniu systemu ERP moduł handlowy automatycznie przesyła wszelkie niezbędne dane do modułu księgowego, gdzie odpowiednie sumy zapiszą się na właściwych kontach rachunkowych, program księgowy sprawdzi czy wszystkie obliczenia są prawidłowe i wygeneruje odpowiednie rozliczenia niezbędne dla urzędów skarbowych.

Kadry i płace

System ERP umożliwia łatwe zarządzanie danymi kadrowymi. Można je w prosty sposób przenieść do edytora tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego, łatwo spersonalizować program do swoich indywidualnych potrzeb, pogrupować w katalogach dane pracowników według własnych kryteriów. W systemie Symfonia ERP w 15 sekund można wystawić świadectwo pracy, a w 30 sekund dokument zgłoszeniowy do ZUS! ERP odciąża również dział kadrowy od takich czynności, jak: ręczne sprawdzenie wymiaru urlopu, zgłoszenie wniosku urlopowego, wprowadzenie zmiany w danych osobowych, sprawdzenie składowych wynagrodzenia za poszczególne miesiące. Wszystko to pracownik może zrobić samodzielnie, na swoim laptopie czy smartfonie.

Przeczytaj również: Jakie są korzyści z wdrożenia systemu ERP w firmie?

Zwiększ efektywność swojej firmy dzięki ERP

Powyższy krótki poradnik przybliżył sposób działania i obszary, w których ERP pomoże w lepszym zarządzaniu firmą. Warto przeanalizować, jak działa Twoja firma, na jakich polach warto wdrożyć ERP w pierwszej kolejności. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, co to jest system ERP i jak działa takie oprogramowanie, koniecznie zapoznaj się z naszym wideoporadnikiem.

Jeśli natomiast poszukujesz systemu ERP dla swojej firmy, wypróbuj 30-dniowe bezpłatne demo oprogramowania Symfonia. Możesz również skontaktować się z naszym doradcą, który pomoże Ci wybrać odpowiednie moduły ERP dla Twojej firmy.

Źródła:

• Enterprise Resource Planning Software – Poland | Forecast
• Polski rynek ERP jest warty 1,6 miliarda złotych – CRN